Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych w związku z planowanymi szkoleniami i konferencjami na potrzeby Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu w roku 2013 - pl-wrocław: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług zapewnienia bazy noclegowo –szkoleniowej celem przeprowadzenia szkoleń i konferencji na potrzeby sądu apelacyjnego we wrocławiu wg danych zawartych w harmonogramie wskazanym poniżej. 2. przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności zapewnienie 1) bazy noclegowo – szkoleniowej (hotelu) z salą konferencyjną (do 110 osób) oraz dwiema salami konferencyjnymi (jedna do 40 osób, druga do 30 osób), 2) wyżywienia, 3) obsługi technicznej (będącej w dyspozycji hotelu), zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej. 3. w ramach niniejszego zamówienia przewiduje się przeprowadzenie następujących szkoleń, konferencji zgodnie z poniższą tabelą lp. wyszczególnienie osób dni uwagi 1 2 3 4 7 1. szkolenie pracowników pionu finansowego apelacji wrocławskiej 60 2 i kwartał 2. szkolenie pracowników pionu finansowego apelacji wrocławskiej 60 2 i kwartał 3. narada wizytatorów z okręgu apelacji wrocławskiej 90 2 i kwartał 4. narada w sprawie egzekucji należności sądowych 85 2 ii kwartał 5. szkolenie pracowników administracyjnych sa 110 2 ii kwartał 6. szkolenie głównych księgowych i pracowników księgowości 60 2 iv kwartał 7. szkolenie kierowników finansowych 60 2 iv kwartał 8. szkolenie sędziów sa i so 110 2 iv kwartał 4. zamawiający na 21 dni przed mającym się odbyć spotkaniem, będzie przekazywał wykonawcy zlecenie wykonania usługi wg formularza stanowiącego zał. nr 2 do umowy z podaniem szczegółowych danych. 5. wymagania minimalne dotyczące obiektu w którym ma być świadczona usługa 1) spotkanie ma się odbywać w ramach jednego obiektu, miejscem spotkania ma być hotel lub obiekt hotelarski o minimalnym standardzie właściwym dla hoteli trzygwiazdkowych (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), 2) obiekt położony w promieniu 50 km od rynku (ratusz) we wrocławiu jednocześnie nie na obszarze miasta wrocławia . 3) obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania spotkania, 4) 2 dniowy czas trwania spotkania podany w harmonogramie, należy rozumieć następująco – przyjazd i zakwaterowanie pierwszego dnia przed obiadem, jeden nocleg, wyjazd uczestników drugiego dnia po obiedzie, 5) zapewnienie sal konferencyjnych jedna do 110 osób oraz 2 sale konferencyjne jedna do 40 osób, druga do 30 osób. ilość osób przy założeniu, że osoby będą siedzieć przy stołach. zakres wykorzystania sal będzie wskazywany każdorazowo w zleceniu , 6) sale konferencyjne z otwieranymi oknami i/lub klimatyzacją, 7) bezpłatna szatnia, toalety w bezpośredniej bliskości sal konferencyjnych, 8) sale wyposażone w tablice suchościeralne z kompletem pisaków, rzutnik i ekran dla prezentacji multimedialnych, zapewnienie możliwości podłączenia laptopów do gniazd zasilających dla co najmniej 15 osób, 9) zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania (dla co najmniej 50 samochodów osobowych), 10) ilość pokoi jednoosobowych – co najmniej 20, pozostałe rozlokowanie osób – max. dwie osoby w pokoju (z osobnymi łóżkami), 11) każdy z pokoi noclegowych z łazienką, telewizorem, tv, telefonem, możliwość podłączenia do internetu lub wifi oraz wg standardu przypisanego standardowi dla hoteli co najmniej trzygwiazdkowych. 6. zapewnienie wyżywienia i obsługa gastronomiczna dla uczestników spotkania – następująco, minimalne warunki 1) śniadanie, w formie bufetu, w sali restauracyjnej, o zawartości 3 rodzaje pieczywa – biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący np. jajecznica, kiełbaski, napoje sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, 2) przerwy kawowe w salach konferencyjnych – (skład kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje ciastek), 3) obiad, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej (skład dwie zupy do wyboru, drugie danie składające się z 3 rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna), 4) kolacja (skład dwie zupy do wyboru, 2 rodzaje mięsa + dodatki skrobiowe + dodatki warzywne), w formie bufetu pieczywo różnorodne, wędlina różnorodna (min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), świeże warzywa (pomidory, ogórek zielony), masło, kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko. 7. przewiduje się następujące ilości posiłków, dla każdego spotkania 1) 1 śniadanie, 2) 2 przerwy kawowe jedna w pierwszym dniu, jedna w drugim dniu, 3) 2 obiady, 4) 1 kolacja. 8. szczegółowy plan spotkania, uwzględniający godzinowy rozkład dni szkoleniowych wraz z listą uczestników dostarcza zamawiający, co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania. zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem spotkania, bez konsekwencji finansowych dla zamawiającego. 9. zamawiający zastrzega sobie możliwość 1) rezygnacji z podanej liczby osób w harmonogramie o którym mowa w ust. 3. 2) zmiany proponowanego terminu (kwartału) organizacji spotkania / konferencji. 3) rezygnacji z maksymalnie 3 spotkań wymienionych w harmonogramie. 10. w ramach danego spotkania osoba lub osoby szkolące będą organizowane przez zamawiającego. koszt związany z przeprowadzeniem wykładów ponosi zamawiający. 11. wykonawca zapewni obsługę techniczną każdego spotkania w postaci przedstawiciela wykonawcy, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia zgodnego z umową. ii.1.6)