Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Konserwacja kopert dowodowych w 2022 r. polegającej na wykonaniu usługi
porządkowania i archiwizacji kopert dowodowych osób zmarłych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasto Sierpc

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 611015483

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Piastowska

1.5.2.) Miejscowość: Sierpc

1.5.3.) Kod pocztowy: 09-200

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL923 - Płocki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: r.goszczycki@um.sierpc.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.sierpc.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Konserwacja kopert dowodowych w 2022 r. polegającej na wykonaniu usługi
porządkowania i archiwizacji kopert dowodowych osób zmarłych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-359bf531-64d8-11ed-aea3-5a7c432eaced

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00439604

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-11-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00030669/11/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Konserwacja kopert dowodowych w 2022 r. polegającej na wykonaniu usługi porządkowania i archiwizacji kopert dowodowych osób zmarłych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://umsierpc.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: https://umsierpc.ezamawiajacy.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH?
Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), administratorem Państwa danych osobowych jest Gmina Miasto
Sierpc (ul. Piastowska 11a, 09-200 Sierpc) (Administrator) jako zamawiający. Kontakt z Administratorem: +48 24 275 86 86,
info@sierpc.pl.
Administrator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo przekazanych danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z przepisami
prawa. [Szczegółowa klauzula informacyjna RODO została określona w Rozdziale XXIII SWZ- ze względu na ograniczoną ilość wprowadzenia znaków w ogłoszeniu o zamówieniu

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WIR.271.18.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Wykonawca w ramach wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy, zapewni materiały do archiwizacji tj. teczki, pudła archiwizacyjne itp. niezbędne do wykonania usługi.
2. Zakresem usługi objęte są: opracowanie techniczne dokumentacji (nadanie
jednostkom właściwego układu wewnętrznego, usunięcie elementów metalowych i plastikowych, w przypadku materiałów archiwalnych paginacja tj. ponumerowanie zapisanych stron ołówkiem miękkim), przepakowanie dokumentacji w materiały archiwizacyjne z tektury bezkwasowej, segregacja dokumentacji, kwalifikacja dokumentacji, systematyzacja dokumentacji, opisanie jednostek archiwalnych zgodnie z załącznikiem nr 7 i 8 do SWZ, oraz opisanie pudeł zbiorczych, sporządzenie ewidencji dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej na spisach zdawczoodbiorczych, których formularz wskazuje załącznik nr 9 do SWZ, oraz aktualizacja wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.
3. Strony umowy ustalają, że liczba kopert objętych zakresem usługi to około 10.000 sztuk.
4. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać usługę zgodnie z prawem obowiązującym, w szczególności z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi obowiązującymi w jednostce Zamawiającego, a także zgodnie z wytycznymi Archiwum Państwowego w Płocku zawartymi w piśmie z dnia 13 kwietnia 2022 r. wystosowanego w sprawie o znaku O2.401.4.2022, a w dalszej kolejności wedle wskazań Zamawiającego.
5. Na mocy niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi we własnej składnicy oraz do odbioru dokumentów będących przedmiotem zamówienia z siedziby Zamawiającego na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji, którego wzór stanowi załącznik nr 10 do SWZ, ich załadunku i transportu do miejsca wykonywania usługi.
6. Na mocy umowy Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania transportu całości dokumentacji po jej uporządkowaniu do siedziby Zamawiającego w celu dokonania odbioru przedmiotu zamówienia przez uprawnione osoby na podstawie protokołu odbioru stanowiącego załącznik nr 11 do SWZ.
7. Wykonawca nie może powierzyć wykonania usługi osobie trzeciej.
8. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, w związku z art. 438 ustawy Pzp, Zamawiający wymaga aby Wykonawca zatrudniał na podstawie umowy o pracę (w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy), osoby wykonujące czynności w zakresie realizacji zamówienia, tj. 1 osobę na stanowisku archiwisty.
9. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności weryfikacyjnych i kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 6 czynności. Zamawiający uprawniony jest do:
1) żądania oświadczenia wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w związku z realizacją zamówienia, określającego liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, rodzaje umów o pracę i wymiary etatów,
2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,
3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.
10. Z tytułu niespełnienia żądania określonego w ust. 8 pkt 1 Zamawiający naliczy kary umowne, określone w Projekcie umowy, stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ.
11. Zamawiający wymaga, aby wynagrodzenie za pracę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nie było niższe od obowiązującej wysokości
wynagrodzenia minimalnego, ustalonej na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
12. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania zgody od pracowników na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
13. Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy Pzp Opis przedmiotu zamówienia jest sporządzony z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2022-12-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze oferty Zamawiający kierował się będzie kryteriami:
1) Cena (z VAT): 60%,
2) Termin realizacji: 40%
2. Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalna ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta wynosi 100. Punkty będą przyznawane według następujących zasad:
1) Kryterium nr 1: Cena (60%) „C”, obliczona zostanie na postawie następującego wzoru:
C = Cmin/Co× 100 pkt = . . . pkt, gdzie:
Cmin. – cena oferty najtańszej (brutto)
Co – cena oferty ocenianej (brutto)
(maksymalnie 100 pkt do zdobycia)
2) Kryterium nr 2: Termin realizacji (40%).
Kryterium „Termin realizacji” T- będzie rozpatrywane na podstawie deklarowanego terminu realizacji przedmiotu zamówienia, podanego przez Wykonawcę w formularzu Oferty.
Najdłuższy możliwy termin realizacji wymagany przez Zamawiającego– 28 grudnia 2022r.
Najkrótszy możliwy termin realizacji uwzględniony do oceny przez Zamawiającego – 21 grudnia 2022 r.
Termin realizacji należy proponować do konkretnych dat dziennych.
Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób:
28 grudnia 2022 r. – 0 punktów;
23 grudnia 2022 r. - 20 punktów;
22 grudnia 2022 r. - 30 punktów;
21 grudnia 2022 r.- 40 punktów.
(maksymalnie 40 pkt do zdobycia)
UWAGA:
W przypadku nieokreślenia w formularzu ofertowym Kryterium nr 2, tj. „Termin realizacji”, Zamawiający przyjmie maksymalny termin realizacji, tj. 28 grudnia 2022 r. i przyzna 0 pkt. W przedmiotowym kryterium.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą ilością punktów, stanowiących sumę punktów przyznanych w każdym kryterium z uwzględnieniem wagi procentowej danego kryterium, obliczonych wg wzoru:
P=Cx60%+T= .... pkt., gdzie:
P – łączna liczba punktów przyznana ofercie ocenianej
C – liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium „Cena”,
T – liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium „Termin realizacji”.
4. Łączna suma punktów przyznanych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością pozwalającą na wybór oferty o największej liczbie punków, jeżeli przy zastosowaniu wymienionego zaokrąglenia nie występuje różnica w ilości przyznanych punktów wynikająca z małej różnicy zaoferowanych cen.
5. Zamawiający udzieli zamówienia publicznego na cały przedmiot zamówienia, temu z niewykluczonych z postępowania Wykonawców, którego oferta w toku oceny ofert nie zostanie odrzucona i zostanie uznana za najkorzystniejszą, tzn. otrzyma największą łączną sumę punktów.
6. Zgodnie z art. 223 ust. 2 ustawy Pzp, Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Jeżeli cena jednostkowa podana liczbą nie odpowiada cenie podanej słownie, przyjmuje się za prawidłową cenę jednostkową podaną liczbą.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin realizacj

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-11-23 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://umsierpc.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-11-23 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-12-22

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE