Świadczenie usług organizacji imprez edukacyjno-rekreacyjnych oraz sportowo-rekreacyjnych odbywających się w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej

Hajnówka: Świadczenie usług organizacji imprez edukacyjno-rekreacyjnych oraz sportowo-rekreacyjnych odbywających się w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej


Numer ogłoszenia: 145021 - 2013; data zamieszczenia: 16.07.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Hajnowski , ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, woj. podlaskie, tel. 085 6823371, faks 085 6824220.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług organizacji imprez edukacyjno-rekreacyjnych oraz sportowo-rekreacyjnych odbywających się w ramach projektu Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I ZAMAWIAJĄCY Starostwo Powiatowe w Hajnówce realizuje w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej projekt Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej dwie imprezy o charakterze pikniku: 1. Święto miodobrania. 2. Rodzinny maraton - sztafeta w Puszczy Białowieskiej. Grupą docelową imprez są mieszkańcy regionu Puszczy Białowieskiej i turyści odwiedzający region - dzieci, młodzież i dorośli. Opis poszczególnych imprez: Pakiet I ŚWIĘTO MIODOBRANIA Cel imprezy: Święto miodobrania ma mieć charakter edukacyjno - rozrywkowy. Celem imprezy jest pogłębienie wiedzy oraz zainteresowanie mieszkańców rejonu Puszczy Białowieskiej techniką produkcji miodu, poznaniem jego właściwości oraz promocją miodów z regionu Puszczy Białowieskiej. Piknik ma skupić producentów miodu z regionu Puszczy Białowieskiej. Elementy rozrywkowe i zabawowe mają służyć podniesieniu atrakcyjności imprezy, a tym samym zachęceniu uczestników do aktywnego udziału w całym wydarzeniu i realizacji celu imprezy. Miejsce organizacji imprezy: Impreza zorganizowana zostanie na Parkingu gminnym w Białowieży, woj. podlaskie Czas: Impreza zorganizowana zostanie w miesiącu sierpniu lub wrześniu 2013 r., w sobotę lub niedzielę (impreza jednodniowa), w godzinach co najmniej od 14 do 19. Wykonawca organizując imprezę musi uwzględnić specyfikę tego terminu (np. warunki atmosferyczne, porę zapadania zmierzchu, itp.) W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien zrealizować: 1. Plenerową imprezę edukacyjno-rekreacyjną typu piknik, obejmującą: a) realizację zakładanych celów imprezy pn. Święto miodobrania wokół których przeprowadzone zostaną wszystkie atrakcje, a wszystkie elementy imprezy będą ze sobą spójne i komplementarne, b) realizację poszczególnych elementów/stref/atrakcji w ramach imprezy, zaplanowanie i przeprowadzenie zadań do wykonania przez uczestników, c) rozplanowanie terenu imprezy (w formie schematu) ze szczegółowym zaznaczeniem poszczególnych elementów/stref/atrakcji, d) zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego imprezy w postaci sprzętu technicznego, oświetleniowego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu imprezy i atrakcji zaplanowanych podczas imprezy e) zapewnienie drobnych upominków dla uczestników imprezy i ich wręczenie za aktywny udział w grach i konkursach przeprowadzonych w trakcie imprezy dla minimum 100 uczestników, o łącznej wartości 1500 zł brutto, f) wykreowanie wizerunku imprezy zgodnie z założeniami imprezy pn. Święto miodobrania (szczegółowy opis w Wymaganiach wspólnych dla obu imprez , I. Wytyczne dotyczące promocji imprez.) g) umożliwienie degustacji miodów produkowanych w regionie Puszczy Białowieskiej, zapewnienie ich opisów oraz przeprowadzenie konkursu wśród uczestników Święta miodobrania na najlepszy miód spośród degustowanych i wybór zwycięskiego miodu h) Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do akceptacji dokładny plan Święta miodobrania najpóźniej 10 dni przed jego realizacją. Zmawiający może wprowadzić zmiany do przedstawionego planu. W ramach imprezy Święto miodobrania zorganizowane zostaną co najmniej: a) Strefa edukacji: w formie zabezpieczonego miejsca: namiotów i kramów (minimum 10 szt.) o łącznej minimalnej powierzchni 54 m2, gdzie zapewnione zostaną atrakcje o charakterze edukacyjnym - minimum 10 atrakcji związanych z promocją pszczelarstwa wśród dzieci, młodzieży i dorosłych, takie jak np.: stoiska regionalnych pszczelarzy, wyrobów pszczelarskich, stoiska wyrobów kulinarnych, w których składnikiem jest miód, gry i zabawy, konkursy. Miejsce powinno posiadać zadaszenie chroniące przed ewentualnymi niesprzyjającymi warunkami pogodowymi. b) Strefa sceny: w ramach której, Wykonawca wyznaczy osobę do prowadzenia imprezy (konferansjera), który przeprowadzi program wydarzeń na scenie obejmujący co najmniej: 1. Pokaz pracy pszczelarzy wraz z wyjaśnieniem kolejnych etapów powstawania miodu - minimum 6 pokazów trwających ok.15-20 min. 2. Prezentacja sprzętu i akcesoriów pszczelarskich niezbędnych do kolejnych etapów produkcji miodu wykorzystywanych wcześniej (historycznych) i obecnie. - 1 prezentacja ok.20 min na temat sprzętu historycznego i 2 prezentacje na temat sprzętu obecnego, każda trwająca ok. 15 min. 3. Poznanie tajemnic miodu i jego wartości odżywczych., np. w formie krótkich rozmów z technikiem żywienia lub ekspert ds. dietetyki 4. Zastosowanie miodu w życiu codziennym (kuchnia, medycyna) , np. w formie krótkich rozmów z osobami kompetentnymi w tych dziedzinach 5. Konkursy wiedzy o tematyce pszczelarskiej dla najmłodszych, młodzieży i dorosłych wraz z nagrodami - minimum 3 konkursy 6.Występy zespołów ludowych lub rozrywkowych (wokalnych, tanecznych) - minimum 3 lokalne zespoły, jeden występ powinien trwać ok. 30 min 7. Końcowy występ - zespół folkowy, występ powinien trwać minimum 45 minut. Pakiet II RODZINNY MARATON - SZTAFETA W PUSZCZY BIAŁOWIESKIEJ Cel imprezy: Rodzinny maraton - sztafeta w Puszczy Białowieskiej ma na celu zachęcenie rodzin do wspólnego spędzania czasu w formie aktywnej w otoczeniu przyrody Puszczy Białowieskiej. Miejsce organizacji imprezy: Impreza zorganizowana zostanie w Gminie Hajnówka, woj. Podlaskie, na terenie puszczy. Czas: Impreza zorganizowana zostanie w miesiącu sierpniu lub wrześniu 2013 r. , w dniu wolnym od pracy (sobota lub niedziela), czas trwania imprezy ok. 6 godzin. Wykonawca organizując imprezę musi uwzględnić specyfikę tego terminu (np. warunki atmosferyczne, porę zapadania zmierzchu, itp.) W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien zrealizować: 1. Otwarcie zapisów najpóźniej 3 tygodnie przed planowaną imprezą. 2. Zapewnienie obsługi sędziowskiej do przeprowadzenia zawodów. 3. Wytyczenie dwóch tras zawodów (krótszej i dłuższej) przebiegających przez obszar Puszczy Białowieskiej w Gminie Hajnówka o długości ok. 500 m i 1 km. 4. Zapewnienie numerów startowych dla wszystkich zawodników - ok. 300 osób. 5. Zapewnienie podium dla zwycięzców. 6. Wykonanie medalu pamiątkowego dla wszystkich uczestników zawodów oraz pucharów dla zwycięzców. 7. Zapewnienie płotków zabezpieczających na starcie i mecie. 8. Ubezpieczenie uczestników zawodów od nieszczęśliwych wypadków. 9. Zapewnienie obsługi spikerskiej zawodów. 10. Zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego imprezy w postaci sprzętu technicznego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu imprezy. 11. Zapewnienie obsługi administracyjnej zawodów. 12. Zapewnienie moderatora imprezy. 13. Wykreowanie wizerunku imprezy (szczegółowy opis w Wymaganiach wspólnych dla obu imprez , I. Wytyczne dotyczące promocji imprez). 14. Zorganizowanie atrakcji wspólnej dla uczestników imprezy w formie, np. ogniska, przejazdu kolejką wąskotorową itp. 15. Zapewnienie posiłku regeneracyjnego dla uczestników - ok. 300 osób (bigos, kiełbasa, chleb, musztarda, ketchup, kawa/herbata, woda w butelkach plastikowych 0, 5 l/osobę) 16. Przygotowanie informacji o wynikach zawodów i przekazanie ich Zamawiającemu po zakończeniu zwodów. 17.Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do akceptacji dokładny plan maratonu rodzinnego najpóźniej 10 dni przed jego realizacją. Wymagania wspólne dla obu imprez wymienionych w niniejszym ogłoszeniu: I. WYTYCZNE DOTYCZĄCE PROMOCJI IMPREZ 1. Działanie promujące imprezy muszą: a) rozpowszechniać informację o imprezie oraz zapewnić skuteczną rekrutację uczestników, b) działania muszą być dostosowane do wymagań grup docelowych (np. dzieci, młodzież, rodzice, turyści, sportowcy). Dobór działań powinien zapewnić dotarcie do każdej z grup docelowych imprezy, c) dobór działań, a także czas ich trwania i intensywność powinny zapewnić osiągnięcie jak najlepszej skuteczności i efektywności, d) wszystkie materiały promujące imprezę powinny być zgodne z wytycznymi dokumentów programowych regulujących wymogi dotyczące informacji i promocji Programu Infrastruktura i Środowisko oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wykonawca ma obowiązek zapoznać się z w/w dokumentami i je stosować w materiałach promocyjnych. 2. Działania promujące imprezy powinny obejmować co najmniej: a) przygotowanie i druk plakatów z opisem imprezy o wielkości co najmniej formatu A3, wydruk w pełnym kolorze 4/0 CMYK - w ilości co najmniej 50 szt./imprezę, b) plakatowanie na 7 dni przed rozpoczęciem imprezy w miejscach do tego przeznaczonych, w ilości 50 szt. c) przygotowanie: - Pakiet I: dwóch banerów obustronnych o wymiarach ok. szerokość 700 cm - wysokość 125 cm w uzgodnieniu z Zamawiającym i powieszenie go w mieście Hajnówka, przy budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce oraz w Białowieży - Pakiet II: jednego baneru obustronnego o wymiarach ok. szerokość 700 cm - wysokość 125 cm w uzgodnieniu z Zamawiającym i powieszenie go w mieście Hajnówka, przy budynku Starostwa Powiatowego w Hajnówce d) baneru jednostronnego do powieszenia w dniu imprezy na scenie/w miejscu odbywania się imprezy. e) umieszczenie ogłoszenia o imprezie w telewizji kablowej w Hajnówce f) Wszelkie materiały i projekty przygotowane w ramach koncepcji imprezy i jej promocji wymagają akceptacji Zamawiającego i muszą być przekazane do akceptacji Zamawiającego w terminie umożliwiającym wprowadzenie ewentualnych poprawek (co najmniej na 5 dni roboczych przed ich drukiem / dystrybucją / emisją). II. WYMAGANIA TECHNICZNO-ORGANIZACYJNE 1. Wykonawca zobowiązany jest zadbać o zabezpieczenie techniczne i organizacyjne imprezy niebiletowanej zgodne z wymaganiami technicznymi miejsca realizacji imprezy oraz artystów/wykonawców/wystawców. 2. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania niezbędnej dokumentacji i dokonania wszelkich uzgodnień potrzebnych do realizacji imprezy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3. Miejsce, w którym będzie odbywała się impreza powinno zostać zabezpieczone w taki sposób, aby spełniało w szczególności przepisy prawa budowlanego, przepisy sanitarne i przepisy dotyczące ochrony przeciwpożarowej. 4. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć imprezę pod względem medycznym. 5. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zaplecza sanitarno-higienicznego imprezy w postaci min. 4 kabin, które będą wyposażone co najmniej w: toaletę, pisuar, umywalkę z wodą, mydło, papier toaletowy, wskaźnik wolne/zajęte. 6. Wykonawca odpowiedzialny jest za wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 7. Wykonawca musi zapewnić sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz środki gaśnicze niezbędne do zabezpieczenia imprezy. 8. Wykonawca musi zabezpieczyć i zapewnić energię elektryczną na potrzeby organizacji całej imprezy i wszystkich jej elementów. 9. Wykonawca musi zapewnić utrzymanie porządku na terenie imprezy poprzez ustawienie 10 sztuk koszy na śmieci o pojemności minimum 120 l oraz posprzątanie terenu po jej zakończeniu wraz z wywozem śmieci. 10. Wykonawca informuje Zamawiającego o konieczności zgłoszenia przeprowadzenia imprezy do właściwych organów. Zamawiający na wniosek Wykonawcy występuje do właściwych organów z wnioskiem o uzyskanie pozwoleń na przeprowadzenie imprez. Teren imprez zostanie udostępniony przez właściciela terenu bezpłatnie. 11. Zamawiający ma prawo do korekt merytorycznych, stylistycznych i graficznych na każdym etapie realizacji zadania. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy telefonicznie i e-mailowo. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawcy do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego na własny koszt, na każdym etapie realizacji zadania celem przekazania uwag. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji lub odrzucenia części lub całości poszczególnych elementów koncepcji imprezy i promocji imprezy najpóźniej na 10 dni przed imprezą. 13. W przypadku materiałów drukowanych Wykonawca przekaże Zamawiającemu po jednym egzemplarzu wydrukowanych materiałów do archiwizacji. 14. W przypadku działań promujących imprezę, Wykonawca zobowiązany jest udokumentować wszystkie formy przeprowadzonej promocji. 15. Wykonawca wyznaczy z imienia i nazwiska co najmniej jedną osobę do kontaktów z Zamawiającym w trakcie przygotowania i realizacji niniejszego zamówienia, jak również podczas trwania imprezy, która będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. 16. W dniu organizacji imprezy, Wykonawca zobowiązuje się pozostać w pełnej dyspozycji Zamawiającego i wykonywać wszelkie czynności niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia imprezy. 17. Wykonawca zapewni obsługę i personel niezbędny dla właściwego wykonania przedmiotu zamówienia oraz przyjmuje odpowiedzialność za sprawy techniczne i ogólny nadzór dotyczący zobowiązań wyszczególnionych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. 18. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi ze szczególną starannością i poufnością, zgodnie z obowiązującymi standardami, gwarantując jednocześnie najwyższy poziom tych usług. 19. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody w mieniu Wykonawcy powstałe w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia. 20. Wykonawca zobowiązany jest do poniesienia wszystkich kosztów i wykonania wszelkich czynności podczas organizacji imprezy, tak aby przebiegła ona sprawnie, terminowo i w określonym czasie zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, (w tym również w razie potrzeby, napraw bieżących sprzętu podczas trwania imprezy). Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie zgodnie z Kodeksem Cywilnym. 21. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie wszystkich przewidzianych prawem zobowiązań w zakresie ubezpieczenia, opieki medycznej, obciążeń podatkowych i innych, odnoszących się do osób zatrudnionych w celu wykonania zadań wynikających z przedmiotu zamówienia. 22. Wykonawca jest zobowiązany do ubezpieczenia OC imprezy. Wykonawca na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem imprezy przedstawi kopię polisy ubezpieczeniowej przedmiotowej imprezy. 23. Po stronie Wykonawcy pozostaje zapewnienie wymaganej obsługi technicznej i zaplecza technicznego zgodnie z riderami artystów/zespołów, z którymi Wykonawca będzie zawierał umowy, które musi obejmować: aparaturę nagłośnieniową oraz oświetleniową, scenę, pełną obsługę nagłośnienia , oświetlenia i sceny. 24. Wykonawca musi zapewnić transport, montaż i demontaż urządzeń technicznych. 25. Wykonawca w obrębie sceny umieści informację z nawaą imprezy w formie banneru, dostosowanego do zadaszenia sceny. Informacja ta musi być umieszczona w sposób umożliwiający jej dostrzeżenie z odległości co najmniej 30 m. 26. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ochronę i bezpieczeństwo imprezy od momentu rozpoczęcia przygotowań na terenie imprezy do momentu jej zakończenia. Podczas imprezy Wykonawca zapewni obecność minimum 4 ochroniarzy. 27. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom imprezy. Wszelkie atrakcje wskazane w koncepcji imprezy muszą posiadać wymagane prawem atesty / certyfikaty bezpieczeństwa i być zgodne z przepisami prawa. 28. Zamawiający dopuszcza możliwość zorganizowania przez Wykonawcę dodatkowych stref - degustacji i rekreacji, na i poza terenem imprezy..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.20.00-2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.09.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełni/nie spełnia w oparciu o złożone dokumenty

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o złożone dokumenty

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Spełnia/nie spełnia w oparciu o złożone oświadczenie

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • spełnia/nie spełnia w oparciu o złożone oświadczenia

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • spełnia/nie spełnia w oparciu o złożone oświadczenie

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje;
• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 95
• 2 - Doświadczenie - 5

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień Umowy, wynikających z przyczyn o obiektywnym charakterze w przypadkach: 1) zmiany terminu lub miejsca świadczenia usługi, 2) w przypadku wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian spowodowanych następującymi okolicznościami: zmiany dotyczące danych obydwu stron umowy w tym zmiana osoby reprezentującej, zmiany teleadresowe, zmiany w nazwie firmy, zmiany rachunku bankowego, itp., przy czym zmiany te nie mogą prowadzić do zmian podmiotowych, 3) zmiany ustawowej stawki podatku VAT, bądź jakiejkolwiek innej należności publicznoprawnej, bądź innego prawem określonego składnika cenotwórczego wpływającego na zobowiązanie pieniężne Zamawiającego. 16.2.2. Strona występująca o zmianę postanowień zawartej umowy zobowiązana jest do złożenia na piśmie wniosku o zmianę postanowień zawartej umowy wraz z przedstawieniem zaistnienia okoliczności o których mowa w ust. 1.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.powiat.hajnowka.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Starostwo Powiatowe w Hajnówce ul. A. Zina 1 17-200 Hajnówka Wydział Promocji i Rozwoju pok. nr 4.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
24.07.2013 godzina 11:00, miejsce: Starostwo Powiatowe w Hajnówce ul. A. Zina 1 17-200 Hajnówka Sekretariat pok. nr 19 (I piętro).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet V ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych, Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
ŚWIĘTO MIODOBRANIA.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Cel imprezy: Święto miodobrania ma mieć charakter edukacyjno - rozrywkowy. Celem imprezy jest pogłębienie wiedzy oraz zainteresowanie mieszkańców rejonu Puszczy Białowieskiej techniką produkcji miodu, poznaniem jego właściwości oraz promocją miodów z regionu Puszczy Białowieskiej. Piknik ma skupić producentów miodu z regionu Puszczy Białowieskiej. Elementy rozrywkowe i zabawowe mają służyć podniesieniu atrakcyjności imprezy, a tym samym zachęceniu uczestników do aktywnego udziału w całym wydarzeniu i realizacji celu imprezy. Miejsce organizacji imprezy: Impreza zorganizowana zostanie na Parkingu gminnym w Białowieży, woj. podlaskie Czas: Impreza zorganizowana zostanie w miesiącu sierpniu lub wrześniu 2013 r., w sobotę lub niedzielę (impreza jednodniowa), w godzinach co najmniej od 14 do 19. Wykonawca organizując imprezę musi uwzględnić specyfikę tego terminu (np. warunki atmosferyczne, porę zapadania zmierzchu, itp.) W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien zrealizować: 1. Plenerową imprezę edukacyjno-rekreacyjną typu piknik, obejmującą: a) realizację zakładanych celów imprezy pn. Święto miodobrania wokół których przeprowadzone zostaną wszystkie atrakcje, a wszystkie elementy imprezy będą ze sobą spójne i komplementarne, b) realizację poszczególnych elementów/stref/atrakcji w ramach imprezy, zaplanowanie i przeprowadzenie zadań do wykonania przez uczestników, c) rozplanowanie terenu imprezy (w formie schematu) ze szczegółowym zaznaczeniem poszczególnych elementów/stref/atrakcji, d) zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego imprezy w postaci sprzętu technicznego, oświetleniowego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu imprezy i atrakcji zaplanowanych podczas imprezy e) zapewnienie drobnych upominków dla uczestników imprezy i ich wręczenie za aktywny udział w grach i konkursach przeprowadzonych w trakcie imprezy dla minimum 100 uczestników, o łącznej wartości 1500 zł brutto, f) wykreowanie wizerunku imprezy zgodnie z założeniami imprezy pn. Święto miodobrania (szczegółowy opis w Wymaganiach wspólnych dla obu imprez , I. Wytyczne dotyczące promocji imprez.) g) umożliwienie degustacji miodów produkowanych w regionie Puszczy Białowieskiej, zapewnienie ich opisów oraz przeprowadzenie konkursu wśród uczestników Święta miodobrania na najlepszy miód spośród degustowanych i wybór zwycięskiego miodu h) Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do akceptacji dokładny plan Święta miodobrania najpóźniej 10 dni przed jego realizacją. Zmawiający może wprowadzić zmiany do przedstawionego planu. W ramach imprezy Święto miodobrania zorganizowane zostaną co najmniej: a) Strefa edukacji: w formie zabezpieczonego miejsca: namiotów i kramów (minimum 10 szt.) o łącznej minimalnej powierzchni 54 m2, gdzie zapewnione zostaną atrakcje o charakterze edukacyjnym - minimum 10 atrakcji związanych z promocją pszczelarstwa wśród dzieci, młodzieży i dorosłych, takie jak np.: stoiska regionalnych pszczelarzy, wyrobów pszczelarskich, stoiska wyrobów kulinarnych, w których składnikiem jest miód, gry i zabawy, konkursy. Miejsce powinno posiadać zadaszenie chroniące przed ewentualnymi niesprzyjającymi warunkami pogodowymi. b) Strefa sceny: w ramach której, Wykonawca wyznaczy osobę do prowadzenia imprezy (konferansjera), który przeprowadzi program wydarzeń na scenie obejmujący co najmniej: 1. Pokaz pracy pszczelarzy wraz z wyjaśnieniem kolejnych etapów powstawania miodu - minimum 6 pokazów trwających ok.15-20 min. 2. Prezentacja sprzętu i akcesoriów pszczelarskich niezbędnych do kolejnych etapów produkcji miodu wykorzystywanych wcześniej (historycznych) i obecnie. - 1 prezentacja ok.20 min na temat sprzętu historycznego i 2 prezentacje na temat sprzętu obecnego, każda trwająca ok. 15 min. 3. Poznanie tajemnic miodu i jego wartości odżywczych., np. w formie krótkich rozmów z technikiem żywienia lub ekspert ds. dietetyki 4. Zastosowanie miodu w życiu codziennym (kuchnia, medycyna) , np. w formie krótkich rozmów z osobami kompetentnymi w tych dziedzinach 5. Konkursy wiedzy o tematyce pszczelarskiej dla najmłodszych, młodzieży i dorosłych wraz z nagrodami - minimum 3 konkursy 6.Występy zespołów ludowych lub rozrywkowych (wokalnych, tanecznych) - minimum 3 lokalne zespoły, jeden występ powinien trwać ok. 30 min 7. Końcowy występ - zespół folkowy, występ powinien trwać minimum 45 minut..

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  79.95.20.00-2.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 30.09.2013.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

  • 1. Cena - 95
  • 2. Doświadczenie - 5

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
RODZINNY MARATON - SZTAFETA W PUSZCZY BIAŁOWIESKIEJ.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Cel imprezy: Rodzinny maraton - sztafeta w Puszczy Białowieskiej ma na celu zachęcenie rodzin do wspólnego spędzania czasu w formie aktywnej w otoczeniu przyrody Puszczy Białowieskiej. Miejsce organizacji imprezy: Impreza zorganizowana zostanie w Gminie Hajnówka, woj. Podlaskie, na terenie puszczy. Czas: Impreza zorganizowana zostanie w miesiącu sierpniu lub wrześniu 2013 r. , w dniu wolnym od pracy (sobota lub niedziela), czas trwania imprezy ok. 6 godzin. Wykonawca organizując imprezę musi uwzględnić specyfikę tego terminu (np. warunki atmosferyczne, porę zapadania zmierzchu, itp.) W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca powinien zrealizować: 1. Otwarcie zapisów najpóźniej 3 tygodnie przed planowaną imprezą. 2. Zapewnienie obsługi sędziowskiej do przeprowadzenia zawodów. 3. Wytyczenie dwóch tras zawodów (krótszej i dłuższej) przebiegających przez obszar Puszczy Białowieskiej w Gminie Hajnówka o długości ok. 500 m i 1 km. 4. Zapewnienie numerów startowych dla wszystkich zawodników - ok. 300 osób. 5. Zapewnienie podium dla zwycięzców. 6. Wykonanie medalu pamiątkowego dla wszystkich uczestników zawodów oraz pucharów dla zwycięzców. 7. Zapewnienie płotków zabezpieczających na starcie i mecie. 8. Ubezpieczenie uczestników zawodów od nieszczęśliwych wypadków. 9. Zapewnienie obsługi spikerskiej zawodów. 10. Zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego imprezy w postaci sprzętu technicznego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu imprezy. 11. Zapewnienie obsługi administracyjnej zawodów. 12. Zapewnienie moderatora imprezy. 13. Wykreowanie wizerunku imprezy (szczegółowy opis w Wymaganiach wspólnych dla obu imprez , I. Wytyczne dotyczące promocji imprez). 14. Zorganizowanie atrakcji wspólnej dla uczestników imprezy w formie, np. ogniska, przejazdu kolejką wąskotorową itp. 15. Zapewnienie posiłku regeneracyjnego dla uczestników - ok. 300 osób (bigos, kiełbasa, chleb, musztarda, ketchup, kawa/herbata, woda w butelkach plastikowych 0, 5 l/osobę) 16. Przygotowanie informacji o wynikach zawodów i przekazanie ich Zamawiającemu po zakończeniu zwodów. 17.Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do akceptacji dokładny plan maratonu rodzinnego najpóźniej 10 dni przed jego realizacją..

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  79.95.20.00-2.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 30.09.2013.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

  • 1. Cena - 95
  • 2. Doświadczenie - 5