Przeprowadzenie audytu finansowego w projektach: Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00001 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali; Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00005 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali

Katowice: Przeprowadzenie audytu finansowego w projektach: Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00001 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali; Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00005 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali


Numer ogłoszenia: 345586 - 2011; data zamieszczenia: 21.10.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Główny Instytut Górnictwa , pl. Gwarków 1, 40-166 Katowice, woj. śląskie, tel. 032 2581631-9, faks 0322596533.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.gig.katowice.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie audytu finansowego w projektach: Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00001 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali; Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00005 przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi dwóch audytów finansowych następujących projektów: 1. Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX. Projekt jest realizowany przez konsorcjum w skład którego wchodzą: Rock Mechanics Technology Limited RMT LTD z siedzibą w Burton-On-Trent Wielka Brytania jako koordynator projektu, UK Coal Mining LTD z siedzibą w Doncaster Wielka Brytania, University of Nottingham z siedzibą w Nottingham w Wielkiej Brytani, DMT GMBH & Co KG z siedzibą w Essen Niemcy, Technische Universitaet Clausthal z siedzibą w Clausthal-Zellerfeld Niemcy, Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach, Katowicki Holding Węglowy SA z siedzibą w Katowicach. Audyt dotyczy kosztów poniesionych przez Główny Instytut Górnictwa, wartość kosztów kwalifikowanych wg kontraktu wynosi 377 592 Euro. Cel projektu: Celem realizacji Projektu jest badanie, zidentyfikowanie oraz rozwój praktycznych sposobów i metod, których zastosowanie poprawi współczynnik wykorzystania złoża węgla kamiennego w głębokich kopalniach europejskich, przy zachowaniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa oraz efektywności pracy. Termin realizacji projektu: 01.07.2008 r. - 30.06.2011 r. Przedmiot zamówienia - audyt finansowy projektu - należy przeprowadzić zgodnie z zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu, oraz zasadami obowiązującymi w projektach współfinansowanych z Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali, a w szczególności z umową grantową z Komisją Europejską. 2. Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET. Projekt jest realizowany przez konsorcjum w skład którego wchodzą: DMT GMBH & CO KG z siedzibą w Essen Niemcy jako koordynator projektu, Institut National De L Environnement Et Des Risques Ineris z siedzibą w Verneuil en Halatte Francja, Asociacion Para La Investigacion Y Desarrollo Industrial De Los Recursos Naturales - Aitemin z siedzibą Madryt Hiszpania, Główny Instytut Górnictwa z siedzibą w Katowicach, Hulleras Del Norte Sa - HUNOSA z siedzibą w Oviedo. Projekt ustanowiony jest w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali. Audyt dotyczy kosztów poniesionych przez Główny Instytut Górnictwa, wartość kosztów kwalifikowanych wg kontraktu wynosi 320.000 Euro. Cel projektu: Celem realizacji Projektu jest wsparcie programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali przez promowanie korzyści odnoszących się do efektywnej ochrony środowiska, ochrony poziomu wód, oczyszczania wód odprowadzanych z kopalń oraz redukcji emisji gazów cieplarnianych. Termin realizacji projektu: 01.07.2008 r. - 30.06.2011 r. Przedmiot zamówienia - audyt finansowy projektu - należy przeprowadzić z zgodnie z powszechnie uznawanymi, międzynarodowymi standardami audytu, oraz zasadami obowiązującymi w projektach współfinansowanych z Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali, a w szczególności z umową grantową z Komisją Europejską. Uwaga dotyczy zarównoa audytu IMPREX jak i FLOMINET: - umowa i załączniki do umowy z Komisją Europejską sporządzone są w języku angielskim, - wytyczne do Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali sporządzone są w języku angielskim, - raporty finansowe - sporządzone są w języku angielskim. II. Zakres działań Celem zamówienia audytu projektu, jest wydanie Certyfikatu kontroli sprawozdania finansowego (Certificate on Financial Statement), sporządzonego w języku polskim i angielskim w 4 egzemplarzach dla każdego projektu osobno w zakresie: 1. wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2. realizacji kosztów i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie grantowej; 3. wykorzystania środków finansowych pod kątem zgodności z przepisami prawa; 4. poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych. III. Podejście Audytu 1. Audyt powinien być przeprowadzony na podstawie powszechnie akceptowanych standardów audytu. 2. Audytor jest zobowiązany do należytego dokumentowania przeprowadzonych czynności. 3. Na podstawie przeprowadzonych czynności audytorskich oraz opracowanej dokumentacji Audytor jest zobowiązany do przygotowania pisemnego certyfikatu z kontroli sprawozdania finansowego i przekazania go Zamawiającemu. 4. Certyfikat określać będzie, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.. 5. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostek realizujących projekt. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść certyfikatu. 6. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie: 1) zgodności realizacji projektu z umową grantową; 2) poprawności księgowania kosztów poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności kosztów, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) kwalifikowalność kosztów i wpływów do projektu ujętych w sprawozdaniach finansowych; 4) wiarygodności sprawozdań finansowych z realizacji projektu; 5) przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości; 6) wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów. 7. Certyfikat z audytu musi zawierać co najmniej: - oznaczenie certyfikatu; - datę jego sporządzenia; - nazwę i adres oraz dane jednostki; - nazwę, akronim i numer projektu; - oświadczenie Audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki; - oświadczenie Audytora, że pomiędzy nim a zleceniodawcą lub osobą trzecią, której koszty są zgłaszane, nie występuje konflikt interesów w zakresie wystawianego certyfikatu. - imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu; - cele audytu; - podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; - termin, w którym przeprowadzono audyt; - zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem; - ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem; - informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; - zaprezentowanie wyników badania, - podpisy audytorów uczestniczących w audycie; - podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Zamawiający nie narzuca audytorowi, biegłemu rewidentowi sposobu doboru próby i metodologii stosowanej podczas audytu. Wydany certyfikat z kontroli sprawozdania finansowego dotyczy projektu w zakresie realizowanym przez Zamawiającego. Partnerzy projektu przeprowadzają odrębne audyty finansowe..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 15.02.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca musi wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał lub wykonuje co najmniej 2 audyty w zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku, o którym mowa powyżej Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą: wykaz wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług podobnych do przedmiotu zamówienia z podaniem wartości projektu podlegającemu audytowi, rodzaju (przedmiotu, zakresu), daty wykonania oraz nazwy i adresu odbiorcy - sporządzonego wg załącznika nr 6 - Doświadczenie zawodowe. Zamawiający wymaga wskazania co najmniej 2 audytów w zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia. Zamawiający dokona oceny spełniania warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunku: Wykonawca musi wykazać dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (minimum 2), tj. wykaże, że osoby które będą wykonywać zamówienie posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu lub przedstawić pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia. Oferent winien wykazać się dysponowaniem osobami spełniającymi następujące wymogi: - mają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; - ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; - nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; - posiada wyższe wykształcenie; - posiada jedną z wymienionych niżej kwalifikacji do przeprowadzania audytu: 1) jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub 2) złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub 3) uprawnienia biegłego rewidenta, lub 4) dwuletnią praktykę w zakresie audytu i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku, o którym mowa powyżej Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą: a) wykaz osób (minimum dwie), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych niezbędnych dla wykonania zamówienia, doświadczenia a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami - zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ. b) do wykazu należy dołączyć certyfikaty, dyplomy, zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje i uprawnienia (odpowiedni certyfikat, lub dyplom audytora, lub uprawnienia biegłego rewidenta, lub dyplom studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego wraz z zaświadczeniem o dwuletniej praktyce w zakresie audytu wewnętrznego). c) Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca spełni powyższy warunek, jeśli złoży oświadczenie z art. 22 ust.1 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku, o którym mowa powyżej Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą: Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 3 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania warunku wg formuły spełnia/nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Oświadczenie, że Wykonawca zapoznał się z warunkami zamówienia i z załączonym wzorem umowy oraz, że przyjmuje ich treść bez żadnych zastrzeżeń - na formularzu oferty - zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ. 2. Wyrażenie zgody na 30-dniowy termin płatności - zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ. 3. Pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania Wykonawcy/ów ubiegającego/cych się o udzielenie zamówienia publicznego. Jeżeli Wykonawca działa przez pełnomocnika, to pełnomocnictwo winno zostać dołączone do oferty i posiadać formę oryginału lub kopii uwierzytelnionej przez notariusza.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zgodnie z art. 144 ustawy PZP przewiduje możliwość istotnych zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z warunkami podanymi poniżej: - z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, - z powodu okoliczności siły wyższej, - z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie usług, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron. - zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy. - z powodu ustawowej zmiany stawki podatku VAT, strony dostosują wskazaną w umowie stawkę do obowiązujących przepisów prawa i odpowiednio podwyższą lub obniżą wynagrodzenie brutto, kwota netto pozostaje stała. - gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektów w ramach których realizowana jest dana część zamówienia.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.gig.eu

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Główny Instytut Górnictwa 40-166 Katowice, Plac Gwarków 1, Zespół Inwestycji i Remontów pok. 9a budynek B.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
03.11.2011 godzina 12:00, miejsce: Główny Instytut Górnictwa 40-166 Katowice, Plac Gwarków 1, Zespół Inwestycji i Remontów pok. 9a budynek B.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1. Improved Extraction Ratios for Deep Coal Mines, akronim IMPREX, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00001, przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali. 2. Flooding Management for underground coal mines considering regional mining networks, akronim FLOMINET, nr kontraktu RFCR-CT-2008-00005, przyznanego w ramach Programu badawczego Funduszu Badawczego Węgla i Stali..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak