Zapewnienie zaplecza konferencyjnego podczas seminarium szkoleniowego TIFS – Toronto Centre organizowanego przez Urząd Komisji Nadzoru Finansowego. - pl-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego, tj. wynajęcie dużej sali konferencyjnej wraz ze sprzętem do prezentacji i nagłośnieniem oraz cateringiem podczas trwania seminarium szkoleniowego tifs – toronto centre w dniach 14 18.11.2011 r. w godz. 8 00 – 18 00, dla 35 uczestników i dodatkowo dwóch mniejszych sal konferencyjnych w dn. 18.11.2011 r. w godz. 8 00 – 18 00, dla 10 uczestników każda oraz zapewnienie noclegów. zamawiający zastrzega, iż faktyczna wielkość zamówienia w zakresie ilości uczestników, o których mowa wyżej może ulec zmniejszeniu zgodnie z zapotrzebowaniem zamawiającego z zastrzeżeniem określonym w paragrafie 4 ust. 2 projektu umowy. 1. hotel na terenie warszawy o wysokim poziomie i jakości usług, o charakterze reprezentacyjnym – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki). lokalizacja warszawa – centrum, w promieniu do 4 km od skrzyżowania ulicy marszałkowskiej z al. jerozolimskimi w warszawie (tzw. zerowego kilometra warszawy). 2. duża sala konferencyjna o wysokim standardzie do wykorzystania przez zamawiającego w dniach 14 18.11.2011 r., tj. a) klimatyzowana. b) wyposażona w krzesła, okrągłe stoły dla uczestników, stół dla prowadzących oraz (ewentualnie) stolik na materiały seminaryjne, w wybranym i zaakceptowanym przez zamawiającego ustawieniu i konfiguracji. c) wyposażona w m.in. — nowoczesny projektor multimedialny, — ekran proporcjonalny do wielkości sali, — sprzęt nagłaśniający, — 5 mikrofonów bezprzewodowych (4 dni), 2 mikrofony bezprzewodowe (1 dzień – 16.11.2011) oraz 1 mikrofon wpinany (5 dni) z możliwością zwiększenia liczby do 4 sztuk, — min. 4 flipczarty, z możliwością zwiększenia liczby do 5 sztuk, — ogólnodostępny internet wifi na sali konferencyjnej, — kabinę wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (1 dzień – 16.11.2011), — stół recepcyjny przed salą konferencyjną, — z możliwością ustawienia kilku krzeseł dla obserwatorów z tyłu sali, — z możliwością zapewnienia wyposażenia dodatkowego, o którym mowa w załączniku nr 2 do wzoru umowy (np. dodatkowe flipcharty, mikrofony bezprzewodowe i wpinane). d) umożliwiająca rozmieszczenie w sali sprzętu do prezentacji (ekran, projektor multimedialny, flipcharty) w sposób pozwalający wszystkim uczestnikom seminarium odczytanie tekstu. e) zapewniająca miejsce dla wstawienia przenośnej stojącej tablicy informacyjnej (roll up). 3. dwie małe sale konferencyjne do wykorzystania przez zamawiającego w dniu 18.11.2011 r., tj. a) klimatyzowane. b) wyposażone w krzesła i stół w wybranym i zaakceptowanym przez zamawiającego ustawieniu i konfiguracji. 4. meeting concierge dedykowany koordynator konferencji zapewniający obsługę podczas seminarium szkoleniowego. 5. zaplecze cateringowe, zapewniające usługi gastronomiczne polegające na zaoferowaniu a) wody gazowanej i niegazowanej dla każdego z uczestników przez czas trwania seminarium szkoleniowego, b) dwóch przerw kawowych dziennie obejmujących napoje zimne tj. woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe, napoje gorące tj. kawa, herbata oraz drobne przekąski w formie wyboru ciastek oraz owoców, c) lunchu w formie tzw. „szwedzkiego bufetu” obejmującego wybór ciepłych dań głównych (w tym min. jedno danie jarskie), wybór przystawek zimnych, wybór deserów oraz napoje (woda gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa, herbata), d) miejsca do serwowania usługi cateringowej innego niż sala konferencyjna tj. przerwy kawowe – przed salą konferencyjną np. foyer hotelowe; lunch w restauracji hotelowej. 6. zapewnienie noclegów – 35 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych wraz ze śniadaniem w terminie 13 19.11.2011 r. (6 nocy) dla uczestników seminarium na warunkach rezerwacji blokowej (block booking), w zależności od dostępności pokoi. zamawiający pokryje koszt zakwaterowania jedynie 5 osób w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem i kolacją, pokrycie kosztów pozostałych pokoi hotelowych nastąpi indywidualnie przez gości zamawiającego. szczegółowe dane dotyczące zakwaterowania 5 osób zamawiający przekaże w terminie 14 dni od podpisania umowy, nie później niż do dnia 30.9.2011 r. ii.1.6)