Dostawę, montaż, konfiguracja oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej

Łódź: Dostawę, montaż, konfiguracja oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej


Numer ogłoszenia: 214369 - 2010; data zamieszczenia: 09.08.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiatowy Urząd Pracy nr 2 w Łodzi , ul. Kilińskiego 102/102a, 90-012 Łódź, woj. łódzkie, tel. 042 6768027, faks 042 6768004.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.pup2.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawę, montaż, konfiguracja oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania pracą stanowisk i obsługą klientów wraz z systemem informacji wizualnej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Wymagania a. System będzie obejmował łącznie 32 stanowiska ( 16 na Sali A oraz 16 na Sali B ) obsługi z podziałem na minimum 5 zagadnień tematycznych dotyczących Sali A na jednym automacie biletowym oraz minimum 5 zagadnień tematycznych dotyczących Sali B na drugim automacie biletowym. Całym systemem musi sterować serwer systemu który zostanie zainstalowany w pomieszczeniu IT lub w pomieszczeniu kierownika. b. Elementy systemów usytuowane będą w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. c. W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi i konfiguracji systemu oraz dostarczenia stosownych instrukcji obsługi. d. Zamawiający wymaga, aby wykonawca dostarczył deklarację zgodności z Certyfikatem bezpieczeństwa CE obowiązującym w Polsce, dla każdego rodzaju dostarczonego w ramach zamówienia urządzenia. 2. Elementy składowe systemu Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć: a. Zestaw komputerowy z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows i oprogramowaniem realizującym funkcje związane z zarządzaniem kolejkami, b. Wyświetlacze stanowiskowe typu LED - 32 szt., c. Wyświetlacze główne typu LCD - 6 szt., d. Terminale stanowiskowe sprzętowe - 32 szt. ( nie dopuszcza się zastosowania aplikacji), e. Automat biletowy służący do wydawania numerów. Pobranie biletu musi odbywać się po naciśnięciu przycisków znajdujących się na monitorze dotykowym - 2 szt., f. Oprogramowanie spełniające warunki określone w szczegółowym opisie funkcjonowania systemu. g. Głośniki do głosowego przywołania - 6 szt. oraz urządzenia wzmacniające i dzielące kanały ( wzmacniacz audio ), zapewniające odpowiednie nagłośnienie. 3. Szczegółowy opis funkcjonowania systemu a. Automaty biletowe Automat biletowy musi być wyposażony w monitor dotykowy min. 17 umożliwiający programowanie dowolnej ilości przycisków oraz umieszczanie dowolnych informacji z systemu np. przewidywany czas oczekiwania, liczba oczekujących, fotografie personelu zalogowanego aktualnie w systemie. Pobranie biletu z automatu biletowego będzie się odbywało przez naciśnięcie monitora dotykowego, na którym będzie znajdował się opis grup oraz inne informacje systemowe (liczba oczekujących itp.). Automat biletowy musi drukować na bilecie: numer kolejnego klienta wraz z symbolem literowym grupy usług, przewidywany czas oczekiwania na obsługę, liczbę czekających osób, datę i godzinę wydania biletu, logo wraz z inną dowolną grafiką lub tekstem, kod kreskowy. Drukowane teksty powinny zawierać polskie znaki literowe. Edycja tekstów musi być możliwa podczas pracy systemu. System musi umożliwiać edytowanie tych tekstów podczas pracy systemu. Automat biletowy powinien mieścić w podajniku minimum 2000 biletów. b. Wyświetlacze stanowiskowe LED. Wymagane jest zamontowanie wyświetlaczy nad stanowiskami obsługi. Wyświetlacze będą wyświetlały informacje o przywołaniu klientów do stanowisk. Wyświetlacze muszą mieć możliwość pokazywania zarówno dowolnych tekstów edytowanych on-line, jak i danych z systemu, zarówno w sposób stały, jak i ruchomy oraz możliwość wyświetlania polskich znaków literowych. Wysokość wyświetlanych znaków nie powinna być mniejsza niż 100mm. Ilość wyświetlanych znaków łącznie ze spacją nie powinna być mniejsza niż 6. Kolorystyka opisów powinna być uzgodniona z Zamawiającym. c. Wyświetlacze główne LCD. W poczekalni głównej oraz na sali obsługi musi być zainstalowany wyświetlacz LCD na którym będą wyświetlane informacje dotyczące aktualnie wzywanych numerów w poszczególnych stanowiskach obsługi oraz inne informacje skierowane do interesantów Urzędu. Wymagane jest żeby wyświetlacz umożliwiał w jednym czasie wyświetlanie informacji min. 6 numerów z podanym numerem stanowiska. d. Terminale stanowiskowe programowe W systemie do przywołania klienta do stanowiska muszą być zastosowane rozwiązania sprzętowe tzw. terminal stanowiskowy. Terminale muszą umożliwiać: przywołanie klienta do stanowiska, wyłączenie stanowiska z pracy, przesyłanie komunikatów alarmowych do kierownika, przerwanie obsługi danego klienta w celu weryfikacji i sprawdzenia dokumentów, ponowne przywołanie z tym samym numerem z możliwością obsłużenia w międzyczasie innych klientów, odesłanie klienta do kolejki do dowolnej grupy w dowolnie wybrany sposób: na początek, na koniec lub na pozycję uwzględniającą czas, jaki upłynął od momentu pobrania biletu, jeśli sprawa wymaga załatwienia przez innego pracownika, rejestrowanie rodzajów operacji wyszczególnionych w ramach grup usług, wykonywanych na danym stanowisku, przywołanie klienta kolejnego i konkretnego w zależności od ustawionego profilu pracy stanowiska lub profilu pracy pracownika, logowanie pracowników poprzez wprowadzenie osobistego kodu umożliwiającego, przypisanie danych statystycznych do pracownika oraz trybu pracy, podawanie informacji o stanie kolejki (liczba oczekujących), podawanie informacji on-line o ilości biletów pozostałych w automatach biletowych. e. Wzmacniacz audio Wzmacniacz ma być umiejscowiony w pomieszczeniu kierownika. Musi on umożliwiać podział informacji na min. dwa kanały w celu podzielenia sygnału na salę obsługi i korytarz. f. Oprogramowanie systemu kolejkowego. - Program zarządzający pracą systemu kolejkowego powinien funkcjonować w środowisku Windows (Windows 2000, Windows NT, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 ), - Oprogramowanie będzie działać na serwerze systemu jako usługa systemu Windows i będzie uruchamiać się bez konieczności interakcji z użytkownikiem, bez konieczności logowania do systemu Windows, - System musi mieć możliwość dokonywania zmian w konfiguracji w trybie ON-LINE przez komputer włączony w sieć komputerową Zamawiającego z poziomu przeglądarki internetowej, - System musi zapewnić poprzez sieć komputerową możliwość zdalnego diagnozowania oraz dokonywania zmiany konfiguracji ustawień systemu (na min. 2 komputerach w sieci Zamawiającego). Usługa zdalnego dostępu powinna posiadać funkcje uniemożliwiające dokonywanie zmian przez osoby nieupoważnione, - W przypadku zaniku napięcia i ponownym uruchomieniu komputera system musi zapewnić automatyczne uruchomienie, z utrzymaniem ciągłości kolejki, - System musi zapewnić możliwość zmiany w dowolnym momencie funkcji poszczególnych stanowisk. Użytkownik musi mieć możliwość zaprogramować system tak, aby zmiany funkcji stanowisk odbywały się automatycznie np. po przekroczeniu pewnych zadanych wartości lub ręcznie poprzez zadziałanie pracownika danego stanowiska. Przykład: stanowiska nr 1,2 i 3 obsługują grupę A. Stanowiska nr 4 i 5 obsługują grupę B. W przypadku, gdy np. czas oczekiwania w gr. A przekracza zadaną w systemie wartość, stanowisko nr 4 może automatycznie rozpocząć przywoływanie do obsługi klientów z grupy A, - System musi umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami spraw bez konieczności ponownego pobierania biletu oraz możliwość przerwania na pewien czas obsługi danego klienta i obsługiwania w czasie tej przerwy innych klientów, - System musi umożliwiać publikowanie na stronie intranetowej lub internetowej (w czasie rzeczywistym) informacji o aktualnie obsługiwanym numerze i ilości oczekujących klientów w odniesieniu do poszczególnych grup oraz przewidywanym czasie oczekiwania na obsługę, ilości czynnych stanowisk w danej grupie usług, liczby obsłużonych osób na stanowisku, informacji o zalogowanym pracowniku, - W przypadku, gdy system oszacuje, że czas obsługi interesantów wykracza poza czas pracy Urzędu, ma on mieć możliwość automatycznego wstrzymania wydawania biletów, - Każdemu przywołaniu klienta do obsługi musi towarzyszyć komunikat głosowy (o programowalnej treści) typu np. NUMER CZTERY STANOWISKO SIEDEM, - System musi mieć możliwość pracy w sieci, w celu przekazywania on-line pełnych informacji o postępie załatwiania interesantów, pracy stanowisk itp. oraz możliwości wydruków raportów statystycznych na komputerach wskazanych przez użytkownika pracujących w sieci logicznej (minimum dwóch), - Aplikacja sterująca systemem musi być zabezpieczona hasłem zarówno przy próbie podłączenia poprzez przeglądarkę internetową jak również aplikację kliencką. Musi posiadać możliwość tworzenia grup użytkowników z określonymi uprawnieniami, oraz wymuszać wygasanie haseł, wprowadzanie haseł złożonych, różnych od xx poprzednich haseł, - System musi zapewnić możliwość umawiania wizyt zarówno wewnątrz sieci LAN udostępnioną dla pracowników Urzędu, jak również w sieci Internet. Umawianie wizyt odbywać się powinno za pomocą formularzy zamieszczanych na stronie WWW. System musi mieć możliwość rezerwacji różnych usług w różnych sieciach (LAN, Internet), z wykluczeniem niektórych dostępnych tylko dla pracowników w sieci LAN z sieci Internet. W celu identyfikacji klienta wykorzystany zostanie nr PESEL. Strona służąca umawianiu wizyt w sieci Internet publikowana będzie za pomocą protokołu https. 4. Wymagania dotyczące statystyk System ma mieć możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych o pracy Urzędu, w szczególności: a) ilość i czas wydawania numerów w określonym przedziale czasu, b) ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz personel w określonym przedziale czasu, c) wydajność pracy poszczególnych pracowników (liczba obsłużonych klientów), d) czasy oczekiwania na obsługę, e) czasy obsługi klientów, f) czasy realizacji poszczególnych typów operacji, g) drukowanie raportów statystycznych musi być dostępne zarówno w trybie ręcznym na żądanie jak i automatycznym tzn. wybrane przez użytkownika raporty drukowane są automatycznie o zadanej godzinie np. na koniec dnia pracy, h) program statystyczny musi być w języku polskim, i) program ma mieć możliwość przenoszenia danych do programu MS Excel oraz MS Access. 5. Możliwość rozbudowy systemu System powinien zapewnić możliwość rozbudowy, docelowo: a) o dodatkowe grupy spraw reprezentowanych oddzielnym przyciskiem na automacie biletowym, b) o co najmniej 10 stanowisk obsługi przy założeniu jednej jednostki zarządzającej pracą systemu, c) do co najmniej 3 automatów biletowych pracujących jednocześnie, d) System musi posiadać możliwość rozbudowy do wykorzystania innych narzędzi w celu identyfikacji, takich jak: czytniki kodów kreskowych, czytniki kart magnetycznych i kodów z dowodów osobistych oraz zewnętrznych. e) System musi posiadać możliwość weryfikacji klienta po podaniu przez niego numeru PESEL. W zależności od tego czy dane klienta są obecne w bazie danych Zamawiającego, system musi podejmować odpowiednie decyzje w celu dalszej obsługi. Do weryfikacji numerów PESEL system powinien wykorzystywać bazę danych systemu Syriusz STD autorstwa Sygnity. Funkcjonalność powinna być uruchomiona po wdrożeniu systemu Syriusz STD przez Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. f) System musi posiadać możliwość integracji funkcji formularza służącego do umawiania wizyt przez Internet z Portalem CRM - komponentem systemu SEPI autorstwa Sygnity. Integracja obu systemów powinna być możliwa co najmniej w zakresie obsługi umawianych wizyt. Funkcjonalność powinna być uruchomiona po wdrożeniu systemu SEPI oraz komponentu Portal CRM przez Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 6. Gwarancja a) Wykonawca udzieli 36 miesięcy gwarancji na dostarczony elektroniczny system kolejkowy oraz zapewni w okresie gwarancji nieodpłatny serwis techniczny (wkalkulowany w cenę oferty) obejmujący: doradztwo techniczno - eksploatacyjne, okresowe przeglądy i regulacje zgodne z wymogami producenta oraz usuwanie powstałych wad w okresie udzielonej gwarancji. Czas reakcji Wykonawcy na zgłoszoną usterkę - nie dłuższy niż 12 godzin od telefonicznego zgłoszenia przez Zamawiającego. b) Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego dostarczania materiałów zużywalnych elektronicznego systemu kolejkowego (np. papier do automatu biletowego - przy założeniu, że dziennie obsłużonych zostanie ok. 500 osób) przez okres 36 miesięcy od daty uruchomienia systemu potwierdzonego protokołem odbioru podpisanym przez strony - realizacja dostaw musi nastąpić w ciągu 3 dni od daty otrzymania przez Wykonawcę pisemnego zamówienia. c) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia gotowości serwisowej w godzinach od 8.00 do 16.00, od poniedziałku do piątku, w tych też godzinach Zamawiający będzie zgłaszał wszelkie awarie systemu - faxem na numer podany w ofercie przez Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie potwierdzić fakt otrzymania zgłoszenia..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.15.10.00-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 60.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • wykonanie minimum trzech dostaw z zakresu przedmiotu zamówienia o wartości każdej z nich nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie (Załącznik Nr 4 do SIWZ),

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • przedstawienie opłaconej polisy ubezpieczeniowej, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 100.000,00 zł.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • koncesję, zezwolenie lub licencję
  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) deklaracja zgodności z certyfikatem bezpieczeństwa CE obowiązującym w Polsce, dla każdego rodzaju dostarczonego w ramach zamówienia urządzenia 2) oświadczenie ofertowe - stanowiące załącznik nr 5 do SIWZ, 3) część finansową sporządzoną przez wypełnienie formularza cenowego będącego załącznikiem nr 6 do SIWZ,

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.pup2.lodz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Powiatowy Urząd Pracy Nr 2 w Łodzi, ul. Kilińskiego 102/102a, 90-012 Łódź, pok. 401.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
18.08.2010 godzina 09:30, miejsce: Powiatowy Urząd Pracy Nr 2 w Łodzi, ul. Kilińskiego 102/102a, 90-012 Łódź, kancelaria pok. 006.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie