Usługa archiwizacyjna: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38

Katowice: Usługa archiwizacyjna: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38


Numer ogłoszenia: 348082 - 2010; data zamieszczenia: 27.10.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Sąd Okręgowy w Katowicach , ul. Francuska 38, 40-028 Katowice, woj. śląskie, tel. 032 6070169, faks 032 6070593.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.katowice.so.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa archiwizacyjna: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Usługa archiwizacyjna: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 2.500 mb, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006r, Nr 97, poz.673 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002r, Nr 167, poz.1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004r w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U. z 2004 r, Nr 46, poz.443), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003r (Dz. Urz. MS z 2003r, Nr 5, poz.22). Wymagana ilość sporządzenia 2.500 mb akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość mb akt, która będzie zrealizowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej mb akt. Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje: Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek ( Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO. Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO. W przypadku braku jakichkolwiek danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane: a)liczba porządkowa, b)sygnatura akt, c)oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy, d)daty skrajne (roczne), e)kategoria akt, f)liczba teczek (tomów), g)miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym, h)okres przechowywania akt w archiwum zakładowym z zaznaczeniem tych akt, których okres przechowywania już upłynął. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz.7:30 do godz. 18:00 oraz od wtorku do piątku od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach, jednak nie dłużej niż do godz. 20:00..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w wysokości 15 % wartości zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 8.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
1.Wykonawca, pod rygorem wykluczenia z postępowania, zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 3.000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych 00/100). 2.Wadium powinno być wniesione na podstawie art. 45 ustawy PZP przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 08.11.2010r. do godz. 12:00. 3.Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: a)w pieniądzu, b)w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, c)w gwarancjach bankowych, d)w gwarancjach ubezpieczeniowych, e)w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 Nr 109, poz. 1158 z późn. zm.). 4.Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek Zamawiającego na konto podane w punkcie I SIWZ z adnotacją: Wadium - nr sprawy: Adm. 0160-13/10. Zamawiający uzna, że termin wpłaty wadium został dotrzymany, jeżeli przed jego upływem zostało uznane konto bankowe Zamawiającego. 5.Wadium wniesione w formie poręczeń lub (i) gwarancji należy złożyć w formie oryginału przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 08.11.2010r. do godz. 12:00 w siedzibie Zamawiającego, adres jak w pkt I SIWZ w KASIE Sądu Okręgowego. Prosimy nie załączać oryginału gwarancji ani poręczenia do oferty. 6.Wadium wniesione w formie poręczeń lub (i) gwarancji będzie akceptowane przez Zamawiającego, jeżeli będzie zawierać wszystkie określone ustawą PZP przypadki utraty wadium przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana, klauzulę o nieodwołalności oraz zapewnienie bezwarunkowej wypłaty przez Gwaranta na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego pełnej kwoty wadium w przypadkach wymienionych w art. 46 ustawy PZP tj: a)eżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; b)jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; c)zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy; d)jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1ustawy PZP, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. 7.Zamawiający w dowolnym czasie, jednak nie później niż na 7 dni przed upływem ważności wadiów, wzywa Wykonawców, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. 8.Zwrot lub zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z zasadami art. 46 ustawy PZP. 9.Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, Wykonawca nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa art. 25 ust. 1 ustawy PZP, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie weryfikacji oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt 1- 4 ustawy PZP (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ).

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Przez zakres niezbędny do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia należy rozumieć wykonanie lub wykonywanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 usług archiwizacyjnych, o wartości kontraktu co najmniej 30.000,00 zł. brutto każdy. Do wymienionych w wykazie usług Zamawiający żąda załączenia dokumentów potwierdzających, że każda z nich została wykonana lub jest wykonywana należycie. Niespełnienie przez Wykonawcę któregokolwiek kryterium oceny spełniania warunku posiadania wiedzy i doświadczenia spowoduje wykluczenie Wykonawcy (wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SIWZ).

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie weryfikacji oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt 1- 4 ustawy PZP (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ).

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Wykaz ma obejmować co najmniej dwie osoby posiadające wykształcenie archiwistyczne lub które ukończyły kurs archiwisty i posiadają co najmniej roczne doświadczenie przy realizacji podobnych zadań. W wykazie należy zamieścić informację na temat kwalifikacji zawodowych tych osób, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami. Do wykazu osób Wykonawca składa oświadczenie, iż co najmniej dwie osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają wykształcenie archiwistyczne lub ukończyły kurs archiwisty. Niemożność wykazania się Wykonawcy dysponowaniem osobami do wykonania zamówienia jak w treści postawionych wyżej warunków, spowoduje wykluczenie Wykonawcy.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie weryfikacji oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt 1- 4 ustawy PZP (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1.Wykaz wskazanych części zamówienia, które Wykonawca zamierza powierzyć do realizacji podwykonawcom (załącznik nr 8 do SIWZ). 2.Pisemne zobowiązanie podmiotów, o którym mowa w pkt. VI pkt. 2 SIWZ, w przypadku gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany osób, biorących udział w realizacji zamówienia, w stosunku do osób wskazanych w ofercie (dalej specjalistów) w przypadku: a)śmierci, choroby lub innych zdarzeń losowych dotyczących specjalisty, b)nie wywiązywania się specjalisty z obowiązków wynikających z umowy, c)jeżeli zmiana specjalisty stanie się konieczna z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. rezygnacji itp.) - pod warunkiem, iż nowy specjalista będzie spełniał wymagania określone w SIWZ dla danego specjalisty i wykonawca uprzednio uzyska pisemną zgodę Zamawiającego na dokonanie tej zmiany. W przypadku nie wywiązywania się specjalisty z obowiązków wynikających z umowy, na żądanie Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany go zmienić na innego, spełniającego warunki określone dla danego specjalisty w SIWZ, w terminie określonym przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy w zakresie ewentualnego przedłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia w przypadku zaistnienia przeszkód, uniemożliwiających prowadzenie prac, za które nie odpowiada Wykonawca, np. zawieszenie prac przez Zamawiającego, oraz w przypadku konieczności zmiany harmonogramu rzeczowego wykonania usługi.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.katowice.so.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
SĄD OKRĘGOWY W KATOWICACH 40-028 Katowice ul. Francuska 38 Sekcja ds. Zamówień Publicznych pokój P.009.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
08.11.2010 godzina 12:00, miejsce: SĄD OKRĘGOWY W KATOWICACH 40-028 Katowice ul. Francuska 38 Sekcja ds. Zamówień Publicznych pokój P.009.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie