Część 1 zorganizowanie 4 spotkań rekreacyjno - sportowych (pikników) dla 130 Uczestników Projektu i ich otoczenia (łącznie 150 osób) Część 2 zorganizowanie jednej imprezy integracyjno - kulturalnej (Balu Andrzejkowego) dla Uczestników Projektu i ich otoczenia (łącznie 150 osób) Część 3 wynajęcie sali mieszczącej minimum 150 osób do przeprowadzenia konferencji podsumowującej projekt systemowy My samodzielni.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na: a) zorganizowaniu 4 spotkań rekreacyjno - sportowych (pikników) dla łącznie 150 osób (tj. 130 Uczestników Projektu i ich otoczenia), co stanowi Część I Zadania z podziałem na następujące grupy: -1 spotkanie: wychowankowie rodzin zastępczych w wieku 15-18 lat i ich otoczenie (łączna liczba Uczestników - do 20 osób), -2 spotkanie: wychowankowie rodzin zastępczych i placówek opiekuńczo - wychowawczych w wieku 18-25 lat i ich otoczenie (łączna liczba Uczestników - do 30 osób), -3 spotkanie - dorosłe osoby niepełnosprawne i ich otoczenie (łączna liczba Uczestników - do 50 osób) -4 spotkanie - dorosłe osoby niepełnosprawne i ich otoczenie (łączna liczba Uczestników - do 50 osób) b) zorganizowaniu jednej imprezy integracyjno - kulturalnej w postaci Balu Andrzejkowego dla łącznie 150 osób (tj. 130 Uczestników Projektu i osób z ich otoczenia), co stanowi Część II Zadania: -dla wychowanków rodzin zastępczych w wieku 15-18 lat i ich otoczenia, -dla wychowanków rodzin zastępczych i placówek opiekuńczo - wychowawczych w wieku 18-25 lat i ich otoczenia, -dla dorosłych osób niepełnosprawnych i ich otoczenia c) wynajęciu sali mieszczącej minimum 150 osób do przeprowadzenia konferencji podsumowującej projekt systemowy My samodzielni, co stanowi Część III Zadania. 2. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: Część 1 Zadania - od daty podpisania umowy do dnia 30 września 2012 r. (z zastrzeżeniem, że piknik dla 50 osób niepełnosprawnych nie może się odbyć w terminie pomiędzy 16.07-29.07.2012 r.) Część 2 Zadania - w miesiącu listopadzie 2012 r. (dni tygodnia: piątek lub sobota) Część 3 Zadania - w terminie pomiędzy 03 grudnia 2012 r., a 14 grudnia 2012 r. w dniu roboczym (poniedziałek - piątek). 3. Miejsce realizacji zamówienia: - Część 1 - teren miasta Końskie. - Część 2 - teren miasta Końskie. - Część 3 - teren miasta Końskie. 4. Wymogi Zamawiającego dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia: A. w odniesieniu do każdego z 4 spotkań rekreacyjno - sportowych (pikników) dla łącznie 150 osób (tj. 130 Uczestników Projektu i ich otoczenia), które stanowią Część I Zadania: a) Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić 4 spotkania rekreacyjno - sportowe (pikniki) dla łącznej liczby 150 osób, zgodnie z podziałem na grupy wskazanym w pkt. 1 a) Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, b) Wykonawca zapewni organizację 2 pikników dla dorosłych osób niepełnosprawnych na terenie obiektu dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. c) Obiekt/y, na terenie których będą organizowane spotkania, powinien posiadać teren do zorganizowania zawodów sportowych dla Uczestników Projektu. Wykonawca powinien zapewnić dostęp do zadaszonej wiaty lub namiotów, w których odbędą się imprezy w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych. c) Czas trwania każdego pikniku - 4 godziny zegarowe. Zamawiający przewiduje możliwość organizacji przez Wykonawcę maksymalnie dwóch pikników jednego dnia, przy czym przerwa pomiędzy imprezami powinna wynosić 2 godziny zegarowe. d) Wykonawca zapewni podczas każdego z pikników usługę cateringu dla każdego z uczestników pikniku: kiełbasa wiejska z grilla i kaszanka z grilla (porcje po 20 dag na 1 osobę), karkówka z grilla (porcja 15 dag na 1 osobę), żurek z jajkiem i wędzonką (300 ml na 1 osobę), pieczywo (25 dag na 1 osobę), kawa i herbata (po jednym termosie 2-litrowym na 8 osób), cukier, musztarda, ketchup, zimne napoje (sok pomarańczowy, jabłkowy, porzeczkowy - ½ litra na 1 osobę łącznie), woda mineralna niegazowana oraz napoje gazowane - ½ litra na 1 osobę łącznie), naczynia jednorazowe - w ilości stosownej do liczby uczestników i potraw. e) Wykonawca zorganizuje podczas każdego z pikników 3 konkurencje sportowe, tj.: - przeciąganie liny - 2 drużyny 5-osobowe (w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych - zamiennie inna konkurencja drużynowa - zaproponowana przez Wykonawcę), - dart (rzucanie lotkami do tarczy), - podbijanie piłki siatkowej i/lub nożnej. g) Wykonawca zakupi nagrody rzeczowe dla zwycięzców indywidualnych konkurencji sportowych (dart, podbijanie piłki siatkowej i/lub nożnej) podczas każdego z pikników: za 1 miejsce - plecak turystyczny o parametrach: materiał: 100% poliester, wymiary ok.: 46 x 30 x 16 cm, pojemność: ok. 25 l, kieszenie zewnętrzne: 1 + 1 + 2, waga: ok. 550 g, profilowane, pogrubione szelki, pas biodrowy, elementy odblaskowe, obustronne kieszenie z gęstej, elastycznej siatki, system wentylacji pleców, usztywnione plecy, pokrowiec przeciwdeszczowy, kolor - dowolny. za 2 miejsce - kije trekkingowe 3-segmentowe, materiał: aluminium, długość: ok. 110-135 cm, długość po złożeniu: ok. 63 cm, stalowy grot, stopki z twardej gumy, profilowana twarda rękojeść z tworzywa, pod rękojeścią uchwyt z gąbki, pasek na nadgarstek, regulacja długości, waga 1 kija: ok. 340 g. za 3 miejsce - portfele sportowe z materiału, zapinane na rzep z dwoma kieszeniami na banknoty oraz jedną - na bilony zapinaną na zamek, przegródki na karty oraz dwie dodatkowe kieszenie na dokumenty. Wymiary portfeli: ok.12 cm. x 10 cm. h) Wykonawca zakupi nagrody rzeczowe dla każdej zwycięskiej 5 - osobowej drużyny biorącej udział w konkurencji przeciągania liny, tj. brelok - latarka z karabińczykiem, kolor - dowolny, wymiary: ok. 1,6 x 9,2 cm, materiał: aluminium Nagrody zakupione będą dla uczestników każdego z czterech spotkań rekreacyjno - sportowych (pikników). i) Wykonawca zapewni kadrę do przeprowadzenia poszczególnych pikników - co najmniej 3 osoby obsługujące uczestników pikników oraz organizujące konkursy i czuwające nad ich przebiegiem. j) Wykonawca zapewni opiekę medyczną (wykwalifikowaną pielęgniarkę) podczas trwania każdego z pikników. k) Wykonawca opłaci ubezpieczenie NNW dla każdego uczestnika pikników obejmujące pobyt na pikniku, na kwotę 10.000 zł na jedną osobę, l) Wykonawca zapewni podczas imprez warunki zgodne z przepisami BHP i p.poż, ł) Wykonawca oznaczy miejsce imprezy, poprzez umieszczenie informacji dotyczących projektu oraz współfinansowania przez Unię Europejską (przekazanych przez Zamawiającego). B. w odniesieniu do zorganizowania jednej imprezy integracyjno - kulturalnej w postaci Balu Andrzejkowego dla łącznie 150 osób (tj. 130 Uczestników Projektu i ich otoczenia), co stanowi Część II Zadania: a) Wykonawca zobowiązuje się do organizacji Balu Andrzejkowego w dowolny piątek lub sobotę w miesiącu listopadzie 2012 r., w godzinach 16.00 - 22.00, b) Wykonawca zapewni lokal mieszczący minimum 150 osób, dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym poruszających się na wózkach inwalidzkich, c) Wykonawca zapewni uczestnikom Balu Andrzejkowego trzy gorące posiłki: 1 danie - rosół z kluskami, 2 danie - kotlet schabowy, ziemniaki zapiekane i/lub frytki, zestaw 3 surówek, 3 danie - czerwony barszcz z krokietem. Dodatkowo Wykonawca zapewni zimne przekąski tj.: półmiski z pieczonym mięsem (jeden półmisek zawierający ½ kg mięs pieczonych na 10 osób), śledź w oleju (jeden półmisek zawierający 50 dag śledzi na 10 osób), jajka faszerowane (1 jajko na 1 osobę), sałatka warzywna (10 dag na 1 osobę), sałatka grecka (5 dag na 1 osobę), kęski kurczaka w sezamie (5 dag na 1 osobę), pieczywo, paterę ciast (sernik, szarlotka - po porcji na 1 osobę) i paterę owoców (winogrona, banany, kiwi, mandarynki) - jedna patera na 10 osób. e) Wykonawca zapewni uczestnikom balów napoje gorące (kawa, herbata) i zimne napoje (sok pomarańczowy, jabłkowy, porzeczkowy - 0,75 litra na 1 osobę łącznie, woda mineralna niegazowana - ½ litra na osobę oraz napoje gazowane - ½ litra na 1 osobę). f) Wykonawca zapewni oprawę muzyczną przez dj a. g) Wykonawca zapewni 45 minutowy program artystyczny (do wyboru: komik, iluzjonista, występ profesjonalnej pary tanecznej) j) Wykonawca zapewni 4 kelnerów do obsługi oraz minimum 2 osoby nadzorujące przebieg Balu Andrzejkowego, k) Wykonawca opłaci ubezpieczenie wszystkich uczestników balów na kwotę nie niższą niż 10.000 zł. na osobę, l) Wykonawca zapewni podczas imprez warunki zgodne z przepisami BHP i p.poż, ł) Wykonawca zapewni szatnię i osobę ją obsługującą. m) Wykonawca oznaczy miejsce imprezy, poprzez umieszczenie informacji dotyczących projektu oraz współfinansowania przez Unię Europejską (przekazanych przez Zamawiającego). C. w odniesieniu do wynajęcia sali konferencyjnej, mieszczącej minimum 150 osób do przeprowadzenia konferencji podsumowującej projekt systemowy My samodzielni, co stanowi Część III Zadania: a) Wykonawca zobowiązuje się do wynajęcia sali konferencyjnej na terenie miasta Końskie, wyposażonej w mikrofon bezprzewodowy oraz sprzęt nagłośnieniowy w terminie pomiędzy 03 a 14 grudnia 2012 r. w dniu roboczym (poniedziałek - piątek) w godzinach: 15.00 - 17.30, b) Wykonawca zapewni lokal mieszczący wskazaną liczbę osób, dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym poruszających się na wózkach inwalidzkich. Sala powinna być wyposażona minimum w klimatyzację, dzienne oświetlenie, flipchart i sprzęt multimedialny (laptop i rzutnik multimedialny), c) Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji serwis kawowy: napoje gorące (kawa, herbata) oraz ciasto (sernik, szarlotka) - po 1 porcji na osobę, d) Wykonawca zapewni ciepły posiłek (zupę gulaszową) po 1 porcji na osobę, f) Wykonawca zapewni podczas konferencji warunki zgodne z przepisami BHP i p.poż, g) Wykonawca zapewni szatnię i osobę ją obsługującą.