Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja Konferencji Naukowej pt. ”Zarządzanie strategiczne w czasach narastającej niepewności” organizowanej przez Katedrę Zarządzania Strategicznego w dniach 20-21 listopada 2023 r. dla 80 osób

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SZKOŁA GŁÓWNA HANDLOWA W WARSZAWIE

1.3.) Oddział zamawiającego: Podmiot należący do grupy VAT o nazwie Szkoła Główna Handlowa Grupa VAT w Warszawie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001502

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja Niepodległości 162

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-554

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzl@sgh.waw.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: sgh.waw.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja Konferencji Naukowej pt. ”Zarządzanie strategiczne w czasach narastającej niepewności” organizowanej przez Katedrę Zarządzania Strategicznego w dniach 20-21 listopada 2023 r. dla 80 osób

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e99d59a2-09c3-11ee-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00257447

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-06-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://sgh.eb2b.com.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako „Platforma” lub „Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie wnioski, zawiadomienia, informacje oraz pozostałe dokumenty i oświadczenia, w tym dokumenty i oświadczenia składane na wezwanie Zamawiającego, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl poprzez zakładkę „Pytania / Informacje” lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, e-mail dzl@sgh.waw.pl, przy czym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest: Bartłomiej Perzyński, email: dzl@sgh.waw.pl lub inna osoba zastępująca.

4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://sgh.eb2b.com.pl/.

5. Zamawiający, zgodnie z § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452; dalej jako „Rozporządzenie”) określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:

1) dokumenty w formacie „pdf” należy podpisywać formatem PAdES;

2) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES.

6. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia, określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 250 MB w formatach: .pdf. a w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10 MB.

7. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia, określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:

1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, nie jest widoczny dla Zamawiającego oraz właściciela Platformy, gdyż istnieje w systemie jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępne jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert,

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

8. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy w zakładce „Pytania/ Informacje” poprzez polecenie „Dodaj pytanie / komentarz” lub za pośrednictwem poczty e-mail: dzl@sgh.waw.pl. Wyjaśnianie treści SWZ oraz jej ewentualna zmiana odbywać się będą zgodnie z art. 284 Ustawy.

9. Zaleca się, aby Wykonawca na bieżąco śledził (sugerujemy codziennie) zmiany jakich w trakcie postępowania może dokonać Zamawiający. Zalecenie dotyczy również informacji jakie Zamawiający kieruje do Wykonawców po zakończeniu składania ofert.

10. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, w tym zwrotu kosztów poniesionych z tytułu nabycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

11. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne.

12. Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków szczegółowe informacje zawarte zostały w rozdziale VIII Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w zakładce "Pomoc" Platformy.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Szkołę Główną Handlową w Warszawie, określone zostały w Rozdziale XXII SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ADZL.25.1.35.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz usługi dodatkowe w ramach Organizacji Konferencji Naukowej pt. ”Zarządzanie strategiczne w czasach narastającej niepewności”, organizowanej przez Katedrę Zarządzania Strategicznego w dniach 20-21 listopada 2023 r. dla 80 osób

Warunki:
1. Okres organizacji: 20-21 listopada 2023 r. (poniedziałek-wtorek).

2. Miejsce organizacji: Warszawa – okolice Starego Miasta – Centrum (odległość od Kolumny Zygmunta do 5 km pieszo – według mapy Google: https://www.google.pl/maps/, z dokładnością +/- 100 m).

3. Liczba uczestników: 80, zakwaterowanych w jednym budynku.

4. Przyjazd uczestników 20 listopada 2023r. około godz. 13.00, wyjazd 21 listopada 2023r. po godz. 13.00

5. Wykonawca musi dysponować pokojami hotelowymi, umożliwiającymi zakwaterowanie dla 80 uczestników Konferencji w pokojach jednoosobowych.

6. Wykonawca musi dysponować pokojami w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym w rozumieniu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2017 r. poz. 2166 z późn. zm.), umożliwiającymi zakwaterowanie dla min. 80 uczestników Konferencji.

7. Śniadanie wliczone w cenę pokoju.

8. Zamawiający w zakresie noclegu i wyżywienia ponosi koszty w oparciu o rzeczywistą liczbę uczestników zgłoszonych przez Zamawiającego w terminie 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji.

9. Wykonawca musi dysponować salą konferencyjną dla min. 80 osób przez cały czas trwania Konferencji.

10. Zapewnienie dwóch przerw kawowych: jednej w dniu 20.11.2023 r. oraz jednej w dniu 21.11.2023r. dla 80 osób.

11. Obiad w formie bufetu szwedzkiego dla 80 osób w dniu 20 listopada 2023 r., z możliwością menu wegetariańskiego, z napojami wliczonymi w cenę, zorganizowany w tym samym obiekcie, w którym będzie znajdować się sala konferencyjna.

12. Obiad w formie bufetu szwedzkiego dla 80 osób w dniu 21 listopada 2023 r., z możliwością menu wegetariańskiego, z napojami wliczonymi w cenę, zorganizowany w tym samym obiekcie, w którym będzie znajdować się sala konferencyjna.

13. Uroczysta kolacja serwowana wraz z bufetem ciepłym i zimnym dla 80 osób w dniu 20 listopada 2023 r. – z możliwością menu wegeteriańskiego. Napoje bezalkoholowe oraz wino do kolacji wliczone w cenę. Uczestnicy będą dokonywać wyboru ze skróconego menu zaakceptowanego przez Zamawiającego i posiłek będzie serwowany do stołów przez kelnerów (za wyjątkiem przekąsek zimnych, sałat, sałatek i deserów wyłożonych na stołach i stołach bufetowych – w przypadku ciast i owoców).

14. Zapewnienie możliwości bezpłatnego korzystania z parkingu dla samochodów osobowych.

15. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają n/w załączniki do SWZ:

Załącznik Nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia (dalej „OPZ”),

Załącznik Nr 7 – Wzór umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-11-21

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:

Cena oferty brutto (C) - 80%

Miejsce realizacji Konferencji oraz uroczystej kolacji (M) - 20%


2. W kryterium „Cena oferty brutto” najwyższą liczbę punktów (80) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:

C = Najniższa cena oferty brutto / Cena oferty brutto w ofercie ocenianej x 80 punktów

gdzie: C – liczba punktów przyznana ocenianej ofercie za cenę

Uwagi:

• Punktacja wyliczona będzie z dokładnością 2 miejsc po przecinku. W kryterium cena oferty brutto, oferta może otrzymać maksymalnie 80 pkt.,

• Do oceny ofert w przedmiotowym kryterium Zamawiający przyjmie całkowite wynagrodzenie brutto z formularza oferty, stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ.

3. W kryterium „Miejsce realizacji Konferencji oraz uroczystej kolacji” Zamawiający przyzna punkty w poniżej podany sposób:

1) Propozycja lokalizacji Konferencji – ocenie podlegać będzie lokalizacja oraz reprezentacyjność miejsca organizacji Konferencji uwzględniającego charakter i rangę Konferencji – maksymalnie do 15 pkt. zgodnie z poniższymi podkryteriami:

a) Wykonawca otrzyma 6 pkt. jeżeli sala konferencyjna znajduje się w tym samym obiekcie, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy Konferencji (podkryterium M1);

b) Wykonawca otrzyma 4 pkt. jeżeli sala konferencyjna łącznie będzie wyposażona w klimatyzację, bardzo dobrze oświetlona, w pobliżu sali będą toalety ogólnodostępne (podkryterium M2);

c) Wykonawca otrzyma 5 pkt. jeżeli miejsce organizacji uroczystej kolacji znajduje się w tym samym obiekcie, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy Konferencji (podkryterium M3).

2) Odległość miejsca zakwaterowania od Kolumny Zygmunta (podkryterium M4):

W podkryterium „Odległość miejsca zakwaterowania od Kolumny Zygmunta” oferta Wykonawcy będzie mogła otrzymać maksymalnie 5 pkt., z czego ocenie podlegać będzie odległość drogowa piesza (nie w linii prostej) w metrach od Kolumny Zygmunta do miejsca zakwaterowania uczestników Konferencji. Odległość będzie weryfikowana przy pomocy serwisu internetowego Mapy Google (Google Maps: https://www.google.pl/maps/, z dokładnością +/- 100 m).

Odległość miejsca zakwaterowania, weryfikowana w sposób opisany w akapicie wcześniejszym, od Kolumny Zygmunta nie może być większa niż 5 kilometrów.

W podkryterium „Odległość miejsca zakwaterowania od Kolumny Zygmunta" (M4) - Wykonawca może otrzymać od 1 do 5 pkt.

Liczba punktów w podkryterium „Odległość miejsca zakwaterowania od Kolumny Zygmunta” (M4), zostanie obliczona na podstawie wzoru:

M4 = Najmniejsza odległość w metrach wśród ofert / Odległość w metrach w ocenianej ofercie x 5

Ocena kryterium „Miejsce realizacji Konferencji oraz uroczystej kolacji” zostanie dokonana na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę załącznika nr 3 do SWZ – specyfikacja lokalizacji oraz przekazanych wraz z ofertą opisu (co najmniej dokładne lokalizacje i powierzchnie sali konferencyjnej oraz miejsca organizacji uroczystej kolacji, elementy wymagane w kryteriach oceny ofert) i zdjęć proponowanych lokalizacji (min. po jednym zdjęciu każdego z pomieszczeń – sali konferencyjnej oraz miejsca uroczystej kolacji). W celu uzyskania punktów w kryterium Wykonawca powinien wskazać w opisie i na zdjęciach wszystkie elementy wymienione w opisie kryterium. Nie wskazanie wszystkich wymaganych w opisie i na zdjęciach elementów spowoduje nie przyznanie punktów w danym podkryterium.

4. Suma punktów w dwóch powyższych kryteriach stanowić będzie końcową ocenę oferty.

Za najkorzystniejszą, zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Miejsce realizacji Konferencji oraz uroczystej kolacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykonawca na wezwanie Zamawiającego winien złożyć za pośrednictwem Platformy poprzez zakładkę „Pytania/Informacje” następujące dokumenty w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:

a) oświadczenie, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik Nr 5 do SWZ,

b) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji – w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy Pzp*,

* wskazany termin 3 miesięcy określony został w § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy

c) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa rozdziale XIV ust. 1 pkt 1), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3) – 6) Ustawy Pzp oraz art. 109 ust. 1 pkt 5), 7), 8), 9) i 10) Ustawy Pzp – Załącznik nr 6 do SWZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty społeczne

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-06-22 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-06-22 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni