Obsługa bankowa budżetu Gminy-Miasto Działdowo i jednostek organizacyjnych w okresie od 2 września 2020 r. do 1 września 2024 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi związane z obsługą bankową budżetu Gminy-Miasto Działdowo i jednostek organizacyjnych, obejmujące w szczególności: 1) otwarcie rachunków bankowych, 2) zamknięcie rachunków bankowych 3) prowadzenie rachunków bankowych z zachowaniem tajemnicy wynagrodzeń, 4) rachunki VAT 5) korzystanie z mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment) 6) przelewy papierowe na rachunki w innych bankach, 7) przelewy papierowe na rachunki we własnym banku 8) przelewy elektroniczne na rachunki we własnym banku, 9) przelewy elektroniczne na rachunki w innych bankach, 10) przelewy w systemie SORBNET, 11) przelewy w systemie natychmiastowym Express Elixir 12) obsługa płatności masowych – wirtualne rachunki kontrahenckie 13) zlecenie polecenia wypłaty za granicę, 14) wpłaty gotówkowe, 15) wpłaty gotówkowe bilonu, w formie zamkniętej, 16) terminale płatnicze, 17) wypłaty gotówkowe, 18) wypłaty gotówkowe świadczeń pomocy społecznej, świadczeń wychowawczych i rodzinnych, 19) bezpieczny system bankowości elektronicznej, 20) wyciągi bankowe 21) blankiety czekowe lub elektroniczna dyspozycja wypłaty, 22) zaświadczenia bankowe, 23) bezpieczne koperty do wrzutni, 24) udzielenie Gminie obrotowego, odnawialnego kredytu krótkoterminowego w trakcie roku budżetowego ze spłatą do końca każdego roku budżetowego. dla Gminy-Miasto Działdowo oraz niżej wymienionych jednostek organizacyjnych W przypadku łączenia, podziału, przekształcania jednostek organizacyjnych, Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Budżet Gminy-Miasto Działdowo wg stanu na dzień 14.05.2020 r. wynosi: Dochody – 111.245.188,74 zł Wydatki – 113.372.873,18 zł Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy-Miasto Działdowo objętych postępowaniem przetargowym: 1) Urząd Miasta Działdowo, 2) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Działdowie, 3) Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Działdowie, 4) Szkoła Podstawowa nr 1 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Króla Władysława Jagiełły w Działdowie, 5) Szkoła Podstawowa nr 2 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Królowej Jadwigi w Działdowie, 6) Szkoła Podstawowa nr 3 im. Bronisława Malinowskiego w Działdowie 7) Zespół Szkół nr 2 im. Jana Pawła II w Działdowie, 8) Przedszkole nr 1 im. Jana Brzechwy w Działdowie, 9) Przedszkole nr 3 w Działdowie, 10) Przedszkole nr 4 w Działdowie, 11) Przedszkole nr 5 w Działdowie, 12) Samorządowy Zakład Budżetowy Miejska Służba Drogowa w Działdowie, 13) Muzeum Pogranicza w Działdowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Gmina-Miasto Działdowo jest posiadaczem wszystkich rachunków bankowych, a jednostki organizacyjne są ich użytkownikami (dysponentami), z którymi będą zawierane odrębne umowy. Wyjątek stanowi Muzeum Pogranicza w Działdowie jako posiadająca osobowość prawną instytucja kultury, która będzie posiadaczem i dysponentem, 2) otwarcie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych podstawowych, pomocniczych, depozytowych, dotacyjnych, środków zewnętrznych w tym funduszy unijnych (otwarcie rachunków powinno nastąpić najpóźniej od dnia 1 sierpnia 2020 r.), 3) utworzenie rachunków VAT i powiązanie ich z rachunkami rozliczeniowymi według schematu wskazanego przez Zamawiającego i jego jednostki budżetowe, 4) realizacja poleceń przelewów w formie papierowej w banku oferenta i innych bankach, 5) realizacja poleceń przelewów w formie elektronicznej w banku oferenta i innych bankach, 6) przyjmowanie wpłat gotówkowych w placówce, w przypadku gdy nie posiada placówki, zobowiązany jest do utworzenia i uruchomienia na terenie miasta placówki, która zapewni pełną obsługę budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych od dnia 1.09.2020 r., 7) przyjmowanie wpłat gotówkowych pochodzących z parkometrów, w bilonie, w formie zamkniętej, realizowane w placówce lub do wrzutni, z możliwością wykorzystania wrzutni on line, 8) dokonywanie wypłat gotówkowych w placówce, w przypadku gdy nie posiada placówki, zobowiązany jest do utworzenia i uruchomienia na terenie miasta placówki, która zapewni pełną obsługę budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych od dnia 1.09.2020 r., 9) udostępnienie elektronicznego systemu obsługi wraz z niezbędnymi urządzeniami takimi jak: tokeny, karty, czytniki kart itp., bezpłatne przeszkoleniem pracowników wszystkich jednostek oraz usługę serwisową, przy czym system ten zapewni importowanie zleceń płatniczych z programu płacowego w kilku popularnych formatach, z zachowaniem tajemnicy wynagrodzeń i danych osobowych, 10) możliwość sporządzania wyciągów bankowych poprzez elektroniczny system obsługi, bądź wydanie wyciągów w formie papierowej za dzień poprzedni do godz. 11-tej, 11) możliwość uzyskania informacji o stanie rachunków w dowolnym momencie dnia, 12) możliwość uzyskania informacji (podglądu) przez Gminę o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek, 13) możliwość weryfikacji rachunków na „Białej liście” VAT, 14) bezterminowy dostęp do historii operacji na rachunkach bankowych w systemie bankowości elektronicznej, 15) wydawanie blankietów czekowych bądź możliwość elektronicznej dyspozycji podjęcia gotówki, 16) wydawanie zaświadczeń i opinii, 17) zapewnienie dokonywania operacji bankowych do ostatniego dnia roku kalendarzowego, 18) wykonawca będzie dokonywał comiesięcznej kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, 19) wykonawca stworzy możliwość lokowania wolnych środków znajdujących się na rachunku podstawowym Gminy w postaci lokat terminowych, dla których oprocentowanie będzie negocjowane bezpośrednio przed założeniem lokaty, 20) wykonawca stworzy możliwość wyliczenia odsetek od poszczególnych sum na rachunku depozytowym, 21) wykonawca zapewni „zerowanie” rachunków Zamawiającego i jednostek budżetowych, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami tych jednostek, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku kwot pozostałych na rachunkach wymienionych w dyspozycjach wraz z naliczonymi odsetkami na wskazane rachunki bankowe budżetu Gminy, wraz z opisem operacji wskazanym przez Zamawiającego i jednostki budżetowe. Zamawiający zakłada, że zerowanie może nie obejmować wszystkich rachunków, 22) wykonawca jest zobowiązany do zwolnienia z opłat i prowizji wszystkich wpłat gotówkowych dokonywanych przez interesantów na rachunki gminy i jednostek organizacyjnych, z zachowaniem odrębnych zasad dotyczących usług na rzecz klientów MOPS, 23) za prowadzenie obsługi bankowej Zamawiający będzie uiszczał miesięczną opłatę ryczałtową, która będzie wielkością stałą w całym okresie obowiązywania umowy i będzie uiszczana do końca każdego miesiąca, 24) koszty związane z prowadzeniem rachunków jednostek będą opłacane przez te jednostki w ramach ich planów finansowych, 25) opłata ryczałtowa określona w ofercie będzie obejmowała cały okres obowiązywania umowy, 26) przed podpisaniem umów zostanie ona podzielona na jednostki i ustalona miesięczna wysokość opłaty dla każdej z nich, 27) wykonawca jest zobowiązany do udzielenia krótkoterminowego kredytu obrotowego odnawialnego na pokrycie przejściowego deficytu budżetu, na podstawie odrębnego wniosku, do wysokości ustalanej corocznie w budżecie gminy. Wykonawca w tym celu otworzy odrębny rachunek techniczny dedykowany do obsługi kredytu. Uruchomienie kredytu nastąpi na podstawie odrębnej dyspozycji Zamawiającego złożonej elektronicznie. Spłata kredytu nastąpi na podstawie dyspozycji spłaty (jednej lub wielu) przez Zamawiającego nie później niż do 31 grudnia każdego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy do 01 września 2024 r. Oprocentowanie kredytu naliczane będzie w oparciu o stawkę WIBOR 1M ustaloną jako średnią notowań za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy powiększoną o stałą marżę banku obejmującą wszelkie koszty obsługi kredytu. Odsetki będą naliczane od faktycznie wykorzystanych środków kredytu. Zapłata odsetek nastąpi do dnia 15 następnego miesiąca, na podstawie pisemnej informacji banku nadesłanej w terminie do 7 dnia następnego miesiąca, na podstawie dyspozycji Zamawiającego. Spłata odsetek za m-c grudzień nastąpi najpóźniej do 31 grudnia roku budżetowego a w ostatnim roku obowiązywania umowy do 01 września 2024 r. 28) udostępnienie systemu płatności masowych: - zapewnienie dostępności usługi identyfikacji kontrahentów poprzez umieszczenie indywidualnych oznaczeń o numerze rachunku o charakterze wirtualnym oraz zapewnienie współpracy tej usługi ze zintegrowanym systemem informatycznym finansowo-księgowym Zamawiającego, 29) umożliwienie dokonywania płatności przez kontrahentów na rzecz zamawiającego za pomocą kart płatniczych: - wykonawca zainstaluje 5 terminali w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego: -2 terminale stacjonarne w UM w terminie od 01 września 2021 r. -3 w MOSiR od 02 września 2020 r. (2 stacjonarne, 1 mobilny), - wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznej wymiany terminala w przypadku jego awarii, nie później niż następnego dnia roboczego, - wykonawca zobowiązuje się do przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi terminali, 30) Wymagania dotyczące zakresu usług świadczonych w ramach wypłat gotówkowych świadczeń pomocy społecznej, świadczeń wychowawczych i rodzinnych dla klientów MOPS: a) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej powierza Bankowi wypłatę świadczeń pieniężnych dla osób zarejestrowanych w MOPS i zamieszkałych na terenie miasta, b) Bank zobowiązuje się do utworzenia subkont beneficjentom MOPS, które będą zasilane środkami pieniężnymi MOPS, c) Bank wypłaca świadczenia osobom zarejestrowanym w MOPS z subkont klientów zgodnie z ich zasileniem i dniem wypłaty świadczenia, d) Bank zobowiązuje się do wypłaty świadczeń z zachowaniem szczególnych zasad ochrony danych osobowych beneficjentów, uniemożliwiając osobom nieupoważnionym do wglądu w dane osobowe i kwotę wypłacanych świadczeń innych beneficjentów MOPS, e) Celem ułatwienia obsługi interesantów, MOPS zobowiązuje się do sporządzenia pliku elektronicznego wypłat z podziałem na zasilenie poszczególnych subkont beneficjentów, rodzajem świadczeń i dniem wypłaty, f) Wszystkie wypłaty świadczeń dokonywane będą przez cały miesiąc od pierwszego do ostatniego dnia każdego miesiąca, g) W przypadku sald niezerowych subkont petentów Bank zobowiązuje się do sporządzania miesięcznych zestawień z uwzględnieniem imienia i nazwiska petenta, kwot, daty i nr list oraz rodzaju niepobranego świadczenia. Rozliczenie niepobranych świadczeń będzie następować do 15 dnia każdego następnego miesiąca, wyjątek stanowi ostatni miesiąc roku, gdyż rozliczenie należy złożyć do 26 grudnia, h) MOPS zastrzega sobie możliwość żądania zwrotu -na podstawie pisemnego wniosku, niepobranych świadczeń z subkont petentów na konto podstawowe Ośrodka, i) MOPS zobowiązuje się do dostarczenia list w formie plików elektronicznych wypłat do Banku na dzień przed planowanym terminem wypłat oraz przelew środków na udostępnione w tym celu subkonto w przeddzień przed planowanym terminem wypłat, j) Świadczenia wypłaca się uprawnionemu osobiście, po okazaniu dowodu osobistego lub osobie upoważnionej do odbioru świadczenia za inną osobę. W przypadku zagubienia dokumentu tożsamości dopuszcza się możliwość wypłaty świadczenia na podstawie zaświadczenia wydanego przez upoważniony do tego organ, k) Bank w całości ponosi odpowiedzialność za wypłatę należnych świadczeń według zasilonych subkont. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości co do autentyczności dokumentów stanowiących podstawę przelewu świadczeń oraz tożsamości osoby zgłaszającej się po odbiór świadczenia pieniężnego, bądź autentyczności upoważnienia należy niezwłocznie poinformować MOPS o zaistniałych wątpliwościach. Wypłata zakwestionowanego świadczenia może nastąpić po uzyskaniu pisemnej dyspozycji osoby upoważnionej, l) MOPS zastrzega sobie prawo zablokowania wypłaty w przypadku stwierdzenia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczenia osobie uprawnionej - przed dokonaniem wypłaty przez Bank, m) Bank zobowiązuje się do dokonania zwrotu nienależnie przelanego zasiłku na konto MOPS na podstawie wystawionego przez niego dokumentu, odblokowanie wypłaty może nastąpić na podstawie pisemnej dyspozycji MOPS, n) W przypadku błędnego przelewu dokonanego przez MOPS i na jego żądanie, Bank zobowiązuje się do cofnięcia dyspozycji przelewu o ile nie został on już zrealizowany przez Bank do innych Banków, o) Bank zobowiązuje się do realizacji czeków, w tym przychodzących z zagranicy, p) Bank zobowiązuje się do zwolnienia z pobierania prowizji od wszystkich wpłat gotówkowych dokonywanych przez interesantów na rachunek bankowy MOPS. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu, złożył w terminie do 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, projekt umowy, który będzie uwzględniał wszystkie warunki określone w SIWZ. Zamawiający nie będzie związany przedstawionym przez Wykonawcę projektem umowy i zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do tego projektu, przed podpisaniem umowy w wersji ostatecznej. Oferty proponujące jedynie wykonanie niektórych elementów zamówienia zostaną odrzucone. Szacowane dane ilościowe obejmujące rok budżetowy: - bieżąca liczba rachunków – 78 - liczba przelewów w formie papierowej – 9 - liczba przelewów elektronicznych – we własnym banku 25.079, w innych bankach 43.075 - roczna kwota wpłat gotówkowych – 2.104 tys. zł - roczna kwota wpłat gotówkowych w formie zamkniętej (głównie bilon)– na kwotę 186 tys. zł - roczna kwota wypłat gotówkowych – 487 tys. zł - liczba blankietów czekowych – 266 - liczba tokenów (czytników, kart identyfikacyjnych itp.) -51 - liczba terminali płatniczych – 5 (1 mobilny, 4 stacjonarne) - liczba jednostek, w których należy zainstalować system elektronicznej obsługi – 9 - liczba wirtualnych rachunków kontrahenckich – 7800 - liczba wyciągów bankowych - 5720 - kwota wypłacanych gotówkowo świadczeń pomocy społecznej, rodzinnych i wychowawczych realizowanych przez MOPS – 1.016 tys. zł (2.296 wypłat) - liczba stanowisk na których będzie udostępniona elektroniczna obsługa bankowa – 29 - liczba użytkowników wprowadzających dane do systemu – 25 - liczba użytkowników akceptujących transakcje - 26 2) Materiały dotyczące budżetu Gminy-Miasto Działdowo oraz sprawozdawczości są zamieszczone na stronie BIP www.bip.dzialdowo.eu w zakładce: prawo lokalne/budżet i wieloletnia prognoza Zamawiający stosownie do art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie zawiera cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1* ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Rodzaj czynności (niezbędnych do wykonania zamówienia), co do których wykonania Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia: - wykonywanie czynności rachunkowo-księgowych (w tym obsługa kas) oraz kontakt z Zamawiającym. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób. Zamawiający wymaga: 1) aby wykonawca przedłożył oświadczenie, iż osoby skierowane do realizacji zamówienia, o których mowa w pkt 5.5.2, są zatrudnione na umowę o pracę. Oświadczenie powinno być złożone najpóźniej w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy i powinno zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, okres zatrudnienia, stanowisko i zakres czynności dla każdej osoby skierowanej do realizacji zamówienia. Zamawiający na każdym etapie realizacji zamówienia może żądać kopii umów o pracę i/lub innych dokumentów z których jednoznacznie będzie wynikać, iż skierowane do realizacji zamówienia osoby są zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: Nieprzedłożenie przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa powyżej w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia pracowników na podstawie umowy o pracę oraz skutkować będzie naliczeniem kar umownych w wysokości określonej w załączonym do SIWZ projekcie umowy, a także zawiadomieniem Państwowej Inspekcji Pracy o podejrzeniu zastąpienia umowy o pracę z osobami wykonującymi pracę na warunkach określonych w art. 22 § 1 ustawy Kodeks pracy, umową cywilnoprawną. Powyższy wymóg dotyczy również podwykonawców wykonujących wskazane wyżej prace. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych