Usługi w zakresie wsparcia systemu

Świadczenie serwisu pogwarancyjnego, usług wsparcia i rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS)

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1.1. świadczenie serwisu pogwarancyjnego dla systemu zarządzania dokumentami i sprawami,

1.2. świadczenie usług wsparcia systemu zarządzania dokumentami i sprawami ZDiS, przez okres 12 miesięcy,

1.3. świadczenie, zlecanych przez Zamawiającego, usług rozwoju systemu ZDiS, wymienionych w pkt 5. Opisu przedmiotu zamówienia, w tym m.in. szkoleń z zakresu użytkowania, obsługi, administracji i rozwoju ZDiS, przez okres 12 miesięcy, bądź do wyczerpania 700 roboczogodzin,

1.4. objęcie 12 miesięczną gwarancją wykonanych prac,

1.5. w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca zapewni świadczenie usług i gwarancji na wykonane prace na identycznych warunkach, jak opisane w pkt 1–4 na kolejny okres, maksymalnie do 12 miesięcy, licząc od 7.7.2022.

Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest siedziba Zamawiającego przy ul. Filtrowej 57, 02-056 Warszawa lub Ośrodek Szkoleniowy NIK Goławice Drugie, 05-180 Pomiechówek, w zakresie szkoleń.

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1.1. świadczenie serwisu pogwarancyjnego dla systemu zarządzania dokumentami i sprawami, (dalej ZDiS lub system ZDiS) przez okres 12 miesięcy, na warunkach określonych w pkt 3. Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ,

1.2. świadczenie usług wsparcia systemu zarządzania dokumentami i sprawami ZDiS, przez okres 12 miesięcy, na warunkach określonych w pkt. 4. Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ,

1.3. świadczenie, zlecanych przez Zamawiającego, usług rozwoju systemu ZDiS, wymienionych w pkt 5. Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ, w tym m.in. szkoleń z zakresu użytkowania, obsługi, administracji i rozwoju ZDiS, przez okres 12 miesięcy, bądź do wyczerpania 700 roboczogodzin,

1.4. objęcie 12 miesięczną gwarancją wykonanych prac, na warunkach określonych w pkt 7. Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ,

1.5. w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca zapewni świadczenie usług i gwarancji na wykonane prace na identycznych warunkach, jak opisane w pkt 1–4 na kolejny okres, maksymalnie do 12 miesięcy, licząc od 7.7.2022.

2. Prawo opcji:

2.1. W przypadku skorzystania z prawa opcji Wykonawca zapewni świadczenie usług serwisu pogwarancyjnego, usług wsparcia dla posiadanego przez Zamawiającego systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) oraz usług rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) i gwarancji na wykonane prace na kolejny okres, maksymalnie do 12 miesięcy, licząc od następnego dnia po terminie zakończenia obowiązywania umowy wskazanym w pkt 1. na identycznych warunkach, jak opisane w pkt. 2-8 Załącznika nr 1 do SWZ.

2.2. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w krótszym niż 12 miesięcy okresie, przy czym najkrótszy okres świadczenia usług opcjonalnych to kwartał. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji maksymalnie czterokrotnie, (tak, aby łączny czas świadczenia usług w ramach prawa opcji nie przekroczył 12 miesięcy), lub zrezygnować z prawa opcji.

2.3. Liczba roboczogodzin przeznaczonych na usługi rozwoju systemu ZDiS do wykorzystania w kolejnym, wynikającym w prawa opcji, okresie umowy będzie obliczana proporcjonalnie, w zależności od długości okresu, w którym Zamawiający będzie korzystał z prawa opcji.

2.4. W przypadku zastosowania prawa opcji, Zamawiający wyśle Wykonawcy – nie później niż na 3 miesiące przed zakończeniem świadczenia usług pierwsze zgłoszenie zamiaru skorzystania z prawa opcji, określając przy tym, czy skorzysta z tego prawa w całości, czy w części i w jakim wymiarze.

2.5. W przypadku zamiaru skorzystania z prawa opcji kilkukrotnie Zamawiający wyśle Wykonawcy kolejne zgłoszenie nie później niż na 3 miesiące przed zakończeniem świadczenia dotychczasowych usług.

1. W przypadku skorzystania z prawa opcji Wykonawca zapewni świadczenie usług serwisu pogwarancyjnego, usług wsparcia dla posiadanego przez Zamawiającego systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) oraz usług rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) i gwarancji na wykonane prace na kolejny okres, maksymalnie do 12 miesięcy, licząc od następnego dnia po terminie zakończenia obowiązywania umowy wskazanym w pkt 1. na identycznych warunkach, jak opisane w pkt. 2-8 Załącznika nr 1 do SWZ.

2. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w krótszym niż 12 miesięcy okresie, przy czym najkrótszy okres świadczenia usług opcjonalnych to kwartał. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji maksymalnie czterokrotnie, (tak, aby łączny czas świadczenia usług w ramach prawa opcji nie przekroczył 12 miesięcy), lub zrezygnować z prawa opcji.

3. Liczba roboczogodzin przeznaczonych na usługi rozwoju systemu ZDiS do wykorzystania w kolejnym, wynikającym w prawa opcji, okresie umowy będzie obliczana proporcjonalnie, w zależności od długości okresu, w którym Zamawiający będzie korzystał z prawa opcji.

4. W przypadku zastosowania prawa opcji, Zamawiający wyśle Wykonawcy – nie później niż na 3 miesiące przed zakończeniem świadczenia usług pierwsze zgłoszenie zamiaru skorzystania z prawa opcji, określając przy tym, czy skorzysta z tego prawa w całości, czy w części i w jakim wymiarze.

5. W przypadku zamiaru skorzystania z prawa opcji kilkukrotnie Zamawiający wyśle Wykonawcy kolejne zgłoszenie nie później niż na 3 miesiące przed zakończeniem świadczenia dotychczasowych usług.

Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 55 000 PLN (pięćdziesiąt pięć tysięcy złotych). Szczegółowe informacje dotyczące wadium znajdują się w pkt XII SWZ.

1. Zamawiający nie stawia warunków dotyczących:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym,

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

a) nie podlegają wykluczeniu, na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp,

b) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

— sytuacji ekonomicznej lub finansowej,

— zdolności technicznej lub zawodowej.

3. Zamawiający przewiduje tzw. uprzednią ocenę ofert, zgodnie z art. 139 ustawy Pzp.

Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

— oświadczenia, o którym mowa poniżej w pkt 4,

— podmiotowych środków dowodowych, o których mowa poniżej w pkt 5.

4. Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca składa oświadczenie (dalej: JEDZ) o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego.

5. Podmiotowe środki dowodowe.

podmiotowe środki dowodowe składane z ofertą:

— (opcjonalnie) zobowiązanie, o którym mowa w pkt 6,

— (opcjonalnie) oświadczenie, o którym mowa w pkt 7

Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego:

1) potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu:

a) informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych,

b) wykaz dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,

c) dowody określające czy zamówienia (z lit. b) – zostały wykonane lub są wykonywane należycie,

d) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, niezbędnych do wykonania zamówienia,

2) potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania:

e) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp,

f) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w postępowaniu, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej,

g) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

6. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców,którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku, Wykonawcy dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

Wykonawca musi posiadać środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 200 000 PLN (dwieście tysięcy złotych).

1.2 Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej:

a) (osoby)

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że dysponuje następującymi osobami, tj.:

Analityk – co najmniej 2 osoby z doświadczeniem w przeprowadzaniu analiz i we wdrażaniu systemu zarządzania dokumentami i sprawami (udział w 2 projektach informatycznych polegających na wdrożeniu lub rozbudowie systemu klasy workflow);

Programista – co najmniej 2 osoby z doświadczeniem w programowaniu w języku Java w technologii Java EE, z biegłą znajomością języka SQL, w tym co najmniej 1 osoba musi mieć wiedzę i doświadczenie z zakresu systemu Office Object, który posiada Zamawiający;

Administrator – co najmniej 2 osoby z doświadczeniem w zarządzaniu systemami opartymi na technologii Java EE i bazami danych Oracle, w tym co najmniej 1 osoba musi posiadać certyfikat Oracle Database Administrator Certified Professional dla wersji 10g lub nowszej, i co najmniej 1 osoba musi mieć wiedzę i doświadczenie z zakresu systemu Office Object, który posiada Zamawiający. Zamawiający uzna warunek za spełniony również w przypadku łącznego posiadania przez wskazaną/e osobę/y więcej niż jednego z ww. doświadczenia.

b) (doświadczenie)

Wykonawca musi posiadać doświadczenie w postaci należytego wykonania co najmniej jednego zamówienia polegającego na wdrożeniu lub rozbudowie systemu zarządzania dokumentami i sprawami, które:

Dotyczyło systemu obsługującego co najmniej 200 zarejestrowanych użytkowników,

System oparty był na technologii webowej, działającej w przeglądarce internetowej,

System był wykonany w technologii Java Enterprise Edition (Java EE) w wersji 6 lub 7,

System wykorzystywał bazę wiedzy zbudowaną w oparciu o standard Topic Maps (ISO/IEC 13250),

System był zintegrowany z usługami katalogowymi (Novell eDirectory lub Active Directory),

Wdrożony lub rozbudowywany system obejmował funkcje związane z:

— hierarchią uprawnień, gdzie rola w organizacji determinowała uprawnienia,

— dynamicznym wyznaczaniem wykonawców zadań w procesach, w ramach którego zbiory wykonawców były wyznaczane na podstawie struktury organizacyjnej, ról, stanowisk, kompetencji i innych właściwości użytkowników,

— obsługą archiwum zakładowego dla spraw prowadzonych elektronicznie,

— integracją z systemem poczty elektronicznej, obejmującą bezpośrednie przyjmowanie listów e-mail jako dokumentów,

— obsługa elementów infrastruktury PKI w zakresie: podpisywania plików i weryfikacji złożonego podpisu (w formatach: CMS, XAdES, CAdES, PAdES), dodawania znaczników czasu, kontrasygnowania,

— oznaczaniem dokumentów kodami kreskowymi, generowaniem kodów kreskowych dla dokumentów,

— obsługa mechanizmów skanowania masowego w zakresie: wsparcia dla skanerów masowych, odbierania rezultatów skanowania przez FTP, e-mail, automatycznego rozpoznawania naklejonych kodów kreskowych, automatycznego podziału plików i dołączania ich do oznakowanych dokumentów,

— zamówienie obejmowało swoim zakresem organizację wielooddziałową, połączoną siecią rozległą (WAN, Internet),

O wartości co najmniej 300 000 PLN brutto.

1. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy wraz z załącznikami (Załącznik nr 3 do SWZ).

2. Zamawiający przewiduje zmiany w zawartej umowie. Szczegółowy opis warunków dokonania takich zmian znajduje się w Par. 6 wzoru umowy.

Siedziba Zamawiającego.

Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia:

1. Oferty zostaną otwarte w dniu, w którym upłynął termin składania ofert, z uwzględnieniem art. 222 ust. 2 ustawy Pzp.

2. Otwarcie ofert nie jest publiczne.

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy Pzp.