Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy w Grucie i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grucie w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów. 2. Poszczególne ilości nadawanych przesyłek pocztowych (łącznie dla Urzędu Gminy i GOPS) wymienione w załączniku do formularza ofertowego (Załącznik nr 1) mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający jednakże zastrzega sobie prawo zmniejszenia lub zwiększenia ilości przesyłek wymienionych w ww. załączniku nie więcej niż o 20%. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu nie nadania przez Zamawiającego przewidywanej ilości przesyłek listowych. Zamawiający wymaga od Wykonawcy ewidencjonowania przesyłek w systemie elektronicznym z możliwości bieżącego monitorowania przesyłki przez pracowników Zamawiającego, z elektronicznym potwierdzeniem odbioru przesyłki. 3. Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługi pocztowe na rzecz Zamawiającego zgodnie z przepisami: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku (Dz.U. z 2019 r., poz. 474) w sprawie reklamacji usługi pocztowej, c) ratyfikowanych umów międzynarodowych: ÓSMY PROTOKÓŁ DODATKOWY do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Pierwszy protokół dodatkowy do Regulaminu Generalnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, Genewa 2008.08.12 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1824), Regulamin Porozumienia dotyczącego pocztowych usług płatniczych, Regulamin Poczty Listowej i Regulamin dotyczący paczek pocztowych, Berno 2008.11.11 (M.P. z 2015 r., poz. 46), d) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.), e) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, w tym wydanych na podstawie ustawy, Prawo Pocztowe oraz wynikających z postanowień niniejszego zapytania ofertowego. 4. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 5. Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów, w przypadku przesyłek rejestrowanych zestawienie będzie sporządzone w 2 egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki zgodnie z wymogami Wykonawcy oraz pełna nazwę i adres zwrotny nadawcy. 6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 7. Przesyłki pocztowe i paczki będą kwalifikowane według kategorii wagowych i podziału obowiązującego u Wykonawcy. 8. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek przez Wykonawcę świadczenia była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie kraju, obszaru Unii Europejskiej i innych krajów zgodnie z zawartymi przez Wykonawcę umowami międzynarodowymi. 9. Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć punkt przyjmowania korespondencji w pobliżu siedziby Zamawiającego – Gminy Gruta, Gruta 244, 86-330 Gruta i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grucie; Gruta 244, 86-330 Mełno, tj. w takiej odległości od ww. siedziby, aby dotarcie pieszo do wyznaczonego przez Wykonawcę punktu zajmowało max. 10 min. Zamawiający przyjmuje, iż odległość placówki Wykonawcy do siedziby Zamawiającego winna wynosić nie więcej niż ok. 500 m. Punkt ma być dostępny (ma umożliwiać nadanie przesyłek) w godzinach pracy Urzędu (minimum w czasie 4 godzin). Urząd Gminy w Grucie i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grucie są czynne od poniedziałku do środy w godz. 7.00 do 15.00., w czwartek od 7.00 do 16.00 a w piątek od 7.00 do 14.00. 10. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, przez którą przesyłka została nadana, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 11. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od następnego dnia po dniu pozostawienia pierwszego awizo; w tym terminie przesyłka jest awizowana powtórnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 12. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej. 13. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej. 14. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. 15. Wykonawca odpowiada za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 16. Z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodne z zasadami ustawy Prawo pocztowe oraz regulaminami poszczególnych usług Wykonawcy. 17. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy. 18. Wynagrodzenie Zamawiający uiszczać będzie bezgotówkowo z dołu, w okresach miesięcznych. Faktyczna wysokość wynagrodzenia w miesięcznym okresie rozliczeniowym zostanie ustalona na podstawie cen jednostkowych zawartych w formularzu cenowym za wyjątkiem zmiany zgodnie z Ustawą Prawo Pocztowe, cennika usług pocztowych oraz stawki podatku VAT. Od chwili wprowadzenia nowego cennika lub zmiany stawki podatku VAT za usługi pocztowe, usługi te będą realizowane według nowych cen uwzględniających te zmiany oraz ilości faktycznie nadanych przesyłek. 19. Wykonawca wystawi fakturę VAT w terminie nie później niż do 7-go dnia po zakończeniu okresu rozliczeniowego i doręczy Zamawiającemu nie później niż do 4-go dnia od dnia wystawienia, z terminem zapłaty wynoszącym 21 dni, liczonym od daty wystawienia faktury. W przypadku późniejszego doręczenia faktury automatycznie przesuwany jest dzień zapłaty adekwatnie do ilości dni opóźnienia doręczenia faktury.”