Usługa serwisu komputerowych urządzeń peryferyjnych (Kyocera Mita i Canon) oraz zestawów komputerowych (Lenovo) w Mazowieckim Oddziale Regionalnym i 37 Biurach Powiatowych ARiMR

Opis przedmiotu przetargu: Zamawiający podzielił niniejsze zamówienie na trzy części, zwane w dalszej treści niniejszej SIWZ: zadaniami, na które dopuszcza składanie ofert częściowych, w rozumieniu art. 83 ust. 2 ustawy Pzp, na jedno z wybranych zadań, na dwa, bądź na wszystkie trzy zadania. 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług serwisowania, przeglądu, konserwacji i napraw następujących komputerowych urządzeń peryferyjnych (zadania nr 1 i 2) oraz zestawów komputerowych (zadanie nr 3), tj.: Zadanie nr 1: Kyocera Mita KM-2050, Kyocera Mita KM-3035, Zadanie nr 2: CANON IR2200, Zadanie nr 3: Lenovo ThinkCentre M55p typ 8804, ThinkVision L1711p - zwanych dalej: urządzeniami. 2. Usługą będą objęte urządzenia zlokalizowane w siedzibie Zamawiającego oraz w Biurach Powiatowych (z zastrzeżeniem, że usługa w ramach zadania nr 2 [Canon IR 2200] będzie świadczona tylko w siedzibie Zamawiającego). Lista wszystkich lokalizacji znajduje się w Załączniku nr 8a/8b/8c do SIWZ (Załączniku nr 1 do wzoru umowy/umowy) wraz z dokładnymi adresami Biur Powiatowych. Natomiast przez siedzibę Zamawiającego należy rozumieć następujące lokalizacje: - al. Jana Pawła II 70, 00-175 Warszawa, - ul. Dzika 2, 00-194 Warszawa. 3. Liczba urządzeń przeznaczonych do serwisu w poszczególnych lokalizacjach, określona została, dla poszczególnych zadań, w Załączniku nr 6a/6b/6c do SIWZ (Załączniku nr 5 do wzoru umowy/umowy). 4. Usługa będzie przeprowadzana na każde wezwanie Zamawiającego w czasie obowiązywania umowy. Lista osób uprawionych do kontaktu z Wykonawcą znajdować się będzie w Załączniku nr 2 do umowy. 5. Zamawiający obowiązany jest zapewnić Wykonawcy dostęp w godzinach od 7.30 do 15.30 każdego dnia roboczego do urządzeń będących przedmiotem zamówienia w celu realizacji czynności objętych umową. 6. Przedmiotem zamówienia są usługi serwisowania, przeglądu, konserwacji i napraw urządzeń wymienionych w ust. 1 rozdziału III SIWZ, w szczególności: - czyszczenie zewnętrzne serwisowanego urządzenia, - oczyszczenie wnętrza serwisowanego urządzenia, - sprawdzenie i oczyszczenie drogi przejścia papieru ( urządzenia drukujące ), - sprawdzenie i oczyszczenie mechanizmu pobierania papieru ( urządzenia drukujące ), - konserwacja i smarowanie mechaniki drukarki, - czyszczenie i konserwacja modułu ADF (urządzenia wielofunkcyjne), - wymiana wszystkich uszkodzonych elementów, - skasowanie licznika przeglądu ( urządzenia drukujące ), - sprawdzenie i testowanie urządzenia po zakończonych czynnościach serwisowych, - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności, wymienionych podzespołów, z dokładnym opisem części wymagających wymiany. 7. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przy serwisie, przeglądach i naprawach, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych: - fabrycznie nowych, - oryginalnych lub równoważnych jakościowo, - kompatybilnych, - nie noszących śladów uszkodzeń i używania, z zastrzeżeniem, że w pozycjach 1.1, 1.2 i 1.8 Załącznika nr 9c do SIWZ (zadanie nr 3), Zamawiający wymaga stosowania przy serwisie, przeglądach i naprawach, części zamiennych wyłącznie oryginalnych, ponieważ inne części zamienne, niż oryginalne, mogą spowodować nieprawidłowe działanie zestawów komputerowych Lenovo, których dotyczy zadanie nr 3 (nie będą kompatybilne). Używane do wykonania zamówienia przez Wykonawcę części zamienne i materiały eksploatacyjne nie mogą być także regenerowane oraz nie mogą pochodzić z demontażu z innego sprzętu. 8. Wykonawca udziela gwarancji na dostarczone części zamienne oraz materiały eksploatacyjne na okresy nie krótsze niż gwarancja producenta. Początkowy termin gwarancji biegnie od dnia podpisania przez Zamawiającego protokołu wykonania usługi serwisu - Załącznika nr 3 do wzoru umowy/umowy. 9. Protokół wykonania usługi serwisu powinien zawierać następujące dane: - datę zgłoszenia/wezwania, - datę wykonania usługi, - numer umowy, - nazwę zamawiającego, - nazwę wykonawcy, - typ urządzenia, - numer seryjny urządzenia, - opis przeprowadzonych czynności, - opis wymienionych podzespołów, - opis podzespołów wymagających wymiany (po wykonaniu usługi), - miejsce wykonania usługi, - podpis Wykonawcy, - podpis kierownika jednostki organizacyjnej ze strony Zamawiającego lub osoby upoważnionej. Wzór protokołu znajduje się w Załączniku nr 3 do wzoru umowy/umowy. 10. Wykonawca, po wezwaniu przez Zamawiającego, najpóźniej następnego dnia roboczego przybędzie do siedziby Zamawiającego lub Biura Powiatowego i podejmie czynności objęte usługą, chyba że Zamawiający zgodzi się na inny termin. Zgoda ta, dla swojej ważności wymaga formy pisemnej i może być przesłana do Wykonawcy faksem lub drogą elektroniczną. Zgłoszenia/wezwania do Wykonawcy mogą być dokonywane faksem lub drogą elektroniczną. Osoby, numery kontaktowe (faks, telefon) oraz adresy mailowe Wykonawcy zostaną ujęte w Załączniku nr 2 do umowy. 11. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie, posiadały odpowiednie kwalifikacje zawodowe, doświadczenie i wykształcenie niezbędne do obsługi serwisowej modeli komputerowych urządzeń peryferyjnych oraz zestawów komputerowych, będących przedmiotem niniejszego zamówienia. 12. Wykonawca przyjmuje następujące wytyczne Zamawiającego (podyktowane dyscypliną finansów publicznych) dotyczące odległości dojazdu, odnośnie późniejszych rozliczeń wynikających z realizacji umowy przez Wykonawcę: a) Zamawiający wyznacza punkt początkowy dojazdu, tzn. każdy dojazd do miejsca wezwania będzie liczony od punktu początkowego oraz każdy powrót z miejsca wezwania będzie liczony do punktu początkowego. b) Przez punkt początkowy należy rozumieć następującą lokalizację: Rondo Dmowskiego w centrum miasta stołecznego Warszawa. c) Przez miejsce wezwania należy rozumieć: Biuro/a Powiatowe lub siedzibę Zamawiającego, którego dotyczy wezwanie. d) Przez odległość dojazdu należy rozumieć sumę ilości kilometrów dojazdu oraz powrotu Wykonawcy do i z miejsca wezwania, podaną w wystawionej przez Wykonawcę fakturze VAT na podstawie § 4 ust. 1 lit. c wzoru umowy (Załącznik nr 5a/5b/5c do SIWZ), w odniesieniu do każdego konkretnego wezwania, o którym mowa w § 3 ust. 1 wzoru umowy (Załącznik nr 5a/5b/5c do SIWZ), z zastrzeżeniem rozdz. III ust. 12 lit. h SIWZ. e) Odległości dojazdu, wykorzystywane do obliczenia należności w rozliczeniach wynikających z realizacji umowy przez Wykonawcę, nie mogą być większe niż odległości od punktu początkowego do miejsca wezwania oraz od miejsca wezwania do punktu początkowego, podane są w Załączniku nr 8a/8b/8c do SIWZ (Załączniku nr 1 do wzoru umowy/umowy), z zastrzeżeniem rozdz. III ust. 12 lit. h SIWZ. f) Odległości pomiędzy punktem początkowym, a poszczególnymi Biurami Powiatowymi lub siedzibą Zamawiającego przedstawia Załącznik nr 8a/8b/8c do SIWZ (Załącznik nr 1 do wzoru umowy/umowy). W przypadku zmiany siedzib (np. zmiany siedziby Biura Powiatowego) Zamawiający dokona aktualizacji Załącznika nr 1 do umowy. g) Odległości wyszczególnione w Załączniku nr 8a/8b/8c do SIWZ (Załączniku nr 1 do wzoru umowy/umowy) zostały obliczone na podstawie licznika odległości dla tras optymalnych na stronie internetowej www.targeo.pl. h) W sytuacji, kiedy Wykonawca otrzyma wezwanie od Zamawiającego obejmujące większą niż jeden liczbę Biur Powiatowych (np. dwa Biura Powiatowe położone w sąsiadujących powiatach), Wykonawca obliczy odległość dojazdu, na podstawie odległości od punktu początkowego, do najbliższego Biura Powiatowego, którego dotyczy wezwanie, zgodnie z odległościami określonymi w Załączniku nr 8a/8b/8c do SIWZ (Załączniku nr 1 do wzoru umowy/umowy) oraz doliczy odległość lub odległości pomiędzy tymi Biurami Powiatowymi, których dotyczy wezwanie. Ilość kilometrów powrotu zostanie obliczona od ostatniego Biura Powiatowego, w którym Wykonawca, będzie wykonywał usługę serwisu. Odległości pomiędzy Biurami Powiatowymi Wykonawca obliczy na podstawie licznika odległości dla tras optymalnych na stronie internetowej www.targeo.pl. (lit. h w niniejszym brzmieniu dotyczy zadań nr 1 i nr 3, odnośnie zadania nr 2 obowiązujący jest zapis § 10 ust. 8 załącznika nr 5b do SIWZ - wzoru umowy/umowy dla zadania nr 2). 13. Przez roboczogodzinę należy rozumieć czas spędzony tylko i wyłącznie na naprawie urządzenia, co zostanie potwierdzone (poprzez podanie ilości roboczogodzin) w protokole wykonania usługi serwisu - Załączniku nr 3 do wzoru umowy/umowy, przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 14. Pozostałe istotne wymagania Zamawiającego, co do przedmiotu zamówienia i realizacji umowy zostały zawarte we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 5a/5b/5c do SIWZ. 15. Opis sposobu ustalenia wartości niniejszego zamówienia przez Zamawiającego - określony został w ust. 15 rozdziału III SIWZ.