Organizacja i koordynacja konferencji dotyczącej projektu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych”

Tak

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

I. 1) NAZWA I ADRES: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, krajowy numer identyfikacyjny 10050000000000, ul. ul. Rakowiecka  2D , 02-517  Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 22 56 54 652, , e-mail ikoscielniak@archiwa.gov.pl , , faks 22 565 46 14.
Adres strony internetowej (URL): https://ndap.bip.gov.pl
Adres profilu nabywcy:
Adres strony internetowej pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna

I.3) WSPÓLNE UDZIELANIE ZAMÓWIENIA (jeżeli dotyczy):

I.4) KOMUNIKACJA:
Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów z postępowania można uzyskać pod adresem (URL)
Adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia
Dostęp do dokumentów z postępowania jest ograniczony - więcej informacji można uzyskać pod adresem
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać:
Elektronicznie

Komunikacja elektroniczna wymaga korzystania z narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja i koordynacja konferencji dotyczącej projektu „Archiwum Dokumentów Elektronicznych”
Numer referencyjny: BDG-WA.261.14.2019
Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi
II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamówienie podzielone jest na części:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia łącznie następujących części lub grup części:

Maksymalna liczba części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie jednemu wykonawcy:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i koordynacja konferencji dotyczącej systemu informatycznego „Archiwum Dokumentów Elektronicznych” obejmująca w szczególności następujące usługi: 1) przygotowanie konferencji, w tym przygotowanie i oznakowanie miejsca konferencji, 2) obsługę konferencji, w tym obsługę punktu rejestracji i szatni, 3) koordynację spraw związanych z miejscem konferencji – w tym konieczne uzgodnienia z Zamawiającym oraz Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii w zakresie godzin udostępnienia miejsca konferencji, możliwości oznakowania miejsca, usytuowania cateringu, koniecznej infrastruktury sprzętowej, 4) koordynację spraw związanych z cateringiem – w tym współpracę z podmiotem wskazanym przez Zamawiającego jako wykonawca usługi cateringowej w zakresie: godzin, sposobu przygotowania cateringu, miejsca usytuowania cateringu, 5) przygotowanie materiałów informacyjnych dla wszystkich osób uczestniczących w konferencji, 6) przygotowanie, konfekcjonowanie i rozdawanie materiałów konferencyjnych uczestnikom konferencji.

II.5) Główny kod CPV: 79952000-2
Dodatkowe kody CPV:

Kod CPV

79610000-3

39294100-0

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp: Nie
Określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu oraz warunków na jakich zostaną udzielone zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:
miesiącach:    lub dniach:
lub
data rozpoczęcia:   lub zakończenia: 2019-12-03

II.9) Informacje dodatkowe: Termin realizacji umowy od dnia jej podpisania. Termin konferencji 2-3 grudnia 2019 r. Konferencja będzie trwała 2 dni i weźmie w niej udział nie mniej niż 100, ale nie więcej niż 200 uczestników. Zamawiający w ramach prawa opcji przewiduje możliwość zwiększenia ilości uczestników nie więcej niż o 100 osób, tj. do 300 osób łącznie.

III.1) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
III.2) PODSTAWY WYKLUCZENIA
III.3) WYKAZ OŚWIADCZEŃ SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W CELU WSTĘPNEGO POTWIERDZENIA, ŻE NIE PODLEGA ON WYKLUCZENIU ORAZ SPEŁNIA WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPEŁNIA KRYTERIA SELEKCJI
III.4) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW , SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 3 USTAWY PZP:
III.5) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 1 USTAWY PZP
III.6) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 2 USTAWY PZP
III.7) INNE DOKUMENTY NIE WYMIENIONE W pkt III.3) - III.6)

IV.1) OPIS
IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony
IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:
IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:
IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:
IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu
(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)
IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:
IV.1.8) Aukcja elektroniczna
Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) Nie
Należy podać adres strony internetowej, na której aukcja będzie prowadzona:

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:
Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:
IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT
IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
IV.2.2) Kryteria

Kryteria	Znaczenie
Cena oferty brutto	60,00
Aspekty społeczne – zatrudnienie osób niepełnosprawnych w ramach realizacji zamówienia	20,00
Kryterium środowiskowe – udział włókien wtórnych w dostarczanym produkcie/produkcie wykorzystywanym do świadczenia usługi (notesy, teczki, torby)	20,00

IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp (przetarg nieograniczony)
Tak
IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne
IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem
Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert:
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe


IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego
Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań:
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:

IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego
Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

Informacje dodatkowe:

IV.4) Licytacja elektroniczna
Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej:
Data: godzina:
Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:
IV.5) ZMIANA UMOWY
Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: Tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany treści umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy: 1) w przypadku wystąpienia „siły wyższej", przy czym „siła wyższa" oznacza wydarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne i poza kontrolą Stron niniejszej Umowy, którego skutkom nie można zapobiec, występujące po zawarciu Umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z Umowy w jej obecnym brzmieniu; 2) w uzasadnionych przypadkach, jeżeli jest to istotne z punktu widzenia efektów realizacji przedmiotu Umowy; 3) w przypadku zmiany stanu prawnego, który będzie wnosił nowe wymagania w zakresie sposobu realizacji jakiegokolwiek części przedmiotu Umowy; 4) w przypadku konieczności zmiany terminów realizacji Umowy, w szczególności spowodowanej przedłużającym się czasem trwania procedury przetargowej; 5) w przypadku konieczności zmiany terminu realizacji przedmiotu Umowy wynikającej z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego; 6) w przypadku zmiany miejsca konferencji, o którym mowa w Rozdziale I pkt 3 załącznika nr 1 do umowy, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego; 7) w przypadku zmiany zasad płatności wynagrodzenia oraz sposobu wykonania przedmiotu Umowy na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. 2. Strony są uprawnione do dokonania zmian przedmiotu Umowy o łącznej wartości nieprzekraczającej 10% łącznego wynagrodzenia wskazanego w § 5 ust. 1. Zmiana dokonana zgodnie z niniejszym postanowieniem nie może prowadzić do zmiany charakteru Umowy.
IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym (jeżeli dotyczy):

Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym

IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:
Data: 2019-11-06, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
Nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> język polski
IV.6.3) Termin związania ofertą: do: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)
IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: Tak
IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
IV.6.6) Informacje dodatkowe:
Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części niniejszego zamówienia, nie zostaną mu przyznane; możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została również przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 93 ust. 1a ustawy Pzp).