Informacje o przetargu

Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.

ROZWIŃ

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi związane z archiwizacją dokumentacji Zamawiającego, których nośnikiem jest papier, nośnik do papieru zbliżony lub elektroniczny nośnik danych, łącznie zwane dalej „Dokumentami” obejmujące: - Inwentaryzację Dokumentów, - Przechowywanie Dokumentów. 2. Szczegółowy zakres usług obejmuje: a) ewidencjonowanie następujących dokumentów: - historie chorób - dokumentacja medyczna pozostała (książki, skierowania, badania) - dokumentacja niemedyczna (kadry, rachuba płac, księgowość) b) inwentaryzacja - akt osobowych (teczki kadrowe) - kartoteki zarobkowe (rachuba płac) c) brakowanie dokumentów d) niszczenie dokumentów e) obsługa dokumentacji (do 160 wyszukań, 20 transportów) f) przechowywanie g) pozostałe czynności związane z archiwizacją 3. Czynności opisane w ust. 2 pkt b) będą wykonywane przez Wykonawcę w wyznaczonych do tego pomieszczeniach Zamawiającego mieszczących się w: Gdyni przy ul. Powstania Styczniowego 1, w Gdyni - Chyloni przy ul. Krzywoustego 6, w Gdańsku przy ul. Smoluchowskiego 18 oraz w Wejherowie przy ul. dr Jagalskiego 10. Czynności będą wykonywane w godzinach pracy Zamawiającego, to jest w dni robocze od godziny 7:00 do godziny 15:00. 4. Strony mogą uzgodnić w formie pisemnej, że Dokumenty zostaną przewiezione do pomieszczeń Wykonawcy celem wykonania w nim usług o których mowa w ust. 2 pkt b) niniejszego paragrafu. 5. Przekazanie Wykonawcy dokumentów do inwentaryzacji nastąpi na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego. 6. Po wykonaniu Inwentaryzacji i Brakowania, Dokumenty zostaną przyjęte do przechowania jednorazowo albo partiami na podstawie każdorazowo sporządzonego spisu-inwentaryzacji lub protokołu wstępnego dla wszystkich Dokumentów, dalej zwanego „Protokołem Zdawczo-Odbiorczym”. 7. Wykonawca będzie przechowywać Dokumenty w swoim archiwum, z zastrzeżeniem, że Zamawiający będzie przechowywał Dokumenty za okres ostatnich dwóch lat kalendarzowych wstecz. Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, będzie sukcesywnie przekazywał kolejne partie Dokumentów Wykonawcy celem świadczenia usług, będących przedmiotem nn postępowania. 8. Szczegółowa ilość standardowych pudeł archiwizacyjnych Dokumentów przekazywanych zostanie określona Protokołem Zdawczo- Odbiorczym. 9. Wykonawca zwróci Zamawiającemu Dokumenty na podstawie Protokołu odbioru. 10. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez wykonawcę i podwykonawców na podstawie umowy o pracę osób realizujących na terenie Zamawiającego usługę archiwizacji dokumentów i zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów prawa pracy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia. 11. Wybrany Wykonawca w celu zapewnienia Zamawiającemu ciągłości dostępu do Dokumentacji jest zobowiązany do zaewidencjonowania i odebrania Dokumentacji przechowywanej w dotychczasowej lokalizacji z magazynu zewnętrznego innego Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy.

Zamawiający:
Szpitale Pomorskie Sp. z o.o.

Adres:	Powstania Styczniowego 1, 81-519 Gdynia, woj. pomorskie
Dane kontaktowe:	email: m.magulska@ceynowahosp.com.pl tel: +48585727331 fax: +48585727331

Dane postępowania

ID postępowania:	531025-N-2018
Data publikacji zamówienia:	2018-03-13	Termin składania wniosków:	2018-03-21
Rodzaj zamówienia:	usługi	Tryb& postępowania [PN]:	Przetarg nieograniczony
Czas na realizację:	24 miesięcy	Wadium:	12013 ZŁ
Oferty uzupełniające:	NIE	Oferty częściowe:	NIE
Oferty wariantowe:	NIE	Przewidywana licyctacja:	NIE
Ilość części:	1	Kryterium ceny:	90%
WWW ogłoszenia:	www.szpitalepomorskie.eu	Informacja dostępna pod:	www.szpitalepomorskie.eu
Okres związania ofertą:	29 dni

Kody CPV

	79995100-6	Usługi archiwizacyjne

Wyniki

Nazwa części	Wykonawca	Wartość
Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.	PIKA Sp. z o.o. Gdańsk	719 798,00


0,46 Barometr Ryzyka Nadużyć Raport końcowy na temat potencjalnego ryzyka nadużyć dla wskazanej części wyniku postępowania przetargowego. Kliknij we wskaźnik by poznać szczegóły	Dane ogłoszenia o wyniku: Data udzielenia: 2018-07-11 Dotyczy cześci nr: 1 Kody CPV: 79995100 Ilość podmiotów składających się na wykonawcę: 1 Kwota oferty w PLN: 719 798,00 zł Minimalna złożona oferta: 719 798,00 zł Ilość złożonych ofert: 1 Ilość ofert odrzuconych przez zamawiającego: 0 Minimalna złożona oferta: 719 798,00 zł Maksymalna złożona oferta: 719 798,00 zł

Publikacja BZP / TED

Ogłoszenie nr 531025-N-2018 z dnia 2018-03-14 r.

Szpitale Pomorskie Sp. z o.o.: Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: Zamieszczanie obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy: Zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

Nazwa projektu lub programu

O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej oraz wykonawcy, których działalność, lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych

Nie

Należy podać minimalny procentowy wskaźnik zatrudnienia osób należących do jednej lub więcej kategorii, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp, nie mniejszy niż 30%, osób zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej lub wykonawców albo ich jednostki (w %)

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

Nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

Nie

Informacje na temat podmiotu któremu zamawiający powierzył/powierzyli prowadzenie postępowania:
Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

Nie

Jeżeli tak, należy wymienić zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzają postępowanie oraz podać adresy ich siedzib, krajowe numery identyfikacyjne oraz osoby do kontaktów wraz z danymi do kontaktów:

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

Nie

W przypadku przeprowadzania postępowania wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej – mające zastosowanie krajowe prawo zamówień publicznych:
Informacje dodatkowe:

I. 1) NAZWA I ADRES: Szpitale Pomorskie Sp. z o.o., krajowy numer identyfikacyjny 19014161200000, ul. Powstania Styczniowego 1 , 81-519 Gdynia, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 58 72 60 124, e-mail zp@szpital-morski.pl, faks 58 72 60 338.
Adres strony internetowej (URL): www.szpitalepomorskie.eu
Adres profilu nabywcy:
Adres strony internetowej pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny (proszę określić):
Spółka prawa handlowego

I.3) WSPÓLNE UDZIELANIE ZAMÓWIENIA (jeżeli dotyczy):

Podział obowiązków między zamawiającymi w przypadku wspólnego przeprowadzania postępowania, w tym w przypadku wspólnego przeprowadzania postępowania z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej (który z zamawiających jest odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania, czy i w jakim zakresie za przeprowadzenie postępowania odpowiadają pozostali zamawiający, czy zamówienie będzie udzielane przez każdego z zamawiających indywidualnie, czy zamówienie zostanie udzielone w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających):

I.4) KOMUNIKACJA:
Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów z postępowania można uzyskać pod adresem (URL)

Nie
www.szpitalepomorskie.eu

Adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Nie
www.szpitalepomorskie.eu

Dostęp do dokumentów z postępowania jest ograniczony - więcej informacji można uzyskać pod adresem

Nie

Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać:
Elektronicznie

Nie
adres

Dopuszczone jest przesłanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w inny sposób:
Nie
Inny sposób:

Wymagane jest przesłanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w inny sposób:
Tak
Inny sposób:
Pisemnie
Adres:
Szpitale Pomorskie Sp. z o.o., ul. Powstania Styczniowego 1, 81-519 Gdynia, budynek nr 6, kancelaria szpitala - pok. nr 4

Komunikacja elektroniczna wymaga korzystania z narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne

Nie
Nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp do tych narzędzi można uzyskać pod adresem: (URL)

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.
Numer referencyjny: D25A/252/5-18rj/18
Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny

Nie

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi
II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamówienie podzielone jest na części:

Nie
Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można składać w odniesieniu do:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia łącznie następujących części lub grup części:

Maksymalna liczba części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie jednemu wykonawcy:

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi związane z archiwizacją dokumentacji Zamawiającego, których nośnikiem jest papier, nośnik do papieru zbliżony lub elektroniczny nośnik danych, łącznie zwane dalej „Dokumentami” obejmujące: - Inwentaryzację Dokumentów, - Przechowywanie Dokumentów. 2. Szczegółowy zakres usług obejmuje: a) ewidencjonowanie następujących dokumentów: - historie chorób - dokumentacja medyczna pozostała (książki, skierowania, badania) - dokumentacja niemedyczna (kadry, rachuba płac, księgowość) b) inwentaryzacja - akt osobowych (teczki kadrowe) - kartoteki zarobkowe (rachuba płac) c) brakowanie dokumentów d) niszczenie dokumentów e) obsługa dokumentacji (do 160 wyszukań, 20 transportów) f) przechowywanie g) pozostałe czynności związane z archiwizacją 3. Czynności opisane w ust. 2 pkt b) będą wykonywane przez Wykonawcę w wyznaczonych do tego pomieszczeniach Zamawiającego mieszczących się w: Gdyni przy ul. Powstania Styczniowego 1, w Gdyni - Chyloni przy ul. Krzywoustego 6, w Gdańsku przy ul. Smoluchowskiego 18 oraz w Wejherowie przy ul. dr Jagalskiego 10. Czynności będą wykonywane w godzinach pracy Zamawiającego, to jest w dni robocze od godziny 7:00 do godziny 15:00. 4. Strony mogą uzgodnić w formie pisemnej, że Dokumenty zostaną przewiezione do pomieszczeń Wykonawcy celem wykonania w nim usług o których mowa w ust. 2 pkt b) niniejszego paragrafu. 5. Przekazanie Wykonawcy dokumentów do inwentaryzacji nastąpi na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego. 6. Po wykonaniu Inwentaryzacji i Brakowania, Dokumenty zostaną przyjęte do przechowania jednorazowo albo partiami na podstawie każdorazowo sporządzonego spisu-inwentaryzacji lub protokołu wstępnego dla wszystkich Dokumentów, dalej zwanego „Protokołem Zdawczo-Odbiorczym”. 7. Wykonawca będzie przechowywać Dokumenty w swoim archiwum, z zastrzeżeniem, że Zamawiający będzie przechowywał Dokumenty za okres ostatnich dwóch lat kalendarzowych wstecz. Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, będzie sukcesywnie przekazywał kolejne partie Dokumentów Wykonawcy celem świadczenia usług, będących przedmiotem nn postępowania. 8. Szczegółowa ilość standardowych pudeł archiwizacyjnych Dokumentów przekazywanych zostanie określona Protokołem Zdawczo- Odbiorczym. 9. Wykonawca zwróci Zamawiającemu Dokumenty na podstawie Protokołu odbioru. 10. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez wykonawcę i podwykonawców na podstawie umowy o pracę osób realizujących na terenie Zamawiającego usługę archiwizacji dokumentów i zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów prawa pracy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia. 11. Wybrany Wykonawca w celu zapewnienia Zamawiającemu ciągłości dostępu do Dokumentacji jest zobowiązany do zaewidencjonowania i odebrania Dokumentacji przechowywanej w dotychczasowej lokalizacji z magazynu zewnętrznego innego Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy.

II.5) Główny kod CPV: 79995100-6
Dodatkowe kody CPV:

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

(w przypadku umów ramowych lub dynamicznego systemu zakupów – szacunkowa całkowita maksymalna wartość w całym okresie obowiązywania umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów)

II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp: Nie
Określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu oraz warunków na jakich zostaną udzielone zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:
miesiącach: 24 lub dniach:
lub
data rozpoczęcia: lub zakończenia:

II.9) Informacje dodatkowe:

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

III.1.1) Kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Określenie warunków: W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.)
Informacje dodatkowe
III.1.2) Sytuacja finansowa lub ekonomiczna
Określenie warunków: W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia tj. w zakresie usług archiwizacyjnych z sumą gwarancyjną na jedno i wszystkie zdarzenia nie mniejszą niż 500.000,00 PLN. Jeżeli suma ubezpieczenia wyrażona jest w innej walucie, dla potrzeb sprawdzenia spełniania warunku, podana wartość zostanie przeliczona według kursu średniego NBP obowiązującego na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
Informacje dodatkowe
III.1.3) Zdolność techniczna lub zawodowa
Określenie warunków: 1) W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który dysponuje osobami, które będą skierowane do realizacji nn zamówienia tj. co najmniej 3 osoby każda posiadająca co najmniej 6-miesięczną praktykę zawodową w zawodzie archiwista w okresie ostatnich 5 lat, z których każda ponadto: - posiada ukończone studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną lub - posiada ukończoną szkołę kształcącą w zawodzie archiwista lub - posiada ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia. 2) W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który dysponuje odpowiednią bazą organizacyjno-techniczną, zapewniającą właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji, będącej przedmiotem nn postępowania tj. dysponującym powierzchnią do zgodnego z prawem przechowywania i udostępniania dokumentacji o powierzchni przechowywania nie mniejszej niż 3000 m2. 3) W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonuje co najmniej 2 zamówienia na rzecz podmiotów, które są zobowiązane do stosowania ustawy o ochronie danych osobowych i które są administratorami danych osobowych w zakresie usług archiwizacyjnych obejmujących swoim zakresem archiwizację oraz przechowywanie dokumentacji w magazynie zewnętrznym o wartości nie mniejszej niż 350 000 zł brutto każde zamówienie.
Zamawiający wymaga od wykonawców wskazania w ofercie lub we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu imion i nazwisk osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia wraz z informacją o kwalifikacjach zawodowych lub doświadczeniu tych osób:
Informacje dodatkowe:

III.2) PODSTAWY WYKLUCZENIA

III.2.1) Podstawy wykluczenia określone w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp
III.2.2) Zamawiający przewiduje wykluczenie wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 5 ustawy Pzp Tak Zamawiający przewiduje następujące fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak (podstawa wykluczenia określona w art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp)

III.3) WYKAZ OŚWIADCZEŃ SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W CELU WSTĘPNEGO POTWIERDZENIA, ŻE NIE PODLEGA ON WYKLUCZENIU ORAZ SPEŁNIA WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPEŁNIA KRYTERIA SELEKCJI

Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Tak
Oświadczenie o spełnianiu kryteriów selekcji
Nie

III.4) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW , SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 3 USTAWY PZP:

Odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp.

III.5) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 1 USTAWY PZP

III.5.1) W ZAKRESIE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
W zakresie warunków wskazanych w rozdz. VII Wykonawca złoży: 1) Zezwolenie na prowadzenie działalności regulowanej objętej przedmiotem nn zamówienia - tj. aktualne zaświadczenie właściwego marszałka województwa o dokonaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa (na podstawie art. 51f ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). 2) Polisa lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie i na warunkach określonych w cz. VII.2.b)1) SIWZ. 3) Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednią bazą organizacyjno-techniczną, zapewniającą właściwe warunki przechowania i udostępniania dokumentacji, będącej przedmiotem nn postępowania tj. dysponującym powierzchnią do zgodnego z prawem przechowywanie i udostępniania dokumentacji o powierzchni przechowywania nie mniejszej niż 3000 m2 ze wskazaniem adresu oraz rzeczywistej powierzchni i sposobie dysponowania powierzchnią wg wzoru Załącznik nr 5 do SIWZ. 4) Wykaz usług należycie wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonywanych tj. co najmniej 2 zamówienia na rzecz podmiotów, które są zobowiązane do stosowania ustawy o ochronie danych osobowych i które są administratorami danych osobowych w zakresie usług archiwizacyjnych obejmujących swoim zakresem archiwizację oraz przechowywanie dokumentacji w magazynie zewnętrznym o wartości nie mniejszej niż 350 000 zł brutto każde zamówienie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – wg wzoru Załącznik nr 6 do SIWZ, 5) Wykaz osób w zakresie wskazanym w cz. VII.2.c)1) SIWZ, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami niezbędnymi do oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w cz. VII SIWZ – załącznik nr 7 do niniejszej SIWZ.
III.5.2) W ZAKRESIE KRYTERIÓW SELEKCJI:

III.6) WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ WYKONAWCĘ W POSTĘPOWANIU NA WEZWANIE ZAMAWIAJACEGO W CELU POTWIERDZENIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 25 UST. 1 PKT 2 USTAWY PZP

III.7) INNE DOKUMENTY NIE WYMIENIONE W pkt III.3) - III.6)

1. Oferta powinna zostać sporządzona według wzoru Formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ, wypełnionego Formularza cenowego, stanowiącego Załącznik nr 1a do SIWZ. 2. Do oferty należy dołączyć oświadczenia i dokumenty wymienione w cz. IX ust. 1 (załącznik nr 3 do SIWZ), ust. 3 (załącznik nr 2 do SIWZ) oraz ewentualne pełnomocnictwa. 3. Zgodnie z art. 24 ust. 11 ustawy Pzp Wykonawca w terminie 3 dni od dnia przekazania lub zamieszczenia na stronie internetowej informacji z otwarcia ofert, przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności bądź braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt. 23), co inni Wykonawcy w tym postępowaniu. Wraz ze złożeniem oświadczenia wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.* Oświadczenie, o którym mowa powyżej winno być złożone w oryginale. Wykonawca może złożyć ww oświadczenie na wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. 4. Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 23 - Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, który należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2015 r. poz. 184, 16818 i 1634) złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykaże, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) OPIS
IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony
IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:

Tak
Informacja na temat wadium
1. Wykonawca przystępujący do postępowania obowiązany jest do wniesienia wadium. Wartość wadium wynosi 11 913 zł (jedenaście tysięcy dziewięćset trzynaście 00/100 zł) 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.

IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:

Nie
Należy podać informacje na temat udzielania zaliczek:

IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:

Nie
Dopuszcza się złożenie ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:
Nie
Informacje dodatkowe:

IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:

Nie
Dopuszcza się złożenie oferty wariantowej
Nie
Złożenie oferty wariantowej dopuszcza się tylko z jednoczesnym złożeniem oferty zasadniczej:
Nie

IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu
(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

Liczba wykonawców
Przewidywana minimalna liczba wykonawców
Maksymalna liczba wykonawców
Kryteria selekcji wykonawców:

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:

Umowa ramowa będzie zawarta:

Czy przewiduje się ograniczenie liczby uczestników umowy ramowej:

Przewidziana maksymalna liczba uczestników umowy ramowej:

Informacje dodatkowe:

Zamówienie obejmuje ustanowienie dynamicznego systemu zakupów:

Adres strony internetowej, na której będą zamieszczone dodatkowe informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:

Informacje dodatkowe:

W ramach umowy ramowej/dynamicznego systemu zakupów dopuszcza się złożenie ofert w formie katalogów elektronicznych:

Przewiduje się pobranie ze złożonych katalogów elektronicznych informacji potrzebnych do sporządzenia ofert w ramach umowy ramowej/dynamicznego systemu zakupów:

IV.1.8) Aukcja elektroniczna
Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem)
Należy podać adres strony internetowej, na której aukcja będzie prowadzona:

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:
Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

Czas trwania:

Czy wykonawcy, którzy nie złożyli nowych postąpień, zostaną zakwalifikowani do następnego etapu:
Warunki zamknięcia aukcji elektronicznej:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT
IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
IV.2.2) Kryteria

Kryteria	Znaczenie
Cena	90,00
Odległość magazynu zewnętrznego	10,00

IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp (przetarg nieograniczony)
Tak
IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne
IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem
Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert:
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe

IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego
Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań:
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:

Informacje dodatkowe:

IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego
Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

Informacje dodatkowe:

IV.4) Licytacja elektroniczna
Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:

Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:

Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:

Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:

Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania:

Czas trwania:

Wykonawcy, którzy nie złożyli nowych postąpień, zostaną zakwalifikowani do następnego etapu:

Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej:
Data: godzina:
Termin otwarcia licytacji elektronicznej:

Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY
Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: Tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
1. W przypadku nie wykorzystania całkowitej wartości przedmiotu umowy, określonej w § 7 ust. 1 wzoru umowy, do końca okresu obowiązywania umowy, umowa za obopólną zgodą może ulec przedłużeniu do wyczerpania limitu finansowego wynikającego z wartości przedmiotu umowy, o ile będzie to korzystne dla Zamawiającego, nie dłużej jednak niż na okres 3 miesięcy. 2. W przypadku nie wykorzystania wartości umowy w ramach danej pozycji określonej w Cenniku Zamawiający będzie uprawniony do zmiany Załącznika nr 1 do umowy tj Cennika poprzez zmianę ilości oraz wartości netto i brutto dla danej niewykorzystanej pozycji z jednoczesnym zwiększeniem innej pozycji w Cenniku nie więcej niż o 25%. 3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym (jeżeli dotyczy):

Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym

IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:
Data: 2018-03-22, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):

Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> Polski
IV.6.3) Termin związania ofertą: do: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)
IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
IV.6.6) Informacje dodatkowe:

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

Ogłoszenie nr 500162663-N-2018 z dnia 12-07-2018 r.

Szpitale Pomorskie Sp. z o.o.: Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 531025-N-2018

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Szpitale Pomorskie Sp. z o.o., Krajowy numer identyfikacyjny 19014161200000, ul. Powstania Styczniowego 1, 81-519 Gdynia, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 58 72 60 124, e-mail zp@szpital-morski.pl, faks 58 72 60 338.
Adres strony internetowej (url): www.szpitalepomorskie.eu

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Spółka prawa handlowego

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.

Numer referencyjny
(jeżeli dotyczy):

D25A/252/5-18rj/18

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

1. Przedmiotem zamówienia są usługi związane z archiwizacją dokumentacji Zamawiającego, których nośnikiem jest papier, nośnik do papieru zbliżony lub elektroniczny nośnik danych, łącznie zwane dalej „Dokumentami” obejmujące: - Inwentaryzację Dokumentów, - Przechowywanie Dokumentów. 2. Szczegółowy zakres usług obejmuje: a) ewidencjonowanie następujących dokumentów: - historie chorób - dokumentacja medyczna pozostała (książki, skierowania, badania) - dokumentacja niemedyczna (kadry, rachuba płac, księgowość) b) inwentaryzacja - akt osobowych (teczki kadrowe) - kartoteki zarobkowe (rachuba płac) c) brakowanie dokumentów d) niszczenie dokumentów e) obsługa dokumentacji (do 160 wyszukań, 20 transportów) f) przechowywanie g) pozostałe czynności związane z archiwizacją 3. Czynności opisane w ust. 2 pkt b) będą wykonywane przez Wykonawcę w wyznaczonych do tego pomieszczeniach Zamawiającego mieszczących się w: Gdyni przy ul. Powstania Styczniowego 1, w Gdyni - Chyloni przy ul. Krzywoustego 6, w Gdańsku przy ul. Smoluchowskiego 18 oraz w Wejherowie przy ul. dr Jagalskiego 10. Czynności będą wykonywane w godzinach pracy Zamawiającego, to jest w dni robocze od godziny 7:00 do godziny 15:00. 4. Strony mogą uzgodnić w formie pisemnej, że Dokumenty zostaną przewiezione do pomieszczeń Wykonawcy celem wykonania w nim usług o których mowa w ust. 2 pkt b) niniejszego paragrafu. 5. Przekazanie Wykonawcy dokumentów do inwentaryzacji nastąpi na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego. 6. Po wykonaniu Inwentaryzacji i Brakowania, Dokumenty zostaną przyjęte do przechowania jednorazowo albo partiami na podstawie każdorazowo sporządzonego spisu-inwentaryzacji lub protokołu wstępnego dla wszystkich Dokumentów, dalej zwanego „Protokołem Zdawczo-Odbiorczym”. 7. Wykonawca będzie przechowywać Dokumenty w swoim archiwum, z zastrzeżeniem, że Zamawiający będzie przechowywał Dokumenty za okres ostatnich dwóch lat kalendarzowych wstecz. Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, będzie sukcesywnie przekazywał kolejne partie Dokumentów Wykonawcy celem świadczenia usług, będących przedmiotem nn postępowania. 8. Szczegółowa ilość standardowych pudeł archiwizacyjnych Dokumentów przekazywanych zostanie określona Protokołem Zdawczo- Odbiorczym. 9. Wykonawca zwróci Zamawiającemu Dokumenty na podstawie Protokołu odbioru. 10. Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez wykonawcę i podwykonawców na podstawie umowy o pracę osób realizujących na terenie Zamawiającego usługę archiwizacji dokumentów i zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich przepisów prawa pracy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia. 11. Wybrany Wykonawca w celu zapewnienia Zamawiającemu ciągłości dostępu do Dokumentacji jest zobowiązany do zaewidencjonowania i odebrania Dokumentacji przechowywanej w dotychczasowej lokalizacji z magazynu zewnętrznego innego Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy.

II.4) Informacja o częściach zamówienia:

Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV:
79995100-6

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA



IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 30/05/2018 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 595620.00 Waluta PL IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 1 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: PIKA Sp. z o.o. Email wykonawcy: Adres pocztowy: ul. Spadochroniarzy 7 Kod pocztowy: Miejscowość: Gdańsk Kraj/woj.: Polska Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: tak Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 719798.12 Oferta z najniższą ceną/kosztem 719798.12 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 719798.12 Waluta: PL IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

Informacje o przetargu

Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.

Zamawiający:Szpitale Pomorskie Sp. z o.o.

Dane postępowania

Kody CPV

Wyniki

Barometr Ryzyka Nadużyć

Dane ogłoszenia o wyniku:

Publikacja BZP / TED

Zamawiający:
Szpitale Pomorskie Sp. z o.o.