Świadczenie usługi serwisowo – materiałowej w zakresie utrzymania w pełnej sprawności techniczno – użytkowej kserokopiarek należących do jednostek Policji garnizonu mazowieckiego oraz wydziałów zamiejscowych KGP

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: „Świadczenie usługi serwisowo – materiałowej w zakresie utrzymania w pełnej sprawności techniczno – użytkowej kserokopiarek należących do jednostek Policji garnizonu mazowieckiego oraz wydziałów zamiejscowych KGP” Przedmiot zamówienia obejmuje 4 Zadania. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych w ramach tych Zadań: 1) Zadanie nr 1 - Okręg Radomski: dla KWP zs. w Radomiu, wydziałów zamiejscowych KGP, KMP w Radomiu, KPP w Grójcu, KPP w Szydłowcu, KPP w Lipsku, KPP w Kozienicach, KPP w Białobrzegach, KPP w Zwoleniu, KPP w Przysusze; 2) Zadanie nr 2 - Okręg Siedlecki: dla KMP w Siedlcach, KPP w Łosicach, KPP w Garwolinie, KPP w Sokołowie Podlaskim, KPP w Węgrowie; 3) Zadanie nr 3 - Okręg Płocki: dla KMP w Płocku, wydziału zamiejscowego KGP, KPP w Ciechanowie, KPP w Gostyninie, KPP w Sierpcu, KPP w Sochaczewie, KPP w Żurominie, KPP w Żyrardowie, KPP w Płońsku; 4) Zadanie nr 4 - Okręg Ostrołęcki: dla KMP w Ostrołęce, wydziału zamiejscowego KGP, KPP w Ostrowi Mazowieckiej, KPP w Wyszkowie, KPP w Mławie, KPP w Makowie Mazowieckim, KPP w Pułtusku, KPP w Przasnyszu. Przewidywana liczba kserokopii do wykonania w trakcie trwania umowy w ramach zamówienia podstawowego: Zadanie nr 1 – Okręg Radomski - 2 000 000 kserokopii Zadanie nr 2 – Okręg Siedlecki - 300 000 kserokopii Zadanie nr 3 – Okręg Płocki - 1 800 000 kserokopii Zadanie nr 4 – Okręg Ostrołęcki - 1 100 000 kserokopii Zamawiający zastrzega sobie możliwość na warunkach o których mowa w Prawie opcji zwiększenie liczby serwisowanych kserokopiarek o max. 2 sztuki dla każdego zadania poza zakres objęty umową z tytułu ewentualnego zakupu nowych urządzeń i przekazania ich do eksploatacji z jednoczesnym zwiększeniem szacowanej ilości kserokopii odpowiednio dla: Zadania nr 1 - o ilość 80 000 kserokopii Zadania nr 2 - o ilość 12 000 kserokopii Zadania nr 3 - o ilość 72 000 kserokopii Zadania nr 4 - o ilość 44 000 kserokopii Zamówienie w ramach prawa opcji będzie realizowane na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe, po cenach zaoferowanych w złożonej ofercie. Zamawiający wymaga aby Wykonawca składający ofertę posiadał autoryzację serwisową w zakresie kserokopiarek CANON. Wykonawca na wykonane czynności i materiały udzieli 12 miesięcznej gwarancji Wymagania ogólne: 1. Przedmiotem zamówienia jest stała usługa serwisowo - materiałowa obejmująca regularne przeglądy, naprawy i konserwacje oraz dostawę materiałów eksploatacyjnych (bez papieru) pogwarancyjnych kserokopiarek znajdujących się na stanie jednostek Policji garnizonu mazowieckiego w zamian za opłatę, obliczaną na podstawie liczby faktycznie wykonanych kserokopii. 2. Serwis techniczny i naprawy musi być świadczony w zakresie zapewniającym stałe (ciągłe) utrzymanie kserokopiarek w pełnej sprawności techniczno – użytkowej przez okres obowiązywania umowy: 12 miesięcy lub do wcześniejszego wyczerpania limitu kwoty określonej w ofercie Wykonawcy w ramach niniejszego zadania, w zależności od tego, która z tych okoliczności nastąpi wcześniej. 3. Usługa serwisowo-materiałowa obejmuje:  wykonanie konserwacji bieżącej, regulacji i przeglądów,  bieżące naprawy kserokopiarek,  dojazd do siedziby Zamawiającego i poszczególnych jednostek,  zakup, dostawa, wymiana części i podzespołów kserokopiarek na najwyższej jakości,  zakup, dostawa i wymiana materiałów eksploatacyjnych na nowe i nieregenerowane do urządzenia kserograficznego w ilości wynikającej z liczby wykonywanych kopii, z wyjątkiem papieru,  maksymalny czas wykonania konserwacji i naprawy kserokopiarki: 2 dni licząc od dnia następnego po dniu otrzymania zgłoszenia od Zamawiającego.  dostarczenie urządzenia zastępczego przed upływem 2 dni w przypadku usterki niemożliwej do usunięcia w miejscu użytkowania, licząc od dnia stwierdzenia tego faktu,  wykonanie niezbędnych regulacji w celu wykonania kopii należytej (dobrej) jakości. 4. Sumaryczny koszt serwisu w skali 12 miesięcy powinien obejmować: sumaryczny koszt wykonania 1 kopii/wydruku monochromatycznego A4 w okresie trwania umowy przy szacowanym rocznym limicie liczby kserokopii do wykonania zamówienia podstawowego 2 000 000 kopii czarno-białych A4. Koszt wytworzenia 1 kopii/wydruku monochromatycznego A4 jest liczony przy 5% pokryciu. 5. Konserwacji i naprawy kserokopiarek Wykonawca będzie dokonywał przy użyciu własnych, dostarczonych przez siebie materiałów i części. 6. Koszty materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych zawierają się w cenie oferty Wykonawcy. 7. Koszty transportu tj. dojazdu i powrotu związane w wykonywaniem obowiązków określonych w umowie obciążają Wykonawcę. 8. W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się do odebrania po każdej interwencji serwisowej wszystkich uszkodzonych lub zużytych materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych. Za ich utylizację odpowiedzialny będzie Wykonawca w sposób przewidziany prawem, w szczególności przepisami związanymi z ochroną środowiska. 9. Wszelkie zużyte materiały eksploatacyjne oraz uszkodzone części zamienne po ich wymianie na nowe przechodzą na własność Wykonawcy i będą odbierane na bieżąco przez Wykonawcę na własny koszt 10. W momencie zakończenia umowy, zainstalowane przez wykonawcę materiały eksploatacyjne i części przejdą na własność Zamawiającego z tym zastrzeżeniem, że wykonawcy przysługuje tylko wynagrodzenie wynikające z faktycznego odczytu końcowego liczników po ostatnim okresie rozliczeniowym w ramach umowy 11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość:  zmniejszenia ilości sprzętu podlegającego umowie, (np. zmniejszenie ilości sprzętu w przypadku, gdy będzie on sukcesywnie likwidowany)  zmiany lokalizacji sprzętu, o których zobowiązuje się za każdym razem powiadomić Wykonawcę. 12. Zmiany ilościowe oraz zmiany lokalizacji nie są zmianami przedmiotu zamówienia i nie będą wymagać aneksu do umowy, a jedynie informacji pisemnej, bez możliwości odmowy ze strony Wykonawcy, jednocześnie z zastrzeżeniem, że ilość w okresie trwania umowy nie może być mniejsza niż 70% sprzętu w dniu zawarcia umowy. 13. Zamawiający w ramach Prawa opcji zastrzega sobie możliwość zwiększenia liczby serwisowanych kserokopiarek o max. 2 szt. w ramach danego zadania poza zakres objęty umową z tytułu ewentualnego zakupu nowych urządzeń i przekazania ich do eksploatacji z jednoczesnym zwiększeniem szacowanej ilości kopii 14. Zamówienie w ramach Prawa opcji będzie realizowane na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe, po cenach zaoferowanych w złożonej ofercie. 15. Realizacja Prawa opcji nastąpi w formie pisemnej informacji Zamawiającego przekazanej Wykonawcy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz ze specyfikacją techniczną wykazu urządzeń zawierają: dla Zadania nr 1 – Okręg Radomski - Załącznik nr 1 do SIWZ dla Zadania nr 2 – Okręg Siedlecki – Załącznik nr 2 do SIWZ dla Zadania nr 3 – Okręg Płocki – Załącznik nr 3 do SIWZ dla Zadania nr 4 – Okręg Ostrołęcki – Załącznik nr 4 do SIWZ oraz projekt umowy stanowiący Załącznik nr 5 do SIWZ. Wymagania dotyczące zatrudnienia przez wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności stosownie do zapisu art. 29 ust. 3a ustawy Pzp: 1. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osoby wykonującej czynności w trakcie realizacji umowy wskazane w ust. 3. 2. Wymóg zatrudnienia określony w ust. 1. nie dotyczy Wykonawcy, który wykazane w ust. 3 czynności wykonuje wyłącznie osobiście. 3. Wykonawca zobowiązuje się, że w ogólnej liczbie osób, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia zatrudniona zostanie osoba wykonująca bieżącą naprawę i konserwację kserokopiarek dla usług będących przedmiotem zamówienia, na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów prawa pracy przez cały okres realizacji umowy. 4. Zatrudnienie osoby o której mowa w ust. 1 nastąpi przed dniem rozpoczęcia wykonywania przez tą osobę czynności w ramach realizacji umowy. Obowiązek zatrudnienia zostanie spełniony również poprzez zatrudnienie już wcześniej, przed złożeniem przez Wykonawcę oferty na przedmiotowe zamówienie. 5. Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osoby wskazanej w ust. 1. 6. W trakcie realizacji zamówienia w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o prace na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym przez niego w wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży oświadczenie o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osoby wskazanej w ust. 1. 7. Wykonawca wraz z fakturą za ostatni miesięczny okres rozliczeniowy złoży oświadczenie o wywiązywaniu się z wymogu określonego w ust. 1 przez cały okres realizacji zamówienia. 8. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z obowiązku określonego w ust. 1 przez okres co najmniej 30 dni Zamawiający ma prawo wstrzymać realizacje zamówienia do czasu, w którym Wykonawca skieruje do wykonywania zamówienia osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę. 9. W przypadku zwłoki Wykonawcy w wywiązaniu się z obowiązku wskazanego w ust. 5 Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 200,00 zł za każdy dzień zwłoki, licząc od określonego przez Zamawiającego terminu podpisania umowy. 10. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie oświadczenia w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie wymogu wskazanego w ust. 5.