Obsługa bankowa budżetu Gminy Skwierzyna oraz jednostek organizacyjnych Gminy Skwierzyna

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Skwierzyna (dalej jako Gmina) oraz jednostek organizacyjnych (istniejących w dniu podpisania umowy oraz tworzonych, przejmowanych lub przekształcanych w czasie trwania umowy) do dnia 31.12.2022 r. Zakres przedmiotowy zamówienia dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostek organizacyjnych Gminy obejmuje : 1) Otwarcie i prowadzenie rachunków – podstawowych i pomocniczych, rachunków funduszy specjalnych i celowych ( w tym rachunków związanych z rozliczaniem środków otrzymanych z funduszy krajowych lub UE) rachunku sum depozytowych, 2) Udostępnienie instrumentu pieniądza elektronicznego (elektronicznej portmonetki – karty elektroniczne jako nośnik pieniądza elektronicznego) umożliwiającego wypłatę świadczeń na rzecz osób uprawnionych do ich otrzymywania np. OPS, 3) Udostępnienie systemu rozliczeń płatności masowych pozwalającego na automatyczną rejestrację oraz uzgadnianie stanu należności (uruchomienie od 01.01.2021 r.), 4) Oprocentowanie środków – znajdujących się na wszystkich rachunkach Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, 5) Realizacja wypłat gotówkowych – wypłaty na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku w zleceniach wypłaty w systemie bankowości elektronicznej 6) Prowadzenie obsługi kasowej płatnej jeden raz w miesiącu przez Gminę – tj. przyjmowanie wszelkich wpłat na rachunki Gminy i jednostek podległych bez pobierania opłat od wpłacającego oraz dokonywanie wypłat na zlecenie Urzędu Miejskiego i jednostek podległych (preferowane dyspozycje elektroniczne ). Uruchomienie lub posiadanie w Skwierzynie punktu kasowego oraz jego prowadzenie przez cały okres trwania umowy; punkt kasowy powinien być otwarty w każdy dzień roboczy przez co najmniej 7 godzin. W zakres obsługi kasowej wchodzi przyjmowanie wpłat gotówkowych od interesantów oraz pracowników, dokonywanych na wskazane rachunki Gminy Skwierzyna i jej jednostek oraz dokonywanie wypłat gotówkowych z tych rachunków. Bank nie będzie pobierał opłat i prowizji za przyjmowane wpłaty na rachunki i dokonywane wypłaty z rachunków bankowych Gminy Skwierzyna i jej jednostek organizacyjnych, w tym również opłat i prowizji za realizowane czynności przy użyciu terminalu POS. Dodatkowo Bank zobowiązuje się przyjmować wpłaty z tytułu opłat skarbowych na rzecz Gminy Skwierzyna na rachunek bankowy Gminy bez opłat i prowizji. Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie i na własny koszt wykonać ewentualne prace adaptacyjne, zainstalować niezbędne wyposażenie do wykonywania usług prowadzenia punktu kasowego, zapewnić obsadę kadrową oraz wyposażyć punkt kasowy w terminal POS celem zapewnienia obsługi w zakresie płatności kartami. Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia tj. w zakresie prowadzenia punktu kasowego podwykonawcom wykonawcy. W takim przypadku wykonawca ma obowiązek zawrzeć w ofercie informacje dot. podwykonawstwa. Brak powyższej informacji w ofercie oznaczać będzie, że wykonawca na dzień składania oferty nie zamierza korzystać z podwykonawstwa przy realizacji zamówienia. 7) Przyjmowanie wpłat i realizowanie wypłat gotówkowych na terenie Skwierzyny , we wszystkie dni robocze roku, 8) Realizacja poleceń przelewów - wewnętrznych ( między rachunkami w tym samym banku ) w czasie rzeczywistym bez opłat, 9) Realizacja wszystkich poleceń przelewów do innych banków w systemie typu: ELIXIR itp. 10) Realizacja poleceń przelewów we wszystkie dni robocze , 11) lokowanie wolnych środków na lokatach terminowych, 12) Świadczenie usługi wyzerowania – wskazanych rachunków jednostek budżetowych Gminy polegającej na przekazaniu w dniu 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na tych rachunkach ( np. niewykorzystane środki, naliczone odsetki od środków na rachunkach bankowych) na wskazany rachunek Gminy Usługa wyzerowania zostanie wskazana w umowie rachunku bankowego, którego usługa ta będzie dotyczyć. 13) Udzielenie krótkoterminowego kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym – który zostanie przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu na następujących warunkach: a) kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku budżetowym każdorazowo uruchamiany będzie po przekazaniu Wykonawcy stosownej uchwały Rady Miejskiej na dany rok budżetowy oraz podpisaniu umowy (aneksu do umowy) o kredyt krótkoterminowy; b) wykorzystanie kredytu będzie następowało poprzez obciążenie rachunku bieżącego budżetu Gminy bez potrzeby dodatkowej dyspozycji zamawiającego; c) wysokość kredytu krótkoterminowego będzie wynikać z określonego przez Radę Miejską w uchwale budżetowej upoważnienia do zaciągania kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego budżetu Gminy; d) każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował automatyczne zmniejszenie salda kredytu; e) Kredyt zostanie udzielony bez opłat i prowizji, a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od rzeczywiście wykorzystanej kwoty kredytu; f) Kredyt będzie spłacany nie później niż ostatniego dnia roboczego danego roku budżetowego, a w każdym następnym roku budżetowym kredyt będzie dostępny na takich samych warunkach od pierwszego dnia roboczego nowego roku budżetowego; g) Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o stawkę WIBOR 1M powiększoną/pomniejszoną o zaoferowana przez Wykonawcę stałą marżę ( z oferty); h) Zabezpieczenie kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy stanowić będzie weksel In blanco wraz z deklaracją wekslową, 14) Potwierdzenie stanu salda na rachunkach wyciągiem bankowym wraz z załącznikami do wyciągu, 15) Wydawanie opinii bankowej o prowadzonym rachunku, wydruki obrotów kont bankowych oraz innych opinii i zaświadczeń, bez opłat 16) W ramach systemu bankowości elektronicznej ( internetowej) posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: a) Aktywację i całodobowe korzystanie z systemu bankowości elektronicznej bez opłat , b) Możliwość konfigurowania uprawnień do rachunków konkretnych operacji dla poszczególnych użytkowników, c) Autoryzację transakcji przez osoby uprawnione, d) Uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym i rachunkach pomocniczych , e) Przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu wg uzgodnionego pomiędzy stronami harmonogramu, który umożliwi bezpieczne rozpoczęcie użytkowania systemu bankowego od pierwszego dnia miesiąca obowiązywania umowy, f) Informowania użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem ( np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank), g) Możliwość złożenia w oddziale Banku przelewu w formie dyspozycji pisemnej w sytuacjach, gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznie – bez dodatkowych opłat, niezależnie od ilości przelewów, h) Umożliwienie upoważnionemu przez Zamawiającego pracownikowi wglądu w saldo rachunku jednostek podległych Gminie. Zamawiający wymaga m.in. wykonywania n/w czynności bez pobierania opłat : 1. za otwarcie rachunków bankowych, 2. opłat za wyciągi bankowe wraz z załącznikami, 3. realizację wypłat gotówkowych na terenie Skwierzyny na podstawie dyspozycji w systemie bankowości elektronicznej. Oferent musi tak skalkulować prowizje i opłaty , aby: - nie ulegały zmianom w trakcie trwania umowy, - zawierały wszystkie czynności zawarte w opisie przedmiotu zamówienia . Zastrzega się , iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych, jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. Zastrzega się , aby wszystkie jednostki organizacyjne Gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie obsługi bankowej , na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku łączenia , przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Gminy, Wykonawca podpisze z nim umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostały określone w przedmiotowym postępowaniu. Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy zostaną zawarte odrębne umowy obsługi bankowej, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego , według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym. Zamawiający wymaga , aby bank stosował warunki podane w ofercie dotyczące opłat i oprocentowania środków w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy, które posiadają lub otworzą rachunki w banku wybranym w wyniku rozstrzygnięcia przetargu. Bank nie będzie pobierał z tytułu obsługi bankowej Gminy Skwierzyna i jej jednostek żadnych innych opłat niż określone w SIWZ. Zamówieniem niniejszym (warunkami wykonywania zamówienia) objęte są następujące jednostki organizacyjne Gminy Skwierzyna: 1. Zespół Edukacyjny przy ul. Mickiewicza 26 w Skwierzynie, 2. Szkoła Podstawowa przy ul. Kościelnej 7 w Murzynowie, 3. Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących im. Stanisława Lema ul. Poznańska 1 w Skwierzynie , 4. Klub Dziecięcy nr 1 przy ul. Mickiewicza 26 w Skwierzynie , 5. Klub Dziecięcy nr 2 przy ul. Mickiewicza 26 w Skwierzynie, 6. Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Batorego 15 w Skwierzynie, 7. Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Sportowa 1 w Skwierzynie , 8. Dzienny Dom „Senior Wigor” ul. 2-go Lutego 23 w Skwierzynie, 9. Urząd Miejski w Skwierzynie, ul. Rynek 1. Zamawiający podaje następujące prognozowane i szacunkowe dane oraz informacje pomocne przy sporządzaniu oferty: - dla potrzeb przygotowania oferty przyjmuje się przewidywaną ilość rachunków podstawowych (bieżących ) i pomocniczych w ilości - 66 przez cały okres trwania umowy - przewidywana ilość przelewów do innych banków - 4.000 średniomiesięcznie, - przewidywana ilość wyciągów bankowych - 350 średniomiesięcznie , - ilość jednostek korzystających z systemu bankowości elektronicznej – 10 jednostek przez cały okres trwania umowy, - wypłaty gotówkowe na rzecz osób fizycznych wskazanych przez posiadacza rachunku będą następowały z tytułu: wynagrodzeń pracowników publicznych – 1 raz w miesiącu, ekwiwalenty za udział w akcjach gaśniczych – 1 raz w miesiącu, sporadycznie zwroty nadpłat w opłatach. Przewidywana wartość w miesiącu - łącznie od 5.000,00 zł do 50.000,00 zł. Wypłaty gotówkowe nie obejmują wypłaty świadczeń Ośrodka Pomocy Społecznej, - przewidywana miesięczna ilość dokonanych wpłat gotówkowych to około 1000 wpłat, średnio 50,00 zł każda, - średniomiesięczna ilość przelewów wewnętrznych wynosi : do 50 szt., - przewidywana kwota kredytu w rachunku bieżącym zaciągnięta w latach 2017-2020 nie przekroczy 3 mln zł, - udostępnienie systemu rozliczeń płatności masowych pozwalającego na automatyczną rejestrację oraz uzgadnianie stanu należności, przewidywana ilość rachunków wynosi 8.000, - zamawiający terminowo reguluje zobowiązania kredytowe i nie posiada zaległości, - zamawiający terminowo reguluje zobowiązania wobec ZUS i Urzędów Skarbowych i nie posiada zaległości. - zamawiający wymaga wyciągów papierowych z podłączeniem wszystkich załączników uznaniowych i obciążeniowych, - prognozowana ilość opinii bankowych o prowadzonym rachunku oraz innych opinii i zaświadczeń w zależności od potrzeb – średnio 1 do 3 szt. w skali roku. Uwagi: Na dzień 31.03.2020 roku nikt nie korzysta z kart płatniczych . Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć jakie będzie wykorzystanie kredytu w rachunku bieżącym średniomiesięcznie w ciągu roku. W każdym roku kształtuje się to inaczej, maksymalna kwota to około 3 000 000,00 zł. Gmina nie gromadzi danych dotyczących średniego stanu środków na własnych rachunkach bankowych, ani w poszczególnych jednostkach, gdyż takie dane nie są potrzebne i nie służą do żadnych celów. Gmina rozlicza się z przyznanego na dany rok budżetu. Sprawozdania z wykonania tych budżetów w poszczególnych latach umieszczone są na stronie www.bip.skwierzyna.pl Zamawiający nie dopuszcza aby wyciągi były przekazywane w formie elektronicznej. Zamawiający wymaga aby wyciągi wraz z załącznikami były przekazywane w formie papierowej. Pod pojęciem wypłat gotówkowych w systemie bankowości elektronicznej zamawiający rozumie, że wszystkie listy wypłat na rzecz osób fizycznych będą sporządzane w systemie elektronicznym, bez konieczności dostarczania list wypłat w formie papierowej do Banku. Zamawiający dopuszcza możliwość wypłaty na rzecz osób fizycznych na podstawie listy wypłat. Listy będą sporządzane w systemie elektronicznym bez dostarczania wersji papierowej. Forma elektroniczna będzie potwierdzona dwoma podpisami upoważnionych osób. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w formie dewizowej. Zamawiający przewiduje prowadzenie 66 rachunków i 1 rachunku dewizowego. Zamawiający nie przewiduje przeniesienia kosztów wpłat podatków i opłat lokalnych na posiadacza karty płatniczej. Będzie to koszt Gminy zawarty w opłacie miesięcznej ponoszonej na rzecz Banku prowadzącego obsługę bankową – kryterium nr 3. 2. Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności objęte przedmiotem zamówienia polegające na: wykonywaniu obsługi rachunków bankowych, obsługi kasowej, obsługi przelewów, sporządzania wyciągów bankowych, obsługi kredytu w rachunku bieżącym. 1) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 2) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; • zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 3) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 2 czynności. 4) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. Uwaga! Za nie zrealizowanie każdorazowo obowiązku ( za każdego pracownika ), o którym mowa w ust. 2 opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający będzie miał prawo do naliczenia kary umownej 1.000,00 zł brutto.