Organizacja wyjazdu szkoleniowego do Lipska (Niemcy) – obejmująca usługę transportową, hotelową i cateringową. - polska-opole: usługi hotelarskie

Zamiast: 

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest:

Zorganizowanie – 2 dniowego (w tym 1 nocleg), w terminie: pomiędzy 18-22 listopada 2015 r. zagranicznego wyjazdu szkoleniowego do Lipska/Niemcy w związku z udziałem w targach Touristik & Caravaning International dla minimalnie 30, a maksymalnie 40 osób*, tj. dla:

— pracowników projektu (przedstawiciele lidera projektu – Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki) kadry zarządzającej OCRG,

— partnerów OPI – przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu lub jednostek badawczo- rozwojowych z terenu woj. opolskiego.

*ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazdu

Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco

z Zamawiającym. Ostateczny program wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.

1. Obowiązki Wykonawcy:

a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznym wyjeździe bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu (autokar klasy turystycznej z rozsuwalnymi i uchylnymi siedzeniami oraz dystansem pomiędzy fotelami odpowiednim dla przejazdów na długich trasach, autokar powinien posiadać także klimatyzację i toaletę na pokładzie. Trasa podróży obejmuje następujące etapy:

przejazd na trasie Opole – Lipsk(Niemcy) – Opole

transport uczestników na terenie Lipska pomiędzy miejscem noclegu (hotel) i terenami targowymi Leipziger Messe

wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdu/pojazdów, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę, itp.), ponosi Wykonawca,

b) zapewnienie 1 noclegu w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (wg. polskich standardów) lub równoważnym, w pokojach jedno- i 2- osobowych (warunek – łóżka rozstawne) z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu (WiFi). Liczba pokoi (maksymalnie): 18 pokoi dwuosobowych oraz 4 jednoosobowe.

W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani

w jednym hotelu na terenie Lipska. Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika do innego hotelu po odbyciu części noclegów. Miejsce noclegu (hotel) powinien posiadać zaplecze gastronomiczne,

c) zapewnienie profesjonalnych 2 kierowców na czas trwania całego wyjazdu,

d) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 zł. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2.000,00 zł,

e) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników: śniadanie w formie bufetu, obiad, kolacja

f) zapewnienie dla wszystkich uczestników wyjazdu 2 wejściówek z dostępem do wszystkich hal targowych w trakcie trwania targów „Touristik & Caravaning” w dniach wskazanych przez Zamawiającego.

Rozkład posiłków w poszczególne dni wizyty:

Dzień 1:

kanapki na drogę, po 2 na uczestnika wyjazdu (30 % kanapek – powinna być wegetariańska) Kanapki powinny być zafoliowane i podane w pakiecie serwetkami oraz

1 napojem 0,5 l. pojemności na uczestnika (do wyboru woda mineralna gazowana, niegazowana, soki gazowane i niegazowane)

kolacja

Dzień 2:

śniadanie

obiadokolacja na trasie powrotnej

Zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania w cenie noclegu w wybranym przez Wykonawcę hotelu, a także – w uzasadnionych przypadkach – łączenie przerw kawowych

z posiłkami głównymi (śniadanie, obiad, kolacja).

Obiad dla każdego uczestnika powinien składać się z co najmniej następujących elementów: przystawki i dania głównego, deseru, a także soku*, wody mineralnej*, napojów gorących*. Danie główne dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego musi składać się co najmniej

z: mięsa/ryby min. 200g, dodatku skrobiowego min. 150g, sosu, surówek/sałatek min. 150g. Jeżeli wśród uczestników wyjazdu studyjnego będą wegetarianie należy podać danie jarskie.

Kolacja dla każdego uczestnika wyjazdu ,powinna składać się z co najmniej następujących elementów: dwóch dań na ciepło do wyboru min. 300g (należy uwzględnić dania mięsne

i jarskie), soku*, wody mineralnej* (gazowana i niegazowana), napojów gorących: kawa, herbata.

Dopuszcza się modyfikację zakresu obowiązków Wykonawcy w zależności od wymagań programu wizyty oraz konkretnych oczekiwań Zamawiającego odnoszących się do przesunięcia godzin posiłków, przy uwzględnieniu jednak górnego poziomu kosztów, jakie Wykonawca zobowiązał się ponieść w związku z organizacją wizyty.

2. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:

a) rekrutację uczestników wizyty przeprowadzi Zamawiający i przekaże listę Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazdu,

b) na każdym etapie przebiegu wyjazdu uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna,

c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu studyjnego,

Prosimy o przedstawienie kompleksowej oferty cenowej, zawierającej wszystkie wydatki, tak aby od uczestników wyjazdu oraz Zamawiającego nie były pobierane żadne dodatkowe opłaty. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z wyjazdem.

II.2.1) Całkowita wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest:

Zorganizowanie – 2 dniowego (w tym 1 nocleg), w terminie: pomiędzy 18–22.11.2015 zagranicznego wyjazdu szkoleniowego do Lipska/Niemcy w związku z udziałem w targach Touristik & Caravaning International dla minimalnie 30, a maksymalnie 40 osób*, tj. dla:

— pracowników projektu (przedstawiciele lidera projektu – Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki) kadry zarządzającej OCRG,

— partnerów OPI – przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu lub jednostek badawczo- rozwojowych z terenu woj. opolskiego.

*ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazdu

Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco z Zamawiającym. Ostateczny program wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.

1. Obowiązki Wykonawcy:

a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznym wyjeździe bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu (autokar klasy turystycznej z rozsuwalnymi i uchylnymi siedzeniami oraz dystansem pomiędzy fotelami odpowiednim dla przejazdów na długich trasach, autokar powinien posiadać także klimatyzację i toaletę na pokładzie. Trasa podróży obejmuje następujące etapy:

przejazd na trasie Opole – Lipsk (Niemcy) – Opole

transport uczestników na terenie Lipska pomiędzy miejscem noclegu (hotel) i terenami targowymi Leipziger Messe

wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdu/pojazdów, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę, itp.), ponosi Wykonawca;

b) zapewnienie 1 noclegu w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (wg. polskich standardów) lub równoważnym, w pokojach jedno- i 2- osobowych (warunek – łóżka rozstawne) z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu (WiFi). Liczba pokoi (maksymalnie): 18 pokoi dwuosobowych oraz 4 jednoosobowe.

W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani

w jednym hotelu na terenie Lipska. Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika do innego hotelu po odbyciu części noclegów. Miejsce noclegu (hotel) powinien posiadać zaplecze gastronomiczne;

c) zapewnienie profesjonalnych 2 kierowców na czas trwania całego wyjazdu;

d) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20 000 PLN. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2 000 PLN;

e) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników: śniadanie w formie bufetu, obiad, kolacja;

f) zapewnienie dla wszystkich uczestników wyjazdu 2 wejściówek z dostępem do wszystkich hal targowych w trakcie trwania targów „Touristik & Caravaning” w dniach wskazanych przez Zamawiającego.

Rozkład posiłków w poszczególne dni wizyty:

Dzień 1:

kanapki na drogę, po 2 na uczestnika wyjazdu (30 % kanapek – powinna być wegetariańska) Kanapki powinny być zafoliowane i podane w pakiecie serwetkami oraz

1 napojem 0,5 l. pojemności na uczestnika (do wyboru woda mineralna gazowana, niegazowana, soki gazowane i niegazowane)

kolacja

Dzień 2:

śniadanie

obiadokolacja na trasie powrotnej

Zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania w cenie noclegu w wybranym przez Wykonawcę hotelu.

Obiad dla każdego uczestnika powinien składać się z co najmniej następujących elementów: przystawki i dania głównego, deseru, a także soku*, wody mineralnej*, napojów gorących*. Danie główne dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego musi składać się co najmniej

z: mięsa/ryby min. 200 g, dodatku skrobiowego min. 150 g, sosu, surówek/sałatek min. 150 g. Jeżeli wśród uczestników wyjazdu studyjnego będą wegetarianie należy podać danie jarskie.

Kolacja dla każdego uczestnika wyjazdu ,powinna składać się z co najmniej następujących elementów: dwóch dań na ciepło do wyboru min. 300 g (należy uwzględnić dania mięsne i jarskie), soku*, wody mineralnej* (gazowana i niegazowana), napojów gorących: kawa, herbata.

Dopuszcza się modyfikację zakresu obowiązków Wykonawcy w zależności od wymagań programu wizyty oraz konkretnych oczekiwań Zamawiającego odnoszących się do przesunięcia godzin posiłków, przy uwzględnieniu jednak górnego poziomu kosztów, jakie Wykonawca zobowiązał się ponieść w związku z organizacją wizyty.

2. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:

a) rekrutację uczestników wizyty przeprowadzi Zamawiający i przekaże listę Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazdu;

b) na każdym etapie przebiegu wyjazdu uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna;

c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu studyjnego,

Prosimy o przedstawienie kompleksowej oferty cenowej, zawierającej wszystkie wydatki, tak aby od uczestników wyjazdu oraz Zamawiającego nie były pobierane żadne dodatkowe opłaty. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z wyjazdem.