Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego. Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 200 000 sztuk, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2004 r., Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003 r. (Dz. Urz. MS z 2003 r., Nr 5, poz. 22). Wymagana ilość sporządzenia ewidencji 200.000 sztuk akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość akt, która będzie ewidencjonowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej ilości akt. Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje: Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek (Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO. Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO. W przypadku braku danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane: a) liczba porządkowa, b) sygnatura akt, c) oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy d) daty skrajne (roczne), e) kategoria akt, f) liczba teczek (tomów), g) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym - numer regału. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz. 7:30 do godz. 18:00 oraz, od wtorku do piątku, od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - w wyjątkowych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach. Zamawiający przygotuje maksymalnie cztery stanowiska robocze do realizacji przedmiotu zamówienia. Wyposażenie stanowiska w materiały/sprzęt należy do Wykonawcy. Stanowiska te będą zlokalizowane w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach. Przedmiot zamówienia obejmuje akta spraw sądowych z lat 1971 - 2003, przy czym większość (ok. 80%) to akta jednotomowe. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się w porządku wskazanym przez Zamawiającego. Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczy również dokonania (po zewidencjonowaniu) czynności związania akt w paczki w porządku występującym uprzednio.