„Kompleksowa organizacja imprezy plenerowej artystyczno – rozrywkowej, niebiletowanej pn. „Euro Eco Festival Złotów 2019” w dniach 28-30 czerwca 2019 r.”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja imprezy plenerowej artystyczno – rozrywkowej, niebiletowanej pn. „Euro Eco Festival Złotów 2019”, w dniach 28 - 30 czerwca 2019 r. Euro Eco Festival Złotów to wydarzenie odbywające się w Złotowie od 1995 roku. Charakter imprezy opisują sprawozdania zamieszczone na stronie pod adresem: https://www.zlotow.pl/O_Euro_Eco_Festival.html. 1.1. Zakres przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i przeprowadzenie imprezy plenerowej artystyczno – rozrywkowej, niebiletowanej pn. „Euro Eco Festival Złotów 2019”, w dniach 28 - 30 czerwca 2019 r. na terenie Półwyspu Rybackiego przy promenadzie przy Jeziorze Miejskim w Złotowie, stanowiącej działkę o numerze geodezyjnym nr 166, obręb 93 o powierzchni 3.1252 ha, dla której Sąd Rejonowy w Złotowie IV Wydział Ksiąg Wieczystych prowadzi księgę wieczystą nr POIZ/000120198/1, z uwzględnieniem organizacji w dniach 29-30 czerwca 2019 r. imprezy masowej (występu artysty estradowego, o którym mowa w podpunkcie 2 niniejszego Zakresu przedmiotu umowy) dla 2.000 osób, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1870). Poglądowy plan graficzny terenu imprezy przedstawia załącznik do niniejszej specyfikacji. Zamawiający udostępni nieodpłatnie Wykonawcy teren pod organizację imprezy w dniach: 28 – 30 czerwca 2019 r. będącej przedmiotem zamówienia. Udostępnieniu podlega ww działka, z wyłączeniem terenu strefy gastronomicznej oznaczonej w ww załączniku do SIWZ. 1.2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: 1). Organizacji i zapewnienia programu artystyczno-rozrywkowego w dniach: 28-30.06. 2019 r., w tym: a). Organizacji trzech występów artystów estradowych podczas koncertów w dniach 28 – 30 czerwca 2019 r. , w tym obejmujących m.in.: - występ artysty estradowego wyłonionego w wyniku przetargu nieograniczonego trwające minimum 60 minut (+ ewentualne bisy), w dniu 28 czerwca 2019 r. (piątek) w godzinach 20:00-24:00, - występ artysty estradowego wyłonionego w wyniku przetargu nieograniczonego trwające minimum 60 minut (+ ewentualne bisy), w dniu 29 czerwca 2019 r. (sobota) w godzinach 20:00-24:00, -- występ artysty estradowego wyłonionego w wyniku przetargu nieograniczonego trwające minimum 60 minut (+ ewentualne bisy), w dniu 30 czerwca 2019 r. (niedziela) w godzinach 20:00-24:00, Koncert w dniu 30.06.2019 r. (niedziela) powinien być koncertem galowym, na którym winien wystąpić wykonawca z grupy I, wskazanej poniżej. Będą to koncerty artystów wskazanych w niżej wymienionych grupach: I grupa: 1 Agnieszka Chylińska, 2 BAJM, 3 Sylwia Grzeszczak, 4 Ania Dąbrowska, 5 Margaret, 6 IRA, 7 Enej II grupa: 1 Michał Szpak, 2 Red Lips, 3 Cleo, 4 Myslovitz, 5 Dawid Kwiatkowski, 6 Piersi III grupa: 1 Rafał Brzozowski, 2 Natalia Nykiel, 3 De Mono, 4 Kasia Kowalska, 5 Poparzeni Kawą Trzy, 6 Various Manx b). W ofercie Wykonawca ma złożyć oświadczenie o zagwarantowaniu występów wyżej wymienionych artystów estradowych. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty ramowy program artystyczno-rozrywkowy. c). Zawarcia umów z artystami i opłacenie kosztów występów artystycznych, w tym uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych typu ZAIKS oraz noclegów, wyżywienia i innych określonych przez artystów. d). Zapewnienia konferansjera, który poprowadzi program artystyczny i występy zespołów w dniach: 28 – 30 czerwca 2019 r. Osoba zaproponowana przez Wykonawcę powinna posiadać doświadczenie w prowadzeniu imprezy artystyczno-rozrywkowej dla widowni liczącej minimum 2000 osób. e). Zapewnienia didżeja odtwarzającego muzykę w dniach 28-30 czerwca 2019 r. od godziny 17.00 do czasu realizacji występu artysty estradowego, 2). Organizacji i zapewnienia kompleksowej oprawy i obsługi technicznej a także sprzętowej koncertów w dniach 28-30.06.2019 r. zgodnie z wymaganiami zespołów. a). Do oprawy technicznej zalicza się: - zapewnienie sceny z zadaszeniem w miejscu organizacji imprezy będącej przedmiotem zamówienia wraz z nagłośnieniem i z obiektami jej towarzyszącymi. Scena i urządzenia na niej ustawione i zamontowane winny posiadać wymagane atesty. Sugerowane miejsce ustawienia sceny obrazuje załącznik graficzny załączony do niniejszej specyfikacji. - zapewnienie garderób oraz dostępu do sanitariatów dla artystów występujących w dniach 28 – 30 czerwca 2019 r. jak najbliżej sceny, zgodnie z wymogami artystów, - poinformowanie Zamawiającego o przewidywanym zapotrzebowaniu mocy na energię elektryczną, zgodnej z riderami artystów oraz wymogami ewentualnych urządzeń, które Wykonawca zamierza wykorzystać przy relacji atrakcji towarzyszących, o których mowa w punkcie 5, potrzebnej do pełnego wykonania zakresu przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania niniejszej informacji Zamawiającemu w terminie nie krótszym niż 90 dni przed dniem organizacji imprezy stanowiącej przedmiot zamówienia. Zamawiający zapewnia źródło zasilania i zobowiązuje się do pokrycia kosztów zużytej energii elektrycznej. - dostarczenie, montaż i demontaż ogrodzenia wokół sceny zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami artystów, - dostarczenie, montaż i demontaż płotków zaporowych do wyznaczenia terenu imprezy masowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym wyznaczenie obszaru o wymiarach 3x14 m dla osób niepełnosprawnych w strefie widowni pod sceną. b). Wszelkie koszty powstałe w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów technicznych artystów związanych z organizacją imprezy pn. „Euro Eco Festival Złotów 2019” zobowiązany jest ponieść Wykonawca. c). Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za scenę i pozostały sprzęt i urządzenia na niej ustawione i zamontowane, który będzie wykorzystywany w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, począwszy od momentu ich rozstawienia, ustawienia i zamontowania w dniu 28 czerwca 2019 r. do zakończenia realizacji przedmiotu umowy, tj. do zakończenia koncertu galowego w dniu 30 czerwca 2019 r., o którym mowa w punkcie 1). d). Zamawiający zastrzega sobie prawo do zawarcia z Wykonawcą osobnego porozumienia na wykorzystanie sceny w dniach 28 – 30 czerwca 2019 r., poza godzinami prób i występów artystów. 3). Organizacji w dniach 29 – 30 czerwca imprez masowych dla 2.000 osób, w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 1870), ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2142 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2011 r. w sprawie wymogów, jakie powinni spełniać kierownik do spraw bezpieczeństwa, służby porządkowe i służby informacyjne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1347) w tym m.in.: - przejęcia funkcji organizatora imprezy masowej, - opracowania niezbędnych dokumentów, o których mowa w art. 25 i art. 26 ww. ustawy, - uzyskania stosownych opinii i zezwoleń właściwych organów, urzędów i instytucji, które są wymagane przy realizacji imprezy masowej o charakterze artystyczno – rozrywkowym. - poniesienia kosztów ubezpieczenia imprezy, - zapewnienie wymaganej opieki medycznej i przeciwpożarowej na podstawie uzgodnień z właściwymi organami. a). Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty koncepcję ochrony imprezy. b). W opracowywanej dokumentacji Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić miejsca dla osób niepełnosprawnych na terenie imprezy masowej oraz pomieszczenie dla służb porządkowych. c). Do obowiązków Wykonawcy należy również poinformowanie Zamawiającego o planowanym terminie i godzinie odbioru, przez odpowiednie organy, terenu imprezy masowej. Zawiadomienia należy dokonać w formie pisemnej faxem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, w terminie 5 dni przed dniem dokonania odbioru terenu imprezy masowej. 4). Zapewnienia obsługi sanitarnej imprezy, poprzez: - dostawę w dniu 28 czerwca 2019 r. do godz. 11.00 na teren Półwyspu Rybackiego w Złotowie na miejsca wskazane przez Zamawiającego i serwisowanie w dniach 29-30 czerwca 2019 r. niżej wymienionych urządzeń: • toaleta WC VIP - 2 szt., • toaleta WC Standard - 10 sz., • toaleta WC osoby Niepełnosprawne - 1 szt. • myjka polowa dwustanowiskowa - 2 szt. • usunięcie ustawionych sanitariatów w dniu 1 lipca 2019 r. w godzinach pomiędzy 6:00 a 8:00. 5). Zapewnienia nieodpłatnych atrakcji towarzyszących, dedykowanych uczestnikom imprezy w dniach 29-30 czerwca 2019 r. w godzinach 15:00-21:00. Atrakcje towarzyszące powinny być dedykowane różnym grupom wiekowym, z uwzględnieniem rodzin o charakterze kulturalnym, artystycznym, sportowo-rekreacyjnym, ekologicznym, edukacyjnym, takie jak: spektakl teatralny / muzyczny, piknik rodzinny (strefa gier i zabaw rodzinnych), wesołe miasteczko, dmuchane zamki, piknik ekologiczny. 6) Zapewnienia w dniach 28-30.06.2019 r. suportów, czyli zespołów lub solowych artystów przed koncertami właściwych gwiazd, „rozgrzewających widownię oraz niejako wypełniających czas pozostały do głównego występu. 7). Pozyskania patronów medialnych, w tym radio, prasa, portale internetowe. 8). Zaprojektowania oraz wydruku 100 szt. plakatów w formacie A3 w pełnym kolorze. a). Treść plakatu i projekt graficzny muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego, w terminie minimum 30 dni przed imprezą. b). Wykonawca winien ująć w opracowywanym plakacie imprezy sportowe towarzyszące, których organizatorem jest Zamawiający (wykaz przekaże Zamawiający w terminie 45 dni przed imprezą). c). Wykonawca przekaże na rzecz Zamawiającego prawa autorskie do opracowanych przez siebie materiałów promujących imprezę będącą przedmiotem zamówienia oraz pliki z wyżej wymienionymi materiałami w formie elektronicznej na adres: promocja@zlotow.pl, które Zamawiający będzie mógł wykorzystać do swoich celów. d) Wykonawca oświadcza, że materiały promujące imprezę, stanowią przedmiot jego wyłącznych praw autorskich, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. e) Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że przedmiot umowy będzie wolny od jakichkolwiek praw osób trzecich, zaś prawo Wykonawcy do rozporządzania materiałami nie będzie w jakikolwiek sposób ograniczone. W razie naruszenia powyższego zobowiązania Wykonawca będzie odpowiedzialny za wszelkie poniesione przez Zamawiającego szkody. f) Wraz z przekazaniem Zamawiającemu ww materiałów Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do dokumentacji na polach eksploatacji określonych w art. 50 i 61 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 9). Wyznaczenia osoby koordynatora imprezy do kontaktów ze strony Wykonawcy, z podaniem imienia i nazwiska, telefonu do kontaktu oraz adres e-mail.