Organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj.

Biłgoraj: Organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj.


Numer ogłoszenia: 51506 - 2015; data zamieszczenia: 09.03.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Biłgoraj , ul. Kościuszki 88, 23-400 Biłgoraj, woj. lubelskie, tel. 84 6882830, faks 84 6863584.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ugbilgoraj.bip.lubelskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa w targach gospodarczych oraz międzynarodowej konferencji w ramach realizacji projektu pn.: System promocji i informacji gospodarczej w Gminie Biłgoraj: Zakres zamówienia obejmuje organizację wyjazdu na: 1.Międzynarodową Konferencję w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego 2.Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA 3.Międzynarodowe Targi GREENPOWER 2015 Ad. 1. Międzynarodowa Konferencja w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego Przedmiot zamówienia obejmuje: 1)Zapewnienie transportu uczestników, 2)Zapewnienie noclegów dla uczestników 3)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu 4)Opracowanie harmonogramu pobytu Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Miejsce: Krasiczyn Wydarzenie: Międzynarodowa Konferencja w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 27.03.2015 r. Liczba uczestników: 14 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego) UCZESTNICY: W wyjeździe weźmie udział 14 osób pełnoletnich (w tym max. 4 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 14 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę. Uwaga: W przypadku niedotrzymania jakiegokolwiek terminu przez uczestnika grupy, ustalonego przez Zamawiającego (np. terminu dostarczenia, uzupełnienia dokumentów), Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby z listy rezerwowej. Rezygnacja uczestnika grupy z wyjazdu powoduje powstanie zobowiązania do pokrycia pełnych kosztów udziału w wyjeździe przez uczestnika wyjazdu. Warunku zwrotu kosztów w wyniku rezygnacji uczestnika nie stosuje się, gdy rezygnacja powstała z przyczyn niezależnych od uczestnika, których nie mógł wcześniej przewidzieć lub w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków. ZADANIA WYKONAWCY: Zapewnienie transportu uczestników: transport drogowy Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu 14 osób (w tym max. 4 opiekunów ze strony Zamawiającego): Biłgoraj - Krasiczyn w dniu 26.03.2015 r., Krasiczyn - Biłgoraj w dniu 27.03.2015 r. Uwaga: Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy informację o miejscu i godzinie zbiórki w Biłgoraju, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wykonawca zorganizuje przejazdy własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową autokarem lub busem z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Autokar, bus musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Rok produkcji autokaru, busa nie wcześniej niż rok 2012. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do: a)podstawienia autokaru, busu sprawnego technicznie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w niniejszym OPZ zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy, kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, b)podstawienia autokaru, busu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o czystość autokaru, busu podczas podróży. Należy przekalkulować koszty wynajęcia autokaru, busu i przewozu grupy z uwzględnieniem przewozu grupy uczestników liczącej 14 osób w dniu wyjazdu z miejsca zbiórki w Biłgoraju do Krasiczyna, wliczając w to koszty dodatkowego wynagrodzenia kierowcy (dniówki) i pozostałe koszty (np. postoju, parkingu). Ponadto: Wykonawca zapewni transport bagażu uczestników, bez narażenia na kradzież lub uszkodzenie. Zapewnienie noclegów dla uczestników Wykonawca zapewnia 1 nocleg x 14 osób w obiekcie hotelowym w Zespole Zamkowo Pałacowym w Krasiczynie, w pokojach do 2-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Każdy uczestnik targów wraz z noclegiem otrzyma 26 marca obiad i kolację oraz 27 marca śniadanie i obiad. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Wykonawca dokona rezerwacji hotelu. Hotel powinien posiadać: przechowalnię bagażu, dostęp do Internetu (wi-fi) Uwaga: Dodatkowo w ramach zakwaterowania: Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja ośrodka, Wykonawca zapewni odpowiednią jakość bazy dostosowaną do liczby uczestników konferencji, Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP. Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu konferencji. Bilety wejściowe Wykonawca zapewni bilety wejścia na Konferencję oraz wydarzenia towarzyszące Międzynarodowej Konferencji w Krasiczynie Granica polsko - ukraińska: szansa czy bariera rozwoju społeczno - gospodarczego, dla wszystkich uczestników wyjazdu (14 osób). Wykonawca zapewni ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu tj. 14 osób. Opracowanie harmonogramu pobytu Harmonogram pobytu z uwzględnieniem miejsca noclegu, organizacją transportu, posiłków, wejścia na konferencję i czasu wolnego dla uczestników wyjazdu, opracowany w zgodzie z powyższymi założeniami przedstawi Wykonawca przed podpisaniem umowy. Uwaga: Czas wolny dla uczestników wyjazdu oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników wyjazdu nie stanowi przedmiotu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie. Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji konferencji: a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania konferencji) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań. b) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, opiekunów. c) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całego wyjazdu, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie trwania misji. d) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej organizowanego wydarzenia oraz przekazania Zamawiającemu min. 20 zdjęć w formie cyfrowej na zewnętrznym nośniku danych. Ad. 2. Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA Przedmiot zamówienia obejmuje: 1)Zapewnienie transportu uczestników, 2)Zapewnienie noclegów dla uczestników 3)Przygotowanie stoiska wystawienniczego Gminy Biłgoraj 4)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu 5)Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji 6)Opracowanie harmonogramu pobytu Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Miejsce: Chorzów Wydarzenie: Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 20.04.2015 r. Liczba uczestników: 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego) UCZESTNICY: W wyjeździe weźmie udział 10 osób pełnoletnich (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu Gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 10 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę. Uwaga: Rezygnacja uczestnika z wyjazdu, dokonana nie później niż na 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu, nie rodzi po stronie uczestnika obowiązku zwrotu kosztów związanych z wyjazdem. W przypadku niedotrzymania jakiegokolwiek terminu przez uczestnika grupy, ustalonego przez Zamawiającego (np. terminu dostarczenia, uzupełnienia dokumentów), Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby z listy rezerwowej. Rezygnacja uczestnika grupy z wyjazdu, dokonana później niż na 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu, powoduje powstanie zobowiązania do pokrycia pełnych kosztów udziału w wyjeździe przez uczestnika wyjazdu. Warunku zwrotu kosztów w wyniku rezygnacji uczestnika nie stosuje się, gdy rezygnacja powstała z przyczyn niezależnych od uczestnika, których nie mógł wcześniej przewidzieć lub w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków. ZADANIA WYKONAWCY: Zapewnienie transportu uczestników: transport drogowy Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego): Biłgoraj - Chorzów w dniu 17.04.2015 r Chorzów - Biłgoraj w dniu 19.04.2015 r. Uwaga: Zamawiający na 5 dni przed planowanym wyjazdem ustali miejsce i godzinę zbiórki w Biłgoraju, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wykonawca zorganizuje przejazdy własnym lub udostępnionym przez firmę przewozową autokarem lub busem z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Autokar, bus musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Rok produkcji autokaru, busa nie wcześniej niż rok 2012. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do: a)podstawienia autokaru, busu sprawnego technicznie, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w niniejszym OPZ zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy, kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, b)podstawienia autokaru, busu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o czystość autokaru, busu podczas podróży. Należy przekalkulować koszty wynajęcia autokaru, busu i przewozu grupy z uwzględnieniem: przewozu grupy uczestników liczącej 10 osób w dniu wyjazdu z miejsca zbiórki w Biłgoraju do Chorzowa, wliczając w to koszty dodatkowego wynagrodzenia kierowcy (dniówki) i pozostałe koszty (np. postoju, parkingu). Ponadto: Wykonawca zapewni transport bagażu uczestników, bez narażenia na kradzież lub uszkodzenie. Zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru Wykonawca odpowiedzialny jest za zapewnienie transportu lokalnego dla grupy uczestników liczącej 10 osób każdego dnia trwania targów, obejmujących przejazdy na trasach: hotel - miejsce targów, miejsca spotkań, wizyt - hotel, Autokar, bus powinien być sprawny, klimatyzowany, schludny i czysty. Wszystkie koszty i czynności związane z zatrudnieniem kierowcy, kierowców leżą po stronie Wykonawcy. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca. Uwaga: Wykonawca zapewni transport lokalny dla uczestników wyjazdu na trasie łącznie nie więcej niż 150 km. Zapewnienie noclegów dla uczestników Wykonawca zapewnia 2 noclegi x 10 osób w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3 - gwiazdkowego w Chorzowie, w pokojach do 2-osobowego wykorzystania z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC. Hotel powinien znajdować się w odległości max. 20-25 minut czasu przejazdu do miejsca, gdzie będą odbywały się targi. Uczestnicy (10 osób, w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego), będą zakwaterowani w obiekcie, z którego zostaną przewiezieni transportem zapewnionym przez Wykonawcę na miejsce, gdzie będą odbywać się targi. Każdy uczestnik targów wraz z noclegiem otrzyma śniadanie, obiad i kolację. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu. Hotel powinien posiadać: przechowalnię bagażu, dostęp do Internetu (wi-fi) Uwaga: Wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie. Dodatkowo w ramach zakwaterowania: Wykonawca dokona opłaty klimatycznej za wszystkich uczestników wyjazdu, jeżeli wymagać tego będzie lokalizacja ośrodka, Wykonawca zapewni odpowiednią jakość bazy dostosowaną do liczby uczestników tragów, Wykonawca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP. Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu w misji gospodarczej. Bilety wejściowe Wykonawca zapewni całodzienny bilet wejścia na Międzynarodowe Targi Maszyn i Narzędzi do Obróbki Drewna DREAMSILESIA oraz wydarzenia towarzyszące, dla wszystkich uczestników wyjazdu (10 osób). Wykonawca zapewni ubezpieczenie wszystkich uczestników wyjazdu tj. 10 osób. Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji Wykonawca zapewni: Etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i agrafką. Wymiar 90 x 55 mm (poziomy) (wymiary mogą się różnić o + - 5% od podanych). Liczba identyfikatorów: równa z liczbą uczestników misji (tj. 10 osób, w tym max. 3 osoby ze strony Zamawiającego). Wkład do identyfikatorów (biała sztywna kartka) powinien zawierać: Imię i nazwisko uczestnika misji, Użycie logotypu musi być zgodne z Wytycznymi w zakresie promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013. Ostateczny projekt i wykonanie identyfikatorów nastąpi po konsultacji projektów i jego akceptacji przez Zamawiającego w terminie najpóźniej 5 dni przed planowanym wydarzeniem. Opracowanie harmonogramu pobytu Harmonogram pobytu z uwzględnieniem miejsca noclegu, organizacją transportu, posiłków, wejścia na targów i czasu wolnego dla uczestników wyjazdu, opracowany w zgodzie z powyższymi założeniami przedstawia Wykonawca w formie opisowej na 10 dni przed planowanym wyjazdem. Uwaga: Czas wolny dla uczestników wyjazdu oznacza czas wolny od zorganizowanego posiłku i transportu, przy czym organizacja czasu wolnego uczestników wyjazdu nie stanowi przedmiotu zamówienia i jest wyłączona z oferty. Każdy uczestnik będzie pokrywał koszty organizacji czasu wolnego we własnym zakresie. Przygotowanie stoiska wystawienniczego Gminy Biłgoraj na okres 1 dnia trwania targów zgodnie z zaakceptowaną przez Zamawiającego koncepcją, wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami organizatora Targów oraz spełnieniem wymagań technicznych i terminowych organizatora Targów. Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska Zabudowa powierzchni powinna uwzględniać następujące kryteria i elementy wyposażenia: 1.Wykorzystanie logotypu Gminy Biłgoraj (zgodnego z załącznikiem do SIWZ), logotypu zgodnego z Wytycznymi w zakresie promocji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013. 2.Wyposażenie stanowiska: a)Widoczne i estetyczne grafiki z wykorzystaniem wyżej opisanych logotypów b)Lada informacyjna zamykana na klucz c)3 hokery (wysokie taborety) d)Stolik i 4 krzesła e)2 stojaki na broszury f)Dostęp do elektryczności g)Dostęp do Internetu h)Kosz na śmieci i)Telewizor LCD min. 42 z możliwością podłączenia laptopa j)min. 2 przedłużacze z min. 3 gniazdami, k)2 kable HDMI- HDMI celem podłączenia laptopa do telewizora l)2 laptopy kompatybilne z pozostałym sprzętem multimedialnym 3.Funkcjonalne zaplecze magazynowe niedostępne dla zwiedzających, wyposażone w: a)regał z półkami na materiały informacyjne b)Wieszak na ubrania c)1 szafka z blatem do przechowywania żywności oraz sprzętu kuchennego d)Stolik e)min. 4 krzesła f)Czajnik bezprzewodowy g)Dostęp do elektryczności h)Wyposażenie kuchenne: - Naczynia jednorazowe do napojów gorących min. 100 szt. - Naczynia jednorazowe do napojów zimnych min. 100 szt. - Łyżeczki jednorazowe - min. 100 szt. - Worki na śmieci 35 l - min. 20 szt. - Ręczniki papierowe - min. 4 szt. rolek i) Zaopatrzenie stoiska w artykuły spożywcze: - Kawa rozpuszczalna 200 g. - 2 szt. - Herbata ekspresowa czarna - 1 opakowanie 100 szt. - Cukier - 2 kg - Mleko do kawy min. 2% tłuszczu - 2 litry - Woda mineralna niegazowana - 15 litrów - Woda mineralna gazowana - 10 litrów 4.Oświetlenie dostosowane do wielkości stoiska Powierzchnię wystawienniczą stoiska oraz zaplecza magazynowego Wykonawca musi dostosować do wyżej wymienionych wymagań (powierzchnia min. 12m2). Szczegółowy zakres prac leżących w gestii Wykonawcy związanych z wykonaniem stoiska 1.Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z wymogami 2.Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych normami określonymi przez Organizatora targów 3.Wykonanie zabudowy stoiska oraz wszystkich elementów stoiska zgodnie ze specyfikacją i projektem 4.Demontaż stosika zgodnie z wytycznymi Organizatora targów 5.Transport, w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska 6.Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów 7. Udostępnienie stoiska Zamawiającemu na min. 1,5 godz. przed terminem i godziną otwarcia targów zawartym w Postanowieniach szczegółowych Organizatora Targów 8. Wyposażenie stoiska w niezbędny sprzęt oraz akcesoria zawarte w specyfikacji i projekcie 9. Zapewnienie obsługi technicznej stoiska przez osobę odpowiedzialną za sprawne funkcjonowanie wszystkich elementów zabudowy, wyposażenia i urządzeń dostarczonych przez Wykonawcę 10. Niezwłoczne usuwanie wszystkich usterek i wad, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego 11. Przestrzeganie wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego Dodatkowe informacje i wymagania dotyczące organizacji targów: e) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 5 dni od daty podpisania Umowy ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji targów. f) Wykonawca jest zobowiązany również na 10 dni przed rozpoczęciem targów do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu wyjazdu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące wyjazdu. g) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania targów) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań. h) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, opiekunów. i) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji i pełnej koordynacji całego wyjazdu, w tym wszelkich spraw związanych z każdym jego elementem, zarówno przed wyjazdem, jak i w trakcie trwania targów. j) Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia dokumentacji fotograficznej organizowanego wydarzenia oraz przekazania Zamawiającemu min. 20 zdjęć w formie cyfrowej na zewnętrznym nośniku danych. Ad. 3. Międzynarodowe Targi GREENPOWER 2015 Przedmiot zamówienia obejmuje: 1)Zapewnienie transportu uczestników, 2)Zapewnienie noclegów dla uczestników 3)Pokrycie wszelkich kosztów związanych z udziałem uczestników wyjazdu 4)Zapewnienie identyfikatorów dla uczestników misji 5)Opracowanie harmonogramu pobytu Miejsce: Poznań Wydarzenie: Międzynarodowe Targi GREENPOWER Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 29.05.2015 r. - w uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu wyjazdu Liczba uczestników: 10 osób (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego) UCZESTNICY: W wyjeździe weźmie udział 10 osób pełnoletnich (w tym max. 3 opiekunów ze strony Zamawiającego). Uczestnikami wyjazdu będą przedstawiciele firm z terenu Gminy Biłgoraj. Wybór uczestników wyjazdu w ilości 10 osób leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego, tj. zmniejszenia liczby osób biorących udział w wyjeździe, z powodów których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę. uwaga szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik do SIWZ. Długość udostępnionego do publikacji pola ograniczona jest do 30000 znaków Wpisany tekst dot. opisu przekrocza max. dł. o 1083 znaki.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 29.05.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • tj. wykaże-ą, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy - w tym okresie wykonali co najmniej 1 usługę polegającą na zorganizowaniu wyjazdu na targi gospodarcze wraz z organizacją stoiska wystawienniczego.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• określenie dostaw lub usług, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, w tym informacja o dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie
  Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;(załącznik nr 4 do SIWZ), Dowodami, o których mowa powyżej, są: a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; b) oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt a). - W przypadku, gdy Wykonawca składa oświadczenie, o którym mowa w pkt. b) zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia, o którym mowa w pkt a). - W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi, wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów. W razie konieczności, szczególnie gdy w/w wykaz lub dowód będą budziły wątpliwości Zamawiającego lub gdy z poświadczenia albo innego dokumentu będzie wynikało, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie , Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu na rzecz, którego usługi były lub miały być wykonane o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu.;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

zgodnie z zapisami dokumentacji przetargowej

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 90
• 2 - doświadczenie - 10

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1.Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w przypadku wystąpienia zdarzeń, których nie można było przewidzieć w dniu podpisania umowy, w tym w przypadku wystąpienia siły wyższej, warunkujących wykonanie przedmiotu zamówienia w tym w szczególności: a.w zakresie terminu realizacji: dopuszcza się możliwość zmiany terminu realizacji wydarzenia w szczególności w przypadku zmiany terminu wydarzenia przez organizatora b.w zakresie wynagrodzenia umownego: zmiana wynagrodzenia umownego określonego w § 5 ust. 1 ze względu na wzrost stawki podatku VAT lub zmianę zakresu rzeczowego zamówienia, c.w zakresie przedmiotu umowy: dopuszcza się rezygnację z elementu wydarzenia, którego realizacja stała się niemożliwa, rozszerzenia przedmiotu zamówienia o element, którego realizacja stała się konieczna w wyniku wystąpienia zdarzeń, o których mowa w ust.1, Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych powyżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia. 2.Nie stanowi zmiany umowy: a.zmiana danych związanych z obsługą administracyjno - organizacyjną umowy, b.zmiana danych teleadresowych, osób reprezentujących strony lub oznaczenia stron umowy - wynikających ze zmiany stanu faktycznego albo prawnego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ugbilgoraj.bip.lubelskie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Gminy w Biłgoraju ul. Kościuszki 88 23- 400 Biłgoraj.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
17.03.2015 godzina 10:00, miejsce: Urząd Gminy w Biłgoraju ul. Kościuszki 88 23- 400 Biłgoraj Sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie dotyczy projektu, programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie