zorganizowanie otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach II edycji Festiwalu Kanton Supraśl w ramach projektu Supraśl-Polskie Okno Na Szwajcarię

Supraśl: zorganizowanie otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach II edycji Festiwalu Kanton Supraśl w ramach projektu Supraśl-Polskie Okno Na Szwajcarię


Numer ogłoszenia: 20142 - 2014; data zamieszczenia: 17.01.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Supraśl , ul. Piłsudskiego 58, 16-030 Supraśl, woj. podlaskie, tel. 085 7132725, 7132701, faks 085 7132720, 7132725.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.suprasl.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
zorganizowanie otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach II edycji Festiwalu Kanton Supraśl w ramach projektu Supraśl-Polskie Okno Na Szwajcarię.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie drugiej edycji otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach Festiwalu Kanton Supraśl dofinansowanego z projektu z Polsko-Szwajcarskiego Programu Partnerskiego Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię, którego głównym Wnioskodawcą jest Gmina Supraśl. Miejsce : Miasto Supraśl, Rynek Miejski ul. Plac T. Kościuszki w Supraślu (do emisji filmów Zamawiający dopuszcza możliwość ich emitowania w lokalu na terenie Supraśla) Termin imprezy w ramach festiwalu 10-12.07.2014 r. W ramach 3 dni festiwalu powinny znaleźć się: noc filmowa, występy zespołów folklorystycznych z rejonu Podlasia i Balsthal, występ gwiazdy lub gwiazd wieczoru, warsztaty kulinarny z udziałem kucharzy z Balsthal i kucharzy z Podlasia (najbardziej wskazani są lokalni kucharze). Terminy godzinowe rozpoczęcia i zakończenia imprez w danym dniu zostaną uzgodnione w wyłonionym Wykonawcą z zastrzeżeniem że wydarzenia w każdym dniu nie mogą się zacząć wcześniej niż po godz. 12:00. Opis: Festiwal Kanton-Supraśl ma propagować kulturę szwajcarską i polską poprzez prezentację filmów, folkloru, przyrody oraz bogactwa kulinarnego obu regionów. Działania te mają na celu rozpowszechnienie kultury szwajcarskiej, przez co wzrośnie zainteresowanie i wiedza społeczeństwa o wieloletnim partnerze Supraśla - Gminie Balsthal w Szwajcarii. Planowana impreza w ramach festiwalu w Supraślu, powinna składać się z: 1) występu szwajcarskiego zespołu folklorystycznego (min. 2 osoby) złożonego z lokalnych muzyków (konieczność zapewnienia innego zespołu niż na I edycji festiwalu), wyłoniony po uzgodnieniach z partnerami projektu z Gminy Balsthal - zapewnienie przyjazdu i pobytu, w tym: zakwaterowanie, noclegi, wyżywienie: śniadania, obiady, kolacja, wynagrodzenie finansowe dla artystów, kawa, herbata, napoje w trakcie imprezy. 2) występów polskich lokalnych zespołów folklorystycznych z regionu Podlasia (zespół min. 4 osobowy) - zapewnienie przyjazdu i ewentualnego pobytu, w tym: ewentualne zakwaterowanie, wyżywienie: śniadania, obiady, kolacja, wynagrodzenie finansowe dla artystów, kawa, herbata, napoje w trakcie imprezy. 3) występu gwiazdy lub gwiazd wieczoru- zapewnienie wynagrodzenia za występ, poczęstunek, ewentualny nocleg (gwiazda wieczoru rozumiana jako znany zespól, wokalista lub wokalistka polskiej lub zagranicznej sceny muzycznej). 4) zorganizowanie tzw. Nocy Filmowej w Supraślu składającej się z projekcji dwóch filmów polskich i dwóch filmów szwajcarskich - preferowane są filmy fabularne (Wykonawca zapewni wszelkie pozwolenia, licencje związane z możliwością emisji filmów przy większym gronie odbiorców). Film szwajcarski powinien zawierać napisy lub lektora w języku polskim. Filmy polskie powinny zawierać napisy lub lektora w języku niemieckim lub angielskim. 5) konkurs kulinarny - zapewnienie organizacji konkursu ma Placu Kościuszki w Supraślu, w tym zapewnienie kucharzy szwajcarskich i kucharzy polskich (preferowani będą kucharze lokalni). Zapewnienie odpowiednich sprzętów niezbędnych do gotowania m.in. garnków, kuchenek, przyrządów kucharskich, produktów spożywczych do przygotowania potraw. Warsztaty kulinarne odbędą się pt. W Supraskim i Balsthalowskim garncu. Głównym ich założeniem jest prezentacja kulinarnych potraw regionalnych obu partnerów. W konkursie wezmą udział kucharze, którzy gotując swoje regionalne potrawy przybliżą kulinarne przysmaki charakteryzujące parterów. Warsztaty odbywać się będą w wydzielonej części Placu Kościuszki, w pobliżu sceny, gdzie kucharze na żywo będą gotować. Nie wyklucza się prowadzenia dodatkowych warsztatów w innym miejscu. Jednakże powinny stanowić one dodatek do głównych wydarzeń na Placu Kościuszki. Promocja kulinarnych przysmaków pozwoli na wprowadzenie zasady: przez żołądek do serca... i skłonienie społeczności do otwarcia na nowe smaki. Dzięki takiej wymianie doświadczeń, powstanie nowa jakość w kuchni obu regionów. Kucharze z obu krajów, wymieniając się regionalnymi przepisami, wzbogacą menu, promując się nawzajem. Festiwal Kanton - Supraśl powinien zostać podzielony na następujące bloki tematyczne, którym odpowiada jeden dzień festiwalu: I dzień - Noc Filmowa (emisja filmów) - czas trwania min. 3 godz. II dzień - Rozrywka - występ gwiazdy wieczoru poprzedzony suportem - czas trwania min. 4 godz. III dzień - Smaki kulinarne i muzyczne regionów - występy regionalnych zespołów folklorystycznych z Podlasia i Balsthal połączone z warsztatami kulinarnymi - czas trwania min. 6 godz. Wymogi dotyczące obsługi technicznej: zapewnienie sceny mieszczącej co najmniej 4-osobowy zespół muzyków wraz z instrumentami muzycznymi, nagłośnienie, oświetlenie, wyposażenia imprezy, transport urządzeń, zapewnienie obsługi festiwalu w wyznaczonym terminie- konferansjer, zapewnienie obsługi technicznej urządzeń, zapewnienie miejsca (namiot/altana) dla artystów (gdzie mogliby się przygotować do występu). Wykonawca ma obowiązek zapewnić stoły, parasole, atrakcje dla dzieci - typu dmuchańce, trampoliny, stragany z rękodziełem ludowym, potrawami regionalnymi. Wszystkie stoiska powinny zostać ustawione wzdłuż ulicy 3-go Maja w Supraślu (Wykonawca uzyska wszystkie pozwolenia wynikające z ustawienia stoisk na ulicy). Wykonawca ma obowiązek zapewnić wszystkim osobom z gminy Balshal - przelot w obie strony, zakwaterowanie, pełne wyżywienie w hotelu na terenie Supraśla o standardzie min.***, zapewnienie opieki tłumacza. Liczba osób z gminy Balsthal wynosi nie więcej niż 10 osób dorosłych (wliczając już w to muzyków i kucharzy). Przylot grupy szwajcarskiej powinien nastąpić 10.07.2014r. w godzinach porannych, wylot do Balsthal 13.07.2014r. w godzinach popołudniowych lub wieczornych. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić transport z lotniska do Supraśla w dniu 10.07, oraz z Supraśla na lotnisko w dniu 13.07.2014r. Wykonawca odpowiada za: wszelkie pozwolenia administracyjno-prawne, poinformowanie firm świadczących komunikację publiczną o zmianie organizacji ruchu na drogach wokół miejsca organizacji imprezy. Ponadto zapewni opiekę medyczną, powiadomi służby bezpieczeństwa (policja, straż pożarna, straż miejska), zapewni ochronę w trakcie imprez plenerowych (wynajmie płotki odgradzające miejsce imprezy i scenę, zapewni toalety typu toi-toi zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi (wraz z oddzielnymi toaletami dla zespołów uczestniczących w festiwalu), dostęp do mediów (woda, prąd), zapewni na terenie imprezy czystość w trakcie i po festiwalu. Ostateczny program festiwalu zatwierdza Zamawiający najpóźniej do dnia 06.05.2014r. Osobą do kontaktu z ramienia Urzędu Miejskiego w Supraślu jest Pani Anna Kuczyńska tel.085 713 27 35. Osobą do kontaktu po stronie szwajcarskiej jest Pani Doris Meyer - adres e-mail: doris.meyer@ggs.ch. Wykonawca odpowiada również za promocję festiwalu: promocja powinna się rozpocząć w II kwartale 2014r. - najpóźniej w 2 -im tygodniu czerwca 2014r. Głównym obszarem działań promocyjnych jest Gmina Supraśl, gminy ościenne oraz Miasto Białystok. W skład działań promocyjnych wejdą m.in.: ulotki A4 łamane na 3, full color, papier kreda - promujące festiwal (w 3 językach: polski, angielski, niemiecki) - łączny nakład 1000 szt.- ulotki mają zostać przekazane w ilości 200 szt. na teren gmin ościennych (np. w formie przekazania do tamtejszych urzędów gmin, miast), 500 szt. - Miasto Białystok, 300 szt. - Gmina Supraśl (Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia potwierdzenia przekazania ulotek do danych instytucji w postaci protokołu przekazania - odbioru)- powinny zostać rozdysponowane najpóźniej na 1,5 tygodnia przed realizacją festiwalu. Ulotki oprócz programu festiwalu powinny zawierać krótki opis o każdym z wydarzeń; plakaty - nakład 300 szt. - format A3 i większy, full color - 200 szt. plakatów - Miasto Białystok, 100 szt. - Gmina Supraśl i gminy ościenne - rozwieszone najpóźniej na 1,5 tygodnia przed festiwalem; publikacja ogłoszeń w prasie lokalnej - 3 ogłoszenia - prasa lokalna (ogłoszenie najpóźniej na dwa dni przed imprezą i nie wcześniej niż dwa tygodnie przed imprezą). Wszystkie materiały promujące festiwal muszą być przed wydaniem uzgodnione co do treści z Zamawiającym oraz firmą nadzorującą realizację programów współpracy ECORYS w Warszawie (Zamawiający przekaże Wykonawcy odpowiednie kontakty wraz z księgą wizualną instytucji finansującej - Wykonawca zobowiązany jest przechowywać korespondencję potwierdzającą akceptację projektów materiałów promocyjnych - wskazany jest kontakt mailowy), posiadać odpowiednie oznakowanie projektowe (loga, znaki i opisy - określone przez Zamawiającego zgodne z wymogami instytucji finansującej projekt Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię). Ponadto wykonawca zobowiązuje się przygotować i dostarczyć do Urzędu Miejskiego w Supraślu dokumentację fotograficzną (min. 200 zdjęć na płycie dvd lub cd) wraz z relacją opisową co do wszystkich działań organizowanych podczas imprezy, zawierającą m.in. szacunkową liczbę uczestników - odbiorców festiwalu (min. 3 strony A4 Times New Roman 12 pkt.) w terminie do 7 dni po zakończeniu festiwalu. Na każdym etapie realizacji festiwalu Zamawiający ma prawo monitorować działania Wykonawcy. Wykonawca ma obowiązek przechowywać wszelką dokumentację związaną z realizacją festiwalu, w tym szczególnie wszelkie zapytania ofertowe, zamówienia, umowy, zlecenia, faktury. Wykonawca ma również obowiązek (jeżeli jego wewnętrzne przepisy nie stanowią inaczej) stosować zapytania ofertowe do wyłonienia podwykonawców poszczególnych zadań w ramach organizacji festiwalu. Segregatory/teczki zawierające dokumentację z organizacji festiwalu powinny zostać odpowiednio oznakowane i udostępnione do ewentualnej kontroli Zamawiającego lub instytucji nadzorującej projekt..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.30.00-9.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 12.07.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
1. Każda oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 4 600,00 zł (słownie: cztery tysiące sześćset złotych). 2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu, b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy musi być poręczeniem pieniężnym, c) gwarancjach bankowych, d) gwarancjach ubezpieczeniowych, e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 103, poz. 1158 ze zm.). 3. Wadium w formie pieniężnej należy wnieść na rachunek bankowy Zamawiającego 72 8060 0004 0680 0130 2000 0040 4. Wadium wnoszone w formach, o których mowa w pkt 2 lit. b - e, należy złożyć w formie oryginału w sekretariacie Zamawiającego w budynku przy ul. Piłsudskiego 58 w Supraślu. Prosimy nie załączać oryginału gwarancji ani poręczenia do oferty. 5. Gwarancja (poręczenie) musi być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Gwaranta. Podpis winien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny (z podaniem imienia i nazwiska). Z treści gwarancji (poręczenia) winno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Wadium musi być wniesione najpóźniej do wyznaczonego terminu składania ofert, tj. do dnia 30.01.2014 r., do godz. 12:00. 7. Wniesienie wadium w pieniądzu będzie skuteczne, jeżeli w podanym terminie znajdzie się na rachunku bankowym Zamawiającego.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu [wg. załącznika nr 3a do SIWZ]

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. zorganizowali w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 imprezy kulturalne plenerowe o charakterze koncertowym.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu [wg. załącznika nr 3a do SIWZ]

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. przynajmniej 2 osobami posiadającymi doświadczenie w organizowaniu imprez plenerowych

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu [wg. załącznika nr 3a do SIWZ]

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz ofertowy, 2. Pełnomocnictwo: w przypadku, gdy wykonawcy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia oraz w przypadku, gdy osoba reprezentująca podmiot działa w oparciu o pełnomocnictwo. 3.Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, gdy wykonawca wykazuje się wiedzą, doświadczeniem, osobami lub zdolnościami finansowymi innych podmiotów

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie i na zasadach opisanych we wzorze umowy: a) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian np. terminu realizacji przedmiotu zamówienia, spowodowanych siła wyższą lub inną przeszkodą o charakterze organizacyjnym uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie ze szczegółowym opisem lub wskazanym terminie, b) wprowadzenie konieczności wprowadzenia zmian dotyczących danych obydwu stron umowy, w tym zmiany teleadresowe, zmiany w nazwie itp., c) gdy jest to korzystne dla Zamawiającego lub spowodowane okolicznościami, z które ponosi on odpowiedzialność, d) wystąpienia innych okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć w chwili jej zawarcia, pomimo zachowania należytej staranności

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.suprasl.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miejski w Supraślu, ul. Piłsudskiego 58, 16-030 Supraśl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
30.01.2014 godzina 12:00, miejsce: Urząd Miejski w Supraślu, ul. Piłsudskiego 58, 16-030 Supraśl (kancelaria, sekretariat).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt jest realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie