Usługa sprzątania pomieszczeń wewnętrznych i terenów zewnętrznych Sądu Okręgowego w Koninie oraz pomieszczeń Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów w Koninie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprzątania pomieszczeń wewnętrznych i terenów zewnętrznych Sądu Okręgowego w Koninie przy ul. Energetyka 5 oraz pomieszczeń Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów w Koninie przy Placu Niepodległości 1. 2.Usługa sprzątania pomieszczeń wewnętrznych Sądu Okręgowego w Koninie i Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów w Koninie będzie świadczona we wszystkie robocze dni tygodnia występujące od poniedziałku do piątku, poza godzinami pracy (poniedziałek po godzinie 16.00, wtorek-piątek po godzinie 15.30), za wyjątkiem sprzątania pomieszczeń o ograniczonym dostępie, gdzie usługa ta musi być świadczona w obecności pracownika danej komórki organizacyjnej (co oznacza, że musi być świadczona w godzinach pracy Sądu Okręgowego w Koninie). W przypadku np. prowadzenia prac remontowych może wystąpić konieczność świadczenia usługi sprzątania w innych godzinach lub w weekendy – o takim przypadku zamawiający poinformuje wykonawcę z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem mailowo lub telefonicznie. 3.Usługa mycia okien będzie wykonywana minimum dwa razy w roku, w terminach uzgodnionych z zamawiającym (ostateczna ilość wykonywanej usługi mycia okien zgodnie z częstotliwością wskazaną w formularzu ofertowym). 4. Usługa sprzątania terenów zewnętrznych oraz wykonywanie bieżących czynności odbywać się będzie we wszystkie robocze dni tygodnia występujące od poniedziałku do piątku minimum w godzinach od 6.30 do 12.30, natomiast usługa odśnieżania – w miarę potrzeb, przy czym teren musi być odśnieżony do godz. 7.10, a w przypadku ciągłych opadów śniegu – odśnieżanie musi odbywać się na bieżąco. Odśnieżanie obejmuje również usuwanie śniegu z dachu budynku Sądu Okręgowego w Koninie w sytuacji gdy jego ilość będzie tego wymagała z uwagi na bezpieczeństwo. Dyspozycję w tym zakresie wydaje Zamawiający. 5. Doczyszczanie posadzek i ich impregnacja specjalistycznymi środkami będzie wykonywana w piątek po zakończeniu pracy zamawiającego i może być kontynuowana w sobotę i niedzielę zgodnie z częstotliwością wskazaną w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega, że doczyszczanie i impregnacja posadzek musi się odbywać nie rzadziej niż 1 (jeden) raz na cztery tygodnie (ostateczna ilość wykonywanej usługi doczyszczania ustalona zostanie zgodnie z ofertą cenową). 6. Usługi związane ze sprzątaniem terenów zewnętrznych oraz wykonywaniem bieżących czynności w budynkach obejmują przede wszystkim: a)utrzymanie stałej czystości w łazienkach, pomieszczeniach socjalnych, korytarzach, b)uzupełnianie na bieżąco materiałów i środków czystości (papieru toaletowego, ręczników papierowych, mydła w płynie), c)niezwłoczne sprzątanie w miejscach wskazanych przez zamawiającego, d)prace porządkowe terenów zewnętrznych oraz prace konserwacyjne terenów zielonych. 7. W przypadku ustalenia w Sądzie Okręgowym w Koninie i Opiniodawczym Zespole Sądowych Specjalistów w Koninie dnia wolnego od pracy, usługi określone w pkt 3 i 5 będą wykonywane również w dniu, w którym zostanie ustalony obowiązek jego odpracowania (sobota) – o takim przypadku zamawiający poinformuje wykonawcę z co najmniej 3 dniowym wyprzedzeniem mailowo lub telefonicznie. 8. Do właściwej realizacji usługi sprzątania pomieszczeń wewnętrznych Sądu Okręgowego w Koninie i Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów zamawiający rekomenduje skierowanie 3 pracowników natomiast do właściwej realizacji usługi sprzątania terenów zewnętrznych i wykonywania bieżących czynności porządkowych wymaga skierowania co najmniej 1 pracownika. Jednocześnie zamawiający zaznacza, że wykonawca musi zapewnić taką ilość osób i w takim wymiarze czasu pracy, aby zagwarantować prawidłowe i rzetelne wykonanie przedmiotu umowy. 9. Na podstawie art. 29 pkt. 3 a ustawy Pzp zamawiający wymaga aby w całym okresie realizacji umowy pracownicy wykonujący usługę sprzątania pomieszczeń wewnętrznych oraz pracownik wykonujący usługę sprzątania terenów zewnętrznych i bieżących czynności porządkowych zatrudnieni byli przez wykonawcę na podstawie umowy o pracę (a w przypadku wykonywania części zamówienia przez podwykonawcę – na podstawie umowy o pracę przez podwykonawcę), przy czym pracownik wykonujący usługę sprzątania terenów zewnętrznych i bieżących czynności porządkowych musi być zatrudniony w wymiarze czasu pracy zapewniającym wykonywanie usługi w godzinach określonych w pkt 5. 10. Zamawiający nie wymaga zatrudnienia w ramach umowy o pracę osób, które wykonywać będą wyłącznie następujące czynności: - mycie okien, - doczyszczanie i wykonywanie innych zabiegów konserwacyjno-pielęgnacyjnych posadzek, - czyszczenie lub pranie mebli tapicerowanych i wykładzin dywanowych, czyszczenie wertikali (żaluzji pionowych), - odśnieżania (w tym wywozu śniegu, usuwania śniegu z dachu itp.) oraz prac konserwacyjnych terenów zielonych. 11. W terminie maksymalnie 10 dni od dnia zawarcia umowy wykonawca winien przedstawić zamawiającemu wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia wraz ze wskazaniem formy ich zatrudnienia. Zamawiający może żądać potwierdzenia podanej przez wykonawcę formy zatrudnienia pracowników, np. poprzez przedstawienie do wglądu kserokopii umów o pracę, na każdym etapie realizacji umowy. Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. 12. W trakcie realizacji umowy, oprócz uprawnienia do żądania przedstawienia kserokopii umowy wynikającego z pkt.12 , zamawiający uprawniony jest do przeprowadzania innych, odpowiednich czynności kontrolnych wobec wykonawcy w zakresie spełniania przez niego wymogu zatrudnienia osób wykonujących sprzątanie w ramach stosunku pracy. W ramach tego uprawnienia zamawiający może w szczególności żądać od wykonawcy: a) oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania w/w wymogu, b) wyjaśnień, w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania w/w wymogu. W uzasadnionych przypadkach, w związku z wątpliwościami dotyczącymi zatrudnienia lub przestrzegania przez wykonawcę prawa pracy, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli do Państwowej Inspekcji Pracy. Wszelkie uprawnienia kontrolne zamawiającego związane z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy odnoszą się także do podwykonawcy. 13. Usługa sprzątania świadczona będzie przy zastosowaniu profesjonalnych środków czystości oraz profesjonalnego sprzętu. Wykonawca winien używać środków o nie drażniącym, niezbyt intensywnym zapachu. Zakres usługi sprzątania oraz wykaz powierzchni zostały określone w załączniku nr 1 do SIWZ. 14. Wykonawca gwarantuje, że materiały i środki czystości, które będą wykorzystywane do wykonywania powyższych usług są dopuszczone do stosowania zgodnie z przepisami prawa i będą stosowane zgodnie z przeznaczeniem i zaleceniami producenta. 15. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów wynikających z zakupu środków czyszczących, dezynfekujących, pielęgnacyjnych, odświeżających, worków na śmieci, zawieszek do WC, mydła w płynie, papieru toaletowego, tabletek, płynu nabłyszczającego i soli do zmywarki, płynów do naczyń i ręczników papierowych. 16. Wykonawca zobowiązany jest w czasie wykonywania usług zapewnić na terenie objętym umową należyty ład, porządek, przestrzeganie przepisów BHP i ppoż. oraz ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją usług oraz wskutek innych działań osób zatrudnionych przez wykonawcę. 17. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia przez wykonawcę przed złożeniem oferty wizji lokalnej w siedzibie zamawiającego i w pomieszczeniach Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów po uprzednim telefonicznym ustaleniu terminu.