ŚWIADCZENIE USŁUGI ZARZĄDZANIA PROJEKTEM - W RAMACH PROJEKTU SPRAWNA KADRA ATUTEM URZĘDU MIASTA ŁUKÓW NR POKL.05.02.01-00-071/10

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem - w ramach projektu pn. Sprawna kadra atutem Urzędu Miasta Łuków, Nr POKL.05.02.01-00-071/10. W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do: 1. Zapewnienia siedziby/biura projektu (na terenie miasta Łuków woj. lubelskie) na czas zarządzania projektem do dnia 30.06.2013 r wyposażone w sprzęt i urządzenia biurowe, media, dostęp do Internetu, telefon, usługi pocztowe i kurierskie, materiały biurowe niezbędne do prawidłowej realizacji projektu. 2. Wykonywania zleconych zadań w siedzibie/biurze projektu przez cały okres umowy w terminie (od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 - 16.00). 3. Udziału w wykonywaniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Przeprowadzenia procesu promocji projektu, w tym w szczególności: 1) przygotowania, utrzymywania i aktualizacji podstrony projektu, 2) zapewnienia: * roll-up - 3 szt., * tabliczek informacyjnych - 10 szt., * plakatów - 95 szt., * ogłoszeń w lokalnej prasie - 1 ogłoszenie na rozpoczęcie realizacji projektu, 1 ogłoszenie na zakończenie realizacji projektu. 3) zapewnienia obsługi prawnej projektu przez okres 6 m-cy wskazanych przez Zamawiającego. 4) powołania kadry zarządzającej projektem: a) Kierownika projektu, do zadań którego należy: * zarządzanie projektem na wszystkich jego etapach zgodnie z budżetem, harmonogramem i zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie, * nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu ze szczególnym uwzględnieniem ich jakości, terminowości oraz rzetelności, * nadzór i koordynacja pracy personelu projektu i wykonawców zewnętrznych, * koordynowanie procesu rozliczania projektu, * nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie, * uczestnictwo w przygotowywaniu wszystkich dokumentów, wniosków o płatność, sprawozdań okresowych i raportów, wymaganych przez Instytucję Zarządzającą i instytucje kontroli, * nadzór nad zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami, * sporządzanie modyfikacji wniosku o dofinansowanie projektu, * przygotowanie wzorów dokumentów dotyczących realizacji projektu, * nadzór nad promocją projektu, * nadzór nad rekrutacją do projektu, * prowadzenie spotkań zespołu projektowego, * opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem), * sporządzanie wniosków o płatność - część merytoryczna, załącznik nr 2 * organizacja i nadzorowanie kalendarza szkoleń, * nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej, * bieżące kontakty z Instytucją Pośredniczącą, instytucjami kontroli i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu, * doradzanie kierownictwu urzędu w realizacji codziennych obowiązków związanych z wdrażaniem merytorycznych zadań projektowych, * wykonywania innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu, Szacowany czas pracy kierownika projektu - 80 godzin miesięcznie. b) Sekretarza projektu, który odpowiada za: * przygotowywanie i koordynowanie procesu promocji projektu, * opracowywanie propozycji bieżących materiałów informacyjnych na stronę internetową projektu, * opracowywanie propozycji ogłoszeń prasowych dotyczących promocji projektu, * koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno - informacyjnych, * nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno - promocyjnych w miejscach realizacji projektu (np. biuro projektu, sale dydaktyczne, budynek), * organizację szkoleń w ramach projektu, * organizację i monitoring zadań wynikających z wniosku o dofinansowanie i harmonogramu projektu, * koordynowanie procesu ewaluacji wskaźników założonych w projekcie i przygotowaniem zestawienia zbiorczego, * obsługę wewnętrznych spotkań zespołu projektowego, * dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów, * raportowanie przebiegu realizacji projektu władzom Zamawiającego oraz władzom poszczególnych wydziałów, * obsługę wewnętrznych spotkań zespołu projektowego, * prowadzenie dokumentacji projektu, * hospitowanie zajęć (szkoleń, warsztatów) prowadzonych w ramach projektu, * przygotowywanie pism dotyczących realizacji projektu, * rekomendowanie kluczowych decyzji dotyczących realizacji projektu władzom Zamawiającego, * przygotowywanie i stałą aktualizację rejestru zagrożeń projektu, * uczestniczenie podczas kontroli projektu, * zastępowanie kierownika projektu podczas jego nieobecności spowodowanej chorobą, wypadkami oraz innymi zdarzeniami losowymi. Szacowany czas pracy sekretarza projektu - 40 godzin miesięcznie. c) Specjalisty ds. rekrutacji, który odpowiada za: * dystrybucję materiałów informacyjno - promocyjnych, * przygotowanie dokumentów rekrutacyjnych, w tym regulaminu rekrutacji, * przeprowadzenie procesu rekrutacji do projektu, * nadzór nad spełnieniem założeń projektu z rekrutacją uczestników, * przygotowanie listy osób zakwalifikowanych do projektu, * opracowanie regulaminu uczestnictwa w projekcie, * opracowanie harmonogramu zajęć, * organizację poszczególnych grup szkoleniowych, * przygotowanie dokumentacji potwierdzającej realizację zajęć, w tym m.in. listy obecności, listy odbioru posiłków, * udział w pracach zespołu projektowego, * sporządzanie PEFS. Szacowany czas pracy specjalisty ds. rekrutacji - 40 godzin miesięcznie. 5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przez okres 17 miesięcy specjalisty ds. ewaluacji, który odpowiada za: a) prace związane z organizowaniem i projektowaniem badań ewaluacyjnych, b) przygotowanie narzędzi badawczych, c) monitorowanie osiągnięcia rezultatów twardych, miękkich i produktów, d) opracowanie i analizę materiału badawczego, e) sporządzanie raportów dotyczących realizacji założonych we wniosku o dofinansowanie rezultatów twardych, miękkich oraz produktów. Szacowany czas pracy specjalisty ds. ewaluacji projektu - 40 godzin miesięcznie. 5. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: 1) świadczenia usług z należytą starannością w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, 2) poszanowania praw pracowniczych, 3) stosowania się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego, 4) przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych, 5) udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego. 6) wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez osobę, która dokument sporządziła (pozostanie w dokumentacji projektu). Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania(złożenia). 7) wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji. Informacje dodatkowe na temat projektu Sprawna kadra atutem Urzędu Miasta Łuków, który będzie zarządzany przez wykonawcę: Celem głównym projektu jest wzrost efektywności działania Urzędu Miasta Łuków w zakresie obsługi klienta, przepływu informacji i wybranych aspektów zarządzania oraz potwierdzenie wysokiej jakości pracy poprzez wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością opartego na normie 9001:2008 i wdrożenie elektronicznego ISO. Cele szczegółowe projektu to: 1. zwiększenie kompetencji pracowników w zakresie obsługi klienta i prawa administracyjnego poprzez szkolenia doskonalące; 2. zwiększenie kompetencji kierowników w zakresie zarządzania strategicznego i zarządzania zasobami ludzkimi poprzez szkolenia; 3. pozyskanie wiedzy dotyczącej wymagań, standardów i sposobów spełnienia Normy przez wszystkich pracowników urzędu oraz przygotowania dokumentacji ISO; 4. potwierdzenie zgodności przygotowanego systemu z normą ISO i uzyskanie certyfikatu. 5. usprawnienie przepływu informacji poprzez wdrożenie elektronicznej platformy ISO oraz warsztaty doskonalące współpracę między Wydziałami. Powyższe cele będą realizowane poprzez następujące zadania: * doskonalenie kompetencji obsługi klienta i prawa administracyjnego (szkolenia: Orientacja na klienta, Asertywność w pracy z klientem, Doskonalenie obsługi, Prawo administracyjne cz. 1, Prawo administracyjne cz. 2) * szkolenia doskonalące zarządzanie zasobami ludzkimi (szkolenia: Zarządzanie zespołem, Zarządzanie wiedzą i kompetencjami, Motywowanie pracowników) * doskonalenie zarządzania strategicznego (szkolenia: Budowanie misji, wizji i celów strategicznych, komunikowanie strategii, Zarządzanie finansami) * doskonalenie przepływu informacji (szkolenia: Współpraca i rozwiązywanie problemów w zespole, komunikacja i przekazywanie informacji) * kurs języka angielskiego * szkolenie komputerowe (ECDL podstawowy, ECDL zaawansowany, Kurs Corel Photoshop Flash) * doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością (szkolenia: Systemy Zarządzania Jakością, Wymagania Normy ISO 9001, Zasady tworzenia dokumentacji ISO; warsztaty projektowe: Ustalenie zakresu certyfikacji i opracowania mapy procesów, Opracowanie polityki jakości i harmonogramu, Opracowanie dokumentacji dla procesów głównych i wspierających, Opracowanie księgi jakości) * przygotowanie liderów zarządzania jakością (szkolenia dla pełnomocnika ds. ZSJ oraz audytorów wewnętrznych) * audyt testujący zgodność przygotowanej dokumentacji z wymaganiami Normy * audyt certyfikujący * zakup i wdrożenie platformy do elektronicznego ISO. Projekt jest skierowany do 80 pracowników Urzędu Miasta Łuków zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę.