Organizacja konferencji CIVITAS FORUM 2016 w Gdyni

Gdynia: Organizacja konferencji CIVITAS FORUM 2016 w Gdyni


Numer ogłoszenia: 120062 - 2016; data zamieszczenia: 12.05.2016

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Dróg i Zieleni w Gdyni , ul. 10 Lutego 24, 81-364 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 058 761 20 87-88; 761 20 85, faks 058 6622841.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.zdiz.gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja konferencji CIVITAS FORUM 2016 w Gdyni.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia obejmuje organizację konferencji CIVITAS FORUM 2016 w Gdyni. 2. Konferencja CIVITAS Forum jest najważniejszym wydarzeniem w kalendarzu miast członkowskich sieci miast CIVITAS i jednym z najważniejszych wydarzeń w zakresie promowania zrównoważonej mobilności miejskiej organizowanym w Europie. Konferencja łączy nie tylko reprezentantów miast CIVITAS, europejskich polityków, ale również firmy konsultingowe i ekspertów w dziedzinie mobilności miejskiej. 3. W ramach przedmiotowego zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i zapewnienia kompleksowej obsługi konferencji, w tym: a) obsługi technicznej (w tym personelu), b) obsługi usługi gastronomicznej (catering, obsługa kelnerska, wyposażenie stref gastronomicznych) w dniach 27-30.09.2016, c) organizacji spotkania partnerów projektu CIVITAS DYN@MO w dniu 27.09.2016 - tzw. Dnia 0 konferencji, d) organizacji wieczoru koktajlowego w Muzeum Emigracji w Gdyni w dniu 28.09.2016, e) organizacji ceremonii rozdania nagród CIVITAS AWARDS 2016 w dniu 29.09.2016, f) organizacji uroczystej kolacji, która odbędzie się hotelu Marriott w dniu 29.09.2016, g) organizacji oraz koordynacji wizyt studyjnych w dniu 28.09.2016 oraz 30.09.2016, h) przygotowania stoiska informacyjnego dla uczestników CIVITAS FORUM na lotnisku im. Lecha Wałęsy w dniach 26-27.09.2016. 4. Organizacja konferencji współfinansowana jest w ramach środków projektu unijnego CIVITAS DYN@MO dofinansowanego z 7 Programu Ramowego. 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowią załączniki: A, A1, A2, B do siwz. 6. Zamawiający planuje przeznaczyć na przedmiotowe zamówienie do 586 095,00 zł brutto..

II.1.5)

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.09.2016.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
14 000,00 zł, (słownie: czternaście tysięcy 00/100 złotych 00/100)

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wymagane jest wykazanie wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej: a) jednej międzynarodowej konferencji o wartości minimum 100 000 zł brutto (wartość liczona bez wpłat za udział i bez opłat za prelegentów), organizowanej dla minimum 100 osób, trwającej co najmniej 2 dni, obejmującej tłumaczenie symultaniczne oraz co najmniej dwie przerwy kawowe i dwie przerwy obiadowe (lunch), i b) jednej międzynarodowej konferencji o wartości minimum 300 000 zł brutto (wartość liczona bez wpłat za udział i bez opłat za prelegentów), organizowanej dla minimum 300 osób, trwającej co najmniej 2 dni, obejmującej tłumaczenie symultaniczne oraz co najmniej dwie przerwy kawowe i dwie przerwy obiadowe (lunch), i c) dwóch usług cateringowych, przy czym każda z tych usług musi mieć wartość co najmniej 50 000 zł brutto i obejmować jednorazowo co najmniej 350 osób. Przez usługę cateringową rozumie się catering obejmujący przykładowo obiad, przerwy kawowe, kolację albo bankiet podczas: konferencji, seminarium, warsztatów, uroczystego spotkania firmowego itp., z wyłączeniem imprez plenerowych, pikników, festynów, biesiad. Zamawiający dopuszcza wykazanie powyższych usług cateringowych jako wykonanych w ramach realizacji międzynarodowych konferencji, o których mowa w lit. a i b, pod warunkiem łącznego spełnienia warunków, określonych w lit. a, b i c, oraz załączenie dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Przez 1 dzień konferencji należy rozumieć dzień konferencji trwający co najmniej 8 godzin zegarowych, łącznie z przerwami.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wymagane jest dysponowanie co najmniej: a) dwiema osobami, pełniącymi funkcję tłumacza symultanicznego, z których każda osoba musi: - posiadać minimum 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniach symultanicznych, zdobyte po uzyskaniu kwalifikacji zawodowych, - oraz zrealizować co najmniej 150 godzin tłumaczenia ustnego konferencji i/lub sympozjum i/lub seminarium, których tematyka dotyczyła transportu. Przez kwalifikacje zawodowe Zamawiający rozumie: - posiadanie wyższego wykształcenia filologicznego lub lingwistycznego właściwego dla języka angielskiego, lub - ukończenie studiów podyplomowych z zakresu tłumaczeń właściwych dla języka angielskiego, lub - posiadanie certyfikatu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie Proficiency (zgodnie z systemem Cambridge English), lub - posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego dla języka angielskiego, lub - posługiwanie się językiem angielskim jako językiem ojczystym przy jednoczesnej biegłej znajomości języka polskiego na poziomie zaawansowanym (potwierdzonej certyfikatem Państwowej Komisji Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego), oraz b) jedną osobą, pełniącą rolę koordynatora, odpowiedzialną bezpośrednio za koordynację organizacji i realizacji konferencji, posiadającą: - co najmniej 3 letnie doświadczenie w organizacji konferencji, i - doświadczenie w koordynowaniu minimum dwóch międzynarodowych konferencji z udziałem co najmniej 200 uczestników każda, oraz c) jedną osobą, pełniącą funkcję fotografa: - posiadającą doświadczenie w wykonaniu co najmniej dwóch sesji zdjęciowych z wydarzeń z udziałem minimum 50 osób każde, przy czym każda z tych sesji musi obejmować wykonanie zdjęć indywidualnych i grupowych osób oraz zdjęć osób w ruchu. Przez wydarzenie Zamawiający rozumie wydarzenie typu: konferencja, targi, kongres, forum, sympozjum, zjazd, konwencja.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) Formularz OFERTA, wg wzoru Zamawiającego, o treści odpowiadającej Załącznikowi nr 1 do siwz. W przypadku składania oferty przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, Wykonawcy składają jeden formularz OFERTA. 2) Pełnomocnictwo zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy prawo zamówień publicznych w przypadku składania oferty przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. 3) Formularz cenowy, wg wzoru formularza Zamawiającego, stanowiącego załącznik nr 1a do siwz. 4) Wykaz dodatkowych elementów, za które Wykonawca może otrzymać punkty zgodnie z rozdz. 14 siwz, wg Załącznika nr 1b do siwz wraz z Opisem/ zdjęciem/wizualizacją oferowanego produktu/ów. 5) Dokumenty potwierdzające, że zastrzeżone w ofercie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. 6) Oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych, według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do siwz. 7) Pisemne zobowiązanie podmiotów oddających do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, w przypadku, gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Przykładowy wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 7 do siwz. Zamawiający wymaga, aby składany dokument wskazywał: - zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, - sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, - charakter stosunku, jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem, - zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. W przypadku udostępnienia: - osób zdolnych do wykonania zamówienia należy imiennie wskazać osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, - wiedzy i doświadczenia należy wskazać konkretną formę uczestnictwa w realizacji zamówienia (np. podwykonawstwo, doradztwo, konsultacje).

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 80
• 2 - Jakość, merytoryczna zawartość oferty - 20

IV.2.2)

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

zawiera wzór umowy - Załącznik 8 do siwz

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.zdiz.gdynia.pl/rzp/civitas

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
w siedzibie Zamawiającego pok. 403.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
25.05.2016 godzina 12:00, miejsce: w siedzibie Zamawiającego pok. 403.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI w sprawach merytorycznych : Urszula Domska, Alicja Pawłowska, tel. 58 764 40 02, w godz. 8.00 - 15.00, w sprawach proceduralnych : Kamila Kostkiewicz, tel. 58 761 20 86, w godz. 8.00 - 15.00. 2. Otwarcie ofert odbędzie się dnia 25.05.2016r. o godz. 12.15 w siedzibie Zamawiającego pokój nr 107. 3. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI w sprawach merytorycznych : Urszula Domska, Alicja Pawłowska, tel. 58 764 40 02, w godz. 8.00 - 15.00, w sprawach proceduralnych : Kamila Kostkiewicz, tel. 58 761 20 86, w godz. 8.00 - 15.00. 4. Organizacja konferencji współfinansowana jest w ramach środków projektu unijnego CIVITAS DYN@MO dofinansowanego z 7 Programu Ramowego. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Od dnia podpisania umowy do 30.09.2016r. Szczegółowe informacje dotyczące terminów wykonania poszczególnych etapów i elementów zamówienia określa załącznik A do siwz..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie