Przedmiotem negocjacji będzie ustalenie warunków umowy na sukcesywna dostawę oleju napędowego Ekodiesel do siedziby Zamawiającego w Zakopanem przy ul. Szymony 17a zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego w okresie od 1 listopada 2018 roku do 31 stycznia 2019 roku. Okres obowiązywania umowy od dnia 1 listopada 2018 roku do dnia 31 stycznia 2019 roku, z możliwością wcześniejszego wypowiedzenia umowy w sytuacji rozstrzygnięcia powtórzonego przetargu nieograniczonego przed dniem 31.01.2019 r.

Ogłoszenie nr 500254594-N-2018 z dnia 23-10-2018 r.

I. 1) NAZWA I ADRES:
TESKO Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Spółka z o.o., Krajowy numer identyfikacyjny 49002384300000, ul. ul. Szymony  , 34500   Zakopane, woj. małopolskie, państwo Polska, tel. 18 20 25 614, e-mail mwalega@tesko.pl, faks 18 20 25 637.
Adres strony internetowej (url): http://www.tesko.pl/index.php/zamowienia-publiczne

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

Dostawy

Nie

Dodatkowe kody CPV:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna

Postępowanie wszczęte zostało na podstawie  66 ust. 1 w zw. z art. 67 ust. 1 pkt. 3 Ustawy PZP.  ustawy Pzp.

III.3 Uzasadnienia wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Podstawa prawna i uzasadnienie wyboru trybu udzielenie zamówienia z wolnej ręki: Podstawa prawna: art. 66 ust. 1 w zw. z art. 67 ust. 1 pkt. 3) Ustawy PZP. Uzasadnienie: Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt. 3 Ustawy PZP Zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, gdy ze względu na wyjątkową sytuacje niewynikająca z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on wcześniej przewidzieć wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Możliwość skorzystania z trybu z wolnej ręki wymaga łącznego spełnienia warunków wskazanych w art. 67 ust. 1 pkt. 3 Ustawy PZP, tj.: a) wystąpienie wyjątkowych okoliczności, których nie dało się wcześniej przewidzieć i które nie wynikały z przyczyn zależnych od Zamawiającego. Na gruncie prawa cywilnego, w szczególności przepisów art. 357 1 [klauzula rebus sic stantibus] Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459 z późn. zm.) okoliczności, których nie można było przewidzieć to takie zdarzenia, których strony działając rozsądnie i profesjonalnie nie zakładały i nie planowały. Zdarzenia te mogą mieć charakter losowy, społeczno-gospodarczy czy prawno-polityczny. Sytuacji, której nie można było przewidzieć nie można utożsamiać ze zdarzeniami, których wystąpienie strony uznały za nieprawdopodobne lub wręcz niemożliwe, lecz z takimi które strony działając zgodnie z przyjętym miernikiem staranności w obrocie nie zakładały i nie planowały. Tak więc, przesłanka ta odnosi się do sytuacji, której wystąpienie w normalnym stanie rzeczy byłoby bardzo mało prawdopodobne. Nie ulega wątpliwości, że nieprzewidywalność okoliczności powinna być zawsze oceniana indywidualnie – w konkretnym stanie prawnym i faktycznym. O nieprzewidywalności określonych okoliczności można mówić w sytuacji, której wystąpienie w normalnym stanie rzeczy byłoby bardzo mało prawdopodobne. W dniu 31 lipca 2018 roku „TESKO” Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Sp. z o.o. przekazała Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej Ogłoszenie o zamówieniu (godz. 12:32, nr 2018-114267) które zostało opublikowane w dniu 3 sierpnia 2018 roku w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod nr 2018/S 148 – 338082. Tym samym Zamawiający wszczął postepowanie zmierzające do wyłonienia nowego Wykonawcy na „Dostawę oleju napędowego Ekodiesel do siedziby Zamawiającego” w związku z kończąca się w dniu 31 października br. umową nr 5-ZP/2017 na realizację analogicznego zadania. W związku z powyższym Zamawiający przewidział na przeprowadzenie postępowania ok 3 miesiące, co według doświadczenia Zamawiającego wydawało się wystarczającym okresem czasu na prawidłowe przeprowadzenie postepowania. Pierwotny termin składania ofert w postepowaniu nr 8-ZP/2018 pn. „Dostawa oleju napędowego Ekodiesel do siedziby Zamawiającego” upływał w dniu 10 września br. o godzinie 11:00. W związku ze składanymi wnioskami o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w wyniku udzielonych wyjaśnień i odpowiedzi Zamawiający dokonał modyfikacji treści Specyfikacji istotnych Warunków Zamówienia oraz treści Ogłoszenia o zamówienia w związku z czym dwukrotnie zmieniał termin składania ofert, ustalając go na dzień 15 października 2018 roku:  ogłoszenie o zmianie ogłoszenia/sprostowaniu ogłoszenia zostało przekazane Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej w dniu 03.09.2018 r. r. oraz opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 2018/S 172-390413 z dnia 07.09.2018 r.  ogłoszenie o zmianie ogłoszenia/sprostowaniu ogłoszenia zostało przekazane Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej w dniu 17.09.2018 r. r. oraz opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 2018/S 180-408067 z dnia 09.09.2018 r. W postepowaniu 8-ZP/2018 w terminie składania ofert tj. do dnia 15 października br. do godz. 11:00, została złożona tylko jedna oferta, w której zaproponowano następującą całkowitą wartość zamówienia brutto obliczoną zgodnie z Tabelą nr 1 zamieszczoną w Formularzu Oferty: 4 885 560,00 zł (słownie: cztery miliony osiemset osiemdziesiąt pięć tysięcy pięćset sześćdziesiąt złotych i 00/100). Cena złożonej w postępowaniu na „Dostawę oleju napędowego Ekodiesel do siedziby Zamawiającego” znacznie przekracza możliwości finansowe Zamawiającego, który zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę brutto w wysokości 4 777 320,00 zł (słownie: cztery miliony siedemset siedemdziesiąt siedem tysięcy trzysta dwadzieścia złotych i 00/100). Zamawiający dokonał szczegółowej analizy złożonej oferty oraz zaproponowanego w ofercie upustu procentowego. Po dokonaniu weryfikacji złożonej oferty, Zamawiający stwierdził, że nie może zwiększyć kwoty na realizacje zamówienia do ceny oferty najkorzystniejszej. Wobec powyższego zgodnie z dyspozycją art. 93 ust. 1 pkt. 4 Ustawy PZP „Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: 4) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą cena przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty”. Przygotowując postepowanie przetargowe w momencie dokonania szacunku wartości zamówienia Zamawiający oparł się na średniej cenie oleju napędowego publikowanej na stronie www.orlen.pl (w zakładce: hurtowe ceny paliw) w okresie od dnia 31 lipca 2017 do dnia 31 lipca 2018 roku. Przyjął wysokość możliwego upustu oraz dodał prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem wysokości 2,3 %. Zamawiający za podstawę szacowania zamówienia przyjął dyspozycje wynikająca z art. 34 ust. 1 pkt 1 Ustawy PZP zgodnie z którą: podstawą ustalenia wartości zamówienia na dostawy była wartość tego samego rodzaju udzielonych w ostatnich 12 miesiącach usług lub dostaw z uwzględnieniem prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem. Zamawiający nie mógł przewidzieć, aż tak drastycznego zmniejszenia upust z 4,75 % na 1,6% w przypadku oleju napędowego Ekodiesel oraz z 3,70 % na 1 % w przypadku oleju napędowego o polepszonych właściwościach niskotemperaturowych. Jest to zmniejszenie upustu o ponad 50 %. „TESKO” Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Sp. z o.o. jest spółką komunalną realizującą zadania własne Gminy Miasto Zakopane w zakresie utrzymania letniego i zimowego ulic miasta Zakopane, odbioru odpadów komunalnych z nieruchomości położonych na terenie miasta Zakopane, bieżących remontów dróg i chodników będących w zarządzie Burmistrza Miasta Zakopane, konserwacji i naprawy oświetlenia ulicznego na terenie miasta Zakopane, utrzymania zieleni miejskiej, utrzymania i konserwacji oznakowania pionowego i poziomego na terenie miasta Zakopane, udrażnianiu studni kanalizacji opadowej zjadających się na terenie Miasta Zakopane w oparciu o Umowy powierzania oraz umowę Spółki. „TESKO” Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa nie jest Spółką działającą komercyjnie (jej działalność regulują przepisy Kodeksu Spółek Handlowych oraz Ustawy o Gospodarce Komunalnej), nastawioną na osiąganie zysku, tzn. działalność Spółki „TESKO” Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa ma charakter niegospodarczy, służący zaspokajaniu potrzeb społeczności lokalnej. Prawidłowa działalność Spółki „TESKO” Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa opiera się na utrzymaniu floty samochodowej oraz maszyn na odpowiednim poziomie. Oznacza to, iż koszty związane z utrzymaniem floty samochodowej oraz maszyn w skład których wchodzi mi. in: finansowanie zakupu, serwis, ubezpieczenie i wydatki na paliwo, stanowią znaczną pozycję w budżecie Spółki komunalnej. W związku z powyższym Zamawiający nie mógł przyjąć oferty Wykonawcy w postepowaniu 8-ZP/2018 na „Dostawę oleju napędowego do siedziby Zamawiającego” która znacząco przewyższała kwotę jaka Zamawiający miał przeznaczoną na zakup paliw do swojej floty samochodowej w budżecie. Podsumowując, zaistniała sytuacja nie wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, nie jest wynikiem błędu w szacowaniu przedmiotu zamówienia (pomimo iż, Spółka prowadzi bieżący monitoring cena paliwa, nie ma wpływu na decyzje handlowe podejmowane przez potencjalnych Wykonawców w zakresie udzielanego Spółce upustu na dostarczony olej napędowy, może tylko w racjonalny Sposób przewidywać jego wysokość) czy zbyt krótkiego czasu przewidzianego na przeprowadzenie postępowania przetargowego dla zamówienia, którego szacunkowa wartość jest większa niż kwoty określone w art. 11 ust. 8 Ustawy PZP w stosunku do poprzednio obowiązującej umowy. Okoliczności w jakich znalazł się Zamawiający nie można było wcześniej przewidzieć. b) konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia. W doktrynie prawa zamówień publicznych podkreśla się, że z sytuacją, w której występuje konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia mamy do czynienia wówczas, gdy Zamawiający zmuszony jest udzielić zamówienia publicznego bez zbędnej zwłoki, a samo zamówienie winno być zrealizowane natychmiastowo. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi interpretacji przesłanek pozwalających na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki i zapytania o cenę, natychmiastowa konieczność wykonania zamówienia oznacza konieczność jego realizacji szybciej niż pilnie, czyli właściwie z dnia na dzień. Dodatkowo, konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia powinna być podyktowana koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań. Na potrzeby badania okoliczności powodujących natychmiastową konieczność wykonania zamówienia należy brać pod uwagę względy związane z interesem publicznym. Oceniając zaistniały stan faktyczny, nie ulega wątpliwości, że zagrożenie związane z możliwością poniesienia strat przez Zamawiającego, kary umowne w wysokości 0,2% rekompensaty za każdy dzień zwłoki w wykonywaniu usługi publicznej, Wynikające z Umów Powierzenia, stanowi bezwzględna przesłankę konieczności natychmiastowego wykonania zamówienia. Zakup oleju napędowego do pojazdów Spółki jest niezbędny do niezakłóconego wykonywania przez samochody (oraz maszyny) zadań komunalnych (usług publicznych) takich jak: utrzymanie czystości i porządku na drogach publicznych gminnych oraz drogach, dla których zarządca jest Burmistrz Miasta Zakopane, odbioru odpadów komunalnych z nieruchomości położonych na terenie Gminy Miasto Zakopane oraz innych zadań powierzonych Spółce. W sytuacji zaprzestania wykonywania ww. zadań Spółka poniosłaby poważne negatywne konsekwencje i straty, a sytuacja np. nie odbierania odpadów komunalnych z nieruchomości położonych na ternie Gminy Miasto zakopane była by nie tylko naruszeniem Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 992, 1000, 1479, 1544, 1564, 1592, z późn. zm.), Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Miasto Zakopane ale mogła by grozić zagrożeniem epidemiologicznym dla mieszkańców Gminy Miasto Zakopane. Z kolei w sytuacji zaprzestania świadczenie przez Spółkę usługi publicznej polegającym na zimowy i letnim utrzymaniu dróg publicznych i chodników, groziło by wystąpieniem poważnych utrudnień w ruchu ulicznym i mógłby doprowadzić do wystąpienia wypadków drogowych. Reasumują usługi publiczne wykonywane przez Spółkę nie mogą zostać przerwane ze względów bezpieczeństwa w ruchu drogowym, bezpieczeństwa sanitarnego jak również w związku z obowiązującymi regulacjami prawa w szczególności prawa miejscowego. Zaniechanie udzielenia zamówienia i jego wykonywania w trybie natychmiastowym spowodowałoby narażenie przez Zamawiającego na straty w mieniu publicznym, jakim jest majątek Spółki. c) brak możliwości dochowania terminów przewidzianych dla innych trybów. Każdy z trybów przewidzianych w Ustawie PZP wiąże się z określonymi prawami i obowiązkami po stronie Zamawiającego jaki i Wykonawcy. Opierając się na danych historycznych i doświadczeniach Zamawiającego w zakresie przeciętnego czasu trwania procedury przetargowej w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej powyżej tzw. „progów unijnych”, należy podkreślić, iż średnio okres trwania procedury przetargowej wynosi co najmniej 55 dni, czyli ponad miesiąc. A jak pokazało postepowanie znak 8-ZP/2018 od momentu ogłoszenia postepowania do momentu otwarcia ofert 73 dni, czyli ponad dwa miesiące. Oczywistym zatem jest, iż z uwagi na konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia dostawy oleju napędowego do pojazdów i maszyn Spółki nie istnieje możliwość udzielenia przedmiotowego zamówienia w trybach podstawowych. Konieczność realizacji dostawy oleju napędowego do pojazdów i maszyn Spółki szybciej niż pilnie, czyli właściwie z dnia na dzień stwarza niemożność zachowania terminów dla innych trybów niekonkurencyjnych np. takich jak negocjacje bez ogłoszenia. Dlatego też pomimo potencjalnej możliwości uelastycznienia i przyspieszenia prowadzenia postępowania w innych niż wolna ręka trybach należy mieć na uwadze konieczność zachowania podstawowych zasad zamówień publicznych tj. zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W takiej sytuacji istnieje ryzyko, iż pomimo wszczęcia postępowania w innym niż wolna ręka trybie, Zamawiający dążąc do maksymalnego skrócenia czasu trwania procedury jednocześnie będzie realizował postępowanie z pogwałceniem w/w zasad i praw Wykonawców. Reasumując przeprowadzona ocena stanu faktycznego oraz prawnego tj. w szczególności: wskazanych w Ustawie PZP przesłanek skorzystania z trybu z wolnej ręki oraz ważnego interesu publicznego jakim jest utrzymanie porządku i czystości na ternie Gminy Miasto Zakopane w której Spółka na podstawie Umów Powierzenia oraz Umowy Spółki świadczy usługi publiczne będące zadaniami własnymi Gminy Miasto Zakopane, prowadzi do wniosku, iż wybór Wykonawcy na dostawę oleju napędowego do siedziby Zamawiającego od 1 listopada 2018 roku do 31 stycznia 2019 roku, czyli na okres 3 miesięcy w trybie z wolnej ręki jest uzasadniony. Dodatkowo dzięki zabezpieczeniu dostaw oleju napędowego na okres 3 miesięcy, Zamawiający będzie mógł ogłosić nowe postępowanie przetargowe w trybie przetargi nieograniczonego na „Dostawę oleju napędowego Ekodiesel do siedziby Zamawiającego”.