Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym

Siedlce: Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym


Numer ogłoszenia: 5371 - 2014; data zamieszczenia: 09.01.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 530574 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Siedlce, Skwer Niepodległości 2, 08-110 Siedlce, woj. mazowieckie, tel. 25 794 37 86, faks 25 794 37 18.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta Siedlce w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania oraz ich ewentualnych zwrotów od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r. z opłatą z dołu, zwanych dalej usługą, zgodnie ze szczegółowym zestawieniem: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529). 2.Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g a) zwykłe miejscowe - przesyłka nierejestrowana wysyłana na terenie Województwa Mazowieckiego b) zwykłe zamiejscowe - przesyłka krajowa nierejestrowana wysyłana poza teren Województwa Mazowieckiego c) polecone miejscowe - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, wysyłana na terenie Województwa Mazowieckiego d) polecone zamiejscowe - przesyłka krajowa rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, wysyłana poza teren Województwa Mazowieckiego e) polecone miejscowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, wysyłana na terenie Województwa Mazowieckiego f) polecone zamiejscowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa krajowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, wysyłana poza teren Województwa Mazowieckiegog)przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (gabaryt A i B) a)ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c)paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,d)ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.4. Przewidywana liczba przesyłek oraz zwrotu przesyłek nieodebranych w okresie trwania umowy tj. od dnia 1.01.2014 do dnia 31. 12.2014 r.(12 mcy), zawarto zaproszeniu do negocjacji. Podane przez Zamawiającego liczby i rodzaje poszczególnych pozycji przesyłek mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu nie nadania przez Zamawiającego przewidywanej ilości i rodzaju przesyłek. 6. Wszelkie inne usługi, związane z usługami pocztowymi, a nie wymienione w powyższym wykazie, winny być rozliczane po cenie nie wyższej niż określono w dostępnym publicznie (opublikowanym na stronie internetowej Wykonawcy) aktualnym cenniku usług pocztowych Wykonawcy w dniu nadania przesyłki. 7. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 8. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę wymogów ustawowych w zakresie obsługiwania (zwrotnego potwierdzenia odbioru) stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071, z późn. zmianami). 9. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w zdaniu 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe w drzwiach mieszkania. W razie niemożności doręczenia pisma operator postępuje w sposób wskazany poniżej: Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w ww. miejscu, przedstawiciel Wykonawcy umieszcza w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Sposób doręczenia stosuje się odpowiednio. Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. 10. Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania w każdy dzień roboczy w nw. lokalizacji:Urząd Miasta Siedlce, ul. Skwer Niepodległości 2, O8-110 Siedlce, Kancelaria Ogólna pok. 30 zwrotów przesyłek pocztowych nieodebranych przez adresatów, przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego. 11. Zamawiający wymaga aby przesyłki pocztowe przygotowane do nadania odbierane były bezpośrednio z siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze w godz. od 14:30 do 15:30. Odbiór przesyłek musi być przeprowadzany przez Wykonawcę lub podmiot upoważniony przez Wykonawcę. 12. Zamawiający wymaga aby z treści dowodu nadania jednoznacznie wynikało, iż nadawcą jest Urząd Miasta Siedlce. Dodatkowo Zamawiający wskazuje Urząd Stanu Cywilnego i Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Miasta Siedlce jako jednostki Urzędu Miasta Siedlce z których pieczęcią adresową będzie nadawana korespondencja. 13. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę podpisem i datą na Zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usług Wykonawcy. Nadanie przesyłek w placówce nadawczej Wykonawcy potwierdzone będzie pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej. Wzór książki nadawczej zostanie uzgodniony z Wykonawcą. 14. Doręczanie przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 9:00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Zamawiającego. Odbiór przesyłek rejestrowanych przychodzących na adres Zamawiającego podlega udokumentowaniu. 15. Na zestawieniu ilościowym rejestrowanych przesyłek pocztowych, Zamawiający potwierdzi odbiór przesyłek, przystawiając pieczątkę oraz składając podpis i datę. Wzór zestawienia przesyłek dostarczonych zostanie uzgodniony z Wykonawcą. 16. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i ewentualnie paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 17. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Jednak w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń, z braku możliwości ich usunięcia w dniu nadania - nadanie następuje w dniu następnym. 18. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 19. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795, z późn. zm.). 20. Zamawiający będzie korzystał z własnych (zgodnie z przepisami prawnymi obowiązującymi Zamawiającego) oraz gotowych, udostępnionych nieodpłatnie przez Wykonawcę wzorów druków ZPO - zwrotne potwierdzenie odbioru. 21. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wypełnienie rubryk dla niego przeznaczonych, figurujących w ZPO ściśle według ich opisu. W przypadku braku opisu lub błędów w opisach rubryk z ZPO przeznaczonych dla Wykonawcy, Zamawiający może wnieść skargę zgodnie z rozdziałem 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz 1529). 22. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529) i postanowieniami umowy. 23. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
64.11.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
30.12.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Poczta Polska Spółka Akcyjna, ul. Stawki 2, 00-940 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 299841,30 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  349942,27

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  349942,27
  / Oferta z najwyższą ceną:
  349942,27

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  uzasadnienie prawne - Zgodnie z art. 67 ust. 1, pkt.1 lit. a ustawy Pzp Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Z przyczyną o charakterze obiektywnym należy utożsamić takie okoliczności, które w sposób obiektywny pozwalają na wykluczenie możliwości wykonania usługi przez inne podmioty. - uzasadnienie faktyczne - Ustawa Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012, poz. 1529) wprowadza zmiany do innych ustaw, w tym m.in. ustawy kodeks postępowania administracyjnego, prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, kodeks postępowania cywilnego oraz ordynacji podatkowej, zgodnie z którym to dla zachowania odpowiednich terminów w zakresie doręczeń znaczenie będzie miało nadanie pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r - Prawo pocztowe. Na mocy art. 178 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012, poz. 1529) Poczta Polska S.A. przez okres 3 lat od wejścia w życie ustawy tj. od 1 stycznia 2013r. pełni obowiązki operatora wyznaczonego. Zgodnie z art. 17 ustawy Prawo Pocztowe tylko potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę pocztową operatora wyznaczonego ma moc dokumentu urzędowego i moc jego doręczenia. Mając na uwadze dokonaną analizę danych dot. ilości wysyłanych przez Urząd Miasta Siedlce przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych można stwierdzić, że ok. 90 % przesyłek stanowią przesyłki rejestrowane. Biorąc powyższe pod uwagę tylko nadanie przesyłek rejestrowanych w placówce operatora wyznaczonego tj. Poczty Polskiej SA zapewnić może przewidziany prawem skutek potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) oraz skutek nadania w placówce pocztowej (moc doręczenia). Zważywszy na powyższe zachodzą więc okoliczności, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt. 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. usługi pocztowe w zakresie przesyłek rejestrowanych mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Przyczyna o obiektywnym charakterze wynika również z art.46 oraz art. 54 ustawy Prawo pocztowe. Zamawiający jest jednostką sektora finansów publicznych - Gminą - Miastem Siedlce. Do jego zakresu działania należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów. Z uwagi na swoją działalność korespondencja nadawana jest na teren całego kraju i za granicą. W obecnym stanie faktycznym wyłącznie operator wyznaczony, a więc Polska Poczta S.A. zapewnia usługę operatora publicznego na obszarze całego kraju i za zagranicą (art.46 prawa pocztowego). Operator wyznaczony zgodnie z art.54 Prawa Pocztowego może stosować taryfy specjalne, niższe od obowiązujących w powszechnym cenniku usług pocztowych w stosunku do nadawców nadających znaczną liczbę przesyłek. Zamawiający wyjaśnia, że w dniu 17 grudnia 2013 r. unieważnił przetarg nieograniczony na świadczenie usług pocztowych na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych - cena najkorzystniejszej oferty przewyższała kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia i nie było możliwości zwiększenia tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty. Ofertę złożył tylko 1 wykonawca - Poczta Polska S.A. Biorąc pod uwagę powyższe, zasadnym jest udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki i podjęcie negocjacji z wykonawcą. W rozumieniu ustawy Prawo pocztowe podmioty należące do sektora finansów publicznych nie są zaliczane do kategorii nadawcy masowego, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy Prawo pocztowe, rozwiązanie to oznacza, że usługi pocztowe świadczone na rzecz tych podmiotów będą mogły być realizowane w ramach usług powszechnych. Świadczenie usług powszechnych jest możliwe tylko przez operatora wyznaczonego, przy jednoczesnym zapewnieniu gwarancji jakości tych usług, regulowanej Prawem Pocztowym oraz zachowaniu przewidzianych prawem skutków doręczenia i charakteru dokumentu urzędowego przesyłek. Ilość przesyłek nierejestrowanych wykluczonych spod obowiązku przesyłania przez operatora wyznaczonego nadawana przez Urząd Miasta Siedlce jest znikoma. Biorąc pod uwagę względy organizacyjne właściwym jest realizowanie wszystkich obu usług przez jednego operatora.