Wykonanie usługi zarządzania projektem w zadaniu „Podniesienie atrakcyjności inwestycyjnej województwa łódzkiego poprzez kompleksowe uzbrojenie Moszczenickich Terenów Inwestycyjnych (MTI)”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi zarządzania projektem w zadaniu „Podniesienie atrakcyjności inwestycyjnej województwa łódzkiego poprzez kompleksowe uzbrojenie Moszczenickich Terenów Inwestycyjnych (MTI)”. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych 79420000-4 Usługi związane z zarządzeniem 71541000-2 Usługi zarządzania projektem budowlanym 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: usługę zarządzania projektem w zadaniu „Podniesienie atrakcyjności inwestycyjnej województwa łódzkiego poprzez kompleksowe uzbrojenie Moszczenickich Terenów Inwestycyjnych (MTI)”, zwanego dalej Projektem, obejmujące kompleksowe zarządzanie tym Projektem mające na celu: 1) zrealizowanie Projektu zgodnie z przewidzianym zakresem zawartym we wniosku o dofinansowanie; 2) zrealizowanie Projektu w wyznaczonym terminie zgodnie z umową dofinansowania; 3) zrealizowanie Projektu zgodnie z założeniem Zamawiającego zawartymi w PFU; 4) zrealizowanie Projektu zgodnie z obowiązującymi zasadami i procedurami obowiązującymi dla projektów dofinansowanych ze środków finansowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 Zamawiający podpisał z Instytucją Pośredniczącą umowę o dofinansowanie Projektu nr RPLD.02.01.01-10-0004/16-00 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 – Oś priorytetowa II. Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie II.1: Otoczenie biznesu, Poddziałanie II.1.1: Tereny Inwestycyjne (załącznik nr 6 do SIWZ), zwaną dalej umową dofinansowania. 3. Zadania Wykonawcy obejmują w szczególności: 1) w zakresie organizacji zarządzania projektem – w szczególności: a) prowadzenie biura projektu w siedzibie Zamawiającego, b) prowadzenie bieżącej korespondencji związanej z realizacją Projektu, w tym w szczególności przygotowywanie projektów pism, wyjaśnień, informacji do Instytucji Pośredniczącej (oraz przedkładanie ich do akceptacji Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze przed upływem terminów na ich złożenie), c) dokonywanie czynności, składanie oświadczeń w imieniu Zamawiającego, reprezentowanie Zamawiającego (np. w kontaktach z wykonawca robót budowlanych w ramach Projektu) na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, d) Dokumentowanie realizacji projektu oraz przechowywanie dokumentacji zgodnie z umową dofinansowania; dokumentacja projektu musi być dostępna do wglądu Zamawiającego i osób przez niego upoważnionych; e) Analizę i sprawdzenie dotychczasowej dokumentacji związanej z Projektem, f) przygotowanie dokumentacji projektu do archiwizacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami; g) przekazywanie Zamawiającemu na jego żądanie sprawozdań z przebiegu wykonywania przedmiotu umowy; h) przygotowaniu zestawień pozwalających na opracowanie późniejszych raportów z przeprowadzonego projektu; i) umieszczanie wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu na przygotowanej platformie elektronicznej przez Zamawiającego, j) raportowanie i sprawozdawczość projektu, k) Zarządzanie ryzykiem w projekcie Wykonawca zarządza ryzykiem terminowym ale również powinien uwzględniać ryzyko techniczne tzn. takie, które wyniknie w trakcie prowadzenia prac, a niemożliwe jest do przewidzenia obecnie, np. wykrycie niewybuchów, wystąpienie awarii budowlanej itp. l) Zarządzanie wszystkimi aspektami i etapami projektu, w tym nadzór nad formalną, merytoryczną i finansową jego realizacją, w tym w zakresie osiągania zakładanych wskaźników produktu, zarządzanie czasem realizacji projektu, zarządzanie kosztami, zarządzaniem budżetem Projektu, m) Bieżący nadzór nad postępem wszystkich prac, i informowanie Zamawiającego o wszystkich aspektach Projektu; n) Bieżące uzgadnianie kwestii technicznych oraz wszelkich spraw związanych z realizacją projektu z autorami PFU tj. Pracownikami Politechniki Częstochowskiej oraz z Zamawiającym, o) nadzór nad realizacją Projektu w pełnym zakresie i z należytą starannością, w szczególności nad celowym, rzetelnym, racjonalnym i oszczędnym ponoszeniem wydatków z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; p) udział w odbiorach dostaw, usług zamawianych w ramach realizacji Projektu; q) wsparcie w zakresie wprowadzania zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy w procedurach RPO Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020; r) realizacja działań informacyjnych i promocyjnych Projektu; s) wykonywanie innych czynności/zobowiązań wynikających z umowy dofinansowania Projektu w zakresie zarządzania Projektem; t) koordynacja działań realizowanych w ramach Projektu; u) wyznaczenie osoby Managera Projektu, do którego obowiązków będzie należało w szczególności: - nadzorowanie zarządzania Projektem we wszystkich jego aspektach, - bieżące kontakty z Zamawiającym oraz informowanie Zamawiającego o postępach w realizacji Projektu, zagrożeniach zawiązanych z realizacją Projektu i wszelkich innych istotnych informacjach z punktu widzenia realizacji Projektu, - prowadzenie bieżącej korespondencji związanej z realizacją Projektu, - koordynowanie pracy innych osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, - obecność w biurze Projektu /do dyspozycji Zamawiającego/ zgodnie z harmonogramem; - uczestnictwo w naradach związanych z realizacją Projektu, - reprezentowanie Zamawiającego na podstawie udzielonych pełnomocnictw, - kontakty z Instytucją Pośredniczącą, v) Zapewnienie obecności w siedzibie Zamawiającego (do dyspozycji Zamawiającego) osoby Managera Projektu w wymiarze wskazanym w ofercie, nie krótszym niż 16 godzin w miesiącu (2 razy po 2 godziny w tygodniu), zgodnie z 3 miesięcznymi harmonogramami przygotowywanymi przez Wykonawcę i zatwierdzanymi przez Zamawiającego (przyjmuje się, że ilość godz. w miesiącu to ilość godz. w tygodniu wskazana przez Wykonawcę w ofercie pomnożona razy 4), w) Zapewnienie udziału w realizacji Projektu osób o kompetencjach pozwalających wykonywać czynności wskazane w pkt. 2-5, 2) w zakresie rozliczania projektu - w szczególności: a) Przygotowywanie wniosków o płatność i składanie ich do Instytucji Pośredniczącej zgodnie z umową dofinansowania; b) rozliczanie środków z Instytucją Pośredniczącą, w szczególności przygotowywanie projektów pism, wyjaśnień, informacji do Instytucji Pośredniczącej (oraz przedkładanie ich do akceptacji Zamawiającego co najmniej 2 dni robocze przed upływem terminów na ich złożenie), c) przygotowywanie dokumentów księgowych do zapłaty, w tym nadzór merytoryczny, zgodnie z przyjętymi przez Zamawiającego zasadami (polityką) rachunkowości, w szczególności opisywanie faktur, d) przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przyjęcia na stan Gminy Moszczenica środków trwałych, w szczególności dokumentów OT, e) Rozliczenie końcowe finansowe i rzeczowe projektu; f) współpraca z Referatem Finansowym Urzędu Gminy w Moszczenicy oraz ze Skarbnikiem Gminy Moszczenica w zakresie związanym z realizacją i rozliczeniem Projektu 3) w zakresie obsługi prawnej realizacji projektu oraz zamówień publicznych – w szczególności: a) Obsługa prawna Projektu, w tym opiniowanie pod względem prawnym umów, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, sporządzanie opinii prawnych i udzielanie porad prawnych w zakresie związanym z realizacją Projektu, przygotowywanie środków odwoławczych od decyzji administracyjnych związanych z realizacją i rozliczeniem Projektu przez osoby posiadające stosowne uprawnienia radcy prawnego bądź adwokata, b) przygotowanie (w tym sporządzenie projektu pełnej dokumentacji przetargowej - SIWZ umożliwiającej ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia, udział w pracach komisji przetargowej, przygotowanie projektów odpowiedzi na zapytania wykonawców) wszystkich procedur o udzielanie zamówień publicznych niezbędnych do realizacji Projektu (zarówno na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, jak i tych, do których ustawy nie stosuje się), zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i innymi obowiązującymi przepisami w tym regulaminem zamówień publicznych obowiązujących w Urzędzie Gminy Moszczenica i wymaganiami narzuconymi przez Instytucję Pośredniczącą, m.in. wynikającymi z umowy dofinansowania; w szczególności w celu wyłonienia Wykonawcy na wykonanie robót budowlanych w formule Zaprojektuj i Wybuduj w oparciu o tzw. „Żółty Fidic”; Zamawiający posiada Program Funkcjonalno-Użytkowy niezbędny do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane w trybie zaprojektuj i zbuduj, który stanowi załącznik nr 8 do niniejszej SIWZ. Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu przedmiotowe postępowanie (w szczególności SIWZ umożliwiającą ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia) w czasie nie dłuższym niż 3 tygodnie od momentu zawarcia umowy. c) Przygotowywanie niezbędnych wniosków o wydanie interpretacji podatkowych, w tym w celu jak najszybszego odzyskania podatku VAT poniesionego w celu realizacji zadania; d) świadczenia usług doradczych związanych z kontrolami projektu przez organy do tego uprawnione 4) w zakresie sprawowania nadzoru inwestorskiego nad robotami budowlanymi a) pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego Zamawiającego nad robotami budowlanymi wykonywanymi w ramach projektu we wszystkich wymaganych specjalnościach, w szczególności wskazanych w rozdz. VII SIWZ b) pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu zgodnie z warunkami kontraktowymi FIDIC. Uszczegółowienie obowiązków Wykonawcy związanych z realizacją przedmiotu zamówienia zawiera projekt umowy, określony w załączniku nr 5 do SIWZ. Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Zamawiającego z tytułu wyrządzonej przy zarządzaniu Projektem szkody, w szczególności z tytułu naruszenia warunków i procedur postępowania o udzielenia zamówień publicznych określonych w Wytycznych RPO, skutkującego dokonaniem korekty finansowej przez Instytucję Pośredniczącą. Szczegółowy zakres obowiązków dla Zamawiającego związanych ze sprawozdawczością i rozliczeniami środków z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2010 określa umowa dofinansowania. Zamawiający występuje w tej umowie, jako strona – Beneficjent. Wytworzona przez Wykonawcę Dokumentacja przedkładana Instytucji Pośredniczącej w ramach wykonywanych obowiązków, wymaga przed jej złożeniem akceptacji projektu przez Zamawiającego np. w formie elektronicznej. 5. W ramach realizacji zadania Wykonawca powinien przewidzieć m.in. następujące koszty: 1) Koszty osobowe m.in. osób wskazanych w rozdz. VII SIWZ; 2) Koszty sprzętu i oprogramowania m.in. komputera, systemu operacyjnego, pakietu biurowego, systemu informacji prawnej, programu księgowego; 3) Koszty materiałów biurowych; 4) Koszty usług pocztowych i telefonicznych; 5) Koszty transportu (przejazdów); 6) Koszty ubezpieczenia OC; 7) wszystkie pozostałe koszty wynikające z realizacji zadania. 6. Ważne: 1) Zaproponowana przez Wykonawcę cena świadczenia usługi zarządzania projektem ma charakter ryczałtowy i musi uwzględniać wszystkie ww. koszty oraz inne koszty, niezbędne do świadczenia usługi. Zamawiający w żaden sposób nie może zostać obciążany dodatkowymi kosztami realizowania czynności i zadań wchodzących w zakres usługi, z zastrzeżeniem postanowień wynikających ze wzoru umowy (załącznik nr 5 do SIWZ). 2) Pierwsza płatność za świadczoną usługę Zarządzania Projektem zostanie uiszczona przez Zamawiającego w miesiącu grudniu 2017 r. i będzie obejmowała okres świadczenia usługi od zawarcia umowy do grudnia 2017 r. włącznie. Kolejne płatności za wykonywanie przedmiotu zamówienia (od stycznia 2018 r. do zakończenia umowy) rozliczane będą regularnie w cyklach miesięcznych. 3) W Programie funkcjonalno - Użytkowym podano szacunkowe długości tras mediów, a ich długość może ulec zmianie w wyniku opracowanych dokumentacji projektowych i warunków technicznych zasilania otrzymywanych od gestorów sieci. 7. Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę na podstawie umowy o pracę osoby Managera Projektu, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. u, w całym okresie realizacji zamówienia. Obowiązek ten dotyczy także zmiany lub zastępstwa osób wykonujących ww. czynności. 8. Zamawiający wymaga, aby w ciągu 7 dni od rozpoczęcia realizacji umowy Wykonawca przedłożył Zamawiającemu oświadczenie o spełnianiu wymogu zatrudnienia wyżej wymienionych osób na podstawie umowy o pracę. Oświadczenie powinno być aktualizowane każdorazowo w przypadku zmian. Oświadczenie wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego powinno zawierać w szczególności: 1) dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie; 2) datę złożenia oświadczenia; 3) wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu; 4) podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy. 9. Zamawiający wymaga, aby każdorazowo, na żądanie Zamawiającego, w terminie przez niego wskazanym, nie krótszym niż 3 dni robocze, Wykonawca, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 7 czynności w trakcie realizacji zamówienia przedłożył: 1) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; 2) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; 3) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 10. Nieprzedłożenie przez Wykonawcę ww. dokumentów, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia pracowników na podstawie umowy o pracę. 11. Za naruszenie obowiązku zatrudnienia osób wykonujących czynności, o których mowa powyżej na podstawie umowy o pracę Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne, określone we wzorze umowy załączonym do SIWZ (załącznik nr 6). 12. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane powyżej czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny; 2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów; 3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 13. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 14. Wskazane powyżej obowiązki Wykonawcy w zakresie zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę dotyczą odpowiednio także Podwykonawców. 15. Zamawiający żąda, aby w umowie z Podwykonawcą Wykonawca zawarł odpowiednie postanowienia dotyczące zobowiązania Podwykonawcy do zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących czynności, o których mowa powyżej i umożliwiające Zamawiającemu kontrolę realizacji tego obowiązku przez Podwykonawcę.