Świadczenie kompleksowej usługi międzynarodowego transportu instalacji artystycznej na potrzeby uczestnictwa w festiwalu Culturescapes

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi polegającej na specjalistycznym pakowaniu, rozpakowaniu instalacji artystycznej, przygotowaniu dokumentów transportowych instalacji artystycznej, specjalistycznym transporcie międzynarodowym instalacji artystycznej na potrzeby uczestnictwa w Culturescapes w 2019 roku, który odbędzie się w nternehmen mitte Gerbergasse 30 CH – 4001 Bazylea, Szwajcaria Czas trwania ekspozycji: od dnia 25.10.2019r. do dnia 13.11.2019r. W ramach przedmiotu niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) realizacji usługi zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów muzealnych przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz.U. z 2014 r. poz. 1240) oraz standardami ICOM; 2) załadunku, wyładunku, transportu, nadzoru osobistego w miejscach odbioru, tranzytowych i dostawy, koordynacja wszystkich czynności (usługa: ‘Nail2Nail’); 3) zapewnienia specjalistycznych materiałów do pakowania z uwzględnieniem specyfiki przewożonego obiektu, w tym zapewnienie specjalistycznych izolowanych skrzyń, przystosowanych do przewozu obiektu szczególnie wrażliwych (jeśli skrzynie posiadają drewniane elementy muszą być przed rozpoczęciem transportu fumigowane zgodnie z przepisami) – szczegółowe informacje na ten temat Wykonawca powinien uzyskać bezpośrednio od wydających instalacje artystyczne na etapie przygotowywania oferty; 4) przed odbiorem obiektu Wykonawca zobowiązany jest do zweryfikowania „z natury” wymiarów i ilości elementów rozłożonych do transportu instalacji w celu dobrania odpowiednich skrzyń transportowych; 5) posiadania kabin ładunkowych pojazdów do wszystkich transportów drogowych dobrze resorowanych, właściwie izolowanych i szczelnych, dysponującymi urządzeniami do unieruchamiania skrzyń we właściwej pozycji, zabezpieczonymi przed włamaniem, samochody muszą być wyposażone w platformę – podnośnik hydrauliczny; 6) pakowania i załadunku transportowanych instalacji artystycznej przy użyciu specjalistycznych materiałów i przez wyspecjalizowaną kadrę osób w podanych lokalizacjach u wydających instalacje oraz rozładunku instalacji w obecności niezbędnych pracowników instytucji z których i do których instalacje są transportowane; 7) ustalenia szczegółowych miejsc i dat odbiorów instalacji artystycznej bezpośrednio z wydającymi i przyjmującymi instalacje; 8) organizacji wszystkich wymaganych prawem formalności wywozowych, przywozowych, eksportowych, importowych, licencji, formalności podatkowych w związku z wywozem oraz przywozem instalacji artystycznej z zagranicy wraz z pokryciem wszelkich kosztów z nimi związanych; 9) zapewnienie na swój koszt pełnego ubezpieczenia, zgodne z wymogami Zamawiającego, na czas świadczenia usługi. Ubezpieczenie będzie aktywne od momentu przekazania danej instalacji przez Zamawiającego do momentu przekazania instalacji osobie odpowiedzialnej w unternehmen mitte, Gerbergasse 30, CH – 4001 Bazylea, Marcie Lityńskiej +48 505 675 476 oraz Zamawiającemu po transporcie zwrotnym. 10) ustalenia bezpośrednio z Zamawiającym(Instytut Adama Mickiewicza), przyjmującymi (przedstawiciel Instytutu Adama Mickiewicza) instalację artystyczną na etapie przygotowania oferty czy niezbędnym elementem realizacji będzie wynajęcie agenta transportowego; Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia współpracy z agentem podanym przez wydającego, przyjmującego instalację oraz do pokrycia wszystkich kosztów związanych z tym działaniem; 11) realizacji wszystkich czynności związanych z instalacją, w taki sposób, aby stan obiektu podczas pakowania, transportu i rozpakowania nie uległ zmianie: obiekt musi być pakowany w odpowiednie materiały zabezpieczające poszczególne elementy instalacji artystycznej przed uszkodzeniem podczas transportu, zawsze z uwzględnieniem specyfiki transportowanego obiektu oraz w uzgodnieniu ze stroną wydającą instalację. 12) Ubezpieczenie na czas transportu instalacji od wszelkich ryzyk (Cargo All Risk) do kwot podanych w załączniku nr 2A; 2. Obiekty transportowe: Lista znajduje się w załączniku nr. 2A Szczegółowe informacje dotyczące instalacji Zamawiający zamieścił w j. polskim „karta techniczna” ( załącznik nr 2B do SIWZ). 3. Transport odbywać się będzie drogą wskazaną przez Wykonawcę wybranego w niniejszym postępowaniu i obejmuje transport obiektu do unternehmen mitte, Gerbergasse 30, CH – 4001 Bazyleado Warszawy na trasach: Warszawa – Bazylea (Szwajcaria)- Warszawa Transport realizowany będzie zgodnie z listą znajdującą się w załączniku nr 2A wraz ze wszystkimi usługami, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia. 4. Miejsce realizacji projektu: Projekt realizowany będzie w unternehmen mitte Gerbergasse 30 CH – 4001 w Bazylei . 5. Terminy realizacji: Dnia 25.10.2019 dostarczenie obiektu do unternehmen mitte Gerbergasse 30 CH – 4001 w Bazylei miejsca realizacji wystawy – zgodnie z opracowanym we współpracy z Zamawiającym oraz podmiotem użyczającym planem transportu. Dnia 25.10.2019 nastąpi rozpakowanie instalacji w obecności przedstawiciela Zamawiającego. Godzina rozpakowania zostanie określona na późniejszym etapie. W dniu 13.11.2019 r. do godziny 16:00 czasu lokalnego odbiór instalacji z przestrzeni realizacji wystawy, zapakowanie do transportu powrotnego i transport zwrotny do Warszawy. Instalacja będzie gotowa do wydania, do transportu przez Zamawiającego od dnia 23.10.2019r. 6. Szczegółowy plan transportu musi zostać przedstawiony Zamawiającemu w celu zatwierdzenia przez Zamawiającego najpóźniej w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy. 7. Szczegółowy plan transportu musi zostać zatwierdzony przez koordynatora ze strony Zamawiającego: Marta Lityńska (email: mlitynska@iam.pliam.pl tel. 505675476. Zatwierdzenie zostanie wykonane drogą mailową przez wymienioną powyżej osobę w ciągu 3 dni od otrzymania szczegółowego planu transportu. 8. Plan musi zawierać pełną informację, z uwzględnieniem dat oraz dokładnego czasu pakowania, załadunku/rozładunku, rozpakowania obiektu. 9. Wymogi wobec wykonawcy: 1. Zapakowanie obiektu w odpowiednie materiały pakowe a następnie izolowane skrzynie oraz załadunek skrzyń zapewni Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym Zapakowanie obiektu nastąpi zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego i autorów instalacji artystycznej. 2. Załadunek skrzyń i ich rozładunek w miejscu docelowym, w tym wniesienie do miejsca przechowywania i wystawy zapewni Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym. 3. Zabezpieczenie na czas transportu obiektu w skrzyniach i adekwatne zabezpieczenie instalacji będzie zapewnione przez Wykonawcę w porozumieniu i zgodnie z wymogami Zamawiającego. 4. Sprawdzenie i potwierdzenie danych dotyczących obiektu oraz uwzględnienie wszelkich działań koniecznych do profesjonalnego wykonania usługi na całej trasie transportu zapewni Wykonawca. 5. Wykonawca po rozpakowaniu obiektu i wykonaniu wszystkich innych czynności związanych z transportem obiektu i przekazani obiektu przedstawicielowi Zamawiającego w unternehmen mitte Gerbergasse 30 CH – 4001 w Bazylei zostawia skrzynie pod opieką unternehmen mitte Gerbergasse 30 CH – 4001 w Bazylei do momentu ich wykorzystanie podczas pakowania w drodze powrotnej. 6. Rozpakowanie obiektu zostanie wykonane przez Wykonawcę (chyba, że Zamawiający wskaże inaczej). 7. Wniesienie przesyłek na teren unternehmen mitte Gerbergasse 30 CH – 4001 w Bazylei należy uzgodnić bezpośrednio z przedstawicielem IAM.Należy w związku z tym skontaktować się z Martą Lityńską 505675476 z IAM w celu zorganizowania przyjęcia przesyłek. Zasady ogólne dotyczące transportów: 1. Sprawdzenie i potwierdzenie danych dotyczących obiektu oraz uwzględnienie wszelkich działań koniecznych do profesjonalnego wykonania usługi na całej trasie transportu. 2. Zapewnienie odpowiednich materiałów pakunkowych niezbędnych do prawidłowego zapakowania instalacji artystycznej. 3. Zapewnienie odpowiedniej ilości wyspecjalizowanych osób oraz sprzętu koniecznego do zrealizowania tych czynności. Warunki konserwatorskie: Transport musi spełniać wymogi konserwatorskie tzn.: 1. Transport i pakowanie obiektu należy przygotować w porozumieniu z właścicielami obiektu. 2. Obiekt musi być transportowany w sztywnych, izolowanych skrzyniach zapewniających ochronę przed uszkodzeniami mechanicznymi oraz stabilne warunki mikroklimatyczne na czas transportu. Wymagania dotyczące pojazdu: 1. Powinien/Powinny to być samochody ciężarowe z zawieszeniem pneumatycznym; z przestrzenią ładunkową izolowaną (Posiadający wyposażenie do unieruchamiania skrzyń i obiektu we właściwej pozycji. 2. Skrzynie duże i masywne powinny znajdować się w przedniej części skrzyni ładunkowej, lżejsze w tylnej części. 3. Zabrania się piętrowania skrzyń z obiektem. 4. W przestrzeni ładunkowej, w czasie transportu nie mogą znajdować się żadne nie umocowane przedmioty (narzędzia, skrzynki, pasy z metalowymi klamrami, wózki, itp.). Pakowanie/Załadunek/Rozładunek: 1. Wykonawca musi upewnić się, że skrzynie z obiektem można wynieść z miejsca odbioru i wnieść na miejsce wystawy bez konieczności ich rozpakowywania. 2. W przypadku obiektu, sposób pakowania oraz transportu należy skonsultować z Zamawiającym. Obiekt należy przewozić w pozycji, w której będzie wystawiany, równolegle do kierunku jazdy. 3. Obiekt należy przewozić w sztywnych (np. drewnianych) izolowanych skrzyniach klimatycznych. 4. Dopuszcza się transport w jednej skrzyni kilku skrzyń z obiektami o zbliżonym formacie, pod warunkiem umieszczenia sztywnych przekładek pomiędzy nimi i uzgodnienie takiego transportu z autorami instalacji oraz Zamawiającym 5. Wszelkie przemieszczanie obiektu w miejscu odbioru, jak również w miejscu czasowego magazynowania, należy do czynności Wykonawcy. 6. Dla zapewnienia prawidłowego pakowania, załadunku i rozładunku obiektu w transportach należy uwzględnić zaangażowanie odpowiedniej ilości wyspecjalizowanych osób oraz sprzętu koniecznego do zrealizowania tych czynności, np. podesty, podjazdy itp.