Usługi konfekcjonowania, doręczania oraz przyjmowania (odbierania) zwrotów przesyłek, zawierających czasopisma Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usług, polegających na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek, zawierających czasopisma Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie, zwanego dalej WIW. 2. Zamówienie pewne Przedmiot zamówienia pewnego, stanowiący jednocześnie najmniejszy rozmiar zamówienia, obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek, zawierających następujące czasopisma WIW: 2.1 Miesięcznik „Polska Zbrojna” (PZ), nakład 1 edycji – 9.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 380 g: ogółem 10 edycji. 2.2 Dwumiesięcznik „Przegląd Sił Zbrojnych” (PSZ), nakład 1 edycji – 4.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 350 g: ogółem 5 edycji. 2.3 Kwartalnik „Kwartalnik Bellona” (KB), nakład 1 edycji – 700 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 300 g: ogółem 3 edycje. 2.4 Kwartalnik „Polska Zbrojna - Historia” (PZH), nakład 1 edycji – 6.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 380 g: ogółem 3 edycje. 3. Zamówienie opcjonalne 3.1 Zgodnie z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (z późn. zm.) Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji. O skorzystaniu z zamówienia opcjonalnego Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą mailową w terminie 1 dnia przed dostarczeniem Wykonawcy przez Zamawiającego czasopism przeznaczonych do doręczenia. 3.2 Wykonawca oświadcza, że zgadza się na przewidziane niniejszą umową prawo opcji i nie przysługuje mu żadne roszczenie z tytułu niezlecenia przez Zamawiającego wykonania przedmiotu zamówienia opcjonalnego. 3.3. Największy możliwy zakres zamówienia opcjonalnego obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu, doręczaniu oraz przyjmowaniu (odbieraniu) zwrotów przesyłek zawierających następujące czasopisma WIW: 3.3.1 miesięcznik „Polska Zbrojna” (PZ), nakład 1 edycji – 16.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 600 g: ogółem 12 edycji (jedna edycja raz na miesiąc), 3.3.2. dwumiesięcznik „Przegląd Sił Zbrojnych” (PSZ), nakład 1 edycji – 5.900 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 400 g: ogółem 6 edycji (jedna edycja raz na 2 miesiące), 3.3.3 kwartalnik „Kwartalnik Bellona” (KB), nakład 1 edycji – 1.100 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 400 g: ogółem 4 edycje (jedna edycja raz na 3 miesiące), 3.3.4 kwartalnik „Polska Zbrojna - Historia” (PZH), nakład 1 edycji – 13.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 600 g: ogółem 4 edycje (jedna edycja raz na 3 miesiące). 3.4. Edycja danego czasopisma to jednorazowy nakład tego czasopisma wyrażony w egzemplarzach. 4. Formaty czasopism WIW: 4.1 miesięcznik „Polska Zbrojna” – zbliżony do A4 (205x285 mm), 4.2 dwumiesięcznik „Przegląd Sił Zbrojnych” – zbliżony do A4 (205x285 mm), 4.3 „Kwartalnik Bellona” – zbliżony do B5 (165x240 mm), 4.4 kwartalnik „Polska Zbrojna - Historia” – zbliżony do A4 (205x285 mm). 5. Zlecenia obejmować będą: 5.1 konfekcjonowanie, to jest: a) zafoliowanie albo zapakowanie w koperty lub paczki egzemplarzy czasopism do wysyłki według bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail, b) naniesienie na przesyłkę danych adresata z bazy adresowej (rozdzielnika) Zamawiającego, c) naniesienie na przesyłkę danych Zamawiającego (nadawcy) i oznaczenia danego czasopisma (wzory etykiet Zamawiający przekaże pocztą e-mail), d) naniesienie na przesyłkę danych Wykonawcy (nazwa, adres), który będzie nadawał przesyłki w imieniu i na rzecz Zamawiającego, e) naniesienie na przesyłkę krajową informacji o kierowaniu zwrotów na adres Wykonawcy, natomiast na przesyłkę zagraniczną – informacji o kierowaniu zwrotów na adres Zamawiającego, 5.2 doręczanie określonej liczby przesyłek do adresatów w kraju i za granicą, zgodnie z bazą adresową, dostarczaną każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail, 5.3 przyjmowanie (odbieranie) zwrotów przesyłek krajowych, poza przesyłkami zagranicznymi, 5.4 przechowywanie zwrotów przesyłek oraz egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych czasopism (około 0,2% nakładu danej edycji) przez okres trwania umowy. 6. Zamawiający będzie informował Wykonawcę o liczbie przesyłek z określoną liczbą egzemplarzy przeznaczonych do doręczenia w danej edycji, przesyłając mu pocztą e-mail aktualną bazę adresową (rozdzielnik), w której będą wyszczególnione następujące dane: 6.1 liczba adresatów, 6.2 liczba egzemplarzy do wysłania dla danego adresata, 6.3 liczba egzemplarzy do wysłania ogółem, 6.4. liczba egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych (około 0,2% nakładu) do wysłania w terminie innym niż główna część nakładu. 7. Zamawiający będzie przesyłał do Wykonawcy: 7.1. główną (ok. 95%) bazę adresową – najpóźniej 1 dzień przed datą dostarczenia przez Zamawiającego do Wykonawcy nakładu danej edycji, przeznaczonej do wysyłki, 7.2. dodatkową (ok. 5%) bazę adresową do wysyłki egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych – na bieżąco w ciągu trwania umowy. 8. Zamawiający nie ma możliwości ścisłego określenia liczby adresatów i liczby przesyłek. W ramach realizacji przedmiotu umowy Zamawiający szacuje, że minimalna liczba przesyłek w każdym miesiącu wyniesie około 2000, a maksymalna liczba przesyłek w niektórych miesiącach może wynieść około 8000 – w zależności od cyklu wydawniczego (miesięcznik, dwumiesięcznik, dwa kwartalniki). Podana szacunkowa liczba przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian liczby przesyłek w trakcie realizacji umowy. Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanej szacunkowej liczby przesyłek. Oznacza to możliwość zmiany liczby przesyłek lub (oraz) zmiany liczby egzemplarzy w przesyłce. 9. Roczna szacowana ilość egzemplarzy dla danej usługi określona jest w Załączniku nr 3 do SIWZ – „Formularzu cenowym”. 10. Przesyłki muszą być zaadresowane i zapakowane w taki sposób, aby dotarły nieuszkodzone do właściwych adresatów, dokładnie pod adresy z bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej przez Zamawiającego pocztą e-mail. Przesyłki do różnych adresatów nie mogą być łączone, nawet jeśli są doręczane pod ten sam adres. 11. Termin doręczenia przesyłek VIP do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów w Warszawie nie może być dłuższy niż 3 dni kalendarzowe, z wyłączeniem sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy. W ramach przesyłek VIP Zamawiający przewiduje wysyłkę od 1500 do 2500 egzemplarzy czasopism do 130 – 250 adresatów (w zależności od miesiąca). Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. 12. Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów krajowych nie może być dłuższy niż 8 dni kalendarzowych, z wyłączeniem sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. 13. Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów zagranicznych będzie zgodny z powszechnie obowiązującymi informacjami dodatkowymi dotyczącymi usług pocztowych w obrocie zagranicznym. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. 14. Termin przechowywania przez Wykonawcę zwrotów przesyłek oraz egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych jest równoznaczny z okresem trwania umowy. Po upływie tego terminu Wykonawca na własny koszt przekaże Zamawiającemu wszystkie pozostałe z przechowywanych egzemplarzy reklamacyjnych i archiwalnych. 15. Zamawiający będzie dostarczał przeznaczone do doręczenia nakłady poszczególnych edycji czasopism w miejsce na terenie kraju, uzgodnione z Wykonawcą. 16. Należność za wykonanie przedmiotu umowy będzie rozliczana w cyklu miesięcznym, a zapłata będzie następowała po przesłaniu Zamawiającemu faktury VAT – w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę.