Organizacja i obsługa konferencji Spotkania Przemyskie - Forum Ukraińskie

Rzeszów: Organizacja i obsługa konferencji Spotkania Przemyskie - Forum Ukraińskie


Numer ogłoszenia: 222995 - 2010; data zamieszczenia: 18.08.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Podkarpackie , al. Łukasza Cieplińskiego 4, 35-010 Rzeszów, woj. podkarpackie, tel. 017 8501776, faks 017 8501701.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa konferencji Spotkania Przemyskie - Forum Ukraińskie.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1) Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji Spotkania Przemyskie-Forum Ukraińskie w dniach 21 - 24.10.2010 r. 2) Podstawowe założenia - Zakwaterowanie gości ( 70 osób ), hotel/hotele min. 3* do dyspozycji gości, w Przemyślu lub jego okolicach (do 15 km) , 4 doby; - Transport samochodowy (autokary) dla 60 osób przez 2 dni na terenie całego Podkarpacia, oraz lokalnie na terenie Przemyśla; 4 dni - przewidywana ilość przejechanych km wyniesie nie więcej niż 700 dla wszystkich pojazdów; - 21.10.2010 catering w trakcie wizyt studyjnych dla 2 grup 30 osobowych - lunch dla jednej grupy w Przemyślu, lunch dla drugiej grupy w Rzeszowie (przykładowe menu: strogonoff, makaron z kurczakiem w sosie śmietanowym z dodatkiem curry, sałatki, kanapki koktajlowe, dodatki, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje, sernik/inne ciasto) oraz tłumacz konsekutywny języka polskiego na ukraiński oraz ukraińskiego na polski dla każdej z grup; - 21.10.2010 kolacja dla 60 osób w miejscu zakwaterowania (przykładowe menu: barszcz z krokietem lub pasztecikiem, ewentualnie do wyboru barszcz ukraiński wg starych recept kuchni słowiańskiej, bulion z kołdunami, mięso firmowe z opiekanymi ziemniakami, młoda kapustka, zestaw surówek i warzyw, ciasto z galaretką, kawa, herbata, napoje bez ograniczeń; - 22.10.2010 catering w trakcie wizyt studyjnych dla 2 grup 30 osobowych - lunch dla jednej grupy w Przemyślu, lunch dla drugiej grupy w Rzeszowie (przykładowe menu: gulasz węgierski, naleśnik faszerowany szpinakiem, zapiekany z mozzarellą w sosie czosnkowym sałatki, kanapki koktajlowe, dodatki, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje, sernik/inne ciasto) oraz tłumacz konsekutywny języka polskiego na ukraiński oraz ukraińskiego na polski dla każdej z grup; - 22.10.2010 kolacja dla 60 osób w miejscu zakwaterowania (przykładowe menu: zupa węgierska, pieczeń wieprzowa z sosem grzybowym, zestaw surówek lub warzyw, ziemniaki młode z koperkiem, szarlotka, owoce, kawa, herbata, napoje bez ograniczeń,); - Wynajem sali klimatyzowanej, wyposażonej lub umożliwiającej wyposażenie w odpowiedni sprzęt audio-video, umożliwiającą obsługę tłumaczeniową (symultaniczną), mieszącą min. 120 osób w centrum Przemyśla dla potrzeb konferencji w okresie 23-24.10.2010; - 23.10.2010 przerwa kawowa w sali konferencyjnej dla 120 osób, (przykładowe menu: kawa, herbata, woda mineralna, soki, owoce, ciastka); - 23.10.2010 lunch - bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: borowikowa z groszkiem ptysiowym, schab pieczony z morelą, młode ziemniaki, ryż, kapusta na ciepło, ćwikła z chrzanem, ogórek kiszony, surówki, szarlotka, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje); - 23.10.2010 uroczysta kolacja - wykwintny bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: schab faszerowany w sosie śliwkowym szarym, pstrąg pieczony, gulasz węgierski/bogracz, dodatki: ziemniaki opiekane, warzywa na parze, kulebiak drożdżowy, przekąski zimne: ryba maślana na warzywach, galantyna drobiowa w auszpiku galaretka drobiowa, wędliny: staropolski stojak wędlin: kiełbasa wiejska, boczek wędzony gotowany, udziec wieprzowy po staropolsku, smalec z skwarkami, sałatka grecka sałatka owocowa sałatka sezonowa, ogórki, sosy: czosnkowy, żurawinowy, tatarski, potrawa wegetariańska - placek po węgiersku z gulaszem warzywnym, owoce, chleb wiejski, pieczywo drobne, kruche ciastka, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje - do uzgodnienia przed rozpoczęciem konferencji) obsługa 6 osób; - 24.10.2010 przerwa kawowa dla 120 osób (przykładowe menu: kawa, herbata, woda mineralna, soki, owoce, ciastka); - 24.10.2010 obiad bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: rosół z kołdunami, karkówka krucha, kasza jaglana lub kasza gryczana+ryż, ziemniaki, modra kapusta z rodzynkami, marchew z chrzanem, , sernik, woda, soki, inne napoje); - 24.10.2010 uroczysta kolacja - wykwintny bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: pierś drobiowa w borowikach, ryba maślana w cieście piwnym, flaczki/ bigos, żur staropolski,: ziemniaki opiekane, warzywa na parze, kulebiak drożdżowy, przekąski zimne: schab w galarecie, ryba faszerowana, stojak staropolski wędlin: kiełbasa wiejska, boczek wędzony gotowany, udziec wieprzowy po staropolsku, smalec z skwarkami, misy pierogów różnych, sałatki: wiejska, wiosenna; dzbany z arbuza i melona, sery wiejskie ze szczypiorkiem i rzodkiewką, dodatki do mięs: chrzan, ćwikła, sos tatarski, potrawa wegetariańska - lasagne warzywna, chleb wiejski, pieczywo drobne, deser lodowy, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje - do uzgodnienia przed rozpoczęciem konferencji) obsługa 6 osób; - Nagłośnienie sali konferencyjnej, 23-24.10.2004; - Tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na ukraiński oraz ukraińskiego na polski dla 120 osób 23-24.10.2010, sprzęt, tłumacze; - Kamera+ operator dźwięku + fotograf + montaż, film nagrany i zmontowany w formacie HD, nagrany w 2 kopiach na płyty DVD z możliwością wielokrotnego kopiowania i dostarczony do zamawiającego do 14 dni po zakończeniu wydarzenia, zdjęcia w formacie jpg nagrane w 2 kopiach na płyty CD z możliwością wielokrotnego kopiowania i dostarczone do zamawiającego do 14 dni po zakończeniu wydarzenia; nagranie dźwiękowe w formacie WMA obrad i dyskusji panelowych w dniach 23-24 października nagrane w 2 kopiach na płyty CD z możliwością wielokrotnego kopiowania i dostarczone do zamawiającego do 14 dni po zakończeniu wydarzenia; na zamawiającego przeniesiona zostanie całość autorskich praw majątkowych w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pózn. zm.) do wyników prac powstałych w związku z wykonaniem zamówienia na polach eksploatacji wymienionych w art. 50 Ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych, łącznie z prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. - Obsługa agencyjna (w tym kompleksowa organizacja/koordynacja przed i w trakcie trwania konferencji, pełna koordynacja, hoteli, cateringów, przejazdów, tłumaczy sprzętu, opieka jednej - 2 osób w trakcie 4 dni trwania imprezy, oraz przed imprezą, sprawdzenie i ustalenie wszystkich szczegółów na trasie, zapewnienie jak najniższych cen dla klienta). 3) Zakres zadań Wykonawcy Do zadań Wykonawcy należeć będzie: a) Załączenie do oferty koncepcji (scenariusza konferencji). b) Po podpisaniu umowy: - realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z przedstawioną ofertą, - opracowanie sprawozdania z realizacji przedmiotu zamówienia wraz z przekazaniem dokumentacji fotograficznej z jej przebiegu w terminie do 14 dni po zakończeniu wydarzenia..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 79.54.00.00-1, 79.95.10.00-5, 70.22.00.00-9, 55.32.00.00-9, 55.11.00.00-4, 60.17.20.00-4.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 4.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy - w zakresie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa wyżej w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia nie jest wymagane spełnianie przez wykonawców żadnych szczególnych wymogów.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy - w zakresie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa wyżej w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia nie jest wymagane spełnianie przez wykonawców żadnych szczególnych wymogów.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy - w zakresie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa wyżej w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia nie jest wymagane spełnianie przez wykonawców żadnych szczególnych wymogów.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy - w zakresie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa wyżej w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia nie jest wymagane spełnianie przez wykonawców żadnych szczególnych wymogów.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Nie dotyczy - w zakresie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa wyżej w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia nie jest wymagane spełnianie przez wykonawców żadnych szczególnych wymogów.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w pkt. III.4.3.1 ogłoszenia, zastępuje się go dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania - wystawionym nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.wrota.podkarpackie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, 35-010 Rzeszów, al. Łukasza Cieplińskiego 4, pok. nr 207.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
30.08.2010 godzina 10:00, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie, 35-010 Rzeszów, al. Łukasza Cieplińskiego 4, pok. nr 207.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie