Stanowisko pracownika administracyjnego 3, projektu Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych

Bydgoszcz: Stanowisko pracownika administracyjnego 3, projektu: Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych.


Numer ogłoszenia: 166151 - 2012; data zamieszczenia: 31.07.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 259610 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 052 3419100, faks 052 3608206.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Stanowisko pracownika administracyjnego 3, projektu: Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie przez 1 osobę zadania - stanowisko pracownika administracyjnego 3, w ramach projektu Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych - po 120 h miesięcznie ( w godzinach pracy UKW 8:00- 15:0 od poniedziałku do piątku.) Szczegółowe zadania osoby na stanowisku pracownika administracyjnego 3: 1) współpraca z trenerami, doradcą zawodowym, koordynatorami projektu, 2) pomoc w przygotowaniu materiałów szkoleniowych 3) organizowanie cateringu dla uczestnikówszkoleń 4) obsługa uczestników projektu (m.in. rejestracja, kontakt telefoniczny, mailowy, osobisty) 5) bieżące prace administracyjne dotyczące tworzenia dokumentacji projektowej (tworzenie list uczestników, tworzenie zestawień) 6) promowanie działań projektu: wizyty na zajęciach studentów, rozwieszanie plakatów, informowanie zainteresowanych o szczegółach dotyczących dyżurów doradcy zawodowego oraz szkoleniach 7) redagowanie tekstów informacyjnych oraz promocyjnych.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
80.00.00.00-4, 80.30.00.00-7, 80.41.00.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
27.07.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Kinga Perczyńska, ul. Szosa Bydgoska 5, 86-065 Łochowo, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 61200,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  61200,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  61200,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  61200,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W związku z realizacją projektu: Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni, stosujemy tryb zamówienia z wolnej ręki zgodnie art. 5 ust. 1a ustawy o zamówieniach publicznych oraz art. 67 ust 1 pkt 1 lit. b do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym ( usługi edukacyjne i szkoleniowe, usługi szkolnictwa wyższego, różne usługi szkolne mieszczą się w grupie usług o charakterze niepriorytetowym) Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym, przedmiotowe zamówienie mieści się w wykazie usług niepriorytetowych. Zamawiający ma więc możliwość nie stosować pewnych przepisów ustawy w tym przesłanek wyboru wszczęcia postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na określonych w art. 67 oraz art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.Pani Kinga Perczyńska pracując na stanowisku pracownika administracyjnego 3 przez okres 1 roku poznała specyfikę i charakter wykonywanych na swoim stanowisku obowiązków. Jest osobą odpowiedzialną i wywiązuje się z powierzonej pracy rzetelnie i terminowo. Poza zadaniami, które należą do jej zakresu obowiązków, wykonuje również szereg innych prac związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Biura Karier Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Posiada bardzo dobre relacje ze studentami i przełożonymi. Doskonale wywiązuje się ze współpracy z innymi wydziałami Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Na swoim stanowisku pracy nabrała dużego doświadczenia we współpracy z instytucjami zewnętrznymi oraz przedsiębiorstwami. W ciągu roku pani Kinga Perczyńska posiadła umiejętności: - obsługi uczestników projektu w tym: umawianie terminów konsultacji z doradcą zawodowym, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty z uczestnikami projektu, telefoniczne potwierdzanie terminów spotkań, udzielanie informacji dotyczących celu i tematyki spotkań, - współpracy z doradcami zawodowymi: układanie harmonogramu dyżurów dla każdego z doradców, przygotowanie list uczestników na każdy tydzień wraz z wykazem wybranych przez uczestników tematów, przygotowanie dokumentów projektowych, odbiór i sprawdzanie sprawozdań z przeprowadzonych dyżurów, sprawdzanie dokumentów projektowych uczestników, uzyskanie informacji zwrotnej ze spotkań z doradcą - analiza wyników ankiety Biura Karier, kontakt telefoniczny, mailowy i osobisty z doradcami. - współpracy z trenerkami: pomoc w przygotowaniu materiałów szkoleniowych, przygotowanie pakietów dokumentów projektowych dla uczestników szkoleń, przygotowanie sali szkoleniowej i gadżetów Lepszego startu dla uczestników szkoleń, wsparcie organizacyjne dla trenerów podczas szkolenia. - przygotowywania zapytań ofertowych na usługi cateringowe na (w tym: rozpoznanie rynku potencjalnych wykonawców, uzgodnienie terminu płatności z pracownikami Kwestury UKW przygotowanie i rozesłanie zapytania ofertowego, zredagowanie opisu przedmiotu zamówienia, przygotowanie wymaganych dokumentów (m.in. projektu umowy lub istotnych postanowień, które zostaną wprowadzone do umowy), ocena złożonych ofert, przygotowanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, przygotowanie umowy w porozumieniu z radcą prawnym, nadzór nad terminowym zawarciem umowy z wybranym wykonawcą oraz terminowym i jakościowym odbiorem przedmiotu umowy, - nadzoru nad realizacją umów na usługi cateringowe, - prowadzenie wewnętrznego rejestru zawartych umów na usługi, - organizowania cateringu na szkolenia, kontakt z pracownikami firmy gastronomicznej, odbiór faktur, odbiór usługi, dopełnianie wszelkich formalności. - współpracy z koordynatorami projektu, konsultowanie tematów związanych z realizacją działań projektu. - wprowadzania danych osobowych do systemu komputerowego (PEFSY). - bieżące prace administracyjne związane z tworzeniem dokumentacji projektowej (list zbiorczych, wykazów, zestawień). - przygotowania rozliczeń na koniec każdego okresu sprawozdawczego. - przygotowanie i wydawanie certyfikatów dla uczestników szkoleń. - tworzenia ankiet oceniających spotkania z doradcą zawodowym i szkolenia. - redagowanie tekstów informacyjnych oraz promocyjnych: tworzenie ulotek, informacji, ogłoszeń do studentów, mailing. - promowania działań projektu: spotkania ze studentami, rozwieszanie plakatów, rozkładanie ulotek na wydziałach, udzielanie informacji osobom zainteresowanym projektem. - przekazywanie sprawdzonej dokumentacji w wersji papierowej właściwej jednostce uczelnianej - Biuro Funduszy Europejskich i Współpracy z Regionem - oraz pracownikowi zajmującemu się badaniem jakości w projekcie, - zamawiania artykułów biurowych na potrzeby Biura Karier, - archiwizowania dokumentów Biura Karier, - archiwizowania zapytań ofertowych na usługi, - znajomość wybranych zagadnień Kodeksu cywilnego, - znajomość Regulaminu zamówień publicznych Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, - znajomość instrukcji obiegu dokumentów Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Dodatkowym atutem pani Kingi Perczyńskiej jest biegła znajomość języka angielskiego na poziomie B2 co znacznie ułatwia współpracę ze studentami zagranicznymi. Wdrożenie nowego pracownika w realizację projektu to okres co najmniej kwartalny. Wybrany wykonawca posiada już roczne doświadczenie w obsłudze projektu, pozytywne recenzje i opinie od kierowników dziekanatów, posiada znajomość rynku wykonawców usług na potrzeby realizacji projektu, zna system obiegu dokumentów, posiada wiedzę z Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. Ponadto w związku z wdrażaną coraz większa liczbą projektów zamawiający nie ma czasu na poświęcanie uwagi osobom nowo zatrudnionym. Wobec powyższego, że procedury wyłaniania wykonawcy w przetargu nieograniczonym trwają około miesiąca Zamawiający nie ma możliwości zastosowania innego trybu oraz dopuszczenia do realizacji projektu Wykonawców spoza Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Ponadto zamawiający obawia się tutaj naruszenia celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, uniemożliwienia terminowej realizacji zadań oraz poniesieniem straty w mieniu publicznym Nieprzerwalność obsługi projektu przez panią Kingę Perczyńską gwarantuje nadal wysoką jakość usługi oraz minimalizację kosztów realizacji projektu. Z uwagi na duże kompetencje, rzetelność, życzliwość i uprzejmość, doświadczenie i ponadprzeciętne zaangażowanie w pracę Zamawiający postanawia powierzyć pani Kindze Perczyńskiej zadanie: Pracownik administracyjny 3, projektu: Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych. Wskazany Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu terminowe rozpoczęcie powierzonych zadań, wysoką jakość wykonywanej usługi ze względu na roczne doświadczenie, znajomość standardów pracy przyjętych w UKW , odpowiedzialność za powierzone zadania, realizację usługi bez zakłóceń, gruntowną znajomość i specyfikę środowiska studenckiego, wysokiej jakości obsługę studentów, która jest nieodłącznym elementem poprawnego funkcjonowania uczelni wyższej. Ponadto Zamawiający unika tutaj zarzutu nieoszczędnego i nieefektywnego wydawania środków publicznych oraz nieprzestrzegania założeń i wytycznych realizowanego projektu: Lepszy start absolwentów kierunków technicznych, matematycznych i przyrodniczych. Zasadne jest więc udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki wybranemu Wykonawcy zgodnie z art. ustawy oraz art. 5 ust 1a oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b.