Kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego Małopolski na targach iFood 2017 Mashhad, Iran w dniach 24-27 sierpnia 2017 w ramach projektu Power up your Business in Małopolska współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy przedmiot zamówienia: Przedmiot obejmuje w szczególności: 1. Opracowanie projektu graficznego stoiska o powierzchni 30 m kw. zgodnie z poniższymi warunkami: a) Projekt przygotowany będzie w oparciu o powszechnie dostępne systemy wystawiennicze, z uwzględnieniem branżowej tematyki targów – branża spożywcza. b) Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska, które powinien uwzględniać projekt stoiska: i. podstawowa zabudowa obejmie ścianki, podłogę, szyld, oświetlenie, prąd (220/230V do 5 kW), grafikę i zdjęcia na ściankach. Wykonawca zakupi zdjęcia we własnym zakresie. Zdjęcia wymagają akceptacji Zamawiającego. Jakość zdjęć powinna być dostosowana do wielkoformatowego wydruku (min. 1,5 m x 1,5 m) aby zachować głębię i ostrość, podłoga/wykładzina dostosowana do kolorystyki stoiska, ii. logotyp Małopolska Kraków Region w wersji przestrzennej z podświetleniem ledowym wraz z tłumaczeniem na język perski iii. dokonanie tłumaczeń na język perski hasła przewodniego stoiska, logotypów i innych drobnych elementów (max. 1800 znaków ze spacjami) iv. konstrukcja ścian wewnętrznych i zewnętrznych stoiska powinna być ukryta, bez widocznych łączeń, umożliwiająca swobodne i bezproblemowe naniesienie grafik, v. lada informacyjna (zamykana na klucz), spełniająca funkcję punktu informacyjnego, vi. 2 hokery (wysoki taboret), vii. 1 stolik i 4 krzesła, viii. 1 kanapa, dwa fotele i stolik kawowy, ix. wyodrębnione miejsce do prowadzenia rozmów b2b – wydzielone na stałe lub z użyciem przenośnych elementów, x. dostęp do elektryczności – min. 2 gniazda w otwartej części stoiska, xi. dostęp do Internetu z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (dostarczonego na czas targów przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy), xii. oświetlenie dostosowane do zaprojektowanego wystroju – min. 1 punkt oświetleniowy na 3 mkw powierzchni stoiska, xiii. 2 stojaki na materiały promocyjne (broszury o min. formacie A4), xiv. monitor LCD lub TV Full HD (min. 60”) z portem USB umożliwiającym bezpośrednią prezentację multimedialną – bez konieczności podłączania komputera (wraz z montażem na ścianie wg projektu), xv. zaplecze techniczne umożliwiające zarówno składowanie materiałów jak i przygotowywanie napojów, niedostępne dla zwiedzających, zamykane na klucz, wyposażone min. w wieszak na ubrania dla 5 osób, 1 stolik do przygotowania napojów, szafkę na filiżanki, szklanki, talerzyki i łyżeczki, 2 gniazda elektryczne, 2 przedłużacze 220/230V 5-gniazdowy o długości 5 m, 1 czajnik elektryczny, 1 ciśnieniowy ekspres do kawy, 2 kosze na śmieci, worki na śmieci (min. 15 sztuk o pojemności 35 l), 3 rolki ręcznika papierowego, zestaw szklanek i porcelanowych filiżanek wraz z talerzykami i łyżeczkami (min. 50 sztuk każdego), xvi. elementy dekoracyjne, podnoszące estetykę i wchodzące w skład zatwierdzonego przez Zamawiającego projektu stoiska (typu: rośliny ozdobne doniczkowe, wazy szklane na słodycze i słone przekąski – min. 4 szt., kompozycje ze świeżych kwiatów, pojemnik szklany na wizytówki, itp.). xvii. wyposażenie: 2 ceramiczne lub szklane cukiernice, serwetniki wraz z serwetkami papierowymi – min. 200 szt. serwetek, 2 ceramiczne lub szklane mleczniki, itp. c) Z uwzględnieniem logotypów Woj. Małopolskiego oraz Business in Małopolska i oznakowanie projektu UE - projekt i aranżacja stoiska muszą nawiązywać do przyjętej wizualizacji projektu uwzględniającej manual logotypu Województwa Małopolskiego oraz Business in Małopolska, wymaganego oznakowania projektu (zgodnie z aktualnym Podręcznikiem Beneficjenta „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” znajdujący się na stronie http://www.rpo.malopolska.pl/o-programie/zapoznaj-sie-z-prawem-i-dokumentami/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-i-promocji); d) Projekt musi być opisany i zaprezentowany w formie wizualizacji dostarczonych w wydruku i w formie prezentacji możliwych do otwarcia w MS Office lub Adobe Reader . 2. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem, obejmującym elementy wymienione w pkt. 1 (wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami Organizatora targów) oraz spełnienie wymagań technicznych i terminowych Organizatora targów, w tym: a) Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z jego wymogami. b) Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych z normami wymienionymi w warunkach technicznych dla wystawców określonych przez Organizatora targów. c) Montaż i demontaż stoiska zgodnie z wytycznymi i w godzinach określonych przez Organizatora targów. d) Transport, w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska (w tym dokonanie wymaganych odpraw spedycyjnych i celnych, które sfinansuje Wykonawca). e) Magazynowanie elementów ekspozycji na miejscu targów – w uzgodnieniu i zgodnie z wymogami Organizatora targów. f) Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji elektrycznej, oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów. g) Udostępnienie stoiska Zamawiającemu nie później niż o godzinie 17:00 czasu lokalnego w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia targów. Zdanie stoiska Zamawiającemu zostanie potwierdzone pisemnym protokołem zdawczo-odbiorczym. h) Zapewnienie energii elektrycznej o mocy stosownej do prawidłowego funkcjonowania stoiska wraz ze sprzętem. i) Zapewnienie dostępu do Internetu przez cały czas trwania targów, z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (zapewnionego i dostarczonego przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy). Jeżeli do prawidłowego funkcjonowania zaproponowanych przez Wykonawcę elementów teleinformatycznych, multimedialnych, itd. potrzebne będzie szybsze łącze, Wykonawca zapewni je na swój koszt we współpracy z organizatorem targów. j) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska, ani jego elementów do promowania czegokolwiek lub kogokolwiek podczas targów iFood 2017. k) Zabudowa, elementy wystroju i wyposażenia stoiska zostaną udostępnione Zamawiającemu na czas trwania targów. l) Po zakończonych targach Wykonawca jest zobowiązany do doprowadzenia miejsca, w którym stało stoisko do stanu pierwotnego (w szczególności usunięcie wszelkich śladów po farbie, kleju, taśmie, otworów po wkręcaniu śrub i wbijaniu gwoździ oraz wszelkich uszkodzeń wykładziny dywanowej), 3. Zapewnienie akcesoriów wskazanych w projekcie i specyfikacji, oraz wszelkich elementów dekoracyjnych i sprzętu stanowiące składowe wyposażenia stoiska. Zamawiający wymaga dostarczenia niżej wymienionych rzeczy na stoisko na dzień przed rozpoczęciem targów a) Zapewnienie kawy i herbaty na cały okres trwania targów w ilości: i. min. 2 kg kawy 100% Arabica (mielona lub ziarnista – w zależności od rodzaju ekspresu) i 200 torebek herbaty (herbata typu Earl Grey) ii. mleko do kawy 2% na cały okres trwania targów w ilości: min. 10l, iii. cukier trzcinowy w kostkach w ilości min. 2 kg b) Dostarczenie produktów spożywczych różnego rodzaju, uzgodnionych wcześniej z Zamawiającym, o wadze do 15 kg (nie licząc napojów) na cały okres trwania targów – wraz z transportem i odprawami celnymi (jeżeli konieczne) po stronie Wykonawcy: i. Słodycze produkowane w Małopolsce nie zawierające alkoholu typu krówki, galaretki w czekoladzie/cukrze, czekoladki z nadzieniem: orzechowo-kokosowym, kakaowym dodatkiem wafla, orzechów laskowych, mleczno – karmelowym – mix (w sumie 10 kg) ii. Słone przekąski produkowane w Małopolsce: typu paluszki, precelki, literki, zwierzątka, krakersy (5 kg - mix) iii. Woda mineralna niegazowana w ilości 20 litrów na cały czas trwania targów 4. W ramach zamówienia Wykonawca dokona także montażu multimedialnych materiałów promocyjnych –Zamawiający dostarczy Wykonawcy multimedialne materiały promocyjne w formacie *.pps, *.ppsx, *.mp4 (w tym film informacyjny o długości min. 4 minuty a max. 7 minut oraz prezentacje o ilości slajdów min. 14 a max. 18) w celu zmontowania w całość i przystosowania do prezentowania w tzw. pętli. Zadaniem Wykonawcy będzie również dokonanie tłumaczeń wraz z weryfikacją native speakera na język perski hasła przewodniego wystawy/ stoiska / krótkich tekstów reklamowych / logotypów – max. 1800 znaków – i w uzgodnieniu z Zamawiającym wmontowanie ich do ww. prezentacji. Podczas odbioru stoiska, w obecności Zamawiającego, Wykonawca będzie zobowiązany do dokonania testów technicznych ww. prezentacji na stoisku. 5. Zapewnienie wysyłki materiałów promocyjnych (o łącznej wadze do 150 kg) z miejsca wskazanego przez Zamawiającego w miejsce organizacji imprezy – wraz z zapakowaniem, odprawą celną (jeżeli konieczne) i innymi formalnościami prawno-podatkowymi. Odbiór materiałów do wysyłki po stronie Wykonawcy z Krakowa przy ul. Podole 60. Zamawiający wymaga dostarczenia materiałów bezpośrednio na stoisko na dzień przed rozpoczęciem targów o godz. 17.00. 6. Zapewnienie obsługi stoiska w trakcie targów, w tym: a) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną stoiska (w przypadku niesprawności, awarii, etc.), w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich przyłączy i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska. b) Zapewnienie czystości szklanek, talerzyków, łyżeczek do herbaty oraz szklanek (codzienne mycie zastawy) c) Niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego, w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska podczas targów. d) Zapewnienie w wymiarze 8h / na każdy dzień targów, 1 osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie 100 ankiet (tzw. host lub hostessa). Osoba ta musi posługiwać się biegle językiem perskim oraz biegle językiem angielskim. Ankiety dotyczyć będą rozpoznawalności marki Małopolska i zostaną przygotowane i wydrukowane przez Zamawiającego e) Przetłumaczenie ankiety rozpoznawalności marki Małopolska na język perski wraz z weryfikacją native speakera (do 3 500 znaków ze spacjami). 7. Dodatkowe informacje: a) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego. b) Wszelkie czynności obejmujące to zamówienie Wykonawca wykonuje z własnych materiałów i na własny koszt (m.in., podłączenie Internetu do stoiska, transport elementów stoiska i obsługi, wejściówki na targi dla ekipy montującej/demontującej stoisko oraz dla osób zapewniających obsługę techniczną stoiska w trakcie trwania targów, w tym dla tzw. hosta lub hostessy, przyłącza itp.). c) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem).