Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

Ryki: Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)


Numer ogłoszenia: 163076 - 2014; data zamieszczenia: 14.05.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Rycki , ul. Wyczółkowskiego 10A, 08-500 Ryki, woj. lubelskie, tel. 081 8657450, 8657472, faks 081 8651966.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.spryki.bip.lubelskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zrealizowanie szkolenia w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją dla pracowników jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego w ramach projektu pn. Rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie ryckim i puławskim oraz w gminach Wilków, Stężyca i Ułęż- projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Liczba uczestników szkoleń u poszczególnych beneficjentów projektu: 1) Powiat rycki (Lider): 24 godz. x 100 osób (10 grup) - łącznie 240 godzin zegarowych, w tym: a) 100 osób (10 grup x 12 godzin po max. 10 osób) w terminie od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2014 r. b) 100 osób (10 grup x 12 godzin po max. 10 osób) w terminie od 5 stycznia 2015 r. do 30 kwietnia 2015 r. 2) Powiat puławski (Partner): 32 godz. x 100 osób (10 grup) - łącznie 320 godz. zegarowych w terminie od dnia podpisania umowy do 29 sierpnia 2014 r. 3) Gmina Wilków (Partner): 32 godz. x 25 osób (3 grupy) - łącznie 96 godzin zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. 4) Gmina Stężyca (Partner): a) część I - archiwizacja dokumentów elektronicznych - 8 godz. x 19 osób (2 grupy) - łącznie 16 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. b) część II - elektroniczny obieg dokumentów - 24 godz. x 19 osób (2 grupy) - łącznie 48 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. 5) Gmina Ułęż (Partner): 32 godz. x 27 osób (3 grupy) - łącznie 96 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. Łączny czas trwania szkolenia: min. 816 godzin zegarowych. Dokładne terminy szkoleń u poszczególnych Zamawiających zostaną określone w porozumieniu z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Szkolenia przeprowadzane będą w pomieszczeniach wskazanych przez poszczególnych beneficjentów projektu. Szkolenie musi dotyczyć wersji programu, który jest użytkowany przez pracowników beneficjentów, tj. E-Studio EZD 1.2.0.4753; 1.2.2.3899 EZD; E-obieg 2.5.2.2591, E-Studio EZD 1.2.0.4918 lub nowszych. Szkolenie musi być przeprowadzone na wersji programu, który aktualnie będzie użytkowany w trakcie przeprowadzania szkolenia u danego beneficjenta. Szkolenia muszą być prowadzone metodą mieszaną tj. wykład + warsztaty. Wykonawca zapewni: 1. zorganizowanie zajęć dostosowanych do poziomu wiedzy uczestników, tak aby każda z grup szkoleniowych u poszczególnych beneficjentów projektu wypracowała co najmniej czas zajęć szkoleniowych wskazany w punkcie 3.3. 2. sprzęt niezbędny do przeprowadzenia kursu, w tym: komputery stacjonarne z monitorami (lub notebooki) z nagrywarką CD/DVD, drukarki czarno - białe i kolorowe, skaner, rzutnik i ekran, 3. pracę uczestników kursu w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją, 4. materiały szkoleniowe niezbędne do nauki teoretycznej i praktycznej treści szkolenia (m.in. materiał z kursu - skrypt w wersji drukowanej i nagrany na pamięć przenośną typu pendrive - dla każdego uczestnika szkolenia) 5. materiały biurowe takie jak: notes, długopis, teczka kartonowa na dokumenty, dla każdego uczestnika szkolenia, 6. zapoznanie uczestników przed rozpoczęciem szkolenia z programem szkolenia oraz przekazania im harmonogramu realizowanych zajęć, 7. przeprowadzenie kursu w systemie: jedna osoba = jedno stanowisko komputerowe 8. organizację zajęć w dni robocze w godzinach pracy Zamawiających, jednorazowe zajęcia trwające 8 godz. zegarowych, 9. zapewnienia uczestnikom szkolenia w trakcie każdych zajęć poczęstunku w formie serwisu kawowego (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciastka kruche, cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy) 10. przeprowadzenie ankiet oceniających efektywność i jakość szkoleń, 11. przygotowanie i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym: a) list obecności z podpisami uczestników szkolenia b) dziennika zajęć, zawierającego liczbę godzin szkolenia, tematy zajęć, nazwisko prowadzącego, c) pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych, d) wystawienie uczestnikom szkolenia dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia oraz zebranie pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór tych dyplomów, 12. stosowanie na wszystkich dokumentach (materiałach szkoleniowych, programach i harmonogramach szkolenia, listach obecności, dziennikach zajęć, zaświadczeniach itp.) oznaczenia o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z logotypami POKL - wg wzoru, który dostarczy Zamawiający, 13. przekazanie Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia szkolenia, następujących dokumentów: a) oryginałów list obecności b) oryginałów ankiet przeprowadzonych wśród uczestników c) oryginałów dzienników zajęć d) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych e) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia f) kserokopii dyplomów (zaświadczeń) o ukończeniu szkolenia poświadczonych za zgodność z oryginałem g) jednego kompletu materiałów dydaktycznych i biurowych, jakie otrzymali uczestnicy szkolenia h) oryginału sprawozdania ze zrealizowanego szkolenia. 14. Zakres tematyczny szkolenia będzie obejmował min. następujące zagadnienia: I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją u Zamawiającego 1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r. 4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne II. Rodzaje współczesnej dokumentacji 1) Dokument elektroniczny 2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie 3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw 4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną b) przesyłki na nośniku papierowym c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) 1) Pojęcia i ważne terminy 2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw 3) Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD 4) Interoperacyjność znaku sprawy 5) Akta sprawy w EZD 6) Metryka sprawy w EZD IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD 1) Zadania punktów kancelaryjnych a) otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki c) Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) - wyjątki d) wprowadzanie metadanych e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego 2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych a) dekretacja pisma - wyjątki b) dekretacja zastępcza c) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa) d) podpisanie pisma podpisem elektronicznym e) podpisanie pisma podpisem odręcznym 3) Zadania prowadzących sprawy a) zakładanie spraw b) uzupełnianie metadanych c) prowadzenie kompletnych akt sprawy d) prowadzenie metryk spraw e) sporządzanie projektów pism f) dokonywanie akceptacji, V. Korespondencja wewnętrzna w EZD 1) udostępnianie pism, 2) przekazywanie pism, VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD 1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt), 2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt), 3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt), 4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym, 6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt), 7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt), 8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, 9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, 10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego. VIII. Dyskusja W przypadku szkolenia przeprowadzanego w Gminie Stężyca - część 1 obejmie zakres wskazany w Rozdziale VII, część 2 zaś w Rozdziale III-VI i VIII zakresu tematycznego szkolenia. W przypadku Gminy Ułęż zakres szkolenia obejmuje przeprowadzenie jedynie warsztatów. 15) W związku z planowaną modernizacją systemów EZD, w trakcie szkolenia wykonawca zwróci szczególną uwagę na zagadnienia związane z: a) obsługą modułu zaawansowanej obsługi dokumentów (korespondencja seryjna i integracja z MS Office 2003+); b) obsługą modułu integracji z ePUAP; c) obsługą integracji z EWOPIS; d) obsługą wspólnego rejestru faktur i przesyłek przychodzących; e) obsługą funkcji grupowej akceptacji pism z podpisem elektronicznym..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
80.53.00.00-8, 55.52.00.00-1.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.04.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca spełni ten warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia przez niego działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej: 1 usługę szkoleniową w zakresie obsługi systemu w wersji E-Studio EZD 1.2.0.4753 lub nowszej; 1 usługę szkoleniową w zakresie obsługi systemu w wersji E-Studio EZD 1.2.2.3899; 1 usługę szkoleniową w zakresie obsługi systemu w wersji E-obieg 2.5.2.2591, oraz potwierdzi, że zostały one wykonane należycie.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować kadrą posiadającą kwalifikacje zawodowe, doświadczenie i wykształcenie niezbędne do wykonania zamówienia tj.: - dysponuje przynajmniej dwoma wykładowcami posiadającymi doświadczenie w dziedzinie zgodnej z tematyką prowadzonego szkolenia tj. co najmniej 200 godzin szkoleniowych przepracowanych lub co najmniej 2 letnie doświadczenie w tej dziedzinie. - dysponuje lub będzie dysponować osobą w charakterze zastępstwa za wykładowcę, który nie będzie mógł przeprowadzić zajęć. Osoba ta musi posiadać kwalifikacje przynajmniej równe kwalifikacjom wykładowcy.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy, na na podstawie art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w następującym zakresie: 1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację zamówienia; 2) wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej przepisów przez strony; 3) zmiana terminu realizacji zamówienia z powodu wystąpienia sytuacji uniemożliwiającej wykonanie zamówienia w terminie z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy lub innych nieprzewidzianych sytuacji; 4) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach którego realizowane jest zamówienie; 5) zmiany podwykonawcy lub zakresu zamówienia wskazanego do powierzenia podwykonawcy; 6) zmianie osób, przy pomocy których Wykonawca realizuje przedmiot umowy na inne spełniające warunki określone w siwz, zmiana taka nie wymaga aneksu do umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.spryki.bip.lubelskie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Starostwo Powiatowe w Rykach przy ul. Wyczółkowskiego 10A, 08-500 Ryki.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
22.05.2014 godzina 12:00, miejsce: Starostwo Powiatowe w Rykach przy ul. Wyczółkowskiego 10A, 08-500 Ryki, pokój 103 (sekretariat - I piętro).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. Rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie ryckim i puławskim oraz w gminach Wilków, Stężyca i Ułęż - projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie