Organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, realizowanego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej

Warszawa: Organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, realizowanego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej


Numer ogłoszenia: 32848 - 2014; data zamieszczenia: 29.01.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. , ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 3349800, 3349966, faks 22 3349999.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.paiz.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, realizowanego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum w Kielcach, 3-4 czerwca 2014 roku, zwanego dalej Forum, w tym: 1. Opracowanie części merytorycznej programu Forum, tj. przygotowanie planu 3 sesji plenarnych wraz z: propozycją godzin trwania, nazw i tez tematycznych na takim poziomie szczegółowości, aby Zamawiający mógł bez wątpliwości ocenić zawartość merytoryczną planu, wg kryteriów określonych w SIWZ, a także propozycjami prelegentów, których personalia zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego wg kryteriów określonych w SIWZ, którzy to prelegenci zostaną następnie zaproszeni przez Wykonawcę do uczestnictwa w sesjach. Wykonawca pokryje ewentualne koszty ich wynagrodzeń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia własnych propozycji personalnych. 2. Zapewnienie udziału maksymalnie dwóch polityków/ ekonomistów/ przedsiębiorców/ naukowców o międzynarodowej renomie, których personalia zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego wg kryteriów określonych w SIWZ, w celu wygłoszenia wykładu/ uczestnictwa w debacie - czas trwania ok. 1 godziny, w ciągu jednego dnia. Wykonawca pokrywa koszty ich ewentualnych przelotów i/lub przejazdów na miejsce Forum, zakwaterowania w Kielcach oraz koszty ich ewentualnych wynagrodzeń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia własnych propozycji personalnych. 3. Zapewnienie udziału w Forum minimum 20 a maksymalnie 40 przedsiębiorców z zagranicy, których we własnym zakresie zaprosi i pokryje koszty uczestnictwa Zamawiający (przeloty, zakwaterowanie, transfery lokalne). Wykonawca pokryje koszty uczestnictwa w Forum takie jak: catering, materiały konferencyjne, uczestnictwo w wydarzeniach towarzyszących (np. uroczysta kolacja), uczestnictwo w sesjach b2b. 4. Zapewnienie udziału i opłacenie wszelkich kosztów związanych z udziałem w Forum (z zakwaterowaniem włącznie) oraz w spotkaniach b2b 40 przedsiębiorców z Polski, w tym: - wyszukanie, dobór i zaproszenie partnerów biznesowych - organizacja i moderowanie sesji b2b - przygotowanie oraz wygłoszenie 4 praktycznych prezentacji nt. możliwości wejścia przez polskich przedsiębiorców na rynki USA, Azji, Afryki, Bliskiego Wschodu - z udziałem uznanych ekspertów - gości z zagranicy w zakresie każdego z rynków dla uczestników sesji b2b. 5. Administrowanie - zarezerwowaną oraz opłaconą przez Zamawiającego - salą konferencyjną na terenie Hotelu Binkowski w Kielcach, ul. Szczepaniaka 40, dla min. 250 osób w ustawieniu bankietowym i teatralnym wraz z nagłośnieniem, ekranem i komputerem oraz trzech sal seminaryjnych na cały czas trwania drugiego dnia Forum, czyli w dniu 4 czerwca od godziny 8.00 do godziny 18.00 6. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego podczas 2. Dnia Forum (polsko-angielsko-polskie), tj. co najmniej 1 tłumacza oraz sprzętu do tłumaczenia (kabina, słuchawki etc.). 7. Zapewnienie noclegów dla ok. 2/3 liczby uczestników Forum w Kielcach w hotelu Binkowski oraz ewentualnie w innych pobliskich hotelach o minimalnym standardzie 3 gwiazdek. 8. Zapewnienie transportu lokalnego (na terenie województwa świętokrzyskiego) podczas Forum dla wszystkich jego uczestników oraz transferów Warszawa-miejsce konferencji-Warszawa dla ok. 20 uczestników z zagranicy, w około 6 transferach. 9. Projekt, druk, kolportaż i follow-up zaproszeń dla min. 1000 osób wg listy przygotowanej przez Zamawiającego. 10. Organizacja wydarzenia typu incentive (przygotowanie programu, zapewnienie stosownej infrastruktury oraz obsługi wydarzenia) dla uczestników Forum w pierwszym dniu jego trwania, czyli 3 czerwca 2014. 11. Zapewnienie moderatora prowadzącego Forum (przez cały okres jego trwania), czyli drugiego dnia Forum. 12. Obsługa recepcyjna i ochroniarska Forum. 13. Zapewnienie cateringu oraz jego obsługi dla ok. 250 osób w trakcie trwania 2 dni Forum - w tym uroczystej kolacji 1. dnia Forum, w Skansenie Tokarnia na terenie Kielc lub miejscu równoważnym (opłacenie sali/restauracji, zapewnienie cateringu i jego obsługi). 14. Organizacja koncertu lub innego wydarzenia artystycznego podczas uroczystej kolacji 1. dnia Forum wraz z konferansjerem. 15. Przygotowanie ok. 250 szt. upominków okolicznościowych dla wszystkich uczestników Forum. 16. Stworzenie oraz utrzymanie elektronicznej platformy rejestracyjnej dla uczestników Forum wraz z modułem do matchmakingu, w której zalogowanie się będzie warunkiem koniecznym do rejestracji jako uczestnik Forum. 17. Stworzenie, utrzymanie oraz administrowanie treścią strony WWW dedykowanej Forum. 18. Rejestracja gości drugiego dnia Forum przy pomocy elektronicznej bramki. 19. Zapewnienie patronatu medialnego Forum oraz nagłośnienie wydarzenia w mediach przed jego rozpoczęciem. 20. Przygotowanie i druk materiałów informacyjno-promocyjnych nt. Forum, w tym opis sylwetek prelegentów, program Forum etc. 21. Stworzenie i rozesłanie dwóch newsletterów informacyjnych nt. Forum. 2. Forum jest organizowane i finansowane w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja. 3. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 79.95.00.00-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79.95.10.00-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 79.95.20.00-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez Szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia. 1. Wykonawca odpowiedzialny jest za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez Zamawiającego. 2. Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 4. Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, projekt pn. Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych. 7. Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca wskazał w ofercie elementy zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 79.95.10.00-5, 79.95.20.00-2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 04.06.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Na mocy art. 45 ust. 2 ustawy Pzp Zamawiający będzie żądał od Wykonawców wniesienia wadium w kwocie: 9 000 zł (słownie: dziewięć tysięcy złotych) przed upływem terminu składania ofert. Szczegółowe wymagania co do sposobu wniesienia wadium zawarte zostaną w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, którą zgodnie z art. 51 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający przekaże Wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej: 3 (trzy) usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. zrealizował co najmniej 3 usługi polegające na kompleksowej organizacji forum/konferencji/kongresu o tematyce gospodarczej trwającego przynajmniej jeden dzień (min. 8h), każde o wartości netto min. 150.000,00 złotych (a w przypadku, jeśli wartość usługi była w umowie wyrażona w walucie obcej - równowartość 150.000,00 złotych ustala się wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie usługi). Przez usługę należy rozumieć usługę świadczoną na rzecz jednego zleceniodawcy w ramach jednej umowy, polegającą na wykonaniu wyżej opisanych zamówień w czasie trwania jednej imprezy wskazanego typu (Zamawiający nie dopuszcza - w celu wykazania spełniania powyższego warunku - łączenia usług o wartości mniejszej niż wymagana). Zamawiający informuje, iż kompleksowa organizacja oznacza zarówno logistyczną organizację wydarzenia (zapewnienie sal, sprzętu, cateringu, noclegów, druk zaproszeń, obsługę techniczną i recepcyjną etc.), jak również opracowanie i realizację programu merytorycznego wydarzenia (sporządzenie autorskiego programu wydarzenia, zaproponowanie, zaproszenie oraz zapewnienie prelegentów etc.) - i tylko organizacja tego typu wydarzeń w taki właśnie sposób będzie brana pod uwagę przez Zamawiającego.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponował co najmniej: . - 2 osobami, które w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zorganizowały pod względem logistycznym i merytorycznym przynajmniej 3 imprezy typu forum, konferencja, kongres, o tematyce gospodarczej trwające przynajmniej jeden dzień, w których udział wzięło co najmniej 100 osób, - 6 hostessami posługującymi się językiem polskim i angielskim w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację, - 2 tłumaczami wykonującymi usługi tłumaczeniowe symultaniczne oraz konsekutywne z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski, posiadającymi, co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w wykonywaniu tłumaczeń symultanicznych oraz wykształcenie wyższe kierunkowe.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg ograniczony.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu:
5.

Opis sposobu dokonywania wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, gdy liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu

Jeżeli liczba Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu w stopniu minimalnym będzie większa od 5, Zamawiający oceni stopień, w jakim Wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu, przyznając Wykonawcom punkty zgodnie z zasadami opisanymi poniżej, a następnie dokona kwalifikacji Wykonawców zgodnie z treścią poniżej. Ocena stopnia spełnienia warunków dokonywana będzie według następujących reguł: Wykonawca otrzyma po 1 punkcie za każde następne, tj. za każde powyżej 3 wymaganych, zamówienie wykonane w wymaganym okresie, wskazane w warunkach podmiotowych, polegające na wykazaniu się należytym wykonaniem, co najmniej: 3 (trzech) usług kompleksowej organizacji forum/konferencji/kongresu o tematyce gospodarczej trwającego przynajmniej jeden dzień (min. 8h), o wartości netto min. 150.000,00 złotych każde. Zamawiający będzie oceniał powyższe na podstawie informacji zawartych w załączonym do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Formularzu Doświadczenia Zawodowego - sporządzonym wg Załącznika nr 5 do ogłoszenia. Do dalszego udziału w postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego zakwalifikowanych zostanie pięciu Wykonawców, którzy uzyskali łącznie największą liczbę punktów w kryteriach kwalifikacji / weryfikacji stopnia spełniania warunków udziału w postępowaniu. W przypadku gdy warunki udziału w postępowaniu spełni mniej niż pięciu Wykonawców, Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich Wykonawców spełniających te warunki.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.paiz.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.02.2014 godzina 12:00, miejsce: Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa - Kancelaria Ogólna PAIiIZ, p. 111, I piętro.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Forum jest organizowane i finansowane w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie