Dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) z elementami Zarządzania informacją w ramach modułów: baza nadawców;klientów, ewidencja umów, ewidencja faktur, zarządzanie budżetem, zarządzanie urlopami, kalendarz, komunikator, system poleceń, delegacje

Kraków: Dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) z elementami Zarządzania informacją w ramach modułów: baza nadawców;klientów, ewidencja umów, ewidencja faktur, zarządzanie budżetem, zarządzanie urlopami, kalendarz, komunikator, system poleceń, delegacje


Numer ogłoszenia: 140409 - 2011; data zamieszczenia: 17.05.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie , pl. Na Stawach 1, 30-107 Kraków, woj. małopolskie, tel. 012 4227110, faks 012 4229785.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.wup-krakow.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) z elementami Zarządzania informacją w ramach modułów: baza nadawców;klientów, ewidencja umów, ewidencja faktur, zarządzanie budżetem, zarządzanie urlopami, kalendarz, komunikator, system poleceń, delegacje.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją z elementami zarządzania informacją w ramach modułów: baza nadawców/klientów, ewidencja umów, ewidencja faktur, zarządzanie budżetem, zarządzanie urlopami, kalendarz, komunikator, system poleceń, delegacje dla potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO. W ramach zamówienia WYKONAWCA zobowiązuje się do: 1.2 dostawy systemu EZD - przy czym system EZD charakteryzuje się parametrami minimalnymi, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia przedstawionym w SIWZ 1.3 dostosowania dostarczanego systemu EZD do potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO, w tym w szczególności do użytkowanego przez ZAMAWIAJĄCEGO systemu informatycznego, infrastruktury technicznej i sprzętowej, struktury organizacyjnej WUP, obowiązującej w WUP Instrukcji Kancelaryjnej wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. Dostosowanie systemu EZD do potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO musi być poprzedzone analizą przedwdrożeniową w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO; 1.4 sprzedaży jednego serwera wraz z oprogramowaniem systemowym - o parametrach zgodnych z załącznikiem do SIWZ, szczegółowo określonych w załączniku nr 1b do SIWZ, jak również udzielenia gwarancji na dostarczony sprzęt. 2. Przedmiotem zamówienia jest również wdrożenie dostarczanego systemu EZD, będącego przedmiotem zamówienia, a w szczególności: 2.1 opracowanie analizy przedwdrożeniowej w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO; 2.2 opracowanie harmonogramu prac wdrożeniowych, zawierającego szczegółowo określone etapy i terminy prac wdrożenia systemu EZD oraz szkoleń i warsztatów zgodnie z założeniami ust 4. § 4 Projektu Umowy będącego załącznikiem nr 9 do SIWZ ; 2.3 zainstalowanie na dostarczanym serwerze oprogramowania wraz z optymalną dla działania systemu EZD bazą danych; 2.4 instalację oraz konfigurację dostarczanego sprzętu oraz systemu EZD w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO; 2.5 wdrożenie wszystkich podstawowych procedur przepływu dokumentów oraz zaprogramowanie i wdrożenie obiegu dokumentacji w wybranych 5 procesach w workflow przedstawionych przez ZAMAWIAJĄCEGO w załączniku nr 7 do SIWZ; 2.6 minimum dwutygodniowe wdrożenie rzeczywiste, podczas którego minimum jeden pracownik WYKONAWCY przebywać będzie w siedzibie WUP, w godzinach pracy WUP od poniedziałku do piątku; 2.7 opracowanie i wykonanie testów akceptacyjnych wdrożonego systemu EZD; 2.8 wykonanie i przekazanie ZAMAWIAJĄCEMU dokumentacji powykonawczej obejmującej instrukcję użytkownika i administratora do systemu EZD, w liczbie zgodnej odpowiednio z liczbą przeszkolonych użytkowników i administratorów oraz dokumentację techniczną oprogramowania wraz z kodami źródłowymi, pozwalającymi na realizację praw przysługujących Zamawiającemu zgodnie z § 6 projektu umowy będącego załącznikiem nr 9 do SIWZ. 2.9 Przeniesienie na ZAMAWIAJĄCEGO autorskich praw majątkowych do dostarczonego oprogramowania systemu EZD, dostosowanego do potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO, na zasadach określonych w § 6 Projektu Umowy będącego załącznikiem nr 9 do SIWZ oraz dostarczenia licencji na wdrożone oprogramowanie systemowe, bazodanowe i serwera oraz każdego innego niezbędnego do prawidłowego działania systemu EZD wraz z nośnikami instalacyjnymi. 2.10 Przeszkolenia pracowników ZAMAWIAJĄCEGO z zakresu użytkowania i obsługi systemu EZD w stopniu gwarantującym umiejętność poprawnej pracy, zgodnie z § 5 Projektu Umowy będącego załącznikiem nr 9 do SIWZ, w tym przeszkolenia wszystkich użytkowników systemu i przeszkolenia administratorów, jak również przeszkolenia użytkowników i administratorów z tworzenia procesów w systemie workflow. (orientacyjna liczba szkolonych to 370 użytkowników, 10 użytkowników zaawansowanych, 5 administratorów, 5 osób odbywających warsztaty z tworzenia procesów zgodnie z 5 Projektu Umowy będącego załącznikiem nr 9 do SIWZ). 2.11 Udzielenia ZAMAWIAJĄCEMU opieki autorskiej na zasadach określonych w § 7 Projektu Umowy będącego załącznikiem nr 9 do SIWZ..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.31.10.00-1, 72.26.30.00-6, 48.82.10.00-9, 80.51.10.00-9.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 16.11.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek jeżeli wykonawcy wykażą, że zrealizowali w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 1 dostawę i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu ; Zarządzania Dokumentacją lub systemu klasy ERP, gdzie liczba użytkowników systemu wynosi powyżej 150 osób, o wartości zamówienia, co najmniej 350 000, 00 zł. brutto.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie,

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie,

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie,

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Od wykonawców, którzy złożyli ofertę zamawiający wymaga przeprowadzenia prezentacji zaoferowanego EZD w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy i usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego w SIWZ oraz dokonania oceny oferty w tym kryterium. Termin prezentacji zostanie wyznaczony przez zamawiającego podczas publicznego otwarcia złożonych ofert. Termin pierwszej prezentacji zostanie wyznaczony nie wcześniej niż w 7 dniu po otwarciu ofert 7. Prezentacje odbywać się będą we wtorki i czwartki w godzinach od 9:00 do 13:00. w siedzibie Zamawiającego w Krakowie PI. Na Stawach 1. Terminy prezentacji dla każdego wykonawcy który złożył ofertę zamawiający ustali w drodze publicznego losowania podczas sesji otwarcia ofert. Dodatkowo o wylosowanym terminie prezentacji wykonawcy zostaną równocześnie powiadomieni przez zamawiającego na podany w ofercie numer faksu lub adres poczty elektronicznej. Podczas prezentacji wykonawca jest zobowiązany zaprezentować funkcjonalności zadeklarowane w załączniku nr 1a do SIWZ

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Ocena prezentacji Systemu - 40

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w niniejszym postępowaniu, w przypadku wystąpienia niżej podanych okoliczności: 1) zmiana terminu wykonania Umowy jest możliwa w przypadku zaistnienia wydarzeń uniemożliwiających realizację Umowy tj. wojna, klęski żywiołowe, strajki itp. (tzw. siła wyższa) do czasu ich występowania i możliwości zrealizowania zamówienia po ich ustaniu; 2) zmiana terminu wykonania Umowy jest możliwa w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub w znacznym stopniu opóźniających realizację umowy z przyczyn niezależnych od WYKONAWCY, a leżących po stronie ZAMAWIAJĄCEGO, w tym a) z uwagi na przedłużający się termin przekazania danych i informacji niezbędnych do opracowania analizy przedwdrożeniowej, zgodnie z zatwierdzonym przez ZAMAWIAJĄCEGO harmonogramem wdrożenia systemu EZD o liczbę dni, w których trwała przeszkoda uniemożliwiająca realizację umowy; b) z uwagi na przekroczenie przez ZAMAWIAJĄCEGO terminów przewidzianych przy końcowym odbiorze prac będących przedmiotem Umowy, o którym mowa w § 2 ust. 2 i 4, w § 3, § 4 i § 5 przy podpisywaniu Protokołu Odbioru Wdrożenia Systemu EZD o liczbę dni, w których trwała przeszkoda uniemożliwiająca realizację umowy; c) z uwagi na brak zapewnienia sali na szkolenia, zgodnie z § 5 ust. 6 i 7 o liczbę dni, w których trwała przeszkoda uniemożliwiająca realizację umowy; 3) zmiana ceny, w związku ze zmianą stawki podatku VAT w przypadku zmiany przepisów prawa w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia, w zakresie różnicy między podatkiem obliczonym wg. starej stawki a obliczonym wg. nowej.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.wup-krakow.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Pl. Na Stawach 1;30-107 Kraków; pok. nr 615.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
02.06.2011 godzina 12:00, miejsce: Na dziennik podawczy, Pl. Na Stawach 1; 30-107 Kraków.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
w ramach projektu Wsparcie dla rozwoju Publicznych Służb Zatrudnienia w Małopolsce, realizowanego w ramach Działania 6.1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie