KOMPLEKSOWA USŁUGA W ZAKRESIE SPRZEDAŻY BILETÓW LOTNICZYCH - Szp/FZ-52/WROVASC/2010

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa w zakresie sprzedaży biletów lotniczych, w tym rezerwacja, wystawianie, sprzedaż i sukcesywna dostawa. 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy następujących działań: a) zakładania i dokonywania zmian rezerwacji biletów lotniczych wg zapotrzebowania Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia dwóch wariantów cenowych najkorzystniejszych połączeń, w miarę możliwości bez międzylądowań, a gdy brak jest takiego wariantu - z najkrótszymi czasami oczekiwania na przesiadkę w ramach lotów łączonych, b) zakupu biletów lotniczych, c) wystawiania biletów lub innych właściwych dokumentów podróży, d) wystawiania faktur z uwidocznieniem ceny biletu (netto, podatek VAT, brutto oraz innych kosztów), ceną brutto usługi transakcyjnej/serwisowej biura wykonawcy oraz upustu udzielonego przez wykonawcę, e) dostarczania biletów wg wskazań Zamawiającego bez dodatkowych opłat. 3. Zamówienie obejmuje przeloty krajowe (tam i z powrotem) i zagraniczne (tam i z powrotem) do następujących krajów: a) kraje Europy (m. in. Francja, Wlk. Brytania, kraje Beneluxu, Portugalia, Hiszpania, Skandynawia, Austria, Cypr, Grecja, Niemcy, Rosja - część europejska, Włochy, Litwa), b) kraje Ameryki Północnej (m.in. Stany Zjednoczone Ameryki Północnej, Kanada), c) kraje Ameryki Południowej (m.in. Brazylia, Argentyna), d) kraje Afryki: m.in. Egipt, RPA, e) kraje Azjatyckie: m. in. Indie, Japonia, Tajlandia, Chiny, Indonezja, f) Australia, Nowa Zelandia. Przewidywana liczba biletów na przeloty zagraniczne (przeloty tam i z powrotem) wynosi 100 oraz na przeloty krajowe 60. Przedstawiona powyżej struktura zamówienia ma charakter orientacyjny, mając na celu ułatwienie Wykonawcy oszacowanie oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia mniejszej liczby biletów oraz złożenia zamówienia na bilety do krajów niewymienionych w wykazie. 4. Wynagrodzenie wykonawcy zależeć będzie od ilości faktycznie zakupionych biletów. 5. Ceny biletów będą określane według najniższych taryf przewoźników, obowiązujących w dniu zakupu biletów na danej trasie. Ceny biletów będą powiększone o opłaty transakcyjne/serwisowe pobierane przez biuro Wykonawcy, zgodnie z cenami deklarowanymi w Formularzu ofertowym i pomniejszane o zadeklarowany upust w Formularzu ofertowym. Opłaty transakcyjne/serwisowe będą stałe w całym okresie obowiązywania umowy, ale nie wyższe od opłat wg cennika obowiązującego w biurze Wykonawcy, ustalonych na dzień sprzedaży usługi. 6. Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN. 7. Opis wymaganej procedury rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów: 1) Rezerwacja i sprzedaż biletów wg potrzeb Zamawiającego, odbywać się będzie na trasach bezpośrednich, jeśli brak takiej możliwości, przy najkrótszym czasie oczekiwania na połączeniach pośrednich z uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych. Na potrzebę zgłoszoną faksem, lub drogą elektroniczną przez Zamawiającego, biuro Wykonawcy zaproponuje w ciągu 48 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia minimum dwa warianty optymalnych pod względem cen i czasu trwania podróży połączeń w danym terminie i sporządza kalkulację. Ewentualna zmiana terminu rezerwacji, nie spowoduje ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego; 2) Po wyborze przez Zamawiającego połączenia, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym (najpóźniej w terminie wykupu rezerwacji) Wykonawca wystawia bilet i dostarcza go na własny koszt Zamawiającemu. Bilet będzie dostarczony w ciągu maksimum 48 godzin od przyjęcia zamówienia; 3) Wykonawca, w razie potrzeby, dokona zmiany nazwiska osoby delegowanej przez Zamawiającego, terminu wyjazdu lub przyjmie rezygnację z podróży, jeżeli takie przypadki zostaną zgłoszone Wykonawcy nie później niż 48 godzin przed planowaną podróżą. Zwrot lub zmiany w zakupionym bilecie będą możliwe na zasadach określonych w taryfie przewoźnika. Jeżeli zmiany te wiązać się będą z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający wyrówna udokumentowaną różnicę w cenie. Poza tą różnicą w cenie, Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów wobec Wykonawcy; 4) Do każdego biletu przekazywanego Zamawiającemu Wykonawca jest zobowiązany załączyć fakturę z podaniem ceny biletu (netto, podatek VAT, brutto oraz innych kosztów) i zgodnie z deklaracją zawartą w formularzu ofertowym ceną brutto usługi transakcyjnej / serwisowej biura Wykonawcy oraz ewentualnie upustu udzielonego przez Wykonawcę - do siedziby Zamawiającego. W cenie biletu zawarte będą wszelkie opłaty związane z wykonaniem usługi przewozowej np. opłaty lotniskowe, podatki, opłaty za bagaż itp. Zamawiający dokonuje przelewu na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od daty otrzymania faktury; 5) Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy; 6) W przypadkach losowych i uzasadnionych, Wykonawca umożliwi bezpłatne odwołanie podróży i zwrot biletu lotniczego, jeżeli Zamawiający zgłosi taką potrzebę; 7) Wykonawca wyznaczy co najmniej dwie osoby do obsługi Zamawiającego; 8) Wykonawca będzie gotowy do realizacji umowy przez 7 dni w tygodniu, w systemie 24-godzinnym. Wykonawca z którym zostanie podpisana umowa wydzieli linię telefoniczną w dni robocze od godz. 8:00 do godz. 16:00 do kontaktu z pracownikami Zamawiającego. W dniach wolnych od pracy oraz w godzinach poza godzinami pracy Zamawiającego czyli od 16:00 do 8:00 w dniu następnym, Wykonawca zapewni dyżurny nr telefonu, pod którym będzie dostępna osoba będąca w stanie zapewnić Zamawiającemu dokonanie zmian w rezerwacji, np. zmiany klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera, jak również dokumentów podróży (np. paszportu, dowodu osobistego itp.) w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego i nie dających się wcześniej przewidzieć; 9) Działania Wykonawcy w zakresie wymaganych usług muszą być zgodne z normami jakościowymi określonymi przez Międzynarodowe Stowarzyszenie Transportu Lotniczego IATA; 10) Wszelkie interwencje i zastrzeżenia dotyczące cen biletów i tras podróży, zgłoszone przez osoby delegowane, będą rozpatrywane przez biuro Wykonawcy wtedy, gdy tańsza rezerwacja biletu dokonana poza biurem i wcześniejsza rezerwacja dokonana w biurze, odbędą się przy różnicy czasowej do 12 godzin, przy spełnieniu tych samych standardów zamówienia; 11) Jeżeli Wykonawca trzykrotnie będzie proponował droższe warianty kosztów podróży, przy dostępności wolnych miejsc w niższych cenach, Zamawiający może odstąpić od dalszej realizacji umowy, po wcześniejszym, pisemnym powiadomieniu Wykonawcy.