Wynajem sal na egzaminy przeprowadzone przez UKNF - pl-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. kompleksowe zapewnienie sal szkoleniowych/zaplecza konferencyjnego (zwanymi dalej salami szkoleniowymi), tj. wynajęcie sal szkoleniowych wraz ze sprzętem nagłośniającym tj. mikrofon, wzmacniacz i głośniki oraz usługą cateringową zgodnie z niniejszym opisem przedmiotu zamówienia, na potrzeby przeprowadzanych przez uknf egzaminów. przewidywana ilość egzaminów 20 egzaminów w okresie 12 miesięcy dla przewidywanej ilości osób 4000 łącznie. 2. sale szkoleniowe o wysokim standardzie, tj. a) wyposażone w ławki, krzesła w ustawieniu egzaminacyjnym i stół prezydialny dla 6 osób– uczestnicy egzaminów muszą siedzieć pojedynczo w ławkach 1,20 m odległość miedzy zdającymi b) wyposażone m. in. w tablice szkolne lub/i filpcharty, projektor o odpowiedniej mocy wyświetlający nazwę egzaminu i godzinę oraz laptop skonfigurowany z projektorem, lub zegary w ilości przypadającej 1 zegar na 60 osób (uczestników egzaminu) dostosowane do wielkości sali pozwalające wszystkim uczestnikom egzaminu, z pozycji przy ławkach, jego odczytanie, sprzęt nagłaśniający, minimum 2 szt. mikrofonów bezprzewodowych na jedną salę szkoleniową, oświetlenie sufitowe, c) zapewniające miejsca dla wstawienia przenośnej stojącej tablicy informacyjnej przed każdą salą egzaminacyjną lub możliwość rozklejania informacji dotyczących egzaminu bezpośrednio przy salach szkoleniowych oraz w ciągu komunikacyjnym budynku (ów). d) zapewniające zgodnie z potrzebami zamawiającego zapewnienie w sali szkoleniowej serwisu kawowego dla uczestników egzaminu i komisji egzaminacyjnej, 3. dodatkowe parametry lokalowe szatnia; możliwość przygotowania recepcji (ławek wraz z krzesłami zgodnie ze zleceniem) przed salą szkoleniową określenie ilości wejść na poszczególne sale – przy dużej liczbie uczestników np. 500 osób wejście na sale egzaminacyjną powinno odbywać się przez kilka wejść przy każdych drzwiach stół recepcyjny i trzy krzesła; na każde wejście 60 osób np. dla 500 osób – powinno być 8 wejść każdorazowo przy wynajęciu sal /sali szkoleniowej udostępniane pomieszczeń dodatkowych na potrzeby komisji egzaminacyjnych i osób z obsługi technicznej w których będzie można przechowywać przez cały okres trwania egzaminów rzeczy osobistych, materiałów niezbędnych do przeprowadzenia egzaminów, w których również będzie możliwość zorganizowania cateringu dla komisji egzaminacyjnych i obsługi technicznej wykonawca każdorazowo zobowiązany jest zapewnić odpowiednią liczbę toalet położonych w bezpośrednim sąsiedztwie z salami egzaminacyjnymi. 4. możliwość zmiany zarezerwowanej sali szkoleniowej na 3 dni przed egzaminem ze względu na zwiększającą się liczbę uczestników. 5. usługa cateringowa obejmująca wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie zapewnić usługę cateringową o przewidywanej ilości osobo zestawów w ramach poszczególnych rodzajów usług cateringowych zestawy lunchowe dla uczestników egzaminu – 3 300, serwis kawowy wraz z zestawami lunchowymi dla komisji egzaminacyjnych i obsługi technicznej – 400, serwis kawowy dla uczestników egzaminu i komisji egzaminacyjnej – 500. a) zestawy lunchowe dla uczestników egzaminu. na każdy zestaw lunchowy przypada 1 kajzerka z wędliną, serem i warzywami każda zapakowana w przeźroczystą folię, po 2 małe soczki owocowe w kartoniku ze słomką o pojemności 200 ml każdy o smaku – pomarańcz i jabłko, 1 wafelek z polewą czekoladową i z nadzieniem mlecznym , masa w przedziale 39 55 g.,b) serwis kawowy wraz z zestawami lunchowymi dla komisji egzaminacyjnych i obsługi technicznej. na serwis kawowy wraz z zestawami lunchowymi dla komisji egzaminacyjnych i obsługi technicznej każdorazowo niezależnie od ilości osób przypada kawa herbata bez ograniczeń oraz dla każdej osoby zestaw lunchowy składający się z 1 kajzerki z wędliną, serem i warzywami każda zapakowana w przeźroczystą folię, 2 małych soczków o pojemności 200 ml. każdy o smaku – pomarańcz i/lub jabłko i wafelek z polewą czekoladową i z nadzieniem mlecznym , masa w przedziale 39 55 g. c) serwis kawowy dla uczestników egzaminu i komisji egzaminacyjnej. na serwis kawowy dla uczestników i komisji egzaminacyjnej przypada kawa, herbata, soki owocowe (pomarańcz i /lub jabłko i/lub czarna porzeczka) ciasteczka bez ograniczeń, oraz woda mineralna gazowana i niegazowana w ilości po minimum 2 butelki o pojemności 0,50. l na osobę , serwis kawowy dla uczestników i komisji egzaminu wykonawca zobowiązany będzie zapewnić w sali szkoleniowej, w którym odbywać się będą egzaminy. serwis kawowy, o którym mowa w pkt. b) i c) musi być podany na odpowiednich stołach z nakryciem i niezbędnym sprzętem bufetowym (urządzenia grzewcze itp.) zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami. zestawy lunchowe dla uczestników egzaminu każdorazowo zgodnie z poszczególnymi zleceniami zamawiającego rozkładane będą przez wykonawcę na ławkach egzaminacyjnych przed poszczególnymi egzaminami. zestawy lunchowe dostarczane będą w jednorazowych opakowaniach wykonanych ze styropianu posiadającego odpowiednie atesty. dostarczone produkty żywnościowe muszą być świeże, kanapki muszą być przyrządzone tego samego dnia co świadczenie usług cateringowych, a w przypadku produktów przetworzonych takich jak kawa, herbata, soki, batoniki itp. będą posiadać aktualną datę przydatności do spożycia. zestawy lunchowe będą przygotowywane przez wykonawcę w obiekcie (obiektach), posiadających decyzje inspektora sanitarnego o dopuszczeniu obiektu (obiektów) do przygotowywania posiłków dla potrzeb zbiorowego żywienia osób. każdorazowo do serwisu kawowego wykonawca zobowiązany będzie zapewnić cukier, mleczko do kawy, odpowiednią ilość serwetek oraz kubków jednorazowych przystosowanych do napojów gorących. uwaga! zamawiający przy każdym egzaminie informuje wykonawcę zgodnie z postanowieniami umowy jakie elementy będzie zawierać usługa 6. lokalizacja warszawa – zamawiający wymaga, pod rygorem odrzucenia oferty, by lokalizacja oferowanych sal szkoleniowych była na terenie warszawy, w odległości umożliwiającej dotarcie spod dworca centralnego jednym środkiem komunikacji miejskiej bez przesiadek (wymagane nie inne niż – metro lub tramwaj lub autobus komunikacji miejskiej) wg rozkładu jazdy zarządu transportu miejskiego w warszawie oraz znajdujący się w maksymalnej odległości 700 metrów ciągu komunikacyjnego ulicznego od najbliższego przystanku wskazanego w ofercie środka transportu komunikacyjnego. zamawiający ze względu na charakter przedmiotu zamówienia, pod rygorem odrzucenia oferty, wymaga by lokalizacja wszystkich oferowanych sal szkoleniowych tj. sal zgodnych z wymaganiami zamawiającego znajdowała się w tym samym budynku lub w budynkach w jednym kompleksie lokalizacyjnym. 7. wykonawca w ramach przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie każdorazowo udostępnić sale na co najmniej 2 godz. przed egzaminem i 1 godz. po zakończeniu egzaminu w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu szkoleniowego przez organizatorów oraz obsługę techniczną; 8. warunek konieczny wykonawca dwa razy do roku będzie zobowiązany zapewnić (zgodnie z zaleceniem zamawiającego) równolegle w tym samym dniu i o tej samej godzinie czterech sal szkoleniowych o wielkościach 1 sala szkoleniowa do 60 osób siedzących pojedynczo przy każdej ławce w układzie szkolnym, 1 sala szkoleniowa do 150 osób siedzących pojedynczo przy każdej ławce w układzie szkolnym, 1 sala szkoleniowa do 250 osób siedzących pojedynczo przy każdej ławce w układzie szkolnym, 1 sala szkoleniowa powyżej 500 siedzących pojedynczo przy każdej ławce w układzie szkolnym. ii.1.6)