Działania promocyjne i informacyjne dla Projektu pn. Budowa kompleksowgo systemu gospodarki odpadami dla miasta Bielska-Białej i gmin powiatu bielskiego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi na działania promocyjne i informacyjne Projektu pn. Budowa kompleksowego systemu gospodarki odpadami dla miasta Bielska-Białej i gmin powiatu bielskiego (nr. POIS.02.01.00-00-003/08), który jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Wykonawca przeprowadzi działania polegające na zaprojektowaniu i wykonaniu materiałów oraz usług promocyjnych i informacyjnych. Wszystkie działania muszą być zgodne z Zasadami promocji projektów dla Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych będzie wykonywane zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz aktualnymi zasadami i wytycznymi dotyczącymi działań informacyjno - promocyjnych odnoszących się do przedsięwzięć współfinansowanych z Funduszu Spójności. Przedmiotem zamówienia są usługi przeprowadzenia działań informacyjno- promocyjnych, których celem jest zwiększenie świadomości społeczeństwa dotyczącej projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności, korzyści wynikających z jego realizacji oraz promowanie projektu wśród mieszkańców Bielska - Białej i powiatu bielskiego. Istotnym aspektem działań jest przeprowadzenie skutecznej edukacji ekologicznej wśród dzieci i młodzieży ze szkół obszaru objętego projektem. Celem edukacji jest uświadomienie konieczności ograniczenia wytwarzania odpadów, prowadzenia selektywnej zbiórki odpadów, ugruntowania wśród dzieci i młodzieży przekonania, że zaangażowanie w proces selektywnej zbiórki przynosi konkretne efekty oraz wytworzenie trwałego nawyku segregacji. Ważnym aspektem prowadzonych działań edukacyjnych jest zaprezentowanie sposobu gospodarowania odpadami w Bielsku - Białej i powiecie bielskim po uruchomieniu nowo wybudowanego zakładu gospodarki odpadami. Zadania do wykonania w ramach przedmiotu zamówienia: 1.Konferencja prasowa Organizacja i przeprowadzenie 1 konferencji prasowej dotyczącej realizacji projektu w terminie uzgodnionym z Zamawiającym (przed uruchomieniem zakładu: IV kwartał 2011 r. lub I kwartał 2012 r.) dla ok. 30 osób na terenie zakładu. Na konferencję zaproszeni zostaną przedstawiciele prasy, radia i telewizji lokalnej oraz regionalnej. Listę zaproszonych przedstawicieli mediów przygotuje Wykonawca do akceptacji Zamawiającego 2 miesiące przed planowaną konferencją (nazwiska, e-maile, media, które reprezentują). Wykonawca odpowiedzialny jest ponadto za: a)opracowanie wzoru pisemnego zaproszenia na konferencję w uzgodnieniu z Zamawiającym (format A5, 4 str. (A4 łamane na pół), full kolor, papier kreda, 180 g wraz z kopertą) następnie wydrukowanie i dostarczenie Zamawiającemu wzoru gotowych zaproszeń oraz zapisanych w formie elektronicznej (w formacie PDF) Zaproszenie powinno zawierać program konferencji, miejsce i czas konferencji, cel konferencji oraz powód jej zwołania, nazwiska zaproszonych osób wraz z pełnionymi funkcjami, a także prośbę o potwierdzenie obecności. Zaproszenia zostaną rozesłane przez Wykonawcę Zaproszenia muszą posiadać oznaczenia zgodne z wymogami Funduszu Spójności opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. Ostateczna zaakceptowana wersja zaproszenia wraz z programem konferencji zostanie dostarczona Zamawiającemu 1 miesiąc przed planowaną konferencją. Zaproszenie powinno zostać wysłane, tak aby doszło do zaproszonych przedstawicieli mediów nie później niż 7 dni przed planowaną datą spotkania. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest na 2 dni przed planowaną konferencją telefonicznie potwierdzić uczestnictwo osób, które same wcześniej nie dokonały potwierdzenia uczestnictwa. b)sporządzenie programu konferencji w oparciu o materiały przedstawione przez Zamawiającego i po uzgodnieniu i zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Gotowy plan konferencji zostanie dołączony do zaproszenia oraz materiałów informacyjnych c)opracowanie materiałów informacyjnych dla uczestników na podstawie materiałów przekazanych od Zamawiającego i we współpracy z Nim. Opracowane materiały przed ich wydrukiem i zachowaniem w formie elektronicznej muszą uzyskać akceptację Zamawiającego oraz posiadać oznaczenia zgodne z wymogami opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. Materiały muszą zwięźle i rzeczowo prezentować cel konferencji, informacje na temat wybudowanego zakładu gospodarki odpadami oraz inne informacje przekazane przez Zamawiającego. Materiały mają zostać przekazane na dwóch nośnikach: -w formie elektronicznej przekazane na pen drive, (szt. 100, pojemność min. 2 GB, kształt zbliżony do prostopadłościanu, zamykany, z nadrukiem zgodnym z wytycznymi dotyczącymi promocji projektu wraz ze smyczą, szerokość min. 10 mm, nadruk full kolor jednostronny, długość 94 cm, szt. 100, oznakowanie zgodnie z wytycznymi dotyczącymi promocji projektu) -w formie pisemnej Ponadto każdy uczestnik otrzyma komplet materiałów reklamowych, zakupionych w ramach niniejszego zamówienia (kalendarz, folder) d)zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji, który będzie zawierał: - kawa, herbata - cukier, - śmietanka do kawy w mlecznikach, - woda gazowana i niegazowana, soki owocowe ( co najmniej 2 rodzaje) - 2 rodzaje ciast - ciastka kruche - kanapki z szynką, serem, warzywami, jajkiem itp. - przygotowanie stołów (kilka miejsc z termosami), - naczynia, - obsługa e)zapewnienie prowadzenia konferencji f)zapewnienie sprzętu audiowizualnego (sprzęt nagłaśniający, mikrofon bezprzewodowy, ekran 2 x 3 m, komputer) g)odpowiednie oznakowanie miejsca konferencji zgodnie z wymogami opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu h)wykonania dokumentacji fotograficznej konferencji (min. 20 zdjęć) i przekazanie jej razem z raportem z pokonferencyjnego przeglądu mediów i)dostarczenie Zamawiającemu w terminie 7 dni od zakończenia konferencji raportu z pokonferencyjnego przeglądu mediów w formie pisemnej oraz zapisanego na nośniku CD/DVD , który będzie zawierał wykaz wszystkich informacji medialnych na temat Projektu, oraz wydruki artykułów opublikowanych w prasie i Internecie. j)Wysłanie materiałów informacyjnych do dziennikarzy nieobecnych na konferencji. 2.Wizualizacja zakładu w formacie 3 D Wykonawca opracuje wizualizację 3D budowanego Zakładu Gospodarki Odpadami w postaci cyfrowego zapisu trwającego ok. 5 minut. (w załączeniu poglądowe materiały zdjęciowe przedstawiające makietę zakładu). Wizualizacja powinna być wykonana w standardowej rozdzielczości do prezentacji na monitorach LCD (min. 1200 x 760). Opracowana wizualizacja ponadto powinna mieć też wersję przygotowaną w formacie umożliwiającym jej umieszczenie bezpośrednio na stronie internetowej Zamawiającego. Szczegóły dotyczące formatu i wersji zapisu materiałów do prezentacji na stronie Internetowej należy na roboczo uzgodnić z Zamawiającym. Wizualizacja ma zapewnić precyzyjne odwzorowanie projektowanego zakładu wraz z otoczeniem oraz pokazać jego funkcjonowanie po uruchomieniu zakładu. Wizualizacja składać się ma z następujących elementów: budowy modelu 3 D całej inwestycji wraz z otoczeniem, prezentacji w formie animacji 3 D z zewnątrz (przejście nad całym zakładem); pokazanie w formie animacji 3 D symulacji procesów technologicznych: transport, wyładowanie, sortowanie, kompostowanie; przygotowanie wirtualnych spacerów w formie panoram interaktywnych. Wykonawca zobowiązany jest do napisania scenariusza animacji (uwzględniającego lektora oraz podkład muzyczny) wraz z udostępnieniem wizualizacji do weryfikacji przez Zamawiającego. Na podstawie listy uwag dokonane zostaną wszelkie poprawki. Należy na wizualizacji zastosować oznakowania zgodne z wytycznymi dotyczącymi promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. Wizualizację należy nagrać na 200 płytach CD/DVD z nadrukiem full kolor w kopertach z białego kartonu powlekanego 200 gr, zadrukowanych awers/rewers full kolor. Dodatkowo Wykonawca zobligowany będzie do zakupu telewizora LCD, na którym prezentowana będzie wizualizacja. Opis telewizora: Format obrazu : Panoramiczny 16:9 Przekątna ekranu: 46 cale lub więcej Nominalna rozdzielczość panelu: 1920x1080 (HD 1080) Częstotliwość odświeżania obrazu: 100 Hz System podświetlenia; LED Język menu: polski HD Ready, Full HD Tuner: Analogowy oraz cyfrowy DVB-T (z obsługą formatu kompresji MPEG-4) Obsługiwane standardy TV analogowej: PAL/SECAM Ilość pamięci programów : min. 20 Obsługiwane standardy fonii TV analogowej: B/G, D/K Obsługiwane systemy stereo: NICAM Głośniki: wbudowane min. 2 x 10 W Gniazdo HDMI: min. 2 Możliwość podłączenia komputera PC, Gniazdo SCART: 1 Gniazdo USB 2,0: min. 1 (odtwarzane formaty z urządzeń USB: min. Avi, , Wmv, Mp4, jpeg, Mpeg) Gniazdo RCA (AV): min. 1 Pilot Możliwość zawieszenia na ścianie ( wraz z uchwytem ściennym) Obrotowa podstawa Termin realizacji wizualizacji: do końca I kwartału 2012 r. 3.Kalendarze ścienne na 2012 r. Wykonawca opracuje graficznie i wykona kalendarze ścienne na rok 2012. Treść i szata graficzna będzie uzgodniona z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany będzie do uwzględnienia uwag Zamawiającego do momentu jego pełnej akceptacji przedstawionej wersji. Kalendarze muszą być oznakowane zgodnie z w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. Zakładana ilość kalendarzy: 1000 egz. Termin wykonania: listopad 2011 r. Format kalendarza: A 2 Introligatorka - grzebień z zawieszką Kalendarium: 1 miesiąc na stronie z bieżącą numeracją tygodni, 13 kart przekładanych (łącznie z okładką) Kalendarz ma przedstawiać zdjęcia o tematyce związane z branżą, wykonane w sposób artystyczny. Dostarczenie zdjęć leży po stronie Wykonawcy. Papier: środek - kreda matowa 200 g; okładka - kreda matowa 250 g; plecy - karton 350 g Druk: środek - dwustronny, barwny; okładka - dwustronny barwny; lakier UV na każdej stronie wybiórczo łącznie z okładką Kalendarze zostaną dostarczone Zamawiającemu wraz z kopertami. Wykonawca jest zobowiązany do rozdystrybuowania 50 % kalendarzy w miejsca wskazane przez Zamawiającego (Urzędy Gmin obszaru realizacji projektu) wraz z potwierdzeniem odbiorcy otrzymania określonej ilości kalendarzy. 4.Folder Wykonawca opracuje z wykorzystaniem wizualizacji przekazanej przez Zamawiającego indywidualny projekt folderu informacyjnego. Wykonawca powinien uwzględnić przygotowanie projektu graficznego w 3 wersjach. Zamawiający ma prawo wnosić uwagi, które Wykonawca będzie uwzględniał aż do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji. Wykonawca w ramach wynagrodzenia udzieli Zamawiającemu licencji na wykorzystanie projektów graficznych na następujących polach eksploatacji jakąkolwiek techniką: utrwalenie, utrwalenie w innej technice (systemie) zapisu, reprodukowanie, edytowanie w dowolny sposób, jaki Zamawiający uzna za stosowny, zwielokrotnianie, publiczne wystawienie, wyświetlenie, udostępnienie, wykorzystanie do celów związanych z działalnością Zamawiającego, w tym działań promocyjnych. Projekt ma być przejrzysty graficznie, a zawarte informacje mają być przedstawione w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Zawartość folderu obejmuje: zdjęcia wykonane przez Wykonawcę lub dostarczone przez Zamawiającego oraz treść przygotowaną przez Wykonawcą na podstawie materiałów i informacji przekazanych przez Zamawiającego w formie elektronicznej (płyta CD). Wykonawca zobowiązany jest do korekty projektu folderu pod względem wizualizacji oraz korekty redakcyjnej. Folder zawierać ma następujące informacje: - podstawowe informacje o działaniu firmy - informacje o realizowanym projekcie - informacje o sposobie selektywnej zbiórki odpadów na terenie objętym projektem (miasto Bielsko-Biała, gminy: Kozy, Bestwina, Czechowice- Dziedzice, Jaworze, Jasienica, Szczyrk) Parametry techniczne folderu: format A4; 8 stron +okładka, druk 4/4 CMYK Okładka: papier kreda mat, dwustronnie lakierowany UV wybiórczo, gramatura 250-270 g; jednostronnie foliowane, folia matowa. Środek: papier kreda mat, gramatura min. 150 g, druk: 4/4 CMYK, lakier UV wybiórczo na każdej stronie Ilość sztuk: 2 000 Termin realizacji - III/IV kwartał 2011 r. Dokładny termin zostanie uzgodniony z Wykonawcą. Przygotowany projekt folderu wymaga akceptacji Zamawiającego. Przed przekazaniem folderu do druku należy przygotować próbny wydruk celem jego zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do rozdystrybuowania 50 % folderów w miejsca wskazane przez Zamawiającego (Urzędy Gmin obszaru realizacji projektu) wraz z potwierdzeniem odbiorcy otrzymania określonej ilości folderów. Foldery zawierać muszą oznakowania zgodne z zasadami Funduszu Spójności opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. 5.Reklama emisyjna na autobusie Wykonawca przygotuje projekt reklamy z wykorzystaniem wizualizacji przekazanej przez Zamawiającego. Wykonawca powinien uwzględnić przygotowanie projektu graficznego w 3 wersjach. Zamawiający ma prawo wnosić uwagi, które Wykonawca będzie uwzględniał aż do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji. Przygotowany projekt reklamy spełniać ma funkcję informacyjną o realizowanym projekcie, a także zachęcać mieszkańców do selektywnej zbiórki odpadów. Wykonawca zobligowany będzie do wynajęcia powierzchni reklamowej na 1 krótkim autobusie komunikacji miejskiej w Bielsku- Białej. Po dokonaniu akceptacji wybranej grafiki przez Zamawiającego, reklama wielkoformatowa zostanie wydrukowana w pełnym kolorze (druk 4/0), na folii monomerycznej przystosowanej do naklejania wydruków wielkoformatowych na autobusy oraz folii one way vision i naniesiona na tylną ścianę wraz z szybą oraz boczne ściany wynajętego autobusu komunikacji miejskiej w Bielsku- Białej. Wykonawca będzie zobowiązany także do dokonania demontażu po upływie terminu ekspozycji. Wykonawca dostosuje format wydruku do powierzchni reklamowej autobusu (tył łącznie z szybą oraz boki autobusu), a także zadba, aby reklama naklejona na autobusie utrzymywane były w czystości. Czas ekspozycji: 6 miesiące. Czas realizacji: 2011 r. lub 2012 r. do uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu dokumentację fotograficzną z wykonanego zadania. 7.Edukacja ekologiczna Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenie kampanii ekologicznej skierowanej do dzieci i młodzieży szkół podstawowych i gimnazjalnych w zakresie sposobu prowadzenia gospodarki odpadami na terenie miasta Bielska-Białej i gmin powiatu bielskiego, ze szczególnym uwzględnieniem funkcjonowania nowo wybudowanego zakładu gospodarki odpadami; selektywnej zbiórki odpadów i segregacji odpadów. Zamawiający oczekuje, aby działania przeprowadzone zostały z wykorzystaniem aktywizujących metod pracy. Wszystkie materiały oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia działań zapewnia Wykonawca. Podczas prowadzonych działań adresaci mają posiąść minimum następującą wiedzę: 1. Informacje na temat realizowanego projektu (do kogo skierowany, jakie ma cele i zakres rzeczowy) 2. Jak funkcjonować będzie nowy zakład gospodarki odpadami (przedstawić podstawowe procesy mechanicznego przetwarzania odpadów)? 3. Jak unikać wytwarzania odpadów? 4. Dlaczego trzeba segregować odpady? 5. Jak obchodzić się z odpadami (sposób ich selekcji?) na przykładzie miasta Bielska-Białej i gmin powiatu bielskiego? 6. Co się dzieje z wysortowanymi odpadami? 7. Co to jest recykling? 8. Czy wszystkie odpady podlegają recyklingowi? 9. Jakie odpady są problematyczne i co z nimi robić? 10. Dlaczego nie powinno się składować odpadów? 11. Jak eliminować złe nawyki w gospodarowaniu odpadami? Adresatami są dzieci i młodzież w następujących grupach wiekowych: 1) Klasy I- III szkoły podstawowej 2) Klasy IV- VI szkoły podstawowej 3) Klasa I-III gimnazjum ze szkół Bielska- Białej oraz gmin: Kozy, Jasienica, Jaworze, Bestwina, Czechowice- Dziedzice, Szczyrku. Kampanią należy objąć łącznie min. 1000 uczniów z wymienionych grup wiekowych ( po min. 300 uczniów w każdym przedziale wiekowym, proporcjonalnie do ilości szkół w każdej z gmin). Za rekrutację odpowiada Wykonawca. Wykonawca przedstawi listę szkół oraz klas dla których będą przeprowadzone zajęcia. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania scenariusza proponowanych działań edukacyjnych, który zostanie przekazany Zamawiającemu razem z harmonogramem działań celem jego akceptacji. Zamawiający ma prawo wnosić uwagi, które Wykonawca będzie uwzględniał aż do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji. Sposób przedstawienia informacji dostosowane musi być do potrzeb i możliwości osób z poszczególnych grup wiekowych. Wykonawca zobligowany jest ponadto do: -przygotowania wydawnictwa edukacyjnego, zawierającego informacje o projekcie oraz związane z edukacją ekologiczną w zakresie prowadzenia gospodarki odpadami, które będzie dostarczone przez Wykonawcę do wszystkich szkół podstawowych i gimnazjalnych z terenu miasta Bielska-Białej i gmin powiatu bielskiego wymienionych powyżej. Wydawnictwo musi być przygotowane w sposób przejrzysty i atrakcyjny graficznie, a zawarte informacje mają być przedstawione w sposób dostosowany do potrzeb i możliwości osób z poszczególnych grup wiekowych. Parametry techniczne wydawnictwa: format A 6, okładka (papier kreda matowa 200 g, zadruk 4/0) + 8 stron środek (papier offset 100 g, zadruk 4/4), szycie podwójne, po 1500 egzemplarzy dla każdej grupy wiekowej (razem: 4500 egzemplarzy). -zapewnienia kompletów materiałów dydaktycznych służących przeprowadzeniu działań edukacyjny - w formie elektronicznej i drukowanej. -przygotowywania scenariuszu zajęć dla nauczycieli do samodzielnego prowadzenia zajęć wraz z niezbędnymi materiałami dydaktycznymi zgodnymi z przygotowanym scenariuszem. -przygotowania gadżetu dla każdego z uczestników zajęć (min. 1000 osób) związanego z tematyką gospodarki odpadami. Scenariusze zajęć oraz materiały dydaktyczne dostosowane muszą być do potrzeb i możliwości osób z poszczególnych grup wiekowych. Propozycje gadżetów, scenariusz zajęć oraz materiały dydaktyczne w formie elektronicznej i drukowanej wymagają akceptacji Zamawiającego. Materiały oraz gadżety muszą być oznakowane zgodnie z zasadami Funduszu Spójności opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. Termin wykonania działań: 2011 r. 8.Ogłoszenia sponsorowane w prasie Wykonawca przygotuje (grafika, układ, redakcja treści) i zakupi emisję dla ogłoszeń dotyczących realizacji projektu w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający przekaże informacje niezbędne do przygotowania artykułów. Wymagania techniczne: a)1 ogłoszenie w tygodniku o zasięgu co najmniej lokalnym obejmującym miasto Bielsko- Biała i powiat bielsku, w którym mogą być publikowane modułowe ogłoszenia, o rozmiarze jednej strony, druk kolorowy, oznakowany zgodnie z zasadami Funduszu Spójności opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. b)1 ogłoszenie w prasie specjalistycznej z zakresu gospodarki odpadami, o zasięgu co najmniej regionalnym, ukazującą się co najmniej miesięcznie, o rozmiarze jednej strony, druk kolorowy, oznakowany zgodnie z zasadami Funduszu Spójności opisanymi w wytycznych dotyczących promocji projektu wraz z logiem Zamawiającego. Przygotowany przez Wykonawcę artykuł musi zostać przedstawiony do akceptacji Zamawiającemu w terminie min. 3 dni przed przekazaniem do publikacji. Ponadto Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w ciągu 5 dni od ukazania się ogłoszenia w prasie po jednym egzemplarzu gazety zawierającej ogłoszenie.