Zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa

Częstochowa: Zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa


Numer ogłoszenia: 287756 - 2015; data zamieszczenia: 28.10.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasto Częstochowa , ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa, woj. śląskie, tel. 34 3707100, faks 34 3707170.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.czestochowa.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa. Przedmiotowe zamówienie obejmuje: 1) Instalację oprogramowania serwerowego. 2) Dostosowanie oprogramowania do wymagań Urzędu Miasta Częstochowy. 3) Migrację danych z obecnie użytkowanego systemu OfficeObjectsRDocument Manager do nowego systemu. Zamawiający zastrzega, że nie posiada struktury obecnego systemu. Migracja danych będzie możliwa na podstawie przekazania backupu obecnej bazy danych. 4) Poprawę numeracji grupy spraw i spraw z 2012 r. W wyniku poprzedniej migracji w systemie znajduje się około 6 tys. spraw z tą samą numeracją. 5) Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Miasta Częstochowy - około 850 osób. 6) Świadczenie serwisu, pomocy technicznej, aktualizacji systemu oraz aktualizacji związanych ze zmianami obowiązującego prawa przez okres 24 miesięcy od daty uruchomienia systemu.

II.1.5)

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.00.00.00-8, 72.31.11.00-9, 80.51.10.00-9.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 12.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wadium nie jest wymagane. Zamawiający wymaga złożenia wadium w wysokości 15.000,00 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych) przy złożeniu oferty ostatecznej (po przeprowadzonych negocjacjach z Wykonawcami dopuszczonymi do udziału w negocjacjach)

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O zamówienie publiczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, tj. udokumentują wykonanie, tj. zakończenie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: a) co najmniej jednej usługi polegającej na dostarczeniu i wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego obsługującego minimum 100 000 pism rocznie przy minimum 500 użytkownikach; b) co najmniej jednej usługi polegającej na udanej migracji danych z systemu Office Objects Document Manager lub Office Objects DocMan firmy Rodan Systems S.A. W/w warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli elementy składowe (lit. a i b) tego warunku były zrealizowane w jednym kontrakcie, jak również w osobnych kontraktach.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O zamówienie publiczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują systemem elektronicznego obiegu dokumentów z pełnym polskim interfejsem użytkownika, do którego posiadają prawa autorskie.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O zamówienie publiczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy, tj. posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową o łącznej kwocie w wysokości co najmniej 300.000,00 zł. W przypadku Wykonawców, którzy wykażą kwotę posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w innej walucie niż PLN, zamawiający przeliczy ich wartość według średniego kursu NBP z dnia wystawienia informacji potwierdzającej wysokość posiadanych środków lub zdolność kredytową.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy, na zasoby innych podmiotów przedkłada następujące dokumenty dotyczące podmiotów, zasobami których będzie dysponował wykonawca:

• informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową innego podmiotu, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Dokumentem potwierdzającym spełnianie warunku określonego w pkt III.3.3) niniejszego ogłoszenia jest wykaz potencjału technicznego, którym dysponuje Wykonawca i które będzie wykorzystane w wykonywaniu zamówienia spełniający wymagania określone w pkt III.3.3) ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 4 do ogłoszenia. W/w dokument winien być złożony w formie oryginału. 1. Wymagania dotyczące dokumentów, określonych w punktach od III.4.1.) do III.4.3) niniejszego ogłoszenia: W przypadku spółek cywilnych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy złożyć zaświadczenie z Urzędu Skarbowego oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zarówno na spółkę, jak i na każdego ze wspólników. 1.1. Dokumenty o których mowa w punkcie III.4.4. niniejszego ogłoszenia, wykaz wykonanych usług (z pkt III.4.1) oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (z pkt III.4.2) winny być złożone w oryginale. Dokumenty o których mowa w pozostałych ppkt punktu III.4.2) oraz dowody dotyczące usług wymienionych w wykazie określające czy usługi zostały wykonane należycie winny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (-y) uprawnioną (-e) do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 1.2. W przypadku składania wspólnego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przez kilku przedsiębiorców (tzw. konsorcjum) lub przez spółkę cywilną, każdy ze wspólników konsorcjum lub spółki cywilnej musi złożyć dokumenty wymienione w punkcie III.4.2) ogłoszenia (lub w punktach III.4.3.1) niniejszego ogłoszenia - jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wraz z oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia (z pkt III.4.2) i III.4.4) niniejszego ogłoszenia). Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne. Wspólnicy muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli każdego ze wspólników. Wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego. 1.3. Zgodnie z art. 26 ust. 2b Prawa zamówień publicznych Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym oraz zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, tj. przedstawić pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. W/w zobowiązanie musi być przedstawione w oryginale. Zamawiający wymaga podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 tej ustawy. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy. 1.4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku, gdy wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w punktach III.3.2), III.3.3) oraz III.3.5) ogłoszenia polega na zasobach innych podmiotów, kopie dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, dotyczących odpowiednio wspólników konsorcjum lub innych podmiotów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wspólników konsorcjum (każdy w odniesieniu do dokumentów go dotyczących) lub przez pełnomocnika konsorcjum, jeżeli będzie miał do tej czynności upoważnienie, a w odniesieniu do innych podmiotów przez upoważnionych przedstawicieli tych podmiotów (każdy w odniesieniu do dotyczących go dokumentów) 2. Inne dokumenty wymagane przez Zamawiającego: a) Wypełniony Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (stanowiący załącznik nr 1 do ogłoszenia), zawierający oświadczenie, że Wykonawca spełnia wszystkie warunki określone w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, a także informację, czy Wykonawca należy/nie należy do grupy kapitałowej. Upoważnienie osób podpisujących wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do wniosku. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej notarialnie. b) Wykaz wykonanych usług spełniających wymagania określone w pkt III.3.2)a) i III.3.2)b) niniejszego ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 2 i 3 do ogłoszenia. c) Wykaz potencjału technicznego, którym dysponuje Wykonawca i które będzie wykorzystane w wykonywaniu zamówienia spełniający wymagania określone w pkt III.3.3) ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 4 do ogłoszenia. d) Wykaz wykonanych usług spełniający wymagania określone w pkt IV.1.2)1. niniejszego ogłoszenia sporządzony według załącznika nr 5 do ogłoszenia.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
negocjacje z ogłoszeniem.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu:
3.

Opis sposobu dokonywania wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, gdy liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu

Wykonawcy zostaną poddani ocenie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w wyniku której zostaną przyznane im punkty liczone w następujący sposób: 1. Doświadczenie Wykonawcy we wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (max 20 pkt). Za zrealizowane wdrożenia w/w systemu, zakończone w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: a) 1-2 wdrożenia w JST - 10 pkt; b) 3 lub więcej wdrożeń w JST - 20 pkt. 2. Doświadczenie Wykonawcy we wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego obsługującego minimum 100 000. pism rocznie przy minimum 500 użytkownikach (max 30 pkt). Za zrealizowane wdrożenia w w/w zakresie (powyżej minimum opisanego w pkt III.3.2)a) niniejszego ogłoszenia), zakończone w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: a) 1 wdrożenie w JST - 20 pkt; b) 2 lub więcej wdrożeń w JST - 30 pkt. 3. Doświadczenie Wykonawcy w udanej migracji danych z systemu Office Objects Document Manager lub Office Objects DocMan firmy Rodan Systems S.A (max 50 pkt). Za udane migracje danych z w/w systemów (powyżej minimum opisanego w pkt III.3.2)b) niniejszego ogłoszenia), zakończone w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:: a) 1 udana migracja - 40 pkt; b) 2 lub więcej udanych migracji - 50 pkt. Maksymalna łączna ocena wynosi 100 pkt. Opisanej powyżej punktacji podlegać będą wyłącznie doświadczenia Wykonawcy zawierające dowody dotyczące usług wymienionych w wykazach określające czy w/w usługi zostały wykonane należycie, tzn. - poświadczenie, np. referencje albo - oświadczenie Wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazach, o których mowa w punkcie III.6.2.b) niniejszego ogłoszenia, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu, będzie mniejsza niż 3, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych wszystkich Wykonawców, którzy spełnią te warunki. Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu, będzie większa niż 3, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych Wykonawców, którzy otrzymali najwyższe oceny spełniania tych warunków. W przypadku gdy kilku Wykonawców uzyska taką samą ilość punktów, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych Wykonawcę, który przeprowadził większą ilość udanych migracji określonych w punkcie IV.1.2).3. niniejszego ogłoszenia. Jeżeli więcej niż jeden Wykonawca uplasuje się na 3 miejscu, Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich tych Wykonawców.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Funkcjonalność systemu - 40

IV.2.2)

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

I. W przypadku zmiany urzędowej stawki podatku VAT strony umowy zobowiązują się do podpisania aneksu do umowy regulującego wysokość podatku VAT i ceny brutto umowy. II. Zamawiający z ważnych przyczyn nie dających się przewidzieć w chwili zawarcia umowy, wstrzyma wykonanie prac. III. Zaistnieją przyczyny niezależne od działania stron, których przy zachowaniu wszelkich należytych środków nie można uniknąć ani im zapobiec. IV. Zmiany podwykonawców na zasobach, których Wykonawca opierał się wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu pod warunkiem, że nowy podwykonawca wykaże spełnianie warunków w zakresie nie mniejszym niż wskazany na wcześniejszym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotychczasowy podwykonawca.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
SIWZ zostanie przekazana Wykonawcom wraz z zaproszeniem do złożenia oferty wstępnej

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
SIWZ zostanie przekazana Wykonawcom wraz z zaproszeniem do złożenia oferty wstępnej.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
09.11.2015 godzina 09:30, miejsce: Biuro Obsługi Interesanta (parter), stanowisko Wydziału Nadzoru i Administracji, ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
I. We wstępnej fazie przygotowywany jest projekt z którego ma być finansowane wdrożenie EZD. II. Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu ma być sporządzony w języku polskim i pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie wniosków w postaci elektronicznej. Wnioski należy składać w bezpiecznej kopercie. Na opakowaniu wniosku należy zamieścić następującą informację: Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu na zakup i wdrożenie zarządzania dokumentami w Gminie Miasto Częstochowa oraz dodatkowo dokładny adres i miejsce złożenia wniosku, tj. Urząd Miasta Częstochowy, Biuro Obsługi Interesanta (parter), stanowisko Wydziału Nadzoru i Administracji, ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa. W przypadku braku w/w danych Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z powodu tego braku, np. przypadkowe otwarcie wniosku przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu pocztą lub pocztą kurierską - jego nieotwarcie w trakcie sesji otwarcia wniosków. III. W prowadzonym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą drogą elektroniczną. W przypadku, gdyby wykonawca nie posiadał poczty elektronicznej musi to zgłosić zamawiającemu. W takiej sytuacji porozumiewanie będzie następowało za pomocą faksu. Strona, która otrzymuje dokumenty lub informacje pocztą elektroniczną, lub wyjątkowo faksem, zobowiązana jest bez wezwania strony przekazującej dokument lub informację do niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania. Za datę powzięcia wiadomości uważa się dzień, w którym strony postępowania otrzymały informację za pomocą poczty elektronicznej lub faksu. IV. Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważnione są następujące osoby: a) Mariusz Kawecki - tel. 34-370-75-94 - w zakresie przedmiotu zamówienia; b) Agnieszka Marchewka - tel. 34-370-76-18, e-mail: iz@czestochowa.um.gov.pl - w zakresie procedury przetargowej. V. Otwarcie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w dniu 09.11.2015 o godz. 10:00 w sali 108. VI. Niniejsze ogłoszenie o zamówieniu wraz z załącznikami zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego: http://bip.czestochowa.pl Na tej stronie Zamawiający będzie również zamieszczał pytania i odpowiedzi, zmiany ogłoszenia oraz odwołania dot. treści ogłoszenia, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak