Usprawnienie/wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy - w 5 JST, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, projektu Profesjonalizm i nowoczesność w JST

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na usprawnieniuwdrożeniu procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy w każdej z 5 JST. 1. Przedmiot zamówienia przewidziany jest do realizacji w ramach następujących etapów: ETAP 1: Przeprowadzenie 5 audytów diagnozujących sposób prowadzenia konsultacji społecznych w każdej z 5 JST i opracowanie 5 raportów z audytów. W ramach tego etapu zostaną zrealizowane przez Wykonawcę audyty diagnozujące istniejące zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w pięciu JST (jednostkach samorządu terytorialnego) w tym dokonana zostanie analiza aktów normatywnych zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w danej JST (np. uchwały Rady Gminy, zarządzenia Starosty Burmistrza Wójta), określenie liczby przeprowadzonych konsultacji, ich tematyki, efektywności sposobu dotarcia do obywatela i trybu ich przeprowadzenia w latach 2009-2012. Z przeprowadzonych audytów Wykonawca przygotuje pisemne raporty (od 15 do 25 stron znormalizowanego maszynopisu tj. 1800 znaków na stronę) - po jednym raporcie na każdą JST. Łącznie wykonawca przygotuje 5 raportów. W każdym raporcie zostaną zidentyfikowane słabe i mocne strony istniejących zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych w danej JST oraz przedstawione zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. Wykonawca przedstawi raporty w terminie do 30.09.2013r. W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania raportu Zamawiający przekaże uwagi do raportów wniesione przez osoby wyznaczone w poszczególnych JST do kontaktów i koordynowania spraw związanych z wdrożeniem albo zatwierdzi te raporty w przedstawionej formie. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w raportach zmiany zgodnie z tymi uwagami przedstawi Zamawiającemu poprawione raporty do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do raportów w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja raportów nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy. Każdy raport zostanie oznakowany zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej herbem danej JST i logo Zamawiającego i przekazany Zamawiającemu w formie papierowej (w dwóch egzemplarzach każdy raport trwale spięty) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Do 30.09.2013r. ETAP 2: Opracowanie procedur przeprowadzania konsultacji społecznych (5 podręczników procedur). Wykonawca przedstawi projekty procedur przeprowadzania konsultacji społecznych w terminie 10 dni roboczych od dnia zaakceptowania przez Zamawiającego raportów z audytów diagnozującego istniejące zasady i tryb przeprowadzania konsultacji społecznych w 5 JST. W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania procedur Zamawiający zgłosi do nich uwagi wniesione przez osoby wyznaczone w poszczególnych JST do kontaktów i koordynowania spraw związanych wdrożeniem. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w procedurach zmiany zgodnie z tymi uwagami i przedstawi Zamawiającemu poprawione procedury do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do procedur w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja procedur nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy w zakresie dotyczącym opracowania procedur przeprowadzania konsultacji społecznych. Wykonawca przekaże Zamawiającemu procedury w formie papierowej (każda procedura w dwóch egzemplarzach - zbindowanych) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Do 31.10.2013 r. ETAP 3: Opracowanie 5 wzorów plakatów i druk plakatów (50 sztuk) oraz opracowanie 5 wzorów i druk ulotek ( 5x 500 szt.= 2500 sztuk) promujących procedury przeprowadzania konsultacji społecznych. Wzory plakatów i ulotek muszą zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającego. Akceptacja nastąpi w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wzorów. Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej plakat informacyjny 50 szt. i ulotki 500 szt. oraz całość (edytowalny wzór plakatu i ulotki) wersji elektronicznej na płycie CD w dwóch egzemplarzach każdy. Do 31.10.2013 r. ETAP 4: Zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia w formie warsztatów z zakresu planowania, organizacji i prowadzenia konsultacji społecznych oraz zapobiegania konfliktom podczas konsultacji społecznych dla 25 pracowników z 5 JST (5 grup szkoleniowych x 5 pracowników z 5 JST) - szkolenia prowadzone w każdym z 5 JST, szkolenie należy przeprowadzić w godzinach pracy poszczególnych urzędów. Szkolenie minimum 8 godz. dla każdej grypy szkoleniowej. Termin szkolenia należy uzgodnić z kierownictwem każdego z 5 JST i zawiadomić pisemnie lub emaliowo Zamawiającego o w/w terminach szkoleń. Odbyte szkolenia powinny zostać potwierdzone na listach obecności. Oryginał list obecności należy przekazać Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzenia wzrostu świadomości przeszkolonych pracowników - wskaźnik miękki projektu podniesienie świadomości pracowników uczestniczących w szkoleniu u co najmniej 50 % pracowników - 13 osób- ankieta. Na podstawie ankiet Wykonawca sporządzi pisemny raport podsumowujący, zawierający opis zakresu szkolenia i wyniki z podniesienia świadomości pracowników- ewaluacja (raport powinien zawierać od 15 do 25 stron znormalizowanego maszynopisu tj. 1800 znaków na stronę). W terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania raportu Zamawiający przekaże uwagi do raportu albo zatwierdzi raport w przedstawionej formie. W ciągu kolejnych 3 dni roboczych Wykonawca wprowadzi w raporcie zmiany zgodnie z tymi uwagami i przedstawi Zamawiającemu poprawiony raporty do akceptacji. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia kolejnych uwag do raportu w przypadku, jeśli wprowadzone zmiany będą niezadowalające. Jeśli trzecia wersja raportów nie będzie odpowiadała wymaganiom Zamawiającego, ma on prawo do odstąpienia od umowy. Wykonawca przedstawi raporty w terminie do 30.11.2013. Raport należy oznakować zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej logo Zamawiającego i przekazać Zamawiającemu w formie papierowej oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Raport należy przekazać wraz z oryginałami list obecności i ankiet w segregatorze w kolorze zielonym. Do 30.11.2013r. Etap 5: Zapewnienie trwałości wdrożonego systemu poprzez przyjęcie procedur przez 5 JST - wydanie zarządzenia wójta/burmistrza. Wykonawca przekaże Zamawiającemu kserokopie zarządzeń potwierdzone za zgodność z oryginałem przez 5 JST. Do 15.12.2013 r. 2. Nadzór i efekt wdrożenia: Wdrożenie Usprawnienie wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy w 5 JST prowadzi do podniesienia świadomości pracowników odpowiedzialnych za realizację inwestycji w zakresie tworzenia i realizacji programów konsultacji społecznych oraz możliwości i przyczyn występowania konfliktów społecznych dotyczących inwestycji infrastrukturalnych. Wykonawca podlega kontroli przez Zamawiającego. Wykonawca dostarczy opracowaną dokumentację, która będzie stanowiła potwierdzenie wykonania czynności i prac. Efektem zakończenia poszczególnych etapów usprawnienia wdrożenia procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla każdej z 5 JST jest dokonanie pomiaru nałożonych wnioskiem o dofinansowanie projektu wskaźników tj. produktów, rezultatów twardych i miękkich, które powinny być odpowiednio udokumentowane przez Wykonawcę i przekazane Zamawiającemu: a) wskaźnik produktów: - 5 raportów audytów diagnozujących sposób prowadzenia konsultacji społecznych, - 5 procedur przeprowadzania konsultacji społecznych (5 podręczników procedur), - 5 wzorów plakatów, 50 szt. plakatów, - 5 wzorów ulotek, 2500 sztuk ulotek promujących procedury przeprowadzania konsultacji społecznych, - szkolenia w formie warsztatów z zakresu planowania, organizacji i prowadzenia konsultacji społecznych dla 25 pracowników z 5 JST; b) wskaźniki rezultatów twardych: Wdrożenie zadania realizowanego w ramach projektu Profesjonalizm i nowoczesność w JST - Usprawnieniewdrożenie procedury konsultacji społecznych spraw ważnych dla gminy w 5 JST wydanie zarządzenia wójta, burmistrza, prezydenta; c) wskaźniki rezultatów miękkich: - podniesienie świadomości pracowników uczestniczących w szkoleniu- u co najmniej 50 % pracowników - 13 osób- ankieta.