Diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD oraz udzielenie instruktażu dla administratorów i użytkowników w ramach projektu pn.: Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego

Limanowa: Diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD oraz udzielenie instruktażu dla administratorów i użytkowników w ramach projektu pn.: Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego


Numer ogłoszenia: 24489 - 2011; data zamieszczenia: 20.01.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Powiatu w Limanowej , ul. Józefa Marka 9, 34-600 Limanowa, woj. małopolskie, tel. 18 33 37 800, faks 18 33 37 880.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.powiat.limanowa.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD oraz udzielenie instruktażu dla administratorów i użytkowników w ramach projektu pn.: Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Limanowej oraz udzielenie instruktażu w postaci coachingów dla 108 administratorów i użytkowników Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e-SOD w ramach realizacji projektu pt.: Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Przedmiot zamówienia obejmie w szczególności następujący asortyment usług: 1) Diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Limanowej, w tym: a) analiza obecnego funkcjonowania i wykorzystywania funkcjonalności Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, b) analiza działania Wydziałów Starostwa Powiatowego pod kątem prowadzonych spraw i możliwości wdrożenia w nich procedur, c) ocena stopnia realizacji istniejących procedur w kontekście e-administracji, d) ocena możliwości rozwoju e-usług w urzędzie, e) wskazanie możliwości kierunków rozwoju Systemu e - SOD - wykorzystanie zarówno istniejących funkcjonalności jak i nowowprowadzanych, f) sporządzenie raportu z audytu wraz z określeniem możliwości przyszłej rozbudowy istniejącego systemu pod kątem nowych usług i wykorzystania nowych technologii na bazie istniejących rozwiązań Termin realizacji: 02.2011 2) Udzielenie instruktażu w postaci coachingów dla 108 administratorów i użytkowników Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD w zakresie wykorzystywania funkcjonalności oferowanych przez System e - SOD. Planowana seria coachingów dla pracowników Starostwa to łącznie 18 jednodniowych spotkań na stanowiskach pracy (administratorów i użytkowników), z zastosowaniem podziału na grupy 6 osobowe dzień x 8 godz. Okres trwania coachingu 04-09.2011r. (po trzy spotkania w miesiącu) 3) Przeprowadzenie coachingów uzupełniających dla 108 użytkowników Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD w zakresie nowych funkcjonalności Systemu elektronicznego obiegu dokumentów (e - SOD). Coaching uzupełniający na zasadach jak w pkt 2. Termin realizacji:02-07.2012 Zamawiający użytkuje i posiada System Obiegu Dokumentów e -SODR v. 2.6 firmy R-DATA Sp. z o.o. Al. Jana Pawła II 190, 31 - 982 Kraków. W ramach usług określonych w pkt 1 Zamawiający rozumie przeprowadzenie analizy i audytu ze stanu wdrożenia systemu e-SODR v. 2.6 z zakresu: 1. Przedstawienia celu przeprowadzanego audytu. 2. Identyfikacji schematu obiegu dokumentów w Urzędzie oraz struktury organizacyjnej. 3. Identyfikacji stopnia wykorzystania elektronicznego systemu obiegu dokumentów e-SODR v. 2.6 w tym: a. Infrastruktura techniczna i technologiczna b. Konfiguracja systemu c. Obszary wykorzystania d. Rozszerzenie działania systemu e-SODR v. 2.6 4. Przedstawienie celu wdrożenia 5. Przedstawienie korzyści biznesowych 6. Przedstawienie proponowanego harmonogramu wdrożenia. a następnie sporządzenia raportu i zaleceń w zakresie: 1. Analizy procedur, która powinna objąć przeprowadzenie warsztatów na podstawie opisanych i wybranych procedur wraz z implementacją tych procedur w systemie e-SODR v. 2.6. 2. Przygotowania dokumentu przedstawiającego standaryzację danych wprowadzanych do systemu e-SODR v. 2.6. 3. Przygotowania szablonów raportów w systemie e-SODR v. 2.6. 4. Uzupełnienie bazy danych wejściowych w systemie e-SODR v. 2.6, jeżeli dane te nie zostały jeszcze do systemu e-SODR wprowadzone. W ramach usług określonych w pkt 2 i 3 Zamawiający rozumie przeprowadzenie szkoleń z systemu e-SODR v. 2.6 z zakresu: 1. Administracji Systemem e-SODR v. 2.6 obejmujące swoim zakresem poniższe zagadnienia: a. Panel Administracyjny: Zarządzanie słownikami: JRWA RWA Miejscowości Lista Kodów kreskowych Dni wolnych od pracy Słowa Kluczowe Typy dokumentów Typy przekazania Formy wysyłania korespondencji b. Konfiguracja systemu Definiowanie struktury organizacyjnej urzędu Tworzenie użytkowników i zarządzanie uprawnieniami 2. Szkoleń dla Administratorów Systemu e-SODR v. 2.6 z zakresu Archiwizacji Danych, tworzenia kopii zapasowych Systemu e-SODR v. 2.6 oraz z zakresu diagnozowania poprawności pracy systemu e-SODR v. 2.6 i e-PUAP. 3. Szkolenia dla Użytkowników Systemu e-SODR v. 2.6 z podziałem na realizację zadań w zależności od wykonywanych prac w systemie i posiadanej roli. a. Szkolenia dla Kadry Zarządzającej b. Szkolenia Użytkowników systemu rejestrujących korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz obsługujących Sekretariat. c. Szkolenia dla pozostałych Użytkowników systemu. d. Szkolenia dla Archiwisty: Archiwum Wydziałowe Registratura Bieżąca Registratura Odłożona Spisy zdawczo - odbiorcze Archiwum Zakładowe Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego Przeglądanie listy teczek w archiwum Wypożyczanie spraw z archiwum Ekspertyza Brakowanie akt Przekazywanie akt do Archiwum Państwowego Konfiguracja archiwum Kategorie archiwalne Definiowanie archiwistów wydziałowych i zakładowych Uprawnienia do modułu Archiwum e. Szkolenia dla Liderów systemu - (Administrator Merytoryczny) f. Szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych w systemie e-SODR v. 2.6 oraz działanie podpisu elektronicznego w systemie e-SODR v. 2.6 Informacje zgodne o ochronie danych osobowych w e-SODR v. 2.6 Informacje praktyczne o ochronie danych osobowych w systemie e-SODR v. 2.6 Podpis Elektroniczny - rola w obiegu dokumentów elektronicznych Wprowadzenie do prowadzenia spraw w systemie e-SODR v. 2.6 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia obejmuje dokumentacja przetargowa w tym projekt umowy..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających w rozumieniu przepisu art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp w wysokości 50 %.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.63.20.00-3, 72.25.32.00-5.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.07.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
W postępowaniu nie jest przewidziane składanie wadium.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia. Na potwierdzanie spełniania ww warunku Wykonawca przedłoży oświadczenie z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca w przedłożonym do oferty wykazie wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług wykaże, że w ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie (z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie) wykonał co najmniej 3 usługi (w tym co najmniej 2 w jednostce sektora finansów publicznych) polegające na przeprowadzeniu analizy i audytu stanu wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz co najmniej 3 usługi (w tym co najmniej 2 w jednostce sektora finansów publicznych) polegające na organizacji i przeprowadzeniu szkoleń z systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Spełnianie warunku Wykonawca wykaże przedkładając wykaz usług wraz z dokumentami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia. Na potwierdzanie spełniania w/w warunku Wykonawca przedłoży oświadczenie z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże w przedstawionym do oferty wykazie osób wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, że ma do dyspozycji osoby posiadające kwalifikacje, doświadczenie i wykształcenie niezbędne do wykonania zamówienia, tj. Wykonawca wykaże, iż dysponuje co najmniej: 1) 1 osobą - specjalistą o kompetencjach analitycznych, która uczestniczyła w realizacji co najmniej 3 projektów informatycznych w roli analityka lub wdrożeniowca/konsultanta, 2) 1 osobą - specjalistą o kompetencjach administratorsko - instalacyjnych, która uczestniczyła w realizacji co najmniej 3 projektów informatycznych w roli administratora, instalatora lub wdrożeniowca/ konsultanta, Spełnianie warunku Wykonawca wykaże przedkładając wykaz osób.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia. Na potwierdzanie spełniania w/w warunku Wykonawca przedłoży oświadczenie z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Pełnomocnictwo, jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiana istotnych postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności takiej zmiany. Zmiany umowy nie mogą wykraczać poza zakres świadczenia określony w SIWZ. Zamawiający przewiduje następujące zmiany istotnych postanowień umowy: 1) Zmiana terminu realizacji zamówienia jest możliwa w przypadku: a: zmian spowodowanych warunkami atmosferycznymi, w szczególności klęski żywiołowe, warunki atmosferyczne odbiegające od typowych uniemożliwiające realizację zamówienia, b: innych przyczyn zewnętrznych niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, skutkujących niemożliwością realizacji zamówienia lub wykonywania innych czynności przewidzianych umową, 2) Pozostałe rodzaje zmian spowodowane następującymi okolicznościami: a) Zmiana podmiotów trzecich na etapie realizacji zamówienia na zasobach których wykonawca opierał się wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu jest możliwa jeśli nowy podwykonawca wykaże spełnianie warunków w zakresie nie mniejszym niż wskazany na etapie postępowania o zamówienie publiczne dotychczasowy podwykonawca. b) siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SIWZ, c) zmianie uległy przepisy prawne istotne dla realizacji przedmiotu umowy, d) zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy, na skutek zmian zawartej przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie projektu lub wytycznych dotyczących realizacji projektu, e) wprowadzone zostały dodatkowe wymagania dla inwestycji współfinansowanych z funduszy UE. f) zmiany zapisów umowy będących wynikiem realizacji przez Zamawiającego uprawnień z tytułu rękojmi lub gwarancji, g) zmiany dotyczące nazwy, siedziby Wykonawcy lub jego formy organizacyjno - prawnej w trakcie trwania umowy, numerów kont bankowych oraz innych danych identyfikacyjnych, h) zmiany prowadzące do likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, i) zmianie uległy stawki podatku VAT, (Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wynagrodzenia o kwotę równą różnicy w kwocie podatku Vat), j) zmiana miejsca realizacji zamówienia, k) aktualizacja rozwiązań z uwagi na postęp technologiczny lub zmiany obowiązujących przepisów l) zmiana (przedłużenie) terminu wykonania poszczególnych etapów zamówienia. m) zmiana harmonogramu, w zakresie zakresu oraz terminu realizacji poszczególnych elementów zamówienia. Dopuszczalne są wszelkie zmiany nieistotne rozumiane w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu na etapie postępowania o zamówienie nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o zamówienie ani na wynik postępowania. Zmiany do umowy może inicjować zarówno Zamawiający jak i Wykonawca, składając pisemny wniosek do drugiej strony, zawierający w szczególności opis zmiany i jej uzasadnienie. Zamawiający przewiduje katalog zmian na które może wyrazić zgodę, powyższe nie stanowi jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://przetargi.propublico.pl/ZamawiajacySzczegoly.aspx?id=178

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
W siedzibie Zamawiającego, pokój nr 233, II piętro, budynek B.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
28.01.2011 godzina 11:00, miejsce: Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, pokój nr: Kancelaria Ogólna, I piętro, Budynek B.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie