BANKOWA OBSŁUGA BUDŻETU POWIATU STALOWOWOLSKIEGO I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH POWIATU

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie na jednakowych warunkach bankowej obsługi budżetu Powiatu Stalowowolskiego i jednostek organizacyjnych powiatu oraz inspekcji: 1. Starostwa Powiatowego 37-450 Stalowa Wola ul. Podleśna 15 2. Zespołu Szkół Ogólnokształcących, 37-450 Stalowa Wola ul. Staszica 5 3. Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1, 37-450 Stalowa Wola, ul. Hutnicza 17 4. Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 , 37-450 Stalowa Wola, ul. 1-go Sierpnia 26 5. Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 3, 37-464 Stalowa Wola , ul. Polna 15 6. Zespołu Szkół Nr 6 Specjalnych , 37-450 Stalowa Wola, Al. Jana Pawła II 21 7. Centrum Edukacji Zawodowej, 37-450 Stalowa Wola, ul. Kwiatkowskiego 1 8. Centrum Kształcenia Ustawicznego i Ośrodek Dokształcania i Doskonalenia Zawodowego, 37-450 Stalowa Wola ul. Hutnicza 12 9. Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, 37-450 Stalowa Wola, ul. Hutnicza 12 10. Zespołu Placówek Oświatowo-Wychowawczych, 37-450 Stalowa Wola, ul. Orzeszkowej 2 11. Zarządu Dróg Powiatowych, 37-450 Stalowa Wola, ul. Przemysłowa 6 12. Domu Pomocy Społecznej, 37-450 Stalowa Wola, ul. Dmowskiego 2 a 13. Powiatowego Urząd Pracy, 37-450 Stalowa Wola, ul. Dmowskiego 8 14. Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, 37-450 Stalowa Wola ul. Podleśna 15 15. Domu Dziecka, 37-450 Stalowa Wola ul. Podleśna 6 16. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, 37-450 Stalowa Wola ul. Podleśna 15 a także innych powiatowych jednostek (jednostki budżetowe, fundusze celowe i specjalne, zakłady budżetowe, programy/projekty finansowane z pozyskiwanych środków zewnętrznych, w tym funduszy unijnych), które w trakcie umowy mogą ewentualnie być włączone do bankowej obsługi lub być utworzone przez Powiat Stalowowolski, przez okres trzech lat od dnia podpisania umowy. 2. Zakres zamówienia obejmuje: 2.1 otwieranie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych dla budżet powiatu, jednostek organizacyjnych i inspekcji, 2.2 zamykanie rachunków pomocniczych, 2.3 przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez posiadacza rachunków jak i osoby trzecie, 2.4 dokonywanie wypłat gotówkowych, w tym należnych klientom Powiatowego Urzędu Pracy z tytułu świadczeń dla osób bezrobotnych, 2.5 realizacja poleceń przelewu w formie elektronicznej oraz w wyjątkowych przypadkach w formie papierowej, 2.6 sporządzanie wyciągów bankowych na koniec każdego dnia roboczego lub za każdy dzień, w którym dokonano operacji finansowej na rachunku, wraz z załącznikami umożliwiającymi prawidłową kwalifikację dowodów dla potrzeb ewidencji księgowej operacji gospodarczych, 2.7 wydawanie blankietów czekowych, 2.8 instalację, udostępnianie, aktualizację w siedzibie Zamawiającego ( na dowolnej ilości stanowisk) oraz w jednostkach objętych zamówieniem, pełnego oprogramowania związanego z systemem bankowości elektronicznej oraz przeszkolenie wskazanych pracowników w celu nabycia umiejętności obsługi programu, 2.9 uruchamianie kredytu obrotowego w rachunku bieżącym, 2.10 udzielanie uprawnionym osobom informacji telefonicznej o stanie i obrotach środków na rachunkach, 2.11 wydawanie przez bank zaświadczeń, opinii, historii prowadzenia rachunków, 2.12 obsługę kasową w punkcie zlokalizowanym w budynku Starostwa Powiatowego przy ul. Podleśnej 15 w Stalowej Woli. 3. Otwieranie dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych dla budżetu powiatu i powiatowych jednostek organizacyjnych w trakcie obowiązywania umowy na obsługę bankową będzie na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 4. Zamawiający przewiduje dokonywanie wypłat gotówkowych w punkcie obsługi kasowej zlokalizowanym w budynku Starostwa Powiatowego, w tym na podstawie sporządzonych list wypłat w pojedynczych przypadkach, gdy odbiorca należności nie posiada rachunku bankowego. Wypłaty świadczeń dla klientów Powiatowego Urzędu Pracy dokonywane będą na podstawie dziennych list wypłat w okresie od 1 do 14 dnia kalendarzowego każdego miesiąca i jednego dnia po tym terminie, w godzinach od 8.00 do 14.00 w wyznaczonym przez Wykonawcę oddziale Banku w Stalowej Woli (wskazane najbliżej siedziby Powiatowego Urzędu Pracy), z uwzględnieniem przepisów § 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Pracy ( rozporządzenie z dnia 7 października 2011 roku, t. j. Dz. U. z 2016 roku, poz. 472). 5. Wykonawca zrealizuje przelewy w systemie bankowości elektronicznej do godziny 14.30 w tym samym dniu roboczym. Przelewy złożone w systemie po godzinie 14.30 winny zostać zrealizowane najpóźniej w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR. Wykonawca zrealizuje przelewy papierowe złożone w placówce Banku przez podmioty objęte zamówieniem do godziny 14.00 w tym samym dniu roboczym, a po godzinie 14.00 najpóźniej w następnym dniu roboczym. Zamawiający przewiduje realizację przelewów w formie papierowej w wyjątkowych przypadkach w liczbie nie przekraczającej 200 sztuk rocznie. Przelewy pomiędzy rachunkami podmiotów objętych zamówieniem realizowane będą w czasie rzeczywistym. 6. Sporządzanie wyciągów bankowych na koniec każdego dnia roboczego wraz z dokumentacją umożliwiającą prawidłową kwalifikację dowodów i udostępnianie wyciągów w formie papierowej w następnym dniu roboczym do godz. 10.00. Wyciąg bankowy będzie zawierał co najmniej: nazwę kontrahenta, numer rachunku kontrahenta, nazwę i numer rachunku bankowego, wszystkie informacje o płatnościach umieszczone przez kontrahenta, datę wpłaty, datę przelewu, kurs przewalutowania płatności w walutach zagranicznych. 7. W ramach systemu bankowości elektronicznej, Wykonawca zapewni bez dodatkowych opłat: dostawę oprogramowania (w tym kartę, czytnik, token, pendrive), instalację i obsługę serwisową oprogramowania, szkolenie dla wszystkich operatorów w zakresie pełnej obsługi systemu w siedzibie każdego podmiotu objętego zamówieniem. Na potwierdzenie przeszkolenia operatorów niezbędne jest oświadczenie osób przeszkolonych o nabyciu umiejętności obsługi programu na danym stanowisku pracy. Przewidywana liczba operatorów/użytkowników bankowości elektronicznej - 50 osób. System bankowości elektronicznej Wykonawcy musi umożliwiać dokonywanie autoryzacji jednego przelewu przez dwóch operatorów, przy czym jeden może być również wprowadzającym dane przelewu do systemu. Gdy system wymaga posługiwania się akcesoriami typu: karta, czytnik, token, pendrive, wykonywanie tych czynności musi być możliwe przy założeniu, że każdy z tych operatorów posługuje się tylko jednym i tym samym akcesorium. System bankowości elektronicznej powinien umożliwić w szczególności: -uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bankowych budżetu powiatu oraz na rachunkach każdej jednostki objętej zamówieniem, -grupowanie zleceń (według rodzaju zlecenia, operacji, osoby wystawiającej), -realizację przelewów w formie elektronicznej ze wszystkich rachunków, -importowanie poleceń przelewu w formacie ELIXIR, -przeniesienie danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez Wykonawcę, -archiwizowanie wszystkich danych wprowadzonych do systemu, wykonanych operacji i sald na rachunkach, przez cały okres korzystania z systemu, -zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu. 8. Coroczne udzielanie kredytu obrotowego w rachunku bieżącym w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej powiatu obowiązującej na dany rok, maksymalnie do kwoty 4 000 000,- zł. Spłata kredytu następowała będzie w każdym roku do dnia 31 grudnia, a w ostatnim roku obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych prowizji i opłat za udzielenie/uruchomienie kredytu, ani z tytułu niewykorzystania przyznanego limitu. Jedynym kosztem dla zamawiającego będą odsetki naliczane od faktycznego dziennego zadłużenia w tym rachunku. Oprocentowanie kredytu obrotowego naliczane będzie w oparciu o stawkę WIBOR 1M powiększoną o marżę zaoferowaną przez Bank, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. Zawarcie umowy kredytowej winno nastąpić w terminie 2 dni roboczych od dnia złożenia wniosku kredytowego, a postawienie środków do dyspozycji w dniu podpisania umowy kredytowej. Do naliczenia odsetek przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok liczy 365 dni. Odsetki będą płatne w ostatnim dniu każdego miesiąca a w ostatnim miesiącu obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu. Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco. Zamawiający będzie dysponować środkami do wysokości przyznanego limitu kredytu, a każdy wpływ na rachunek bankowy będzie powodował zmniejszenie salda zadłużenia. 9. Oprocentowanie rachunku bieżącego budżetu powiatu i jednostek organizacyjnych. Wykonawca zapewnia oprocentowanie środków na rachunkach bankowych Zamawiającego (bieżących i pomocniczych) płatnych na każde żądanie. Oprocentowanie będzie obliczone w oparciu o stawkę procentową WIBID 1M pomniejszoną o marżę zaoferowaną przez Wykonawcę. Zmiana oprocentowania środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bieżącym będzie następowała w miesięcznych okresach obrachunkowych. 10. Gospodarowanie wolnymi środkami płatniczymi poprzez lokowanie na oprocentowanych lokatach dostępnych w ofercie Wykonawcy. 11.Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat ( w tym abonamentowej) za: - otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i rachunków pomocniczych, - zamknięcie rachunków pomocniczych, - realizację polecenia przelewu w wersji elektronicznej i papierowej na rachunki prowadzone przez Wykonawcę, - potwierdzanie sald na rachunkach, - wydawanie blankietów czekowych, - wydawanie zaświadczeń, opinii , historii prowadzenia rachunków bankowych, sporządzanie aneksów itp. związanych z obsługą bankową rachunków a wynikających z uregulowań wewnętrznych banku, -świadczenie usług bankowości elektronicznej, pozwalających na dostęp do rachunków bankowych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem sieci informatycznej dla Starostwa Powiatowego i jednostek organizacyjnych powiatu objętych zamówieniem, - wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi. 12. Zamawiający wymaga by Wykonawca nie obciążał wpłacających kosztami za wpłaty gotówkowe z tytułu opłat i innych należności na rzecz Powiatu Stalowowolskiego i jego jednostek organizacyjnych, tylko obciąży rachunek wskazany przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne. 13.W przypadku tworzenia, łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub przejęcia jednostek organizacyjnych przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji obsługi bankowej na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 14. Naliczanie i dopisywanie odsetek od środków na rachunkach bankowych będzie dokonywane w okresach miesięcznych. 15. Wykonawca zawrze indywidualne umowy na prowadzenie obsługi bankowej na warunkach zadeklarowanych w ofercie, ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi powiatu stalowowolskiego i inspekcją. 16. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnie z dyspozycją posiadacza rachunku. 17.Wykonawca zapewni kompleksową obsługę rachunku przez wytypowanego pracownika Banku, jak również zapewni jego zastępcę. 18. Wykonawca będzie prowadził kasową obsługę w siedzibie Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli przy ul. Podleśnej 15 w pomieszczeniu o powierzchni 16,48m2 zlokalizowanym na parterze budynku. Pomieszczenie zostanie wynajęte Wykonawcy na podstawie odrębnej umowy. Zamawiający udostępni Wykonawcy: pobór energii elektrycznej, możliwość korzystania z instalacji wod-kan, c.o., urządzeń sanitarnych i wodnych. Czynsz za wynajęty lokal ( łącznie z opłatami za media) wyniesie 200 zł miesięcznie + 23 % VAT i będzie stały przez okres trwania umowy. Udostępnienie pomieszczenia na punkt kasowy nastąpi niezwłocznie po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest wykonać w pomieszczeniu przeznaczonym na punkt kasowy na swój koszt wszystkie prace adaptacyjne oraz zainstalować niezbędne wyposażenie w celu świadczenia usług. Wykonawca zobowiązany jest uruchomić punkt kasowy w terminie do trzech tygodni od udostępnienia pomieszczenia przez Zamawiającego. W przypadku kontynuacji umowy niezwłocznie po podpisaniu umowy. Placówka przy ul Podleśnej 15 świadczyć będzie usługi będące przedmiotem zamówienia co najmniej w godzinach pracy Urzędu – Starostwa Powiatowego. W przypadku zmiany godzin pracy Urzędu stosownej zmianie ulegną godziny otwarcia tej placówki. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zmianie godzin urzędowania z 14 – dniowym wyprzedzeniem. 19. W okresie realizacji przedmiotu zamówienia, z uwagi na specyfikę Zamawiającego, dodatkowo poza placówką przy ul. Podleśnej 15, Bank będzie świadczył usługi na rzecz podmiotów objętych zamówieniem oraz kontrahentów przynajmniej w dwóch placówkach na terenie miasta Stalowej Woli. 20. Szacunkowe wielkości przedmiotu zamówienia określono w tabeli zamieszczonej w formularzu oferty. Są to przewidywane ilości usług i mogą one ulec zmianie. Przewidywane ilości usług mają na celu oszacowanie przez Wykonawcę wartości zamówienia. 21. Wykonawca/podwykonawca zobowiązany jest do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę we własnym przedsiębiorstwie osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia – osób wykonujących obsługę bankową jeżeli wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.). 22. Zatrudnienie, o którym mowa w pkt.21 powinno trwać przez okres niezbędny do wykonania wskazanych czynności. Dla udokumentowania faktu zatrudnienia pracowników Wykonawca nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy lub umowy z podwykonawcą złoży Zamawiającemu w formie pisemnej oświadczenie o spełnieniu przez Wykonawcę oraz podwykonawcę wymogu, o którym mowa w pkt.21, ze wskazaniem ilu pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wykonuje czynności określone w pkt.21. 23. W przypadku nie wywiązania się przez Wykonawcę/podwykonawcę z obowiązku o którym mowa w pkt. 21 i 22, Zamawiający przewiduje sankcje zgodnie z zapisami działu XVII Istotne postanowienia umowy. 24. Jeżeli dane zawarte w załączonym pakiecie informacyjnym będą niewystarczające dla Banku, Zamawiający udostępni wyłącznie dokumenty źródłowe. Zamawiający nie dopuszcza możliwości sporządzania dla potrzeb Wykonawców informacji w postaci przetworzonej wg wzorów i wytycznych wynikających z ich indywidualnego zapotrzebowania. 25.W sytuacji gdy Zamawiający opisał przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi, to należy rozumieć, iż dopuszcza się zastosowanie rozwiązań równoważnych. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, iż oferowane usługi spełniają wymagania Zamawiającego. 26.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania umowy do 10 sierpnia 2021 roku 27.Zamawiający przewiduje udzielenia zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp do wartości 30% zamówienia podstawowego polegającego na powtórzeniu podobnych usług w zakresie: prowadzenia bieżącej obsługi bankowej budżetu Powiatu Stalowowolskiego oraz jednostek organizacyjnych i inspekcji. Zamówienie zostanie udzielone na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy.