Zakup usług konferencyjnych (m. in. wynajem sali wykładowej) w związku z organizacją wykładu laureata nagrody im. Nobla prof. Myrona S. Scholesa. - pl-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług konferencyjnych w dniu 30.8.2011 roku (m.in. wynajem sali konferencyjnej wraz z usługą cateringową) na wykład laureata nagrody im. nobla prof. myrona s. scholesa. kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego w hotelu na spotkanie w dniu 30.8.2011 roku obejmujące — salę konferencyjną o pow. co najmniej 350 m kw., mieszczącej min. 400 krzeseł dla uczestników w ustawieniu teatralnym (liczba miejsc siedzących powinna być o 10 % większa niż liczba osób, dla której zamówiono usługę cateringową) wraz ze sprzętem do prezentacji i odpowiednią scenografią, sprzętem do tłumaczenia i nagłośnienia, w godz. 8 00 – 15 00, — usługę cateringową w godz. 9 00 14 00, dla 400 uczestników (szczegóły dotyczące ustawienia do uzgodnienia z zamawiającym), — salę do dyspozycji prelegentów oraz zamawiającego, w godz. 9 00 15 00 (wyposażonej w stół i fotele dla 6 osób). wymagania względem hotelu — reprezentacyjny hotel na terenie warszawy o wysokim poziomie i jakości usług – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki), położony w dzielnicy śródmieście lub w dzielnicach przylegających bezpośrednio do dzielnicy śródmieście tj żoliborz, wola, ochota lub mokotów. wymagania względem powierzchni konferencyjnej — sala konferencyjna o wysokim standardzie, spełniająca następujące wymagania — klimatyzowana, — wyposażona w 2 projektory multimedialne (rzutniki), sprzęt nagłaśniający, 6 mikrofonów bezprzewodowych, 1 mikrofon przewodowy (przy mównicy) oraz co najmniej 400 krzeseł (w uzgodnionym z zamawiającym ustawieniu), — wyposażona w oświetloną i odpowiednio skomponowaną scenografię (montaż i demontaż scenografii, wraz z dostarczeniem potrzebnych do budowy scenografii elementów, zapewniony przez wykonawcę) o następujących elementach —— scena zbudowana z modułów (podestów) o maksymalnych wymiarach 14 m x 4 m, obita wykładziną w kolorze granatowym, wraz ze stołem prezydialnym dla 5 osób (pełnym, przykrytym suknem z draperią od frontu), mównicą (z tablicą z logo knf umieszczonym na jej froncie) i flipchartem, —— zastawka o maksymalnych wymiarach 14 m x 5 m (obita materiałemw kolorze granatowym) z max. 2 ekranami projekcyjnymi (do wyświetlania obrazu z projektora) zapewniającymi widoczność wyświetlanego obrazu z każdego miejsca (krzesła) w sali oraz z max. 2 logotypami przestrzennymi z pianki komisji nadzoru finansowego (z pełną nazwą instytucji), o wymiarach 3 m x 1,2 m oraz/lub cedur, o wymiarach 1,2 m x 1,5 m, —— element dekoracyjny – bukiet kwiatów w koszu; zamawiający może zdecydować się na mniejsze wymiary sceny i zastawki (w zależności od wymiarów sali konferencyjnej) — umożliwiająca umieszczenie sprzętu do prezentacji zapewnionego przez wykonawcę (dwóch ekranów, flipchartu) w sposób nie kolidujący z prowadzącym i pozwalający na swobodne odczytanie tekstu z każdego miejsca (krzesła) w sali; — wyposażona na czas spotkania w kabinę i sprzęt do tłumaczenia symultanicznego oraz zestawy słuchawkowe (odbiorniki) dla 100 gości, wraz z obsługą techniczną (wykonawca zapewnia rozdawanie gościom słuchawek) oraz możliwością nagrywania przez zamawiającego transmitowanego (przez system nagłaśniający oraz przez nadajnik z tłumaczeniem) dźwięku z wyjścia liniowego przez złącze typu cinch; — umożliwiająca przeprowadzenie transmisji on line ze spotkania przez firmę zewnętrzną, wybraną przez zamawiającego, na podstawie odrębnej umowy; — zapewnienie możliwości wyświetlania na ekranach obrazu z komputera (laptopa) zapewnionego przez zamawiającego, obrazu z kamer oraz przełączania sygnału video pomiędzy komputerem a kamerami;— dostęp do bezprzewodowej sieci wi fi na potrzeby prelegentów oraz zamawiającego (max. 10 urządzeń); — otoczenie sali konferencyjnej (foyer, lobby hotelu itp.) — umieszczenie w lobby hotelu oraz na drzwiach sali konferencyjnej informacji (nazwy spotkania i instytucji je organizującej, czyli knf), o treści wskazanej przez zamawiającego, oraz przenośnego banera informacyjnego (roll up) zapewnionego przez zamawiającego; — zapewnienie stołu recepcyjnego (o powierzchni blatu co najmniej 3 m x 1 m) przed salą konferencyjną wraz z miejscem na wystawienie przenośnego banera informacyjnego (roll up) zapewnionego przez zamawiającego; o zapewnienie miejsca do serwowania usługi cateringowej, innego niż sala konferencyjna, tj. w foyer przylegającym do sali konferencyjnej; — zapewnienie sali w godz. 9 00–15 00 do dyspozycji prelegentów i zamawiającego (umożliwiającej przeprowadzenie wywiadów) na 6 osób, wyposażonej w stół i fotele, a także umożliwienie ekspozycji ścianki wystawienniczej zapewnionej przez zamawiającego. zaplecze cateringowe, zapewniające 5 godzinną przerwę kawową, tj. — 1 przerwę kawową ciągłą w godz. 9 00 14 00, obejmującą napoje zimne (woda mineralna gazowana, niegazowana, soki owocowe), napoje gorące (kawa i herbata) wraz z dodatkami (śmietanka do kawy, cukier, cytryna) oraz szeroki wybór przekąsek w formie ciasteczek oraz owoców, — bieżącą obsługę kelnerską, — zapewnienie na stole prezydialnym wody mineralnej dla 5 osób. pozostałe wymagania — zapewnienie płynnej obsługi podczas spotkania. — zapewnienie 2 miejsc parkingowych dla samochodów zamawiającego w godz. 8 00 15 00, w pobliżu hotelu oraz wózka do przewiezienia materiałów konferencyjnych z samochodu do sali konferencyjnej i z powrotem. ii.1.6)