Organizacja dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu oraz działań jej towarzyszących. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizacji imprez

Zamiast: 

VI.3) Informacje dodatkowe:

6. Otwarcie ofert nastąpi w dniu, w którym upływa termin ich składania, tj. 13.10.2015 o godz. 13:30 w siedzibie Zamawiającego w sali konferencyjnej nr 239 piętro 2.

VI.3) Informacje dodatkowe:

6. Otwarcie ofert nastąpi w dniu, w którym upływa termin ich składania tj. 13.10.2015 r. o godz. 11:30 w siedzibie Zamawiającego w sali konferencyjnej nr 239 piętro 2.

Zamiast: 

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1.1. organizacja dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu, zwanej dalej „Konferencją” w tym m.in.

a. rezerwacja sali, w której odbywać się będzie konferencja;

b. zapewnienie aranżacji sali oraz niezbędnej scenografii;

c. rezerwacja miejsca na organizację uroczystej kolacji (bankiet);

d. zapewnienie usług cateringowych;

e. produkcja materiałów konferencyjnych;

f. rezerwacja noclegów dla wybranych gości (maksymalnie dla 40 osób – uczestnicy VIP) oraz miejsc parkingowych w hotelu (maksymalnie dla 10 osób);

1.2. opracowanie koncepcji kreatywnej i realizacja wydarzenia artystycznego w miejscu organizacji uroczystej kolacji.

2. Szczegółowy opis zamówienia stanowi załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków zamówienia zwana SIWZ.

3. Konferencja (dwudniowa) o międzynarodowym charakterze odbywać się będzie w terminie 19–20.11.2015 w Sopocie lub Gdańsku lub Warszawie w godzinach 8:00–17:00 (ostatecznie godziny zostaną ustalone zgodnie z przygotowanym programem konferencji i przekazane wybranemu Wykonawcy). Konferencja będzie miała charakter ekspercki i będzie zrzeszała wąskie grono fachowców z dziedziny nauki, zajmujących się problematyką ochrony środowiska i zmian klimatu. Weźmie w niej udział około 200 zaproszonych gości z Polski i Norwegii.

Zamawiający (NCBR) zastrzega sobie prawo do możliwości rezygnacji lub zmiany terminu realizacji konferencji, jednak na dzień nie późniejszy niż 15.12.2015, w takim przypadku ostateczny termin konferencji zostanie potwierdzony do 30.10.2015. W przypadku zmiany terminu konferencji – konferencja dwudniowa odbędzie się w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku).

4. Łączna szacunkowa wartość zamówienia obejmująca niniejsze zamówienie oraz planowane

zamówienia tożsame wynosi 637 070,70 PLN netto, tj. 150 789,53 EUR, w tym:

— szacunkowa wartość niniejszego zamówienia 458 384,70 PLN netto, tj. 108 495,99 EUR,

— wartość planowanych zamówień tożsamych PLN 178 686 PLN netto, tj. 42 293,55 EUR.

III.1.1) Wymagane wadia i gwarancje:

1. W niniejszym postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert. Wadium należy wnieść w wysokości 10 000PLN (słownie: dziesięć tysięcy złotych zero groszy)

2. Wadium może być wniesione w 1 lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9.11.2000 o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., nr 42, poz. 275 z późn. zm.).

3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju:

Bank Gospodarstwa Krajowego I Oddział w Warszawie nr 22 1130 1017 0020 1020 9820 0001 z zaznaczeniem „Wadium – organizacja dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu oraz działań jej towarzyszących.”

Za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu Zamawiający uzna wadium, które znajdzie się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Dowodem wniesienia wadium może być dokument potwierdzający dokonanie przelewu kwoty wadium lub jego kopia potwierdzona przez Wykonawcę, które należy dołączyć do oferty.

4. W przypadku wniesienia wadium w formie innej niż pieniężna, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą oryginału dokumentu wadialnego (gwarancji lub poręczenia).

5. Dokument wadialny, o którym mowa w pkt 4, powinien zawierać informacje o udzieleniu gwarancji lub poręczenia na kwotę wymienioną w pkt 1. , stanowiącą zabezpieczenie wadium na rzecz Zamawiającego w przetargu nieograniczonym na organizację dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu oraz działań jej towarzyszących, winien określać precyzyjnie gwaranta (poręczyciela), beneficjenta (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju), zleceniodawcę gwarancji (poręczenia), termin ważności udzielonej gwarancji (poręczenia), który winien odpowiadać co najmniej terminowi związania ofertą – pkt 9.1 SIWZ oraz zawierać zobowiązanie podmiotu udzielającego gwarancji (poręczenia) do bezwarunkowej zapłaty wadium na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego w przypadkach przewidzianych ustawie Pzp.

Treść dokumentu stanowiącego wadium nie może warunkować wypłacenia kwoty Zamawiającemu od badania zasadności żądania wypłaty przez wystawcę dokumentu czy jakikolwiek inny podmiot.

6. Dokument wadialny, o którym mowa w pkt 4, należy złożyć w oddzielnym, zamkniętym opakowaniu (kopercie) przed upływem terminu składania ofert, w miejscu wskazanym w pkt 12 SIWZ. Opakowanie (kopertę) zawierającą dokument wadialny należy opisać analogicznie do opisu oferty wskazanego w pkt 11. SIWZ, z dopiskiem: wadium. Kserokopię niniejszego dokumentu należy dołączyć do oferty.

7. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dopuszczalne jest wystawienie dokumentu stanowiącego wadium na jednego z Wykonawców, pod warunkiem, że z jego treści wynika, iż zabezpiecza on złożenie oferty przez wszystkich Wykonawców działających wspólnie.

8. Termin wniesienia wadium upływa wraz z upływem terminu składania ofert.

9. Wadium musi zabezpieczać ofertę przez cały okres związania ofertą, począwszy od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

10. Zamawiający wykluczy z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp Wykonawców, którzy nie wniosą wadium w określonym terminie i prawidłowej formie lub złożą wadliwe wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub w sytuacji, o której mowa w art. 46 ust. 3 ustawy Pzp.

IV.2.1) Kryteria udzielenia zamówienia:

Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów kryteria określone poniżej

1. Cena. Waga 40

2. Miejsce organizacji konferencji. Waga 20

3. Miejsce noclegowe dla uczestników VIP. Waga 10

4. Miasto, w którym odbędzie się konferencja. Waga 5

5. Koncepcja aranżacji sceny oraz sali, w której odbędzie się konferencja. Waga 15

6. Jakość i estetyka materiałów promocyjnych. Waga 10.

VI.3) Informacje dodatkowe:

1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej na adres: przetargi@ncbr.gov.pl.

W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień i informacji za pomocą faksu lub poczty elektronicznej każda ze stron jest zobowiązana na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdzić fakt jej otrzymania. Zamawiający preferuje komunikację za pomocą poczty elektronicznej od komunikacji przy użyciu faksu. Przy komunikowaniu się przy pomocy poczty elektronicznej konieczne jest wysyłanie podpisanych zgodnie z 10.7 SIWZ skanów pism.

2. W sekcji II.3) jako „czas trwania zamówienia lub termin realizacji” podano Maksymalne terminy rozpoczęcia realizacji zamówienia.

Termin wykonania zamówienia: konferencja odbędzie się w terminie 19–20.11.2015 w Sopocie lub w Gdańsku lub w Warszawie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości odstąpienia od umowy lub zmiany terminu realizacji konferencji, jednak na dzień nie późniejszy niż 15.12.2015, w takim przypadku ostateczny termin konferencji zostanie potwierdzony do 30.10.2015. W przypadku zmiany terminu konferencji – konferencja dwudniowa odbędzie się w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku)

3. Strony zgodnie postanawiają, iż wszelkie zmiany Umowy, dotyczące postanowień zawartych w SOPZ są niedopuszczalne, z wyłączeniem nieodpłatnej zmiany w działaniach towarzyszących Konferencji, m.in. w scenariuszu Konferencji, w aranżacji sceny, projektów materiałów konferencyjnych, itp., nieodpłatnej zmiany miejsca oraz terminu organizacji Konferencji oraz uroczystej kolacji (w ramach standardów odpowiadających przedstawionym propozycjom lokali), oraz z zastrzeżeniem pkt 4.

4. Zmiana istotnych postanowień Umowy dopuszczalna jest w sytuacji, gdy nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisania Umowy, a ponadto jej dokonanie podyktowane jest zaistnieniem okoliczności mogących stanowić przeszkodę w należytym wykonaniu Przedmiotu Umowy, w szczególności:

1) z przyczyn innych niż zawinione przez Wykonawcę, pod warunkiem, że Wykonawca po stwierdzeniu, że zaistniała okoliczność, która daje podstawę do oceny, że przedmiot Umowy nie może zostać zrealizowane w określonym terminie, niezwłocznie pisemnie powiadomi Zamawiającego o takim niebezpieczeństwie, wskazując jego przyczynę i prawdopodobny czas opóźnienia w wykonaniu Przedmiotu Umowy, a Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę w tym zakresie zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Przedmiotu Umowy;

2) działaniem siły wyższej uniemożliwiającej realizację w części lub w całości Przedmiotu Umowy;

3) działaniem osób trzecich, za które żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności.

5. Jeżeli zmiana przepisów prawa w okresie obowiązywania Umowy powodować będzie konieczność zmiany Umowy, Strony dokonają niezwłocznie zmiany Umowy w zakresie wymaganym przepisami

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1.1. organizacja dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu, zwanej dalej „Konferencją” w tym m.in.

a. rezerwacja sali, w której odbywać się będzie konferencja;

b. zapewnienie aranżacji sali oraz niezbędnej scenografii;

c. rezerwacja miejsca na organizację uroczystej kolacji (bankiet);

d. zapewnienie usług cateringowych;

e. produkcja i dostawa materiałów konferencyjnych;

f. rezerwacja noclegów dla wybranych gości (maksymalnie dla 40 osób – uczestnicy VIP) oraz miejsc parkingowych w hotelu (maksymalnie dla 10 osób);

1.2. opracowanie koncepcji kreatywnej i realizacja wydarzenia artystycznego w miejscu organizacji uroczystej kolacji.

2. Szczegółowy opis zamówienia stanowi załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków zamówienia zwana SIWZ.

3. Konferencja (dwudniowa) o międzynarodowym charakterze odbywać się będzie w terminie 19–20 listopada 2015 r. w Sopocie albo w Gdańsku w godzinach 8:00–17:00 (ostatecznie godziny zostaną ustalone zgodnie z przygotowanym programem konferencji i przekazane wybranemu Wykonawcy). Konferencja będzie miała charakter ekspercki i będzie zrzeszała wąskie grono fachowców z dziedziny nauki, zajmujących się problematyką ochrony środowiska i zmian klimatu. Weźmie w niej udział około 200 zaproszonych gości z Polski i Norwegii.

Zamawiający (NCBR) zastrzega sobie prawo do możliwości rezygnacji lub zmiany terminu realizacji konferencji, jednak na dzień nie późniejszy niż 15.12.2015, w takim przypadku ostateczny termin konferencji zostanie potwierdzony do 30.10.2015. W przypadku zmiany terminu konferencji – konferencja dwudniowa odbędzie się w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku).

4. Łączna szacunkowa wartość zamówienia obejmująca niniejsze zamówienie oraz planowane zamówienia tożsame wynosi 637 070,70 PLN netto, tj. 150 789,53 EUR, w tym:

— szacunkowa wartość niniejszego zamówienia 458 384,70 PLN netto, tj. 108 495,99 EUR,

— wartość planowanych zamówień tożsamych zł 178 686 PLN netto, tj. 42 293,55 EUR.

III.1.1) Wymagane wadia i gwarancje:

1. W niniejszym postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert. Wadium należy wnieść w wysokości 13 000 PLN (słownie: trzynaście tysięcy złotych zero groszy).

2. Wadium może być wniesione w 1 lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9.11.2000 o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., nr 42, poz. 275 z późn. zm.).

3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju:

Bank Gospodarstwa Krajowego I Oddział w Warszawie nr 22 1130 1017 0020 1020 9820 0001 z zaznaczeniem„Wadium – organizacja dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu oraz działań jej towarzyszących.”

Za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu Zamawiający uzna wadium, które znajdzie się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Dowodem wniesienia wadium może być dokument potwierdzający dokonanie przelewu kwoty wadium lub jego kopia potwierdzona przez Wykonawcę,które należy dołączyć do oferty.

4. W przypadku wniesienia wadium w formie innej niż pieniężna, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą oryginału dokumentu wadialnego (gwarancji lub poręczenia).

5. Dokument wadialny, o którym mowa w pkt 4, powinien zawierać informacje o udzieleniu gwarancji lub poręczenia na kwotę wymienioną w pkt 1. , stanowiącą zabezpieczenie wadium na rzecz Zamawiającego w przetargu nieograniczonym na organizację dwudniowej konferencji o tematyce ochrony środowiska i zmian klimatu oraz działań jej towarzyszących, winien określać precyzyjnie gwaranta (poręczyciela), beneficjenta(Narodowe Centrum Badań i Rozwoju), zleceniodawcę gwarancji (poręczenia), termin ważności udzielonej gwarancji (poręczenia), który winien odpowiadać co najmniej terminowi związania ofertą – pkt 9.1 SIWZ oraz zawierać zobowiązanie podmiotu udzielającego gwarancji (poręczenia) do bezwarunkowej zapłaty wadium na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego w przypadkach przewidzianych ustawie Pzp. Treść dokumentu stanowiącego wadium nie może warunkować wypłacenia kwoty Zamawiającemu od badania zasadności żądania wypłaty przez wystawcę dokumentu czy jakikolwiek inny podmiot.

6. Dokument wadialny, o którym mowa w pkt 4, należy złożyć w oddzielnym, zamkniętym opakowaniu(kopercie) przed upływem terminu składania ofert, w miejscu wskazanym w pkt 12 SIWZ. Opakowanie (kopertę)zawierającą dokument wadialny należy opisać analogicznie do opisu oferty wskazanego w pkt 11. SIWZ, z dopiskiem: wadium. Kserokopię niniejszego dokumentu należy dołączyć do oferty.

7. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dopuszczalne jest wystawienie dokumentu stanowiącego wadium na jednego z Wykonawców, pod warunkiem, że z jego treści wynika, iż zabezpiecza on złożenie oferty przez wszystkich Wykonawców działających wspólnie.

8. Termin wniesienia wadium upływa wraz z upływem terminu składania ofert.

9. Wadium musi zabezpieczać ofertę przez cały okres związania ofertą, począwszy od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

10. Zamawiający wykluczy z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp Wykonawców, którzy nie wniosą wadium w określonym terminie i prawidłowej formie lub złożą wadliwe wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub w sytuacji, o której mowa w art. 46 ust. 3 ustawy Pzp.

IV.2.1) Kryteria udzielenia zamówienia:

Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie z uwzględnieniem kryteriów kryteria określone poniżej.

1. Cena. Waga 50

2. Miejsce organizacji konferencji. Waga 25

3. Koncepcja aranżacji sceny oraz sali, w której odbędzie się konferencja. Waga 15

6. Jakość i estetyka materiałów promocyjnych. Waga 10

VI.3) Informacje dodatkowe:

1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej na adres: przetargi@ncbr.gov.pl

W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień i informacji za pomocą faksu lub poczty elektronicznej każda ze stron jest zobowiązana na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdzić fakt jej otrzymania. Zamawiający preferuje komunikację za pomocą poczty elektronicznej od komunikacji przy użyciu faksu. Przy komunikowaniu się przy pomocy poczty elektronicznej konieczne jest wysyłanie podpisanych zgodnie z 10.7 SIWZ skanów pism.

2. W sekcji II.3) jako „czas trwania zamówienia lub termin realizacji” podano maksymalne terminy rozpoczęcia realizacji zamówienia.

Termin wykonania zamówienia: konferencja odbędzie się w terminie 19–20 listopada 2015 r. w Sopocie albo w Gdańsku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości odstąpienia od umowy lub zmiany terminu realizacji konferencji, jednak na dzień nie późniejszy niż 15.12.2015, w takim przypadku ostateczny termin konferencji zostanie potwierdzony do 30.10.2015. W przypadku zmiany terminu konferencji – konferencja dwudniowa odbędzie się w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku).

3. Strony zgodnie postanawiają, iż wszelkie zmiany Umowy, dotyczące postanowień zawartych w SOPZ są niedopuszczalne, z wyłączeniem nieodpłatnej zmiany w działaniach towarzyszących Konferencji, m.in. w scenariuszu Konferencji, w aranżacji sceny, projektów materiałów konferencyjnych, itp., nieodpłatnej zmiany miejsca oraz terminu organizacji Konferencji oraz uroczystej kolacji (w ramach standardów odpowiadających przedstawionym propozycjom lokali), oraz z zastrzeżeniem pkt 4.

4. Zmiana istotnych postanowień Umowy dopuszczalna jest w sytuacji, gdy nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisania Umowy, a ponadto jej dokonanie podyktowane jest zaistnieniem okoliczności mogących stanowić przeszkodę w należytym wykonaniu Przedmiotu Umowy, w szczególności:

1) z przyczyn innych niż zawinione przez Wykonawcę, pod warunkiem, że Wykonawca po stwierdzeniu, że zaistniała okoliczność, która daje podstawę do oceny, że przedmiot Umowy nie może zostać zrealizowane w określonym terminie, niezwłocznie pisemnie powiadomi Zamawiającego o takim niebezpieczeństwie, wskazując jego przyczynę i prawdopodobny czas opóźnienia w wykonaniu Przedmiotu Umowy, a Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę w tym zakresie zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Przedmiotu Umowy;

2) działaniem siły wyższej uniemożliwiającej realizację w części lub w całości Przedmiotu Umowy;

3) działaniem osób trzecich, za które żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności.

5. Jeżeli zmiana przepisów prawa w okresie obowiązywania Umowy powodować będzie konieczność zmiany Umowy, Strony dokonają niezwłocznie zmiany Umowy w zakresie wymaganym przepisami.