Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi obejmującej zapewnienie sali, wyżywienia i noclegu podczas organizacji trzydniowego Konwentu Dyrektorów ROPS i Dyrektorów Departamentu Zdrowia

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 200149196

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kombatantów 7

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-110

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.7.) Numer telefonu: 85 744-71-71

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: rops@rops-bialystok.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.rops-bialystok.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Polityka społeczna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi obejmującej zapewnienie sali, wyżywienia i noclegu podczas organizacji trzydniowego Konwentu Dyrektorów ROPS i Dyrektorów Departamentu Zdrowia

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-54a98fd7-5225-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00395024

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00037372/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Organizacja 2 dniowego spotkania Konwentu Dyrektorów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt partnerski pn. ”Dać to, czego naprawdę potrzeba – To give what is really needed” Innowacyjny model profesjonalnej opieki domowej nad osobami zależnymi, nieuleczalnie i przewlekle chorymi oraz wsparcia ich opiekunów na terenach wiejskich, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej przekazanych przez Komisję Europejską.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/rops_bialystok/proceedings

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zgodnie z art. 67 ustawy Pzp, Zamawiający podaje minimalne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy, tj.:
1.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
1.2 komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, wszystkie dystrybucje Linuxa, lub ich nowsze wersje;
1.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa;
1.4 włączona obsługa JavaScript;
1.5 zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
1.6 szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;
1.7 oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera
synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
2. Zalecenia Zamawiającego, dotyczące przesyłanej korespondencji:
2.1 Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z “Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.
2.2 Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf
2.3 W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7Z
2.4 Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików wygenerowanych do podpisu podpisem zaufanym, którego wartość dopuszczalna wynosi nie więcej niż 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików wygenerowanych do podpisywania podpisem osobistym w aplikacji eDoApp, którego wartość dopuszczalna wynosi nie więcej niż 5MB.
2.5 Każdorazowo Wykonawca po podpisaniu dokumentu elektronicznego profilem zaufanym lub podpisem osobistym powinien dokonać weryfikacji poprawności złożonego podpisu, z zachowaniem dopuszczalnych wartości maksymalnych wielkości podpisanych plików, dla podpisu zaufanego nie przekraczającego wartości równej 10MB oraz podpisu osobistego 5MB.
2.6 Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów
np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.
2.7 Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.
2.8 Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu bądź wyższy SHA2 Art. 137. ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
2.9 Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.
2.10 Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.
2.11 Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu
ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.
Pełne informacje dot. wymagań technicznych i organizacyjnych zawarte są w rozdz. II SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE.L. 2016.119.1), dalej jako RODO, Zamawiający niniejszym informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących Wykonawcom prawach z tym związanych, mianowicie:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w ramach projektu partnerskiego pn.: ”Dać to, czego naprawdę potrzeba” – To give what is really needed” Innowacyjny model profesjonalnej opieki domowej nad osobami zależnymi, nieuleczalnie i przewlekle chorymi oraz wsparcia ich opiekunów na terenach wiejskich, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej przekazanych przez Komisję Europejską jest:
1.1 w odniesieniu do czynności przetwarzania/procesów w ramach Europejskiego programu na rzecz zatrudnienia i innowacji społecznych (EaSI) - Komisja Europejska Dyrekcja Generalna ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego CAD-J27 B-1049 Bruksela, BELGIA, e-mail: empl-vp-2019-003@ec.europa.eu.
1.2 dane osobowe w pozostałym zakresie niezbędnym do realizacji celu niniejszego postępowania zostały powierzone do przetwarzania Regionalnemu Ośrodkowi Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. Kombatantów 7, 15-110 Białystok.
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:
2.1 baza danych związana z realizacją zadań w ramach EaSI e-mail: edps@edps.europa.eu,
2.2 dane osobowe w pozostałym zakresie e-mail: iod@rops-bialystok.pl lub listownie na adres korespondencyjny: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku ul. Kombatantów 7, 15-110 Białystok.
3. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2019.2019 z dnia 2019.10.24) dalej „ustawa PZP” w celu związanym z postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Świadczenie usługi obejmującej zapewnienie sali, wyżywienia i noclegu podczas organizacji trzydniowego Konwentu Dyrektorów ROPS i Dyrektorów Departamentu Zdrowia”, numer postępowania: PS.26.7.10.2023, zawarcia i realizacji umowy o zamówienie oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu zawarcia umowy.
4. Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy albo do czasu rozliczenia i zamknięcia projektu partnerskiego pn.: ”Dać to, czego naprawdę potrzeba” – To give what is really needed” Innowacyjny model profesjonalnej opieki domowej nad osobami zależnymi, nieuleczalnie i przewlekle chorymi oraz wsparcia ich opiekunów na terenach wiejskich oraz do czasu zakończenia archiwizacji dokumentów w zależności od tego, który z tych zdarzeń nastąpi jako ostatni.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP.
Pozostałe informacje w zakresie obowiązku informacyjnego RODO zostały określone w rozdz. III SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PS.26.7.10.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja trzydniowego Konwentu Dyrektorów ROPS i Dyrektorów Departamentów Zdrowia, obejmująca zapewnienie sali, wyżywienia i noclegu, organizowanego w ramach projektu partnerskiego pn.: ”Dać to, czego naprawdę potrzeba” – To give what is really needed” Innowacyjny model profesjonalnej opieki domowej nad osobami zależnymi, nieuleczalnie i przewlekle chorymi oraz wsparcia ich opiekunów na terenach wiejskich, finansowanego ze środków Unii Europejskiej przekazanych przez Komisję Europejską.
2. Szczegółowe wymagania w zakresie realizacji zamówienia zostały zawarte w Załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ), pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte w Załączniku nr 6 do SWZ – Projektowanie postanowienia umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-10-18 do 2023-10-20

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
1.1 Cena brutto oferty (C) – waga kryterium 60%
1.2 Termin wskazania ostatecznej liczby uczestników Konwentu (T) – waga kryterium 30%
1.3 Przygotowanie serwisu kawowego z wykorzystaniem kawy pochodzącej z produkcji spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu - aspekt społeczny (A) – waga kryterium 10%

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1%=1pkt. Maksymalna liczba punktów w kryterium równa jest określonej wadze kryterium w %. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin wskazania ostatecznej liczby uczestników Konwentu (T)

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Przygotowanie serwisu kawowego z wykorzystaniem kawy pochodzącej z produkcji spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu - aspekt społeczny (A)

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-21 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/rops_bialystok/proceedings

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-21 10:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-20

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE