Zarzadzanie projektem pn. Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii

Opis przedmiotu przetargu: 1. Nazwa zadania: Zarzadzanie projektem pn. „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii”. 2. Przedmiot zamówienia jest współfinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 Oś Priorytetowa 3 Gospodarka niskoemisyjna, Działanie 3.3 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym, Poddziałanie 3.3.1 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym – NABÓR NA OSI, NR PROJEKTU RPDS. 03.03.01-02-0017/19 3. Przedmiotem zamówienia są usługi doradcze świadczone od daty podpisania umowy do 31 grudnia 2021 r. w ramach projektu grantowego pn. „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii” nr RPDS.03.03.01-02-0017/19 obejmująca w szczególności: • wsparcie merytoryczne dla Beneficjenta, • analiza zmian w projekcie wraz z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania aneksów do umowy o dofinansowanie, • monitorowanie projektu w okresie realizacji, w tym wskaźników projektowych, • współpraca z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w procesy dotyczące zatwierdzania, rozliczania i kontroli projektów, • sporządzanie raportów, zestawień i innych dokumentów niezbędnych z punktu widzenia prawidłowej realizacji projektu, • uczestnictwo w kontroli na miejscu, • pomoc w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dla kontrolujących, dotyczących projektu, • weryfikacja wniosków o płatność składanych przez Grantobiorców, • rozliczanie wniosku z DIP – składanie wniosków o płatność. 4. Opis projektu grantowego Celem projektu grantowego jest wsparcie projektów dotyczących modernizacji systemów grzewczych obejmującej wymianę wysokoemisyjnych źródeł ciepła na podłączenie do sieci ciepłowniczej / chłodniczej lub instalację źródeł ciepła opartych o Odnawialne źródła energii (np. pomp ciepła) lub instalację kotłów spalających biomasę lub paliwa gazowe (wymianie nie podlegają użytkowane kotły gazowe i olejowe, nie dopuszcza się też wymiany użytkowanych kotłów innych niż gazowe i olejowe na kotły węglowe (niezależnie od ich klasy). Wymianie źródła ciepła mogą towarzyszyć uzasadnione modernizacje systemu grzewczego pozostające w związku przyczynowo - skutkowym ze zmianą źródła ciepła, np. wymiana wysokotemperaturowej instalacji ogrzewania na niskotemperaturową. Dopuszcza się również zastosowanie ogrzewania elektrycznego (kable / maty grzejne, kotły elektryczne, piece akumulacyjne itp.) pod warunkiem, że będzie ono zasilane z OZE. Mikroinstalacja o odpowiedniej mocy może zostać zrealizowana w ramach projektu (można również wykorzystać już istniejącą instalację). Wsparcie będzie dotyczyć również systemów monitoringu i zarządzania energią, które są obowiązkowym elementem projektu (termostaty, czujniki temperatury, pogodowe, obecności, sterowniki, automatyczne układy regulacji, aplikacje komputerowe, gotowe systemy, urządzenia pomiarowe itp.) mające na celu zmniejszenie zużycia energii poprzez dostosowanie mocy urządzeń do chwilowego zapotrzebowania. Wymiana źródła ciepła jest elementem obowiązkowym. Inwestycje mogą być uzupełnione poprzez instalacje OZE (np. na potrzeby pozyskiwania ciepłej wody użytkowej lub produkcji energii elektrycznej, np. fotowoltaiki). W przypadku instalacji do produkcji energii elektrycznej, np. fotowoltaicznej czy wykorzystującej siłę wiatru, dopuszcza się mikroinstalacje, których moc powinna być obliczona na zaspokojenie zapotrzebowania na energię elektryczną w budynku, w którym modernizowane jest źródło ciepła na podstawie zużycia za lata ubiegłe i uwzględniającego oszczędności uzyskane w wyniku realizacji projektu. Dopuszcza się oddawanie („akumulację”) do sieci energetycznej okresowych nadwyżek. W przypadku montażu ogrzewania elektrycznego można uwzględnić dodatkowe zapotrzebowanie podczas wyliczania mocy instalacji. Instalacje OZE są fakultatywne. Przewidywane rezultaty realizacji projektu na terenie wszystkich Gmin, będących Zamawiającymi: Szacowany roczny spadek emisji gazów cieplarnianych CO2: 1216 t Roczny spadek emisji PM 10: 10,33 t Roczny spadek emisji PM 2,5: 8,64 t Projekt jest realizowany w partnerstwie i dotyczy gmin: - Bolków (województwo dolnośląskie, powiat jaworski) – lider projektu, - Krotoszyce (województwo dolnośląskie, powiat legnicki) – partner projektu, - Mściwojów (województwo dolnośląskie, powiat jaworski) – partner projektu, - Paszowice (województwo dolnośląskie, powiat jaworski) – partner projektu, - Wądroże Wielkie (województwo dolnośląskie, powiat jaworski) – partner projektu. Grantobiorcami mogą być osoby fizyczne z obszaru objętego projektem, posiadający prawo do dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu w odniesieniu do nieruchomości na której/których realizowany będzie grant i dysponujący tą nieruchomością w całym okresie trwałości projektu grantowego tj. 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz Grantodawcy, będące: - właścicielem domów jednorodzinnych, - właścicielem mieszkań w domach wielorodzinnych, - najemcą mieszkań w domach wielorodzinnych (posiadający tytuł do lokalu mieszkalnego oraz prawo do dysponowania lokalem na cele projektu w okresie realizacji i trwałości projektu), - w celu zaspokojenia własnych potrzeb zmierzających do ograniczenia wysokiej emisji CO2 i innych zanieczyszczeń. Grantobiorcą może być także wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia mieszkaniowa czy TBS. Wymiana źródeł ciepła dotyczy wyłącznie domów jednorodzinnych i mieszkań, lokale użytkowe muszą być wyłączone z projektu. Gminy biorące udział w projekcie oraz ich jednostki organizacyjne i podległe, nie mogą być Grantobiorcą. Grantobiorca nie może być ponadto podmiotem powiązanym z Beneficjentem/Grantodawcą osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem (Gminami, które są Zamawiającymi) lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Grantobiorcy a Grantodawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykluczenia: Z katalogu Grantobiorców wykluczeni są Wnioskodawcy: - którzy zostali wykluczeni z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.), - na których ciąży obowiązek zwrotu pomocy wynikający z decyzji KE uznającej pomoc za niezgodną z prawem oraz ze wspólnym rynkiem w rozumieniu art. 107 TFUE, - karani na mocy zapisów ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r.,poz. 769), zakazem dostępu do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt. 1 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.), - karani na podstawie art. 9 ust. 1 pkt. 2a ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. z 2019 r., poz. 628 z późn. zm.), - przedsiębiorstwa w trudnej sytuacji w rozumieniu unijnych przepisów dotyczących pomocy państwa. Kryteria formalne dzielą się na: - kryteria dostępowe – których spełnienie jest niezbędne w celu otrzymania grantu, - kryteria rankingujące – które są punktowane i pozwalają uszeregować projekty na liście rankingowej. Wnioski o udzielenie grantu wraz z niezbędnymi załącznikami należy złożyć w formie papierowej wg wzorów zamieszczonych na stronie internetowej Grantodawcy. Złożenie wniosku po terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. Wniosek w formie papierowej wraz z załącznikami może być dostarczony na dwa sposoby: - listem poleconym w zaklejonej kopercie lub paczce, - osobiście. W zakresie doręczeń i sposobu obliczania terminów stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2020 r., poz. 256). Do wniosku o udzielenie grantu, każdy Wnioskodawca dołącza: a) Uproszczony Audyt Energetyczny, sporządzony zgodnie z metodologią wskazaną przez Instytucję Organizującą Konkurs (lub świadectwo efektywności energetycznej, lub audyt energetyczny) przez jednostkę posiadającą wykształcenie wyższe/podyplomowe z kierunków technicznych lub ekonomicznych, wykonany na własny koszt, b) kopie wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis (lub oświadczenie o wielkości pomocy de minimis), jaką otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc, oraz w ciągu 2 poprzednich lat podatkowych, lub - jeżeli nie otrzymał w w/w okresie pomocy de minimis - oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy de minimis w tym okresie, c) formularz informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis/pomoc inną niż de minimis - Jeżeli w przedmiotowej nieruchomości prowadzona jest działalność gospodarcza, d) zestaw oświadczeń stanowiących część wniosku. WYDATKI GRANTOBIORCY, KTÓRE BĘDĄ UZNAWANE ZA KWALIFIKOWALNE (W RAMACH UMOWY O POWIERZENIE GRANTU) Wydatki kwalifikowalne - należy przez to rozumieć koszty lub poniesione wydatki w związku z realizacją Projektu, kwalifikujące się do refundacji lub rozliczenia, uznane za kwalifikowalne ze względu na spełnienie kryteriów określonych m.in. w rozporządzeniu ogólnym, rozporządzeniu Komisji nr 215/2014, rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1301/2013, w Ustawie wdrożeniowej, Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, SZOOP 2014-2020, oraz Zasadach kwalifikowalności wydatków finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020, w tym: • wydatki związane z wymianą wysokoemisyjnego źródła ciepła czyli demontażem dotychczasowego pieca / kotła, montażem nowego kotła / pieca / źródła ciepła opartego o OZE / ogrzewania elektrycznego / podłączenia do sieci ciepłowniczej / chłodniczej, budową lub modernizacją instalacji centralnego ogrzewania, budową / modernizacją systemu pozyskiwania Ciepłej Wody Użytkowej, modernizacją kotłowni, instalacją systemu zarządzania energią (urządzenia, oprogramowanie), • wydatki dot. instalacji OZE na cele nie związane z ogrzewaniem, np. na cele pozyskiwania CWU albo mikroinstalacji do produkcji prądu, np. fotowoltaicznej albo wiatrowej (ale tylko o mocy zainstalowanej odpowiadającej zapotrzebowaniu budynku określonemu na podstawie zużycia prądu w latach ubiegłych, chyba że mikroinstalacja posłuży zaspokojeniu zwiększonych potrzeb wynikających z zastosowania ogrzewania elektrycznego, • wydatki związane z ułatwieniem dostępu do obsługi urządzeń przez osoby niepełnosprawne zamieszkujące w domach jednorodzinnych lub mieszkaniach, w których dokonywana jest modernizacja źródła ciepła – w kwocie nie przekraczającej połowy wartości grantu, • wydatki związane ze sporządzeniem audytu energetycznego / uproszczonego audytu energetycznego wg metodologii udostępnionej przez IOK: http://www.dip.dolnyslask.pl/images/zdj/Metodologia_audytu_uproszczonego.pdf sporządzonego (zaktualizowanego) najwcześniej w dniu publikacji Ogłoszenia Grantodawcy o przystąpieniu do realizacji projektu grantowego. Należy mieć na uwadze konieczność odpowiedniego udokumentowania poniesionych wydatków w ramach projektu (audytów, umów z wykonawcą, faktur, protokołu odbioru, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej) w okresie kwalifikowalności z uwzględnieniem okresu realizacji projektu grantowego, poświadczającego m.in. iż zostały one dokonane w sposób oszczędny, tzn. niezawyżony w stosunku do średnich cen i stawek rynkowych i spełniający wymogi uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W celu potwierdzenia spełnienia ww. zasad Grantobiorca dokonuje badania rynku, poprzez zgromadzenie min. 3 ofert uzyskanych od potencjalnych wykonawców/ wydruków ze stron internetowych, w celu pozyskania porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty rynkowej. Do rozliczenia wydatku będą konieczne poniższe dokumenty: - Wypełniony wniosek o wypłatę wsparcia wraz z oświadczeniami, - Protokół likwidacji pieca / kotła węglowego, podpisany przez podmiot przyjmujący kocioł/piec węglowy do likwidacji, - Dowody księgowe – potwierdzające wykonanie Usługi (faktura, rachunek) na rzecz Grantobiorcy, - Dowód zapłaty dowodu księgowego (potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy, KP), - Protokół poświadczający odbiór robót / usług / montażu / podłączenia nowych źródeł ciepła / CWU zaakceptowane przez Grantobiorcę, - Protokół poświadczający odbiór robót / usług oraz wystawiony przez certyfikowanego instalatora OZE protokół montażu / podłączenia zakupionych urządzeń do produkcji energii elektrycznej (jeśli dotyczy), - Umowa zawarta pomiędzy Grantobiorcą a Wykonawcą wraz z ewentualnymi aneksami, - Dokumenty w zakresie wyboru Wykonawcy/Wykonawców, - Umowa na podłączenie do sieci wraz z aneksami (jeśli dotyczy). Grantodawca przed przekazaniem środków Grantobiorcy, zweryfikuje przedłożone przez Grantobiorcę dokumenty pod kątem sprawdzenia czy produkty i usługi, które zostaną objęte wsparciem zostały dostarczone Grantobiorcy, czy wydatki deklarowane przez Grantobiorcę zostały poniesione oraz, czy spełniają one wymogi stawiane przez obowiązujące przepisy prawa, wymagania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 i warunki wsparcia. Ponadto Grantobiorca zobowiązany jest do pomiaru efektu ekologicznego osiągniętego dzięki realizacji Projektu, poprzez sporządzenie na własny koszt powykonawczego Audytu uproszczonego, po roku od daty zakończenia realizacji projektu (najpóźniej do 30.09.2022 r.) oraz dostarczenia dokumentu Grantodawcy. Audyt musi zawierać wyliczenie roczne emisji CO2 oraz PM10 i PM2,5 Ilości zużytej energii elektrycznej do ogrzewania, ilość zużytej energii cieplnej oraz porównanie ww. wartości z wartościami wskazanymi w audycie uproszczonym wykonanym przed realizacją modernizacji. INFORMACJE O ŹRÓDŁACH FINANSOWANIA GRANTÓW (W TYM RPO WD 2014-2020) ORAZ POZIOM DOFINANSOWANIA GRANTÓW Możliwy poziom dofinansowania ze środków RPO WD 2014-2020 dla projektów nie objętych pomocą publiczną, obejmuje do 85% wydatków kwalifikowalnych i nie więcej niż 20 000zł. Wkład własny Wnioskodawcy wynosi min. 15% wartości kosztów kwalifikowalnych. Szczegółowe uregulowania dotyczące wysokości i formy wkładu własnego są zawarte we wzorze umowy pomiędzy Grantodawcą, a Grantobiorcą, dostępnej na stronie internetowej Grantodawcy. Granty przekazywane są Grantobiorcom wyłącznie w formie refundacji (Wnioskodawca musi ponieść koszty, które po pozytywnej weryfikacji będą w max. 85% zrefundowane). INFORMACJE DLA GRANTOBIORCÓW PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ W DOMU/MIESZKANIU, W KTÓRYM REALIZOWANY BĘDZIE PROJEKT Dofinansowanie grantów objętych pomocą publiczną może być przyznawane przez Grantodawcę na podstawie rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 19 marca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020, do 85% wydatków kwalifikowalnych. Znaczenie ma określony limit całkowitej pomocy de minimis przyznany jednemu Grantobiorcy, który nie może przekroczyć 200 000 EUR w okresie trzech lat podatkowych. Możliwe jest również udzielanie pomocy publicznej na podstawie: - art. 37 GBER tj. pomocy inwestycyjnej na wcześniejsze dostosowanie do przyszłych norm unijnych oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 5 listopada 2015 r. w sprawie udzielania pomocy na realizację inwestycji służących podniesieniu poziomu ochrony środowiska w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014–2020, - art. 41 GBER tj. pomocy inwestycyjnej na propagowanie energii ze źródeł odnawialnych oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 3 września 2015 r. w sprawie udzielania pomocy na inwestycje w układy wysokosprawnej kogeneracji oraz na propagowanie energii ze źródeł odnawialnych w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014–2020, wówczas poziom dofinansowania wynika wprost z ww. rozporządzeń. Pomoc publiczna wystąpi w przypadku wymiany źródeł ciepła w pomieszczeniach wykorzystywanych na działalność gospodarczą / wynajmowanych w celu prowadzenia działalności gospodarczej / u podmiotów będących przedsiębiorcami oraz w przypadku montażu instalacji do wytwarzania energii elektrycznej z OZE wykorzystywanej na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Montaż mikroinstalacji OZE w domu jednorodzinnym / budynku wielorodzinnym w którym nie jest prowadzona działalność gospodarcza / którego właściciel / najemca nie jest przedsiębiorcą nie stanowi pomocy publicznej jeśli spełnione zostaną wszystkie poniższe warunki: - Grantobiorca nie prowadzi działalności gospodarczej i nie udostępnia powierzchni innym podmiotom w celu prowadzenia działalności gospodarczej /oświadczenie Grantobiorcy/, - wytworzona energia jest zużywana na potrzeby własne /oświadczenie Grantobiorcy/, - rozmiar (zdolność wytwórcza instalacji) nie przekracza realnego zapotrzebowania na energię i wynika to z przeprowadzonej oceny zapotrzebowania na energię na podstawie zużycia z lat ubiegłych – z uwzględnieniem sytuacji, gdy potrzeby te ulegną zwiększeniu ze względu na planowe wykorzystanie energii elektrycznej z OZE na potrzeby grzewcze – co wymaga weryfikacji przez Grantodawcę, Źródła finansowania, z jakich pokryte zostaną wszystkie wydatki, w tym poniesione w ramach powierzonych grantów: - Środki unijne – dofinansowanie z EFRR - grant - Krajowe środki publiczne, w tym: - Środki prywatne: środki, które nie noszą znamion środków publicznych, np.: środki własne Grantobiorców będących osobami fizycznymi. WKŁAD WŁASNY GRANTOBIORCY Grantobiorca zobowiązany jest do wniesienia wkładu własnego na poniesienie wydatków kwalifikowalnych w części, która nie została sfinansowana grantem oraz wydatków niekwalifikowalnych. OKRES REALIZACJI UMOWY O POWIERZENIE REALIZACJI GRANTU, Z UWZGLĘDNIENIEM WYZNACZONEGO TERMINU ZŁOŻENIA WNIOSKU O WYPŁATĘ WSPARCIA ORAZ OKRESU KWALIFIKOWALNOŚCI Okres realizacji umowy o powierzenie grantu, rozpoczyna się w dniu podpisania umowy i kończy się maksymalnie 30 września 2021 r. Ostateczny termin złożenia wniosku o wypłatę wsparcia to 30 dni od daty ostatniej płatności dokonanej przez Grantobiorcę w ramach projektu, nie później niż 30 września 2021 r. Okres kwalifikowalności wydatków dla Projektu objętego pomocą publiczną rozpoczyna się od dnia złożenia wniosku o udzielenie grantu i kończy się w dniu zakończenia realizacji projektu (nie później niż 30 września 2021 r.). Wyjątek stanowią wydatki na dokumentację (uproszczony audyt energetyczny), które mogą być kwalifikowalne pomimo poniesienia przed dniem złożenia wniosku o udzielenie grantu, jednak nie przed datą publikacji Ogłoszenia Grantodawcy o przystąpieniu do realizacji projektu grantowego. W przypadku projektów nie objętych pomocą publiczną okres kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się od dnia opublikowania ogłoszenia Grantodawcy o przystąpieniu do realizacji projektu grantowego projektu i kończy się w dniu zakończenia realizacji projektu (nie później niż 30 września 2021 r.). Nie przewiduje się udzielania grantów na projekt, który został fizycznie ukończony lub w pełni zrealizowany przed złożeniem wniosku o udzielenie grantu. 3.4. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie następujących czynności: 3.4.1) Zadanie 1 – Opracowanie procedur zarządzania projektem grantowym (w terminie do 45 od daty podpisania umowy) W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca opracuje procedury zarządzania projektem grantowym pn. Zarzadzanie projektem pn. „Zwalczanie emisji kominowej poprzez modernizację systemów grzewczych i odnawialne źródła energii”, które stanowić będą uszczegółowienie opracowanej w ramach dokumentacji aplikacyjnej procedury realizacji projektu grantowego. Tym samym procedury zarządzania projektem grantowym winny stanowić instrukcje wykonawcze dla każdego etapu realizacji projektu grantowego, tj.: - przyjmowania wniosków o udzielenie grantu, - oceny wniosków, - wyboru grantobiorców, - podpisywania umów o powierzenie grantu, - przyjmowania wniosków o wypłatę grantu oraz ich weryfikacji i zatwierdzania, - wypłaty grantów, - monitorowania i kontroli grantów, - odzyskiwania grantów w przypadku ich niewłaściwego wykorzystania. Opracowane szczegółowe procedury dla każdego z etapów muszą zawierać również wzory niezbędnych dokumentów, takich jak np. rejestr złożonych wniosków o udzielenie grantu, deklaracje poufności i bezstronności, listy sprawdzające z oceny projektów, rejestr ocenianych wniosków, protokoły komisji oceny projektów, listy rankingowe, oświadczenia grantobiorców. Dokumenty opracowane przez Wykonawcę muszą być wykonane zgodnie z dokumentacją aplikacyjną Zamawiającego (m. in. wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Procedura realizacji projektu grantowego, Kryteria wyboru grantobiorcy, wzór umowy o powierzenie grantu), która zostanie udostępniona Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zamawiający wymaga, aby w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca konsultował się z Zamawiającym wg potrzeb zaistniałych zarówno po stronie Zamawiającego, jak i Wykonawcy, przy czym wymagana jest co najmniej jedna konsultacja w siedzibie Zamawiającego, a pozostałe konsultacje mogą być prowadzone w formie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przed przekazaniem Zamawiającemu przedmiotu zamówienia dokonał prezentacji i przedstawienia założeń do wykonanego opracowania w siedzibie Zamawiającego (czas trwania około 1,5 godziny). 3.4.2) Zadanie 2 – Doradztwo w zakresie zarządzania projektem grantowym (w terminie od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2021 r.) Zadanie będzie obejmowało świadczenie dla Zamawiającego usług w zakresie zarządzania projektem zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu. Celem świadczonych usług będzie zapewnienie właściwej realizacji projektu, w tym m.in. zapewnienie terminowej realizacji zadań i produktów oraz prawidłowego raportowania i rozliczenia projektu. W ramach doradztwa w zakresie zarządzania projektem grantowym Wykonawca zobowiązany będzie m.in. do: - wsparcia zespołu pracowników Zamawiającego odpowiedzialnego za wdrożenie i realizację projektu w aspekcie przestrzegania wytycznych (w szczególności Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020) oraz umowy o dofinansowanie, - bieżącego konsultowania i opiniowania na wniosek Zamawiającego wszelkich zagadnień dotyczących projektu, w tym zagadnień związanych z procedurą realizacji projektu, - przygotowania na rzecz Zamawiającego korespondencji z instytucjami zewnętrznymi w zakresie projektu, wg potrzeb zgłaszanych przez Zamawiającego, udziału w spotkaniach z instytucjami zewnętrznymi w sprawie realizacji projektu, wg potrzeb zgłaszanych przez Zamawiającego, - wsparcia w przygotowaniu wniosków o zaliczkę/refundację oraz w rozliczaniu zaliczek/refundacji (zgodne z zasadami rozliczania projektu, Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, umową o dofinansowanie oraz prawodawstwem krajowym i unijnym), - wsparcia przy aktualizowaniu harmonogramu rzeczowo-finansowego w przypadku wystąpienia zmian w projekcie oraz doradztwo w zakresie określenia sposobu wprowadzenia zmian w taki sposób, by możliwie uniknąć niekwalifikowalności wydatków, - wsparcia w sporządzaniu wniosków o zmianę zapisów umowy o dofinansowanie, o zmianę harmonogramu rzeczowo-finansowego, o zmianę okresu kwalifikowalności projektu itp., - wsparcia przy rozliczaniu końcowym projektu, - wsparcia w prowadzeniu sprawozdawczości projektu, przygotowania Zamawiającego do kontroli zarówno w trakcie realizacji projektu jak i przed jego zakończeniem, weryfikacja informacji pokontrolnej wraz propozycją ewentualnych zastrzeżeń, - opracowywanie Harmonogramów płatności dla projektu. Strony każdorazowo przed przystąpieniem do wykonania czynności w ramach doradztwa ustalą termin ich wykonania, uwzględniając ich pracochłonność i złożoność, przy czym zakłada się że średnio: - Zamawiający powiadomi Wykonawcę o konieczności udziału w spotkaniu, poza siedzibą Wykonawcy z co najmniej z 3-dniowym wyprzedzeniem, wydanie opinii przez Wykonawcę nastąpi w ciągu 3 dni roboczych od chwili złożenia zapytania przez Zamawiającego, - opracowanie dokumentów nastąpi do 7 dni od chwili dostarczenia Wykonawcy materiałów niezbędnych do ich wykonania przez Zamawiającego. Wszystkie dokumenty opracowane przez Wykonawcę w trakcie realizacji usługi muszą być wykonane zgodnie z dokumentacją aplikacyjną Zamawiającego (m. in. wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wraz z załącznikami), umową o dofinansowanie, procedurą zarządzania projektem oraz procedurą realizacji projektu, obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu. Zamawiający wymaga, aby w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca udzielał Zamawiającemu konsultacji wg zgłaszanych potrzeb, przy czym będą to konsultacje przeprowadzane zarówno w siedzibie Zamawiającego, jak i konsultacje prowadzone w formie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej (konsultacje w siedzibie Wykonawcy). Zamawiający zastrzega, że w ramach doradztwa poza siedzibą Wykonawcy nie wlicza się czasu dojazdu do siedziby Zamawiającego lub siedziby instytucji zewnętrznych oraz powrotu do siedziby Wykonawcy.