Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP

Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego z jądrem bazującym na systemie klasy ERP (dalej jako "ZSI” lub "System”) w siedzibie Zamawiającego, obejmujące:

— dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania Systemu, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym,

— wdrożenie ZSI,

— świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia.

Oraz świadczenie usług pogwarancyjnych (prawo opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:

— dostęp do aktualizacji systemu i naprawy błędów,

— świadczenie usług asysty technicznej.

Szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia zostały zawarte m.in. w:

— opisie przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 1 do SIWZ,

— opisie funkcjonalności – Załącznik nr 2 do SIWZ,

— opisie wybranych procesów obiegu dokumentów – Załącznik nr 3 do SIWZ,

— wzorze umowy – Załącznik nr 5 do SIWZ.

Instytut Geofizyki PAN, ul. Księcia Janusza 64, 01-452 Warszawa, POLSKA

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego, w skrócie "ZSI” albo "System”, z jądrem bazującym na systemie klasy ERP w siedzibie Zamawiającego, obejmujące:

— dostawę ZSI wraz z wszystkimi komponentami niezbędnymi do właściwego działania ZSI, a w szczególności oprogramowaniem bazodanowym,

— wdrożenie ZSI,

— świadczenie usług gwarancyjnych dla wdrożonego ZSI w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia, tj. od odbioru końcowego wdrożenia ZSI, obejmujących,

— dostęp do aktualizacji ZSI i naprawy błędów,

— świadczenie usług pomocy technicznej.

Oraz świadczenie usług pogwarancyjnych (Prawo Opcji) przez okres nie dłuższy niż 96 miesięcy, obejmujących:

— dostęp do aktualizacji ZSI i naprawy błędów,

— świadczenie usług pomocy technicznej.

Zamawiający udostępni Wykonawcy infrastrukturę informatyczną w postaci rozwiązania sprzętowego, bądź – w przypadku niewystarczających zasobów – zakupi sprzęt w oddzielnym postępowaniu w oparciu o sugestie Wykonawcy. Zamawiający nie posiada żadnego oprogramowania, w tym systemowego i bazodanowego, które zostanie wykorzystane do realizacji niniejszego zamówienia z wyłączeniem systemów operacyjnych stacji roboczych. Po stronie Zamawiającego jest zapewnienie infrastruktury informatycznej wraz z oprogramowaniem systemowym.

Wykonawca poda Zamawiającemu w ciągu 14 dni od podpisania umowy minimalne parametry infrastruktury informatycznej potrzebnej do prawidłowego działania ZSI. Do czasu zakupu infrastruktury przez Zamawiającego, nie dłużej jednak niż 4 miesiące od dnia dostarczenia minimalnych parametrów, Wykonawca udostępni własny serwer, na potrzeby realizacji usług objętych niniejszym zamówieniem.

Oferowany ZSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, obejmującym następujące zakresy funkcjonalne (moduły):

— finanse i księgowość (FK),

— majątek trwały (MT),

— kadry i płace (KDP),

— zakupy, sprzedaż, magazyny i logistyka,

— zarządzanie majątkiem,

— zarządzanie projektami,

— planowanie i budżetowanie,

— elektroniczny obieg dokumentów,

— raporty i analizy/ Portal BI,

— nauka.

Zamawiający dopuszcza inną organizację modułów (tzn. inne nazewnictwo lub np. zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej modułów w jednym lub odwrotnie - funkcjonalności jednego modułu rozłożone na kilka modułów) pod warunkiem spełnienia wymagań opisu funkcjonalności stanowiącego Załącznik 2 do SIWZ.

Wszystkie moduły zamawianego oprogramowania muszą tworzyć system zintegrowany tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których dane są wykorzystywane.

Zamawiający oczekuje odzwierciedlenia w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD) procesów zachodzących w jednostce opisanych w Załączniku nr 3 do SIWZ. Istnieje jednak możliwość zmiany procesu, jeżeli na etapie analizy przedwdrożeniowej Zamawiający dojdzie do wniosku, że zmiana zoptymalizuje i poprawi cały proces. Obsługa procesów kancelaryjnych i archiwizacji musi zostać wdrożona zgodnie z wytycznymi Archiwum Państwowego, które zostaną uzyskane po wstępnym opisie procesów na etapie analizy przedwdrożeniowej.

1. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 34 ust. 5 ustawy. Prawo opcji jest uprawnieniem, z którego Zamawiający może, ale nie musi skorzystać.

2. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie prawo zakupu usługi pogwarancyjnej na oferowany zintegrowany system informatyczny (ZSI), na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SIWZ) oraz we wzorze umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ) na łączny okres nie dłuższy niż 96 miesięcy.

3. Warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie na piśmie oświadczenia woli przez Zamawiającego o skorzystaniu z tego prawa.

4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji w trzech etapach poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli.

5. Pierwsze oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji Zamawiający może złożyć nie później niż na 3 miesiące przed upływem podstawowego okresu gwarancji. Usługa pogwarancyjna, objęta opcją, zacznie obowiązywać, po wygaśnięciu pierwotnego okresu gwarancji.

6. Drugie oraz trzecie oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji, Zamawiający może złożyć nie później niż na 30 dni przed końcem obowiązywania usług pogwarancyjnych wskazanych w poprzednim oświadczeniu.

7. W przypadku nie dotrzymania któregoś z terminów określonych w ust. 7 i 8 Zamawiającemu nie będzie przysługiwała, możliwość skorzystania z prawa opcji.

8. Zamawiający w oświadczeniu, będzie informował Wykonawcę, na jaki okres (ilość miesięcy) zamierza zakupić usługę pogwarancyjną oraz jaką szacowaną ilość roboczogodzin będzie obejmować ta usługa we wskazanym okresie, zgodnie z tabelą nr 2 formularza oferty stanowiącego Załącznik nr 7 do SIWZ.

Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.

Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.

W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku Wykonawcy zobowiązani będą wykazać, że:

a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, Wykonawca dostarczył w instytutach naukowych PAN, instytutach badawczych i uczelniach akademickich – co najmniej 2 (dwa) zamówienia (wartość każdej umowy nie może być mniejsza niż 1 000 000,00 PLN brutto), których przedmiotem była m.in. dostawa i wdrożenie systemu do zarządzania klasy ERP (tj. systemu do zarządzania jednostką organizacyjną, pracującego na jednej bazie danych, w ramach którego dane wprowadzone w jednym z modułów systemu są natychmiast widoczne przez innych użytkowników we wszystkich modułach systemu) opartego na tym samym oprogramowaniu, co system objęty ofertą składaną przez Wykonawcę w niniejszym postępowaniu wraz ze świadczeniem serwisu co najmniej przez okres 12 miesięcy, w tym każda z tych usług obejmowała co najmniej następujące obszary funkcjonalne:

— finanse i księgowość,

— zakupy i sprzedaż,

— kadry i płace,

— budżetowanie,

— obieg dokumentów zintegrowany z pozostałymi modułami.

Dla minimum 20 jednoczesnych użytkowników.

b) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych część wykonana obejmuje co najmniej trzy usługi, polegające na usłudze serwisowej, zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP przez okres minimum 24 miesięcy, których wdrożenie zostało zakończone, przy czym:

— każda z tych usług musi dotyczyć systemu klasy ERP, w którym pracuje co najmniej 20 jednoczesnych użytkowników,

— co najmniej dwie usługi świadczone na rzecz instytutu naukowego PAN, instytutu badawczego lub uczelni akademickiej.

c) dysponuje lub będzie dysponował:

— jednym kierownikiem projektu posiadającym co najmniej 3 letnie doświadczenie związane z prowadzeniem co najmniej 2 (dwóch) projektów informatycznych dotyczących wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP na stanowisku kierownika projektu lub równoważnym w instytucie naukowym PAN, instytucie badawczym lub uczelni akademickiej, przy czym każdy z projektów musiał mieć wartość co najmniej 800 000,00 PLN brutto,

— zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do projektu będącego przedmiotem zamówienia w liczbie min. 4 osób, każda z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia. Każda z osób musi posiadać doświadczenie polegające na udziale w co najmniej jednym projekcie informatycznym, dotyczącym wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP w instytucie naukowym PAN, instytucie badawczym lub uczelni akademickiej, przy czym taki projekt musiał mieć wartość co najmniej 800 000,00 PLN brutto,

— co najmniej 1 pracownikiem odpowiedzialnym za tworzenie i rozwój oprogramowania w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji wdrożonego systemu w zależności od potrzeb Zamawiającego i zapewniającego rozwój systemu.

Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z dnia wszczęcia postępowania. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń według średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje.

Szczegółowe warunki realizacji umowy znajdują się we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do SIWZ oraz w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ.

Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64

01-452 Warszawa, POLSKA

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12 – 23 oraz art. 24 ust. 5 pkt 1), pkt 3) i pkt 8) ustawy.

1. Wykonawca musi złożyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w SIWZ na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia.

2. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona,do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1.

1) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej należy złożyć:

a) wykaz dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów określających, czy dostawy, o których mowa w wykazie, zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

b) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów określających, czy usługi, o których mowa w wykazie, zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

c) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji/szkoleń oraz zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami;

2) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu należy złożyć:

a) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13–14 ustawy

b) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy;

c) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków;

d) zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczej Ubezpieczenia Społecznego albo inny dokument potwierdzający, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

e) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;

f) oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne;

g) oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne;

h) oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;

3) w celu potwierdzenia przez Wykonawcę spełnienia przez oferowane dostawy wymagań określonych przez Zamawiającego należy złożyć próbkę oferowanego systemu ZSI w formie prezentacji.

Powołując się na art. 24aa ustawy Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy, zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 80 000 PLN.

Terminy składania odwołań określone są w ustawie – Prawo zamówień publicznych.