Usługa koordynacji projektu - świadczenie usługi kierownika projektu pn Przedszkolaki z Naszej Gminy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Rajcza: Usługa koordynacji projektu - świadczenie usługi kierownika projektu pn Przedszkolaki z Naszej Gminy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego


Numer ogłoszenia: 228690 - 2010; data zamieszczenia: 28.07.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Gminy Rajcza , ul. Górska 1, 34-370 Rajcza, woj. śląskie, tel. 033 8643155 w. 33, faks 033 8643887.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.rajcza.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa koordynacji projektu - świadczenie usługi kierownika projektu pn Przedszkolaki z Naszej Gminy współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi Kierownika projektu pn. Przedszkolaki z Naszej Gminy realizowanym w ramach Priorytetu IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działania 9.1 Wyrównanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałania 9.1.1 Zmniejszenie nierówności w stopniu upowszechniania edukacji przedszkolnej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013 przez Urząd Gminy Rajcza finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Usługa zarządzania projektem pn. Przedszkolaki z Naszej Gminy obejmuje : - określanie planów działań w ramach projektu, - zarządzanie czasem realizacji projektu, - reprezentowanie Zamawiającego wobec osób trzecich w zakresie powierzonych spraw dot. projektu, - nadzór nad wszystkimi działaniami podejmowanymi w projekcie, - nadzór nad wydatkami dot. projektu, - nadzór nad realizacją każdego etapu przedsięwzięcia oraz personelem zatrudnionym na potrzeby projektu, - podejmowanie decyzji związanych z modyfikacją projektu, - współpraca z jednostkami zaangażowanymi w realizację projektu w tym z wybranymi referatami Urzędu Gminy Rajcza, przedszkolem w Rajczy, których projekt dotyczy, - zarządzanie merytoryczne i logistyczne projektem, w tym w zakresie promocji, rekrutacji, przygotowania zamówień publicznych oraz umów, organizacji logistycznej wprowadzanych zajęć w placówce przedszkolnej, zakupu sprzętu, wyposażenia oraz materiałów administracyjnych, sprawozdawczości i rozliczeń prowadzonych z IP, - przygotowanie i przedstawienie Wójtowi Gminy Rajcza sprawozdań z przebiegu projektu co najmniej 1 raz na kwartał, - czuwanie nad prawidłowym przebiegiem realizacji projektu zgodnym z budżetem i harmonogramem. - nadzór nad całością realizacji przedsięwzięcia i reprezentowanie go na zewnątrz zgodnie z wnioskiem i umową zawartą z Instytucja Pośredniczącą tj. Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego, - wybór podwykonawców w ramach projektu, - koordynacji rozliczeń finansowych i współpracy w tym zakresie z księgowością, - sprawdzania dowodów księgowych projektu pod względem merytorycznym, - organizowanie spotkań i pracy zespołu projektowego obsługującego Projekt; - rozwiązywanie problemów i udzielanie odpowiedzi na pytania zespołu projektowego obsługującego Projekt; - nadzór i kontrola nad prawidłowym dokumentowaniem realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz z wytycznymi w tym zakresie, - czuwanie nad prawidłowym oznaczeniem obowiązującymi logotypami dokumentacji Projektowej, materiałów promocyjnych, informacyjnych, edukacyjnych, oznaczeniem budynków i pomieszczeń w których prowadzony jest Projekt, informowaniem uczestników Projektu o współfinansowaniu Projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego; - opracowanie i przygotowanie dokumentacji dot. projektu w tym formularzy zgłoszeniowych, deklaracji, ankiet ewaluacyjnych itp., - nadzór nad monitoringiem i ewaluacją Projektu, - nadzorowanie i udział w przeprowadzeniu naboru i selekcji uczestników projektu w oparciu o przyjęte kryteria, - przygotowanie wniosków o płatność w zakresie merytorycznym, - opracowanie i przedstawienie rezultatów projektu, - analiza ryzyka - raportowanie o zauważalnych nieprawidłowościach oraz przygotowanie scenariuszy działań naprawczych, 2.4. Wykonawca zobowiązany będzie do: - świadczenia Usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy usługach zarządzania; - koordynacji działań projektu i zapewnienia płynności ich realizacji; - koordynacji rozliczeń finansowych i współpracy w tym zakresie z Wydziałem Budżetu i Finansów Zamawiającego; - wsparcia pracowników odpowiedzialnych za promocję projektu w sposób zgodny z wytycznymi w tym zakresie; - współpracy z pracownikami odpowiedzialnymi za sporządzanie wniosków o płatność oraz przekazywanie ich uprawnionym jednostkom; - niezwłocznego informowanie Zamawiającego o wszystkich faktach mających znaczenie dla realizacji Projektu, a zwłaszcza o wszystkich zagrożeniach związanych z: dotrzymaniem terminu zakończenia Projektu czy poszczególnych zadań w ramach Projektu, dotrzymanie terminu przedłożenia wniosku o płatność, zmianami w budżecie Projektu; zmianami Harmonogramu realizacji Projektu, w tym przede wszystkim zmianami mającymi wpływ na zakres, cele, czy rezultaty Projektu. - informowania Zamawiającego o wszystkich występujących oraz przewidywanych problemach w trakcie realizacji Projektu oraz wprowadzanie w uzgodnieniu z Zamawiającym i Instytucją Pośredniczącą działań zapobiegawczych i naprawczych; - aktywnego uczestnictwa w audytach kontrolnych i audycie końcowym, 2.5. W trakcie realizacji usługi Zamawiający zobowiązuje się do: - przekazania pełnej dokumentacji Projektu numer WND - POKL.09.01.01-24-101/10 pn. Przedszkolaki z Naszej Gminy, - wskazania pracowników do współpracy z Wykonawcą odpowiedzialnych w szczególności za: o przygotowywanie sprawozdań i rozliczeń dot. projektu (w części finansowo - księgowej), o prowadzenie dokumentacji finansowej i przygotowywanie sprawozdań (wniosków o płatność w części finansowej), o prowadzenie rozliczeń finansowych i współpracy w tym zakresie z księgowością Zamawiającego, o opisywania faktur i innych dokumentów księgowych wystawionych w ramach projektu, o sprawdzania dowodów księgowych projektu pod względem rachunkowym, o zapewnienia terminowej realizacji płatności zobowiązań zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem i postępem finansowym projektu, o archiwizacja dokumentacji księgowej dotyczącej projektu, o przygotowania niezbędnych dokumentów finansowych na potrzeby sporządzenia wniosków o płatność, o czynnego uczestniczenia we wszelkich kontrolach dotyczących realizacji projektu, o przestrzeganie zasad wynikających z przyjętej we wniosku o dofinansowanie oraz umowie metodologii dla rozliczenia kosztów dot. projektu, o czuwanie nad kwalifikowalnością wydatków poniesionych w ramach projektu zgodnie z wytycznymi w tym zakresie. o organizacje spotkań roboczych pracowników zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, o udział w przygotowywaniu umów zawieranych w ramach projektu, o promocję projektu w sposób zgodny z wytycznymi w tym zakresie, w tym prowadzenie promocji i upowszechniania informacji o projekcie (aktualizacja strony internetowej projektu), o udział w przeprowadzeniu naboru i selekcji uczestników projektu w oparciu o przyjęte kryteria, o weryfikację kwalifikowalności uczestników projektu, o współpracę z uczestnikami projektu oraz osobami i instytucjami zewnętrznymi zainteresowanymi projektem, o udzielanie informacji o Projekcie - telefoniczne, ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem Internetu, o prowadzenie dokumentacji osobowej uczestników projektu (ankiety osobowe, formularze, oświadczenia itp.), o udział w przygotowaniu oraz czuwanie nad realizacją prowadzonych zajęć ogólnorozwojowych oraz specjalistycznych, o prowadzenie biura projektu, o prowadzenie dokumentacji projektu, o czuwanie nad prawidłowym przepływem informacji wewnątrz jak i na zewnątrz projektu, o przygotowywanie informacji o koniecznych do wprowadzenia zmianach i korektach związanych z wdrażaniem Projektu wraz z ich uzasadnieniem, celem zatwierdzenia i dopuszczenia wnioskowanych zmian w Projekcie przez IP z zachowaniem terminów określonych w umowie o dofinansowanie Projektu; o terminowe przedstawianie na wezwanie IP wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, o utrzymywanie stałego i terminowego kontaktu z Instytucją Pośredniczącą (IP), o sprawdzanie i zatwierdzanie (rejestrowanie) korespondencji dot. projektu, - wskazania osoby do kontaktów z Wykonawcą ze strony Zamawiającego, - przygotowywania dokumentów niezbędnych do: o sporządzania wniosków o płatność, o sporządzania raportów z postępów w realizacji projektu oraz raportu końcowego. - informowania Wykonawcy o zamiarach wprowadzenia zmian organizacyjnych lub zmian w działalności Zamawiającego, które mają lub mogą mieć wpływ na przebieg realizacji projektu. 2.6. Wykonawca odpowiadać będzie wobec Zamawiającego za: - terminowe wykonywanie wszystkich czynności związanych z realizacją usługi, - poprawność przedstawianych dokumentów finansowych i dokonywanie ich opisu zgodnie z wymogami w tym zakresie (w zakresie merytorycznym), - poprawność sporządzanych rozliczeń finansowo - merytorycznych..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.42.10.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.06.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie jest wymagane

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W zakresie warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia wymagane jest posiadanie przez Wykonawcę: - wykształcenia wyższego (magisterskie) na Wydziale Europeistyki, Zarządzania lub pokrewnym, - co najmniej rocznego doświadczenia pracy w administracji samorządowej (umowa o pracę), - co najmniej dwuletniego doświadczenia na stanowisku kierowniczym w projektach współfinansowanymi ze środków UE, w tym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego; - co najmniej czteroletniego doświadczenia w realizacji projektów współfinansowanymi ze środków UE, w tym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, - co najmniej dwóch imiennych certyfikatów / zaświadczeń stwierdzających udział w szkoleniach dotyczących nowego okresu programowania na lata 2007 - 2013 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, - przeprowadzenia lub prowadzenia projektów o podobnym charakterze jako Kierownik projektu z udziałem środków UE, w tym środków Europejskiego Funduszu Społecznego W zakresie spełnienia tego warunku konieczne będzie przedłożenie przez Wykonawcę dokumentów poświadczających posiadaną wiedze i doświadczenie tj. CV Wykonawcy wraz z informacjami na temat posiadanych kwalifikacji, a także zakresu wykonywanych czynności i przebiegu pracy zawodowej, kserokopię dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz przebieg pracy zawodowej, w tym: kserokopię dyplomu ukończenia studiów wyższych, kserokopię świadectw pracy, opinii, referencji, umów; kserokopię dokumentów poświadczających udział w szkoleniach (certyfikaty/zaświadczenia). Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach dołączonych do oferty.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  1. Kserokopię dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz przebieg pracy zawodowej, w tym: kserokopię dyplomu ukończenia studiów wyższych, kserokopię świadectw pracy, opinii, referencji, umów; 2. Kserokopię dokumentów poświadczających udział w szkoleniach (certyfikaty/zaświadczenia). 3. CV Wykonawcy wraz z informacjami na temat posiadanych kwalifikacji, a także zakresu wykonywanych czynności i przebiegu pracy zawodowej - Załącznik nr 5 do SIWZ.

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

5.3 Pozostałe oświadczenia i dokumenty: a) Wypełniony formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do SIWZ. b) Wypełniony i podpisany wzór umowy - Załącznik nr 4 do SIWZ. c) W przypadku złożenia oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. d) Pełnomocnictwo udzielane osobą podpisującym dokumenty ofertowe, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.rajcza.com.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
w siedzibie zamawiającego, pokój nr 24, III piętro.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
05.08.2010 godzina 10:30, miejsce: j.w..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
do 03.09.2010.

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie