Zapewnienie świadczenia usług dla potrzeb Instytutu Filozofii i Socjologii Polskiej Akademii Nauk w zakresie sprzedaży biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze oraz przewozy kolejowe

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa Instytutu Filozofii i Socjologii Polskiej Akademii Nauk w zakresie: 1.1. wyszukiwania połączeń, dokonywania rezerwacji, sprzedaży i dostarczania do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego biletów lotniczych na pasażerskie loty zagraniczne i krajowe w tym linii lotniczych (przewoźników) oraz linii lotniczych niskokosztowych (pod warunkiem, że Zamawiający zgłosi takie zapotrzebowanie); 1.2. wyszukiwania połączeń, dokonywania rezerwacji, sprzedaży i dostarczania do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego biletów kolejowych na trasach zagranicznych i krajowych; 1.3. inne czynności określone w Umowie oraz czynności niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. 2. Zamawiający przewiduje rocznie: 1) do 180 przelotów zagranicznych na trasach europejskich, 2) do 120 przelotów na trasach pozaeuropejskich, 3) do 40 przelotów na trasach krajowych, 4) do 220 przejazdów na trasach kolejowych krajowych, 5) do 40 przejazdów na trasach kolejowych zagranicznych. 3. Zamawiający zastrzega sobie, że ilość rzeczywistych potrzeb może być mniejsza lub większa niż określona w ust. 3. Liczba i kierunki zamówionych u Wykonawcy biletów wynikać będą z faktycznych potrzeb Zamawiającego i mogą być różne od przewidywanych. 4. Wykonawca zobowiązany jest do regulowania należności za bilety lotnicze ze środków własnych. Zamawiający dokona zapłaty za bilety po otrzymaniu od Wykonawcy faktury. 5. Przy zakupie biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe połączenia lotnicze oraz przy zakupie biletów kolejowych na zagraniczne i krajowe przewozy kolejowe, Zamawiający wymagać będzie od Wykonawcy: 5.1. Kompleksowej, całodobowej obsługi przez Wykonawcę w zakresie rezerwacji biletów lotniczych oraz kolejowych realizacji połączeń wieloetapowych krajowych, zagranicznych oraz możliwości ich łączenia. 5.2. Zapewnienia wysokiej jakości usług, w tym: a. opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie, b. przedstawienie Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów połączeń z uwzględnieniem wszelkich preferencji tj. ceny, czasu podróży, minimalnej ilości przesiadek w ustalony, dogodny dla Zamawiającego sposób (np. faxem, e-mail, telefonicznie). Zgodnie z postanowieniem lit. e poniżej, Zamawiający dopuszcza przedstawienie połączeń przewoźników niskokosztowych wyłącznie na własne wyraźne żądanie. c. całodobowej możliwości dokonania rezerwacji / jej zmiany lub wykupu biletu, również w soboty oraz dni ustawowo wolne od pracy, d. możliwości anulowania rezerwacji lub zmiany czasu, terminu, klasy podroży oraz danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy przed planowanym terminem rozpoczęcia podroży, e. dostarczania biletów lotniczych przewoźników niskokosztowych, jeżeli Zamawiający zgłosi takie zapotrzebowanie, f. dostarczania biletów do miejsca i w terminie wskazanym przez Zamawiającego, g. zaoferowania najbardziej korzystnego połączenia z zastosowaniem najniższych z możliwych taryf; Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że połączenie nie jest najkorzystniejsze to zażąda od Wykonawcy nowej korzystniejszej propozycji, h. informowania o zbliżających się terminach wykupu i złożonych rezerwacjach, i. wystawiania biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od decyzji Zamawiającego, j. zapewnienia Zamawiającemu możliwości odbioru biletu poza granicami kraju, k. wyznaczenia minimum dwóch osób do obsługi Zamawiającego (nie wyłącznej) w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych oraz kolejowych, a także zapewnienia sprawnego, telefonicznego kontaktu z wyznaczonymi osobami (a w przypadku zajętej linii szybkie oddzwonienie lub przekierowanie do innej osoby). W celu telefonicznego kontaktu Zamawiającego z Wykonawcą, Wykonawca zapewni co najmniej 3 numery telefoniczne (nie wyłączne) do użytku Zamawiającego, l. szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia, m. pośrednictwa pomiędzy Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych. 5.3. Zobowiązania się, w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia, do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi. 6. Wykonawca dokona rezerwacji biletów w klasach zlecanych przez Zamawiającego, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym oraz prześle na wskazane adresy e-mail informację o dokonanej rezerwacji zawierającą m.in. plan podróży i cenę biletu. 7. Zamawiający przewiduje zakup biletów na przeloty poza granice kraju w klasie ekonomicznej i w klasie business ewentualnie w innych klasach pośrednich na wszystkie kierunki na trasach europejskich (tam i z powrotem), na główne kierunki na trasach pozaeuropejskich (tam i z powrotem) w tym: Ameryka Północna, kraje Azji w tym Azji Południowo-Wschodniej oraz Bliskiego Wschodu, Ameryka Południowa Australia i Afryka. 8. Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie lotniczym; 9. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia i przedłożenia Zamawiającemu miesięcznych zestawień zbiorczych sprzedanych biletów na podstawie zamówień Zamawiającego, zawierających imię i nazwisko pasażera, trasę podróży, datę wylotu (wyjazdu)/powrotu, cenę jednostkową biletu do zapłacenia, ceną usługi Wykonawcy wraz z ewentualnym upustem (jeżeli został udzielony). 10. Kody i nazwy opisujące przedmiot zamówienia CPV: 63000000-9, 63512000-1, 63515000-2, 63516000-9, 63730000-5. 11. Wymagania Zamawiającego dotyczące podwykonawstwa: a) Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców. b) Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez wykonawcę firm podwykonawców. 12. Stosownie do treści art. 29 ust. 3a ustawy PZP Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w wymiarze co najmniej ½ etatu, osób wykonujących następujące czynności w trakcie zamówienia: w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych i kolejowych, którzy wykonują pracę na warunkach określonych w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2014r., poz. 1502 z późn. zm) 13. W trakcie realizacji zamówienia, Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane w ust. 9. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 13.1. żądania złożenia przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełnienia ww. wymogów i dokonywania ich oceny, 13.2. żądania złożenia przez Wykonawcę wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełnienia ww. wymogów, 13.3. przeprowadzenia kontroli na miejscu wykonywania zamówienia. 14. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w pkt. 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; • zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; • poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. 15. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.